Jak ująć w księgach rachunkowych wykup licencji

MAREK OCIEPKA

główny księgowy, Grupa Gumułka - Kancelaria Prawa Finansowego

Zarówno przepisy prawa bilansowego, jak i prawa podatkowego nie przewidują możliwości ulepszania wartości niematerialnych i prawnych, do których zalicza się m.in. nabyte przez jednostkę licencje dotyczące oprogramowania komputerowego.

Ulepszenia związane z przebudową, rozbudową, rekonstrukcją, adaptacją lub modernizacją, o których koszty zwiększa się wartość początkową danego aktywu trwałego, przewidziano tylko dla środków trwałych. Koszty poniesione na aktualizację programu komputerowego zaliczonego do wartości niematerialnych i prawnych nie zwiększają jego wartości początkowej. Poniesione wydatki ujmowane są bezpośrednio w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki.

Jednostka może potraktować aktualizację programu jako nową wersję programu komputerowego - przy spełnieniu warunków określonych w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości dla wartości niematerialnych i prawnych - i ustalić nową wartość niematerialną i prawną. Jeżeli wraz z zakupem aktualizacji oprogramowania komputerowego podatnik zakupił nową licencję na jej użytkowanie oraz przewidywany okres jej wykorzystania jest dłuższy niż jeden rok, wówczas aktualizację taką należy potraktować jako nabycie odrębnej, nowej wartości niematerialnej i prawnej. W przypadku gdy przewidywany okres korzystania nabytego prawa nie przekroczy jednego roku, aktualizacja nie będzie stanowiła nowej wartości niematerialnej i prawnej, a wydatki związane z jej nabyciem stanowić będą koszty uzyskania przychodu.

W każdym innym przypadku wydatki poniesione na zakup aktualizacji oprogramowania komputerowego zalicza się bezpośrednio do kosztów księgowych jak i podatkowych.

W księgach rachunkowych oba wyżej wspomniane przypadki powinny zostać ujęte w następujący sposób:

1) zarachowanie aktualizacji programu komputerowego będącego już w księgach wartością niematerialną i prawną: Wn konto 400 „Koszty wg rodzajów”, Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”

2) zarachowanie aktualizacji programu potraktowanej jako nowa wersja programu komputerowego (jako nowa wartość niematerialna i prawna): Wn konto 020 „Wartości niematerialne i prawne” Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym wartości te wprowadzono do ewidencji, aż do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową, bądź kiedy postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór (art. 22h ust. 1 pkt 1 u.p.d.o.f. oraz art. 16h ust. 1 pkt 1 u.p.d.o.p.).

Amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się wyłącznie metodą liniową. Stawki amortyzacyjne ustala się na podstawie art. 22m u.p.d.o.f. i odpowiednio art. 16m u.p.d.o.p. Dla większości ustawodawca określił minimalny okres amortyzacji i na tej podstawie podatnik powinien sam ustalić stawkę amortyzacyjną. I tak, np. minimalny okres amortyzacji dla licencji na programy komputerowe wynosi 24 miesiące.

(AP)

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

• Art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).