REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Interpretacja dotycząca udzielania zaliczek dla pracowników

Wojciech Lachiewicz
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Pytanie dotyczy udzielania zaliczek pracownikom na drobne zakupy w samorządowych jednostkach i zakładach budżetowych. Otrzymałam interpretację z rio ze Szczecina, że nie należy udzielać takich zaliczek pracownikom, z wyjątkiem zaliczek na podróże służbowe. Nie zgadzam się z tym, ponieważ z przepisów ustawy o finansach publicznych i rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych i zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną nie wynika, że nie można udzielać takich zaliczek w samorządach. Proszę o interpretację prawną w tej sprawie.

W przypadku samorządowych jednostek i zakładów budżetowych istnieje możliwość posługiwania się gotówkową formą dokonania wydatku poprzez przekazanie pracownikowi zaliczki na zakup usługi lub dobra i jego dokonanie w imieniu i na rachunek macierzystej jednostki lub zakładu budżetowego. Przy aktualnym stanie przepisów prawa, a zarazem przy braku „zakazu zaliczek” w regulacjach pochodzących od organu stanowiącego lub organu wykonawczego samorządu - to w gestii kierownika samorządowej jednostki lub zakładu budżetowego pozostaje decyzja o dopuszczeniu zakupu dóbr lub usług przez pracowników z zaliczek.

Autopromocja

Rodzaje zaliczek

Zaliczka w sektorze finansów publicznych występuje najczęściej w dwóch jej postaciach.

Pierwszym rodzajem zaliczki jest kwota pieniężna przekazywana na poczet przyszłego wynagrodzenia osoby pobierającej zaliczkę. Przykładem jest zaliczka wynikająca z § 37 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (dalej: rozporządzenie w sprawie gospodarki finansowej), który stanowi, że pracownik placówki zagranicznej, w przypadku udawania się na urlop wypoczynkowy, może otrzymać zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia ze stosunku pracy.

Drugim rodzajem zaliczki jest wypłata udzielana w celu dokonania wydatku w imieniu i na rachunek udzielającego zaliczki, z której po dokonaniu wydatku biorący zaliczkę zobowiązuje się rozliczyć i zwrócić jej niewykorzystaną część. Przykładem jest świadczenie pieniężne, które może pojawiać się w ramach stosunku zlecenia z art. 734-751 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny; dalej: k.c. Zgodnie z tymi przepisami, przyjmujący zlecenie zobowiązuje się wykonać określoną czynność prawną na rzecz zlecającego. Jeśli czynność wymaga dokonania wydatków, to dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki (art. 743 k.c.).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Właśnie do drugiego z wymienionych rodzajów zaliczki nawiązuje zadane na wstępie pytanie. Pracownikowi państwowej lub samorządowej sfery budżetowej służy roszczenie o wypłatę zaliczki na poczet „uzasadnionych kosztów” przyszłej podróży służbowej (§ 8a ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju).

W związku z zaliczkami udzielanymi pracownikowi pracodawca jest uprawniony do potrącania nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia pracownika (art. 87 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; dalej: k.p.). Ze względu na przepis - odesłanie z art. 31 ustawy z 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych, powołany art. 87 k.p. ma również zastosowanie do zaliczek udzielanych pracownikom samorządowych jednostek i zakładów budżetowych.

Zmiany w przepisach dotyczących udzielania zaliczek

W temacie zaliczek szczególną regulacją jest obowiązujący od 28 lutego 2008 r. przepis § 15 ust. 4 rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej.

ZAPAMIĘTAJ!

Nie można udzielać zaliczek w państwowych jednostkach budżetowych, z wyjątkiem tych sytuacji, gdy wypłata wynika z przepisów powszechnie obowiązujących (dosłownie: „z przepisów odrębnych”).

Przepis § 15 ust. 4 został wydany w związku delegacją Ministra Finansów z art. 28 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (dalej: uofp) do regulacji „trybu dokonywania wydatków” przez państwowe jednostki budżetowe. W konsekwencji działania tego przepisu, poza sytuacjami gdy udzielanie zaliczki nakazuje przepis ustawy lub rozporządzenia, państwowa jednostka budżetowa nie może posługiwać się zaliczką, a zatem również znanymi dotychczas zaliczkami na zakup przez pracownika dobra lub usług dokonywanymi w formie gotówkowej lub bezgotówkowej - np. kartą płatniczą (udostępnienie pracownikowi karty płatniczej, aby w ten sposób dokonał zapłaty z rachunku pracodawcy, stało się ostatnio nową formą zaliczki w praktyce sektora finansów publicznych, jako alternatywa do pobrania gotówki z kasy).

Ocena dopuszczalności udzielenia zaliczek

Przechodząc do oceny dopuszczalności udzielenia zaliczek pracownikom samorządowych jednostek i zakładów budżetowych, należy wpierw odwołać się do zasady praworządności z art. 7 Konstytucji RP.

ZAPAMIĘTAJ!

Autopromocja

Każda czynność związana z dysponowaniem środkami publicznymi (a jest nią również zaliczka) powinna mieć swoje umocowanie w przepisach prawa.

Na tyle, na ile brak podstawy prawnej pozbawiałby administrację możliwości posłużenia się zaliczką, prawnym umocowaniem administracji niekoniecznie musi być jednak przepis wywodzący się z prawa powszechnie obowiązującego. W określonym zakresie podstawą działań finansowych administracji publicznej może być przepis aktu kierownictwa wewnętrznego. Pochodzenie podstawy prawnej uzależnione jest od rozstrzygnięcia: czy dana kategoria działań finansowych należy, czy nie należy do materii zastrzeżonej dla ustaw i aktów wykonawczych (tzw. materia ustawowa).

Sama okoliczność, że przepis art. 743 k.c. nakazuje wypłatę zaliczki na pokrycie kosztów zlecenia, nie jest jeszcze podstawą prawną do posługiwania się tam przewidzianą konstrukcją zlecenia i towarzyszącą mu zaliczką w relacjach między kierownikiem i pracownikami samorządowej jednostki lub zakładu budżetowego. Skoro dokonanie przez pracownika zakupu dobra lub usługi stanowi wydatkowanie środków publicznych, całą operację finansową należy oceniać z punktu widzenia norm prawa o wydatkach publicznych. Nadrzędna jest tutaj norma z art. 216 ust. 1 Konstytucji RP, według której wydatkowanie środków na cele publiczne regulowane jest ustawą. Śledząc kwestię „wydatkowania środków” w przepisach ustawowych należy stwierdzić, że podstawowe w tym przedmiocie są uofp oraz przepisy rozporządzeń wykonawczych do niej (w tym powołane wcześniej rozporządzenie w sprawie gospodarki finansowej).

 

O sposobie dokonywania wydatku, w aspekcie jego odwzorowania w księgach finansowych, stanowi również ustawa z 29 września 2004 r. o rachunkowości. Regulacjami dotyczącymi wydatków publicznych są ponadto przepisy pochodzące z ustaw szczególnych prawa publicznego, które doprecyzowują rodzaj wydatku na określone w nich zadanie publiczne. W świetle powołanych wcześniej przepisów prawa o wydatkach, każde wydatkowanie środków na cel publiczny powinno prowadzić do wykonania określonych ustawowo zadań publicznych i mieć podstawę w przepisach ustaw i aktów wykonawczych regulujących rodzaje wydatków.

Widziana w tym świetle „zaliczka” okazuje się jedynie „technicznym” sposobem realizacji wydatku, którego formę i przeznaczenie określa zgodny z ustawami i aktami wykonawczymi limit z planu finansowego jednostki sektora finansów publicznych. Należy przy tym zastrzec, że w obecnym stanie prawnym sam tytuł (limit) wydatku z rocznego planu finansowego nie przesądza jeszcze, że zapłata (wydatek) zostanie dokonana, czy też nie, w formie zaliczki w jednej z opisanych form zaliczkowania wydatku.

Z analizy wymienionych norm prawa o wydatkach publicznych wypływają zatem dwa istotne wnioski:

pierwszy, że zaliczka jest w istocie „technicznym” sposobem realizacji wydatku,

drugi, że zagadnienie udzielania zaliczek przez podmioty sektora finansów publicznych nie znajduje unormowania w postaci jakiegoś „ogólnego uprawnienia do posługiwania się zaliczką”.

W obowiązującym prawie istnieją przepisy:

1) nakazujące udzielić zaliczki (np. na podróż służbową z § 8a rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju),

2) zabraniające stosowanie zaliczek w państwowych jednostkach budżetowych poza przypadkami, gdy ich udzielanie wynika z ustaw i rozporządzeń (§ 15 ust. 4 rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej),

3) dopuszczające potrącanie nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia pracownika (art. 87 k.p.).

Do ustalenia pozostaje ocena, czy zagadnienie „zaliczki”, jako sposobu wydatkowania środków publicznych, stanowi materię ustawową. Takie bowiem zarachowanie zaliczek oznaczałoby, że poza przypadkami, gdy wypłatę zaliczki nakazuje ustawa lub rozporządzenie, pozostałe przypadki jej udzielenia również musiałyby mieć oparcie w wyraźnym przepisie ustawowym. Analiza prawa w powyższym temacie prowadzi do wniosku, że posługiwanie się zaliczkami w przypadku państwowych jednostek budżetowych, jako zagadnienie „trybu dokonywania wydatków”, stanowi materię ustawową zastrzeżoną do jej normowania rozporządzeniem Ministra Finansów z art. 28 uofp. Jednak w przypadku samorządowych jednostek i zakładów budżetowych analogiczne zagadnienia technicznej strony dokonywania wydatków nie są objęte delegacją Ministra Finansów z art. 28 uofp i jako takie pozostają poza regulacją ustawową.

ZAPAMIĘTAJ!

Przy obecnym stanie przepisów ustawowych, podstawą prawną do stosowania zaliczki na zakup dóbr lub usług na rzecz samorządowej jednostki lub zakładu budżetowego może być wewnętrzne zarządzenie kierownika tej jednostki lub zakładu budżetowego.

W przypadku samorządów kwestie „techniczne” sposobu wydatkowania środków nie stanowią materii ustawowej i można o nich decydować za pomocą aktów normatywnych kierownictwa wewnętrznego.

Akty (regulaminy) wewnętrzne pochodzą z zasady od kierownika jednostki, a niekiedy od organu zwierzchniego nad jednostką. Składają się na nie zarówno akty wewnętrzne, które są przewidziane w przepisach ustaw (np. zasady-polityka rachunkowości), jak i inne akty niezbędne dla właściwego funkcjonowania procesów finansowych w każdej jednostce sektora finansów publicznych. Kompetencje normotwórcze kierownika samorządowej jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego w określonym stopniu są „konkurencyjne” do kompetencji organu stanowiącego lub organu wykonawczego gminy, powiatu lub samorządu województwa. Przy czym regulacje pochodzące od organów zwierzchnich nie będą ustanawiać „normy-zezwolenia na zaliczki”, a jedynie sprowadzą do możliwego reglamentowania zaliczek, co obejmuje również możliwość ustanowienia zakazu zaliczek analogicznego do § 15 ust. 4 rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej.

Podsumowanie

Przepisy wewnętrzne właściwe dla udzielania i rozliczania zaliczek muszą być kompletne i systemowo spójne ze sobą. Dlatego odpowiednie zapisy o zaliczkach powinny się znaleźć w zarządzeniu o zasadach (polityce) rachunkowości jednostki, w instrukcji inwentaryzacyjnej, a także w wewnętrznych procedurach kontroli procesów dokonywania wydatków i zwrotu środków publicznych. Dotyczy to zarówno zaliczek wypłacanych obowiązkowo, jak i zaliczek, których jednostka udziela i rozlicza na podstawie przepisów wewnętrznych.

Podstawy prawne

• Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z kwietnia 1997 r. (Dz.U. Nr 78, poz. 483; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 200, poz. 1471)

• Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 557)

• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz. 1288)

• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 984)

• Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 czerwca 2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz.U. Nr 116, poz. 783; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 23, poz. 135)

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1661)

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Rachunkowość Budżetowa
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Dlaczego gospodarka strefy euro słabnie wobec USA od czasu wprowadzenia waluty euro?

    W ciągu 25 lat od wprowadzenia euro przewaga gospodarcza Stanów Zjednoczonych nad strefą euro zwiększyła się niemal trzykrotnie. W 1999 r. roku, kiedy wprowadzono walutę euro, gospodarka USA była o 11% większa niż gospodarka strefy euro pod względem parytetu siły nabywczej. Od tego czasu różnica ta wzrosła do 30% - piszą eksperci Allianz Trade w obszernym opracowaniu Allianz Research: „Europa wydaje się pozostawać w tyle za Stanami Zjednoczonymi na wielu frontach” w lutym 2024 r.

    Masz czteroletnie obligacje skarbowe indeksowane inflacją? Opłaca się teraz sprzedać i kupić nowe takie same

    Czteroletnie obligacje indeksowane inflacją otrzymają w marcu 2024 r. oprocentowanie niższe niż Ministerstwo Finansów oferuje za nowe papiery tego samego typu. Ze strony inwestorów racjonalnym działaniem byłoby umorzenie starszych serii i zakup nowych papierów. Konwersja może dotyczyć papierów o wartości około…  84 mld zł. Tak radzi w komentarzu z 23 lutego 2024 r. Emil Szweda z Obligacje.pl,

    Zakup startupu - jak nie kupić kota w worku? Kluczowe: due dilligence. Poradnik dla inwestora

    Akwizycja firmy jest inwestycją, która ma się opłacać. To oczywiste twierdzenie staje się jeszcze bardziej prawdziwe w przypadku nabycia startupu, który kupuje się po to, by rozwijać biznes z pomysłem, mający duży potencjał. Zakup startupu zazwyczaj jest łatwiejszy niż założenie firmy od zera, szczególnie takiej, która ma się okazać jednorożcem w świecie biznesu. Jednak podjęcie takiego kroku jest obarczone sporym ryzykiem. Aż 9 na 10 nowo tworzonych startupów upada, z czego 20 proc. kończy działalność w ciągu pierwszego roku, a kolejne 50 proc. nie utrzymuje się na rynku dłużej niż 5 lat [Źródło: Startup Genome]. Można dyskutować z tymi statystykami, ale jeżeli nawet są prawdziwie tylko w połowie, to i tak wskazują na pewne negatywne zjawisko. Ryzyka biznesowego przy zakupie startupu nie da się zupełnie wyeliminować, ale można zadbać o to, by ograniczyć je do minimum. 

    Żądanie zmniejszenia kary umownej – sąd nie może sam z urzędu podejmować się miarkowania. Orzeczenie Sądu Najwyższego

    Występując o zmniejszenie kary umownej dłużnik jest zobligowany wskazać, do jakiej wysokości zmniejszenia żąda. Wyinterpretować to może również sąd, pod warunkiem, że taką możliwość daje całokształt działań procesowych dłużnika. Sąd nie może sam z urzędu podejmować się miarkowania, jeśli z działań strony nie wynika chęć zgłoszenia żądania o to - orzekł w wyroku z 16 listopada 2022 r. Sąd Najwyższy (sygn. akt II CSKP 578/22).

    Przekształcenie, połączenie, wniesienie aportu a możliwość stosowania estońskiego CIT

    Estoński CIT staje się coraz bardziej popularną formą opodatkowania spółek. Warto jednak wskazać, że wiąże się z nią szereg ograniczeń i warunków, jakie musi spełnić spółka, aby móc korzystać z dobrodziejstw estońskiego CIT.

    MF: Kasowy PIT od 2025 roku. Niedługo pojawi się projekt

    W Ministerstwie Finansów toczą się już prace nad projektem nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dot. wdrożenia w polskim systemie podatkowym kasowego PIT. W najbliższych dniach projekt ten ma zostać wpisany do wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów. Takie informacje przekazał 22 lutego 2024 r. w Sejmie wiceminister finansów Jarosław Neneman. Ale te nowe przepisy wejdą w życie nie wcześniej niż od 2025 roku.

    Jakie są kary za wykroczenia i przestępstwa skarbowe?

    Jakie są kary za wykroczenia i przestępstwa skarbowe w 2024 roku? Od czego zależy wysokość kary?

    Składka zdrowotna na ryczałcie - progi przychodów w 2024 roku

    O wysokości składki zdrowotnej dla podatników na ryczałcie decydują progi osiąganych przychodów oraz wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. Jak prawidłowo obliczyć składkę zdrowotną dla ryczałtu w 2024 roku?

    Ulga dla seniorów przed otrzymaniem emerytury - co mówi prawo?

    Czy seniorzy mogą korzystać z ulgi podatkowej w PIT przed otrzymaniem emerytury, mimo osiągnięcia wieku emerytalnego? Chodzi o zwolnienie w podatku dochodowym nazywane „ulgą dla pracujących seniorów”.

    Niestaranny pracodawca zapłaci podatek za oszustwo pracownika. Wyrok TSUE nie usuwa wszystkich wątpliwości i nie daje wytycznych

    Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku z 30 stycznia 2024 r. orzekł, że pracownik wykorzystujący dane swego pracodawcy do wystawiania fałszywych faktur jest zobowiązany do zapłaty wskazanej w nich kwoty podatku  Ale takie konsekwencje powinny dotknąć pracownika pod warunkiem, że pracodawca (podatnik VAT) dochował należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika. Jeżeli pracodawca takiej staranności nie dochował, to poniesie konsekwencje sam i będzie musiał zapłacić podatek.

    REKLAMA