REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Interpretacja dotycząca udzielania zaliczek dla pracowników

Wojciech Lachiewicz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pytanie dotyczy udzielania zaliczek pracownikom na drobne zakupy w samorządowych jednostkach i zakładach budżetowych. Otrzymałam interpretację z rio ze Szczecina, że nie należy udzielać takich zaliczek pracownikom, z wyjątkiem zaliczek na podróże służbowe. Nie zgadzam się z tym, ponieważ z przepisów ustawy o finansach publicznych i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych i zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną nie wynika, że nie można udzielać takich zaliczek w samorządach. Proszę o interpretację prawną w tej sprawie.

W przypadku samorządowych jednostek i zakładów budżetowych istnieje możliwość posługiwania się gotówkową formą dokonania wydatku poprzez przekazanie pracownikowi zaliczki na zakup usługi lub dobra i jego dokonanie w imieniu i na rachunek macierzystej jednostki lub zakładu budżetowego. Przy aktualnym stanie przepisów prawa, a zarazem przy braku „zakazu zaliczek” w regulacjach pochodzących od organu stanowiącego lub organu wykonawczego samorządu - to w gestii kierownika samorządowej jednostki lub zakładu budżetowego pozostaje decyzja o dopuszczeniu zakupu dóbr lub usług przez pracowników z zaliczek.

REKLAMA

Autopromocja

Rodzaje zaliczek

Zaliczka w sektorze finansów publicznych występuje najczęściej w dwóch jej postaciach.

Pierwszym rodzajem zaliczki jest kwota pieniężna przekazywana na poczet przyszłego wynagrodzenia osoby pobierającej zaliczkę. Przykładem jest zaliczka wynikająca z § 37 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (dalej: rozporządzenie w sprawie gospodarki finansowej), który stanowi, że pracownik placówki zagranicznej, w przypadku udawania się na urlop wypoczynkowy, może otrzymać zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia ze stosunku pracy.

Drugim rodzajem zaliczki jest wypłata udzielana w celu dokonania wydatku w imieniu i na rachunek udzielającego zaliczki, z której po dokonaniu wydatku biorący zaliczkę zobowiązuje się rozliczyć i zwrócić jej niewykorzystaną część. Przykładem jest świadczenie pieniężne, które może pojawiać się w ramach stosunku zlecenia z art. 734-751 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny; dalej: k.c. Zgodnie z tymi przepisami, przyjmujący zlecenie zobowiązuje się wykonać określoną czynność prawną na rzecz zlecającego. Jeśli czynność wymaga dokonania wydatków, to dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki (art. 743 k.c.).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Właśnie do drugiego z wymienionych rodzajów zaliczki nawiązuje zadane na wstępie pytanie. Pracownikowi państwowej lub samorządowej sfery budżetowej służy roszczenie o wypłatę zaliczki na poczet „uzasadnionych kosztów” przyszłej podróży służbowej (§ 8a ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju).

W związku z zaliczkami udzielanymi pracownikowi pracodawca jest uprawniony do potrącania nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia pracownika (art. 87 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p.). Ze względu na przepis - odesłanie z art. 31 ustawy z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych, powołany art. 87 k.p. ma również zastosowanie do zaliczek udzielanych pracownikom samorządowych jednostek i zakładów budżetowych.

Zmiany w przepisach dotyczących udzielania zaliczek

W temacie zaliczek szczególną regulacją jest obowiązujący od 28 lutego 2008 r. przepis § 15 ust. 4 rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej.

ZAPAMIĘTAJ!

Nie można udzielać zaliczek w państwowych jednostkach budżetowych, z wyjątkiem tych sytuacji, gdy wypłata wynika z przepisów powszechnie obowiązujących (dosłownie: „z przepisów odrębnych”).

Przepis § 15 ust. 4 został wydany w związku delegacją Ministra Finansów z art. 28 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) do regulacji „trybu dokonywania wydatków” przez państwowe jednostki budżetowe. W konsekwencji działania tego przepisu, poza sytuacjami gdy udzielanie zaliczki nakazuje przepis ustawy lub rozporządzenia, państwowa jednostka budżetowa nie może posługiwać się zaliczką, a zatem również znanymi dotychczas zaliczkami na zakup przez pracownika dobra lub usług dokonywanymi w formie gotówkowej lub bezgotówkowej - np. kartą płatniczą (udostępnienie pracownikowi karty płatniczej, aby w ten sposób dokonał zapłaty z rachunku pracodawcy, stało się ostatnio nową formą zaliczki w praktyce sektora finansów publicznych, jako alternatywa do pobrania gotówki z kasy).

Ocena dopuszczalności udzielenia zaliczek

Przechodząc do oceny dopuszczalności udzielenia zaliczek pracownikom samorządowych jednostek i zakładów budżetowych, należy wpierw odwołać się do zasady praworządności z art. 7 Konstytucji RP.

ZAPAMIĘTAJ!

Każda czynność związana z dysponowaniem środkami publicznymi (a jest nią również zaliczka) powinna mieć swoje umocowanie w przepisach prawa.

REKLAMA

Na tyle, na ile brak podstawy prawnej pozbawiałby administrację możliwości posłużenia się zaliczką, prawnym umocowaniem administracji niekoniecznie musi być jednak przepis wywodzący się z prawa powszechnie obowiązującego. W określonym zakresie podstawą działań finansowych administracji publicznej może być przepis aktu kierownictwa wewnętrznego. Pochodzenie podstawy prawnej uzależnione jest od rozstrzygnięcia: czy dana kategoria działań finansowych należy, czy nie należy do materii zastrzeżonej dla ustaw i aktów wykonawczych (tzw. materia ustawowa).

Sama okoliczność, że przepis art. 743 k.c. nakazuje wypłatę zaliczki na pokrycie kosztów zlecenia, nie jest jeszcze podstawą prawną do posługiwania się tam przewidzianą konstrukcją zlecenia i towarzyszącą mu zaliczką w relacjach między kierownikiem i pracownikami samorządowej jednostki lub zakładu budżetowego. Skoro dokonanie przez pracownika zakupu dobra lub usługi stanowi wydatkowanie środków publicznych, całą operację finansową należy oceniać z punktu widzenia norm prawa o wydatkach publicznych. Nadrzędna jest tutaj norma z art. 216 ust. 1 Konstytucji RP, według której wydatkowanie środków na cele publiczne regulowane jest ustawą. Śledząc kwestię „wydatkowania środków” w przepisach ustawowych należy stwierdzić, że podstawowe w tym przedmiocie są uofp oraz przepisy rozporządzeń wykonawczych do niej (w tym powołane wcześniej rozporządzenie w sprawie gospodarki finansowej).

 

O sposobie dokonywania wydatku, w aspekcie jego odwzorowania w księgach finansowych, stanowi również ustawa z 29 września 2004 r. o rachunkowości. Regulacjami dotyczącymi wydatków publicznych są ponadto przepisy pochodzące z ustaw szczególnych prawa publicznego, które doprecyzowują rodzaj wydatku na określone w nich zadanie publiczne. W świetle powołanych wcześniej przepisów prawa o wydatkach, każde wydatkowanie środków na cel publiczny powinno prowadzić do wykonania określonych ustawowo zadań publicznych i mieć podstawę w przepisach ustaw i aktów wykonawczych regulujących rodzaje wydatków.

Widziana w tym świetle „zaliczka” okazuje się jedynie „technicznym” sposobem realizacji wydatku, którego formę i przeznaczenie określa zgodny z ustawami i aktami wykonawczymi limit z planu finansowego jednostki sektora finansów publicznych. Należy przy tym zastrzec, że w obecnym stanie prawnym sam tytuł (limit) wydatku z rocznego planu finansowego nie przesądza jeszcze, że zapłata (wydatek) zostanie dokonana, czy też nie, w formie zaliczki w jednej z opisanych form zaliczkowania wydatku.

Z analizy wymienionych norm prawa o wydatkach publicznych wypływają zatem dwa istotne wnioski:

pierwszy, że zaliczka jest w istocie „technicznym” sposobem realizacji wydatku,

drugi, że zagadnienie udzielania zaliczek przez podmioty sektora finansów publicznych nie znajduje unormowania w postaci jakiegoś „ogólnego uprawnienia do posługiwania się zaliczką”.

W obowiązującym prawie istnieją przepisy:

1) nakazujące udzielić zaliczki (np. na podróż służbową z § 8a rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju),

2) zabraniające stosowanie zaliczek w państwowych jednostkach budżetowych poza przypadkami, gdy ich udzielanie wynika z ustaw i rozporządzeń (§ 15 ust. 4 rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej),

3) dopuszczające potrącanie nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia pracownika (art. 87 k.p.).

Do ustalenia pozostaje ocena, czy zagadnienie „zaliczki”, jako sposobu wydatkowania środków publicznych, stanowi materię ustawową. Takie bowiem zarachowanie zaliczek oznaczałoby, że poza przypadkami, gdy wypłatę zaliczki nakazuje ustawa lub rozporządzenie, pozostałe przypadki jej udzielenia również musiałyby mieć oparcie w wyraźnym przepisie ustawowym. Analiza prawa w powyższym temacie prowadzi do wniosku, że posługiwanie się zaliczkami w przypadku państwowych jednostek budżetowych, jako zagadnienie „trybu dokonywania wydatków”, stanowi materię ustawową zastrzeżoną do jej normowania rozporządzeniem Ministra Finansów z art. 28 uofp. Jednak w przypadku samorządowych jednostek i zakładów budżetowych analogiczne zagadnienia technicznej strony dokonywania wydatków nie są objęte delegacją Ministra Finansów z art. 28 uofp i jako takie pozostają poza regulacją ustawową.

ZAPAMIĘTAJ!

Przy obecnym stanie przepisów ustawowych, podstawą prawną do stosowania zaliczki na zakup dóbr lub usług na rzecz samorządowej jednostki lub zakładu budżetowego może być wewnętrzne zarządzenie kierownika tej jednostki lub zakładu budżetowego.

W przypadku samorządów kwestie „techniczne” sposobu wydatkowania środków nie stanowią materii ustawowej i można o nich decydować za pomocą aktów normatywnych kierownictwa wewnętrznego.

Akty (regulaminy) wewnętrzne pochodzą z zasady od kierownika jednostki, a niekiedy od organu zwierzchniego nad jednostką. Składają się na nie zarówno akty wewnętrzne, które są przewidziane w przepisach ustaw (np. zasady-polityka rachunkowości), jak i inne akty niezbędne dla właściwego funkcjonowania procesów finansowych w każdej jednostce sektora finansów publicznych. Kompetencje normotwórcze kierownika samorządowej jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego w określonym stopniu są „konkurencyjne” do kompetencji organu stanowiącego lub organu wykonawczego gminy, powiatu lub samorządu województwa. Przy czym regulacje pochodzące od organów zwierzchnich nie będą ustanawiać „normy-zezwolenia na zaliczki”, a jedynie sprowadzą do możliwego reglamentowania zaliczek, co obejmuje również możliwość ustanowienia zakazu zaliczek analogicznego do § 15 ust. 4 rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej.

Podsumowanie

Przepisy wewnętrzne właściwe dla udzielania i rozliczania zaliczek muszą być kompletne i systemowo spójne ze sobą. Dlatego odpowiednie zapisy o zaliczkach powinny się znaleźć w zarządzeniu o zasadach (polityce) rachunkowości jednostki, w instrukcji inwentaryzacyjnej, a także w wewnętrznych procedurach kontroli procesów dokonywania wydatków i zwrotu środków publicznych. Dotyczy to zarówno zaliczek wypłacanych obowiązkowo, jak i zaliczek, których jednostka udziela i rozlicza na podstawie przepisów wewnętrznych.

Podstawy prawne

• Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z kwietnia 1997 r. (Dz.U. Nr 78, poz. 483; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 200, poz. 1471)

• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 557)

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz. 1288)

• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 984)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz.U. Nr 116, poz. 783; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 23, poz. 135)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1661)

Źródło: Rachunkowość Budżetowa

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązki pracodawcy wobec PFRON – składki, terminy, deklaracje. Jak obliczyć stan i wskaźnik zatrudnienia oraz wysokość wpłaty?

Jakie obowiązki wobec PFRON ma pracodawca? Jak obliczyć wysokość wpłaty na ten fundusz? Jak ustalić stan zatrudnienia i wskaźnik zatrudnienia? Kto może być zwolniony z obowiązku dokonywania wpłat do PFRON?

Zwrot kosztów przejazdów pracowniczych bez podatku? Interpelacja poselska w sprawie przychodu pracownika

W odpowiedzi z 23 grudnia 2024 r. na interpelację poselską nr 6759 Wiceminister Finansów Jarosław Neneman wskazał rozstrzygnięcie w zakresie zwrotu kosztów taksówek ponoszonych przez pracowników sprzeczne z ostatnim wyrokiem NSA z 19 listopada 2024 r. Zdaniem Wiceministra zwrot takich kosztów nie będzie stanowił przychodu w sytuacji, w której kwota jaką otrzymują pracownicy równa jest tej, którą ponieśli i wyjdą oni dzięki temu „na zero”.

Mandat lub grzywna nałożone za granicą. Kiedy warto się odwołać, a kiedy lepiej zapłacić od razu?

Każdego roku tysiące polskich firm transportowych i przewoźników, realizujących przewozy międzynarodowe, otrzymują mandaty lub grzywny, które mogą sięgać dziesiątek, a nawet setek tysięcy złotych. Czy zawsze warto się od nich odwoływać? W wielu przypadkach tak – ale trzeba wiedzieć, kiedy walczyć, a kiedy zapłacić i uniknąć dalszych problemów. A wszystko oczywiście zależy od okoliczności oraz rodzaju nałożonej kary.

Ceny za badania techniczne wyższe już w 2025 r.? 260–280 zł - to postulat diagnostów. Zmienić się mają też opłaty karne za spóźniony przegląd i terminy

Ministerstwo Infrastruktury podjęło intensywne prace nad reformą systemu badań technicznych pojazdów (w tym samochodów i motocykli). To nie tylko konieczność wynikająca z dostosowania przepisów do unijnej dyrektywy, ale również odpowiedź na realia gospodarcze, które przez lata diametralnie się zmieniły. Jak informuje resort, w grudniu 2024 roku złożono wniosek o wpisanie projektu ustawy do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Czy stawki za badania techniczne pojazdów zmienią się w 2025 roku? Co jeszcze się zmieni oprócz cen?

REKLAMA

Bułgaria i Rumunia w strefie Schengen od 2025 r. – co to oznacza dla branży transportowej?

1 stycznia 2025 roku Rumunia i Bułgaria zyskały pełen dostęp do strefy Schengen, o który zabiegały od chwili akcesji niemal 20 lat temu. Mniej granic na kontynencie to świetna wiadomość dla europejskiego sektora transportu – planowanie tras biegnących przez oba kraje stanie się łatwiejsze i wolne od wielogodzinnych kontroli. Wejście do Schengen to ogromna szansa zwłaszcza dla intensywnie rozwijającej się Rumunii. Jej pozycja na kontynencie w ostatnich latach umocniła się, a transport jest kluczowym sektorem rumuńskiej gospodarki.

Twój e-PIT 2025: przedsiębiorcy. Wstępnie wypełnione zeznanie trzeba sprawdzić, ew. uzupełnić i zaakceptować

Ministerstwo Finansów informuje, że z usługi Twój e-PIT mogą w 2025 roku korzystać osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz działy specjalne produkcji rolnej. Przedsiębiorcy znajdą na swoich kontach częściowo uzupełnione formularze PIT-36, PIT-36L, PIT-28. Z tej usługi mogą skorzystać także przedsiębiorcy z zawieszoną działalnością gospodarczą.

Odszkodowanie od pracodawcy za nierówne traktowanie (dyskryminację). Jaka kwota? Trzeba zapłacić podatek, czy jest zwolnienie?

Z Kodeksu pracy wynika, że osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę. W indywidualnych interpretacjach podatkowych z dnia 11 lipca 2024 r. i 7 listopada 2024 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyjaśnia, jakie są zasady opodatkowania takiego odszkodowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Będą zmiany: Spadek. Zachowek. 6 miesięcy na zgłoszenie. Dla niektórych dłużej [RPO i MF]

Nowelizację zapowiada Ministerstwo Finansów w korespondencji z RPO. Termin 6 miesięcy jest na zgłoszenie faktu nabycia spadku albo zachowku do urzędu skarbowego (druk SD-Z2). Niedochowanie terminu, to utrata zwolnienia od podatku spadkowego, które przysługuje np. wdowie. Od lat jest tu pytanie „Po co to zgłoszenie i po co ten termin?". Przecież zwolniony z podatku od spadków jest każdy wdowiec, wdowa, syn, wnuk, dziadek, brat, siostra. Zwolnienie przysługuje dzięki obiektywnym cechom - więzy krwi albo małżeństwo. Niestety termin zgłoszenia oraz konieczność jego dokonania nie zostanie zmieniony. Na czym polega zmiana?

REKLAMA

Ograniczenie tzw. podatku Belki. Zyski z oszczędności do 100 tys. zł bez podatku

W dniu 10 lutego 2025 r. podczas konferencji "Polska. Rok Przełomu" minister finansów Andrzej Domański zapowiedział ograniczenie podatku od zysków kapitałowych (zwanego potocznie podatkiem Belki). Podatek ten jest płacony jest od dochodów z obligacji, lokat bankowych oraz zysków ze sprzedaży jednostek funduszy czy akcji. W odpowiedzi na interpelację poselską, wiceminister finansów Jarosław Neneman przybliżył nieco szczegóły planowanych zmian w tym podatku.

Wdrożenie inicjatywy STEP – 10 postulatów. Jak ułatwić firmom dostęp do funduszy unijnych?

Platforma technologii strategicznych STEP to uruchomiona w 2024 roku inicjatywa unijna mająca na celu wzmocnienie konkurencyjności przemysłu UE poprzez wspieranie inwestycji w kluczowe obszary technologiczne. Należą do nich technologie deep-tech, technologie zeroemisyjne oraz biotechnologie. Wypracowanie szczegółowych zasad finansowania projektów zostało pozostawione w gestii poszczególnych państw członkowskich. W CRIDO opracowaliśmy 10 postulatów, dzięki którym polski system wsparcia projektów STEP będzie mógł działać efektywnie, a przedsiębiorcy uzyskają łatwiejszy dostęp do unijnych środków.

REKLAMA