REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Interpretacja dotycząca udzielania zaliczek dla pracowników

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Wojciech Lachiewicz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pytanie dotyczy udzielania zaliczek pracownikom na drobne zakupy w samorządowych jednostkach i zakładach budżetowych. Otrzymałam interpretację z rio ze Szczecina, że nie należy udzielać takich zaliczek pracownikom, z wyjątkiem zaliczek na podróże służbowe. Nie zgadzam się z tym, ponieważ z przepisów ustawy o finansach publicznych i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych i zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną nie wynika, że nie można udzielać takich zaliczek w samorządach. Proszę o interpretację prawną w tej sprawie.

W przypadku samorządowych jednostek i zakładów budżetowych istnieje możliwość posługiwania się gotówkową formą dokonania wydatku poprzez przekazanie pracownikowi zaliczki na zakup usługi lub dobra i jego dokonanie w imieniu i na rachunek macierzystej jednostki lub zakładu budżetowego. Przy aktualnym stanie przepisów prawa, a zarazem przy braku „zakazu zaliczek” w regulacjach pochodzących od organu stanowiącego lub organu wykonawczego samorządu - to w gestii kierownika samorządowej jednostki lub zakładu budżetowego pozostaje decyzja o dopuszczeniu zakupu dóbr lub usług przez pracowników z zaliczek.

REKLAMA

Rodzaje zaliczek

Zaliczka w sektorze finansów publicznych występuje najczęściej w dwóch jej postaciach.

REKLAMA

Pierwszym rodzajem zaliczki jest kwota pieniężna przekazywana na poczet przyszłego wynagrodzenia osoby pobierającej zaliczkę. Przykładem jest zaliczka wynikająca z § 37 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (dalej: rozporządzenie w sprawie gospodarki finansowej), który stanowi, że pracownik placówki zagranicznej, w przypadku udawania się na urlop wypoczynkowy, może otrzymać zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia ze stosunku pracy.

Drugim rodzajem zaliczki jest wypłata udzielana w celu dokonania wydatku w imieniu i na rachunek udzielającego zaliczki, z której po dokonaniu wydatku biorący zaliczkę zobowiązuje się rozliczyć i zwrócić jej niewykorzystaną część. Przykładem jest świadczenie pieniężne, które może pojawiać się w ramach stosunku zlecenia z art. 734-751 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny; dalej: k.c. Zgodnie z tymi przepisami, przyjmujący zlecenie zobowiązuje się wykonać określoną czynność prawną na rzecz zlecającego. Jeśli czynność wymaga dokonania wydatków, to dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki (art. 743 k.c.).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

REKLAMA

Właśnie do drugiego z wymienionych rodzajów zaliczki nawiązuje zadane na wstępie pytanie. Pracownikowi państwowej lub samorządowej sfery budżetowej służy roszczenie o wypłatę zaliczki na poczet „uzasadnionych kosztów” przyszłej podróży służbowej (§ 8a ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju).

W związku z zaliczkami udzielanymi pracownikowi pracodawca jest uprawniony do potrącania nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia pracownika (art. 87 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p.). Ze względu na przepis - odesłanie z art. 31 ustawy z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych, powołany art. 87 k.p. ma również zastosowanie do zaliczek udzielanych pracownikom samorządowych jednostek i zakładów budżetowych.

Zmiany w przepisach dotyczących udzielania zaliczek

W temacie zaliczek szczególną regulacją jest obowiązujący od 28 lutego 2008 r. przepis § 15 ust. 4 rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej.

ZAPAMIĘTAJ!

Nie można udzielać zaliczek w państwowych jednostkach budżetowych, z wyjątkiem tych sytuacji, gdy wypłata wynika z przepisów powszechnie obowiązujących (dosłownie: „z przepisów odrębnych”).

Przepis § 15 ust. 4 został wydany w związku delegacją Ministra Finansów z art. 28 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) do regulacji „trybu dokonywania wydatków” przez państwowe jednostki budżetowe. W konsekwencji działania tego przepisu, poza sytuacjami gdy udzielanie zaliczki nakazuje przepis ustawy lub rozporządzenia, państwowa jednostka budżetowa nie może posługiwać się zaliczką, a zatem również znanymi dotychczas zaliczkami na zakup przez pracownika dobra lub usług dokonywanymi w formie gotówkowej lub bezgotówkowej - np. kartą płatniczą (udostępnienie pracownikowi karty płatniczej, aby w ten sposób dokonał zapłaty z rachunku pracodawcy, stało się ostatnio nową formą zaliczki w praktyce sektora finansów publicznych, jako alternatywa do pobrania gotówki z kasy).

Ocena dopuszczalności udzielenia zaliczek

Przechodząc do oceny dopuszczalności udzielenia zaliczek pracownikom samorządowych jednostek i zakładów budżetowych, należy wpierw odwołać się do zasady praworządności z art. 7 Konstytucji RP.

ZAPAMIĘTAJ!

Każda czynność związana z dysponowaniem środkami publicznymi (a jest nią również zaliczka) powinna mieć swoje umocowanie w przepisach prawa.

Na tyle, na ile brak podstawy prawnej pozbawiałby administrację możliwości posłużenia się zaliczką, prawnym umocowaniem administracji niekoniecznie musi być jednak przepis wywodzący się z prawa powszechnie obowiązującego. W określonym zakresie podstawą działań finansowych administracji publicznej może być przepis aktu kierownictwa wewnętrznego. Pochodzenie podstawy prawnej uzależnione jest od rozstrzygnięcia: czy dana kategoria działań finansowych należy, czy nie należy do materii zastrzeżonej dla ustaw i aktów wykonawczych (tzw. materia ustawowa).

Sama okoliczność, że przepis art. 743 k.c. nakazuje wypłatę zaliczki na pokrycie kosztów zlecenia, nie jest jeszcze podstawą prawną do posługiwania się tam przewidzianą konstrukcją zlecenia i towarzyszącą mu zaliczką w relacjach między kierownikiem i pracownikami samorządowej jednostki lub zakładu budżetowego. Skoro dokonanie przez pracownika zakupu dobra lub usługi stanowi wydatkowanie środków publicznych, całą operację finansową należy oceniać z punktu widzenia norm prawa o wydatkach publicznych. Nadrzędna jest tutaj norma z art. 216 ust. 1 Konstytucji RP, według której wydatkowanie środków na cele publiczne regulowane jest ustawą. Śledząc kwestię „wydatkowania środków” w przepisach ustawowych należy stwierdzić, że podstawowe w tym przedmiocie są uofp oraz przepisy rozporządzeń wykonawczych do niej (w tym powołane wcześniej rozporządzenie w sprawie gospodarki finansowej).

 

O sposobie dokonywania wydatku, w aspekcie jego odwzorowania w księgach finansowych, stanowi również ustawa z 29 września 2004 r. o rachunkowości. Regulacjami dotyczącymi wydatków publicznych są ponadto przepisy pochodzące z ustaw szczególnych prawa publicznego, które doprecyzowują rodzaj wydatku na określone w nich zadanie publiczne. W świetle powołanych wcześniej przepisów prawa o wydatkach, każde wydatkowanie środków na cel publiczny powinno prowadzić do wykonania określonych ustawowo zadań publicznych i mieć podstawę w przepisach ustaw i aktów wykonawczych regulujących rodzaje wydatków.

Widziana w tym świetle „zaliczka” okazuje się jedynie „technicznym” sposobem realizacji wydatku, którego formę i przeznaczenie określa zgodny z ustawami i aktami wykonawczymi limit z planu finansowego jednostki sektora finansów publicznych. Należy przy tym zastrzec, że w obecnym stanie prawnym sam tytuł (limit) wydatku z rocznego planu finansowego nie przesądza jeszcze, że zapłata (wydatek) zostanie dokonana, czy też nie, w formie zaliczki w jednej z opisanych form zaliczkowania wydatku.

Z analizy wymienionych norm prawa o wydatkach publicznych wypływają zatem dwa istotne wnioski:

pierwszy, że zaliczka jest w istocie „technicznym” sposobem realizacji wydatku,

drugi, że zagadnienie udzielania zaliczek przez podmioty sektora finansów publicznych nie znajduje unormowania w postaci jakiegoś „ogólnego uprawnienia do posługiwania się zaliczką”.

W obowiązującym prawie istnieją przepisy:

1) nakazujące udzielić zaliczki (np. na podróż służbową z § 8a rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju),

2) zabraniające stosowanie zaliczek w państwowych jednostkach budżetowych poza przypadkami, gdy ich udzielanie wynika z ustaw i rozporządzeń (§ 15 ust. 4 rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej),

3) dopuszczające potrącanie nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia pracownika (art. 87 k.p.).

Do ustalenia pozostaje ocena, czy zagadnienie „zaliczki”, jako sposobu wydatkowania środków publicznych, stanowi materię ustawową. Takie bowiem zarachowanie zaliczek oznaczałoby, że poza przypadkami, gdy wypłatę zaliczki nakazuje ustawa lub rozporządzenie, pozostałe przypadki jej udzielenia również musiałyby mieć oparcie w wyraźnym przepisie ustawowym. Analiza prawa w powyższym temacie prowadzi do wniosku, że posługiwanie się zaliczkami w przypadku państwowych jednostek budżetowych, jako zagadnienie „trybu dokonywania wydatków”, stanowi materię ustawową zastrzeżoną do jej normowania rozporządzeniem Ministra Finansów z art. 28 uofp. Jednak w przypadku samorządowych jednostek i zakładów budżetowych analogiczne zagadnienia technicznej strony dokonywania wydatków nie są objęte delegacją Ministra Finansów z art. 28 uofp i jako takie pozostają poza regulacją ustawową.

ZAPAMIĘTAJ!

Przy obecnym stanie przepisów ustawowych, podstawą prawną do stosowania zaliczki na zakup dóbr lub usług na rzecz samorządowej jednostki lub zakładu budżetowego może być wewnętrzne zarządzenie kierownika tej jednostki lub zakładu budżetowego.

W przypadku samorządów kwestie „techniczne” sposobu wydatkowania środków nie stanowią materii ustawowej i można o nich decydować za pomocą aktów normatywnych kierownictwa wewnętrznego.

Akty (regulaminy) wewnętrzne pochodzą z zasady od kierownika jednostki, a niekiedy od organu zwierzchniego nad jednostką. Składają się na nie zarówno akty wewnętrzne, które są przewidziane w przepisach ustaw (np. zasady-polityka rachunkowości), jak i inne akty niezbędne dla właściwego funkcjonowania procesów finansowych w każdej jednostce sektora finansów publicznych. Kompetencje normotwórcze kierownika samorządowej jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego w określonym stopniu są „konkurencyjne” do kompetencji organu stanowiącego lub organu wykonawczego gminy, powiatu lub samorządu województwa. Przy czym regulacje pochodzące od organów zwierzchnich nie będą ustanawiać „normy-zezwolenia na zaliczki”, a jedynie sprowadzą do możliwego reglamentowania zaliczek, co obejmuje również możliwość ustanowienia zakazu zaliczek analogicznego do § 15 ust. 4 rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej.

Podsumowanie

Przepisy wewnętrzne właściwe dla udzielania i rozliczania zaliczek muszą być kompletne i systemowo spójne ze sobą. Dlatego odpowiednie zapisy o zaliczkach powinny się znaleźć w zarządzeniu o zasadach (polityce) rachunkowości jednostki, w instrukcji inwentaryzacyjnej, a także w wewnętrznych procedurach kontroli procesów dokonywania wydatków i zwrotu środków publicznych. Dotyczy to zarówno zaliczek wypłacanych obowiązkowo, jak i zaliczek, których jednostka udziela i rozlicza na podstawie przepisów wewnętrznych.

Podstawy prawne

• Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z kwietnia 1997 r. (Dz.U. Nr 78, poz. 483; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 200, poz. 1471)

• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 557)

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz. 1288)

• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 984)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz.U. Nr 116, poz. 783; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 23, poz. 135)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1661)

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Rachunkowość Budżetowa

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rada Ministrów zdecydowała

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Nowelizacja ustawy o VAT dot. obowiązkowego KSeF. Rada Ministrów zdecydowała

W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów oraz zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu wprowadzenie obowiązkowego modelu Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”), czyli specjalnego systemu elektronicznego do wystawiania i odbierania faktur (tzw. faktur ustrukturyzowanych). Oznaczać to będzie odejście od papierowych faktur VAT. Ponadto, w związku z wejściem w życie nowego systemu, o 1/3 skrócony zostanie podstawowy termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Wprowadzenie tego systemu zostanie podzielone na 2 etapy, aby firmy lepiej mogły się do niego dostosować.

Wzmożone kontrole upoważnionych i zarejestrowanych eksporterów w UE

Od czerwca 2025 r. unijne służby celne rozpoczęły skoordynowane i intensywne kontrole firm posiadających status upoważnionego eksportera (UE) oraz zarejestrowanego eksportera (REX). Działania te są odpowiedzią na narastające nieprawidłowości w dokumentowaniu preferencyjnego pochodzenia towarów i mają na celu uszczelnienie systemu celnego w ramach umów o wolnym handlu.

8 Najczęstszych błędów przy wycenie usług księgowych

Prawidłowa wycena usług księgowych pozwala prowadzić rentowne biuro rachunkowe. Za niskie wynagrodzenie za usługi księgowe spowoduje w pewnym momencie zapaść zdrowotną księgowej, wypalenie zawodowe, depresję, problemy w życiu osobistym.

REKLAMA

Audytor pod lupą – IAASB zmienia zasady współpracy i czeka na opinie

Jak audytorzy powinni korzystać z wiedzy zewnętrznych ekspertów? IAASB proponuje zmiany w międzynarodowych standardach i otwiera konsultacje społeczne. To szansa, by wpłynąć na przyszłość audytu – głos można oddać do 24 lipca 2025 r.

Zmiany w zamówieniach publicznych od 2026 r. Wyższy próg stosowania Prawa zamówień publicznych i jego skutki dla zamawiających i wykonawców

W ostatnich dniach maja br Rada Ministrów przedłożyła Sejmowi projekt ustawy deregulacyjnej (druk nr 1303 z dnia 27 maja 2025 r.), który przewiduje m.in. podwyższenie minimalnego progu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz ustawy o umowie koncesji z dnia 21 października 2016 r. z obecnych 130 000 zł netto do 170 000 zł netto. Planowana do wejścia w życie 1 stycznia 2026 r. zmiana ma charakter systemowy i wpisuje się w szerszy trend upraszczania procedur oraz dostosowywania ich do aktualnych realiów gospodarczych.

Obowiązkowy KSeF 2026: będzie problem z udostępnieniem faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi. Prof. Modzelewski: Większość nabywców nie będzie tym zainteresowana

W 2026 roku większość kontrahentów nie będzie zainteresowanych tzw. „udostępnieniem” faktur ustrukturyzowanych – jedną z dwóch form przekazania tych faktur w obowiązkowym modelu Krajowego Systemu e-Faktur. Oczekiwać będą wystawienia innych dokumentów, które uznają za wywołujące skutki cywilnoprawne. Wystawcy prawdopodobnie wprowadzą odrębny dokument handlowy, który z istoty nie będzie fakturą ustrukturyzowaną. Może on być wystawiony zarówno przed jak i po wystawieniu tej faktury ustrukturyzowanej - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Najbardziej poważane zawody w Polsce [ranking 2025]. Księgowy pnie się w górę, sędzia spada, strażak cały czas nr 1

Agencja badawcza SW Research w 2025 roku kolejny raz zapytała Polaków o to, jakim poważaniem darzą przedstawicieli różnych zawodów. W tegorocznym zestawieniu pojawiło się aż 51 kategorii zawodowych, wśród których znalazło się 12 debiutanckich zawodów. Księgowy awansował w 2025 r. o 3 miejsca w porównaniu z ubiegłym rokiem – aktualnie zajmuje 22 miejsce na 51 profesji. SW Research odnotował ten awans jako jeden z trzech najbardziej znaczących. Skąd ta zmiana?

REKLAMA

TSUE: Rekompensaty JST dla spółek komunalnych nie podlegają VAT, jeśli nie wpływają na cenę usługi

Najnowszy wyrok TSUE z 8 maja 2025 r. (sygn. C-615/23), potwierdził stanowisko zaprezentowane przez Rzeczniczkę Generalną w opinii z 13 lutego 2025 r. Zgodnie ze wspomnianym stanowiskiem rekompensaty jakie będą wypłacane przez jednostki samorządu terytorialnego spółkom komunalnym w związku z realizacją publicznych usług transportowych nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tak długo jak nie będą miały bezpośredniego wpływu na cenę usługi. O ile sam wyrok dotyczył usług transportowych to może mieć w przyszłości przełożenie również na inne obszary działalności.

Kapitał zakładowy w spółce z o.o. w 2025 r. okiem adwokata - praktyka. Wymogi prawne, pułapki, podatki, księgowość, odpowiedzialność zarządu i wspólników

Wyobraź sobie, że chcesz wystartować z nową firmą albo przekształcić jednoosobową działalność w spółkę z o.o. Formalności nie brakuje, ale jedna kwestia wraca jak bumerang: kapitał zakładowy. To pierwszy, obowiązkowy „wkład własny”, bez którego sąd nie zarejestruje spółki. Jego ustawowe minimum – 5 000 zł – może wydawać się symboliczne, jednak od sposobu, w jaki je wnosisz i później „pilnujesz”, zależy wiarygodność Twojej firmy, a czasem nawet osobista odpowiedzialność zarządu. Poniżej znajdziesz najświeższe przepisy, praktyczne podpowiedzi i pułapki, na które trzeba uważać od pierwszego przelewu aż po ewentualne obniżenie kapitału lata później.

REKLAMA