Jak rozliczyć w pkpir zakup towaru, gdy nie otrzymano faktury

RADA

Aby zaksięgować otrzymany bez faktury lub dowodu dostawy towar, Czytelnik powinien sporządzić dowód księgowy o nazwie „opis otrzymanego towaru”. Na podstawie tego dowodu zakupiony towar należy zaksięgować w kolumnie 10 podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

UZASADNIENIE

Każdy zakupiony towar powinien być zaewidencjonowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. W praktyce zdarza się, że do firmy dostarczany jest towar, do którego dostawca nie dołączył faktury ani dowodu dostawy. Nie oznacza to jednak, że w takiej sytuacji nabywca nie jest zobowiązany do zaewidencjonowania otrzymanego towaru (materiału) w prowadzonej przez siebie księdze przychodów i rozchodów.

Jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup jest dokumentowany fakturami od dostawców, został dostarczony do zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego). Opis ten powinien zawierać następujące elementy:

• imię i nazwisko (firmę) i adres dostawcy,

• ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału lub towaru handlowego (§ 16 ust. 2 rozporządzenia o pkpir).

Na sporządzonym opisie towaru musi znaleźć się data i podpis osoby, która towary przyjęła.

Opis towaru stanowi dowód zakupu, na podstawie którego należy dokonać księgowania. Jeżeli Czytelnik w miesiącu następnym lub później otrzyma fakturę za dostarczony towar, powinien ją podpiąć do sporządzonego opisu towaru i przechowywać razem obydwa dokumenty. Jeżeli z otrzymanej faktury wynikają inne wartości niż podane przez Czytelnika w opisie otrzymanego towaru, to różnica musi zostać wpisana do księgi w dniu otrzymania faktury. Wpisu różnicy dokonujemy na podstawie otrzymanej faktury. Odpowiedniego rozliczenia możemy dokonać na odwrocie faktury lub na przywieszce dołączonej do faktury.

Jeżeli Czytelnik otrzyma towar handlowy oraz fakturę na ten towar w tym samym miesiącu - w opisanej sytuacji będzie to kwiecień - to sporządzony opis powinien dołączyć do otrzymanej faktury. W takim przypadku zapisów w księdze dokona na podstawie otrzymanej faktury.

Należy podkreślić, że sporządzanie opisu otrzymanego towaru nie będzie konieczne, jeżeli razem z towarem Czytelnik otrzyma specyfikację dostawy, zwaną dowodem dostawy. Specyfikacja ta musi jednak spełniać wymogi zastrzeżone dla opisu otrzymanego towaru - zawierać imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy oraz ilość, rodzaj, cenę jednostkową i wartość towaru handlowego.

PRZYKŁAD

Pan Adam Kowalski prowadzi sklep spożywczy. 20 kwietnia 2008 r. otrzymał od dostawcy 50 sztuk soków pomarańczowych. Razem z dostarczonym towarem nie otrzymał jednak żadnej specyfikacji. Sporządził więc opis otrzymanego towaru. Soki wycenił według ceny, po jakiej ostatnim razem kupił je u tego dostawcy, czyli 1,80 zł za sztukę. W tej sytuacji pan Adam Kowalski sporządził następujący dowód księgowy o nazwie „opis otrzymanego towaru”:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

10 maja 2008 r. pan Adam Kowalski otrzymał pocztą od swojego dostawcy fakturę VAT. Z faktury tej wynikało, że jeden sok pomarańczowy kosztował 1,90 zł, a nie 1,80 zł, jak to pan Adam określił w sporządzonym opisie. W prowadzonej przez siebie księdze przychodów i rozchodów pan Adam dokona więc następujących zapisów:

Wyciąg z księgi za kwiecień 2008 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Wyciąg z księgi za maj 2008 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

• § 16 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 988

Leszek Porowski

doradca podatkowy, współwłaściciel Biura Rachunkowego Porowski Consulting