Jak ustalić, czy poniesione wydatki przekraczają próg istotności w rachunkowości

W sytuacji gdy wartość licencji z punktu widzenia wyniku finansowego spółki jest nieistotna, może być ona ujęta bezpośrednio w koszty. W innym przypadku powinna być rozliczona w czasie. Rezygnacja z rozliczania w czasie nie może zaburzać wyniku finansowego firmy. Każda spółka powinna określać próg istotności bardzo indywidualnie oraz powinna zapisać go w swojej polityce rachunkowości. Próg istotności dla każdej jednostki w zasadzie powinien być różny. Zależy on przede wszystkim od skali działalności danej firmy. Jeśli w swojej polityce rachunkowości spółka posiada zapis określający poziom progu istotności i wartość wspomnianej licencji nie przekracza tego poziomu, wtedy jej koszt może być ujęty przez daną jednostkę bezpośrednio w koszty. Szczegółowe wyjaśnienia oraz dekretacja - w uzasadnieniu.

Każdy podmiot gospodarczy zobowiązany jest do prowadzenia rachunkowości zgodnie z nadrzędnymi zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości. Jedną z nich jest zasada istotności opisana w art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tą zasadą, gdy dokonujemy wyboru rozwiązań dopuszczanych ustawą o rachunkowości i dostosowujemy je do potrzeb firmy, musimy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszelkich sytuacji, które byłyby istotne w procesie podejmowania decyzji lub ocenie sytuacji finansowej i majątkowej firmy czy też ocenie wyniku finansowego oraz jej rentowności. Ponieważ zastosowanie zasady istotności ma bezpośrednie przełożenie na przydatność informacji zawartych w księgach rachunkowych, jak i sporządzanych na ich podstawie sprawozdaniach finansowych, to podmioty gospodarcze określają w swojej polityce rachunkowości tzw. próg istotności, czyli granicę tolerancji dla zastosowanych uproszczeń.

W zakresie przyjętej polityki rachunkowości dopuszczalne jest stosowanie różnych uproszczeń w ewidencji księgowej i sprawozdawczości finansowej - pod warunkiem że nie wywiera to istotnego, ujemnego wpływu na rzetelność obrazu jednostki (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Wyróżnia się trzy podstawowe typy uproszczeń, polegające na zagregowaniu niektórych pozycji, zaniechaniu odpowiedniej dokumentacji, niestosowaniu pewnych zasad.

Z tego rodzaju uproszczeń jak wymienione powyżej możemy jednak korzystać do chwili, gdy nie zaczynają one wprowadzać w błąd użytkownika sprawozdania na temat sytuacji majątkowej i finansowej spółki. Odpowiedzialność za przygotowanie oraz bieżącą aktualizację dokumentacji dotyczącej wybranych uproszczeń (w ramach polityki rachunkowości) spoczywa na kierowniku jednostki. Co ważne, odpowiedzialność ta dotyczy również zachowania odpowiedniej jakości tej dokumentacji.

Przy określaniu progu istotności mogą pojawić się problemy, gdyż ustawa o rachunkowości, Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR) oraz Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR) nie precyzują, w jakich sytuacjach zastosowane przez nas uproszczenia mają negatywny wpływ na rzetelność ksiąg rachunkowych, które z kolei przekładają się na poprawność sprawozdania finansowego. MSR 8 „Zasady (polityka) rachunkowości, zmiany wartości szacunkowych i korygowanie błędów” wskazuje jedynie, że przy sporządzaniu i prezentacji sprawozdań finansowych:

informacje są istotne, jeżeli ich pominięcie lub zniekształcenie może wpłynąć na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników na podstawie sprawozdania finansowego. Istotność informacji zależy od wielkości i rodzaju pominięcia lub nieprawidłowości ocenianych w danych okolicznościach. Czynnikiem rozstrzygającym może być wielkość i rodzaj pozycji lub kombinacja obu tych czynników. Istotność stanowi próg czy granicę, a nie zasadniczą cechę, jaką muszą posiadać informacje, aby były użyteczne.

Więcej na ten temat w Monitorze Księgowego