REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kto powinien podpisywać rachunki pod względem formalno-rachunkowym

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jesteśmy pracownikami (inspektorami) urzędu gminy i prowadzimy obsługę finansowo-księgową szkół (zostało to zawarte w zakresie naszych obowiązków). Kto powinien podpisywać rachunki pod względem formalno-rachunkowym? Do tej pory rachunki pod względem formalno-rachunkowym były podpisywane przez skarbnika gminy będącego jednocześnie głównym księgowym szkół, a teraz podpisywać ma osoba, która dekretuje rachunki, natomiast „zatwierdzono do wypłaty” podpisuje kierownik jednostki. Wynika z tego, że główny księgowy w ogóle nie podpisuje się na rachunkach.

Za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, obejmującej m.in. zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków oraz określenie i zapewnienie przestrzegania procedur kontroli, mających na celu zapewnienie zgodnego z prawem przebiegu ww. procesów, odpowiada jej kierownik (art. 44 ust. 1 i 2 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych).

REKLAMA

ZAPAMIĘTAJ!

REKLAMA

Określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej mogą być powierzone przez kierownika jednostki pracownikom tej jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.

W przypadku szkół, dla których organem prowadzącym jest jednostka samorządu terytorialnego, za wykonywanie całości obowiązków w zakresie gospodarki finansowej jednostki odpowiada dyrektor szkoły, który kieruje działalnością szkoły, reprezentuje ją na zewnątrz oraz dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie, a także może organizować administracyjną, finansową i gospodarczą obsługę szkoły (art. 39 ust. 1 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty).

Dyrektor szkoły wykonuje swoje obowiązki przy pomocy głównego księgowego szkoły, czyli pracownika, któremu powierzył obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wskazanym w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, obejmujące m.in.:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,

• dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

REKLAMA

Kierownik jednostki organizacyjnej sektora finansów publicznych - w tym przypadku dyrektor szkoły - powinien określić na piśmie procedury kontroli finansowej, obejmujące m.in. procesy zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych i zapewnić ich przestrzeganie przez pracowników, biorąc pod uwagę zasady określone w komunikacie nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r. w sprawie określenia standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.

Kontrola dokumentów księgowych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym (której wykonanie potwierdzane jest przez złożenie podpisu na dokumentach) to element kontroli wewnętrznej, wykonywanej na bieżąco jeszcze w trakcie realizacji operacji gospodarczych i mającej na celu niezwłoczną eliminację błędów i nieprawidłowości.

Natomiast zatwierdzenie dokumentów do wypłaty oznacza ostateczne zatwierdzenie wykonania operacji finansowych i gospodarczych wskazanych w tych dokumentach. O tym, kto w danej jednostce organizacyjnej będzie wykonywał poszczególne czynności w tym zakresie, decyduje kierownik tej jednostki.

W zależności od wielkości jednostki i podziału pracy pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne możliwe są zgodne z prawem rozwiązania zaprezentowane w tabeli.

Obowiązki poszczególnych pracowników w zakresie kontrolowania dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz w zakresie ich zatwierdzania do wypłaty regulowane są przez kierownika jednostki w przepisach wewnętrznych, zazwyczaj w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów i/lub w zakresach czynności pracowników.

ZAPAMIĘTAJ!

Obowiązki poszczególnych pracowników w zakresie kontrolowania dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz w zakresie ich zatwierdzania do wypłaty powinny być ustalone w sposób jasny, czytelny i spójny, tak aby w strukturze danej jednostki organizacyjnej można było w sposób niebudzący wątpliwości ustalić, na którym pracowniku ciążą obowiązki we wskazanym zakresie.

Wyznaczając pracowników odpowiedzialnych za wykonywanie poszczególnych czynności kontrolnych, należy wziąć pod uwagę wynikającą ze Standardów kontroli konieczność rozdzielenia obowiązków w zakresie zatwierdzania (autoryzacji), realizacji i rejestrowania (księgowania) operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń pomiędzy różnych pracowników jednostki.

Tabela. Uregulowania wewnętrzne w jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych w zakresie wskazania osób uprawnionych do kontroli dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalno- -rachunkowym i do zatwierdzania ich do wypłaty

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Izabela Motowilczuk

Podstawy prawne

• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 984)

• Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz. 1292)

• Komunikat nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r. w sprawie określenia standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 7, poz. 58)

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Rachunkowość Budżetowa

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Każda faktura VAT w 2026 r. obowiązkowo wystawiana aż w sześciu formach. Ryzyko powstania wielu oryginałów tej samej faktury. Czy ktoś się w tym połapie?

Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. nowelizująca ustawę o VAT w zakresie obowiązkowego modelu KSeF została już podpisana przez Prezydenta RP i musimy jeszcze poczekać na rozporządzenia wykonawcze, gdzie m.in. uregulowane będą szczegóły informatyczne (kody, certyfikaty). Ale to nie koniec – musi się jeszcze pojawić oprogramowanie interfejsowe, a zwłaszcza jego „specyfikacja”. Ile będziemy na to czekać? Nie wiadomo. Ale czas płynie. Wiemy dziś, że obok dwóch faktur w postaci tradycyjnej (papierowe lub elektroniczne), pojawiają się w tych przepisach aż cztery nowe formy - pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Certyfikaty KSeF – ostatni dzwonek dla firm! Bez nich fiskus zablokuje faktury

Od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli wnioskować o certyfikaty KSeF. Brak tego dokumentu od 2026 r. może oznaczać paraliż wystawiania faktur. A od 2027 r. system nie uzna już żadnej innej metody logowania.

KSeF nadchodzi! Skarbówka przejmuje faktury – obowiązek już od lutego 2026: Kto jest zobowiązany do korzystania z KSeF, a kto jest wyłączony? Zapoznaj się z podstawowymi informacjami

Od 1 lutego 2026 r. żadna firma nie ucieknie przed KSeF. Wszystkie faktury trafią do centralnego systemu skarbowego, a przedsiębiorcy będą musieli wystawiać je wyłącznie w nowym formacie. Najwięksi podatnicy wejdą w obowiązek pierwsi, a reszta już od kwietnia 2026 r. Sprawdź, kto i kiedy zostanie objęty nowymi rygorami – i jakie wyjątki jeszcze ratują niektórych z obowiązkowego e-fakturowania.

Nowe prawo ratuje rolników przed komornikiem! Teraz egzekucje długów wstrzymane po złożeniu wniosku do KOWR

Rolnicy w tarapatach finansowych zyskali tarczę ochronną. Dzięki nowelizacji ustawy o restrukturyzacji zadłużenia złożenie wniosku do Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa wstrzymuje egzekucję komorniczą. Zmiana ma dać czas na rozmowy z wierzycielami, ułatwić restrukturyzację i uchronić tysiące gospodarstw przed nagłą utratą majątku. To krok, który eksperci określają jako bardzo istotny dla bezpieczeństwa produkcji żywności w Polsce.

REKLAMA

KSeF 2026: Tryb offline24, offline, awaria i awaria całkowita - co trzeba wiedzieć? MF wyjaśnia

Nowe przepisy dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, które wejdą w życie od lutego 2026 r., przewidują różne procedury na wypadek problemów technicznych i awarii systemu. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, czym różni się tryb offline24, tryb offline, tryb awaryjny oraz procedura na wypadek awarii całkowitej – a także jakie obowiązki w zakresie wystawiania, przesyłania i udostępniania faktur będą spoczywać na podatnikach w każdej z tych sytuacji.

KSeF 2.0: Wielka rewolucja w fakturowaniu i VAT! Co dokładnie się zmieni i kogo obejmą nowe przepisy?

KSeF wchodzi na stałe i już od 2026 roku każda faktura będzie musiała być wystawiona elektronicznie. Nowa ustawa całkowicie zmienia zasady rozliczeń i obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. To największa rewolucja w fakturowaniu od lat.

Od kwietnia 2026 r. bez KSeF nie wystawisz żadnej faktury. To prosta droga do paraliżu rozliczeń firmy

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. System zmieni sposób wystawiania faktur, obieg dokumentów i współpracę z księgowością. W zamian przewidziano m.in. szybszy zwrot VAT. Eksperci podkreślają jednak, że firmy powinny rozpocząć przygotowania już teraz – zwlekanie może skończyć się paraliżem rozliczeń.

Rewolucja w fakturach: od 2026 KSeF obowiązkowy dla wszystkich! Firmy mają mniej czasu, niż myślą

Mamy już ustawę wprowadzającą obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Od lutego 2026 r. część przedsiębiorców straci możliwość wystawiania tradycyjnych faktur, a od kwietnia – wszyscy podatnicy VAT będą musieli korzystać wyłącznie z KSeF. Eksperci ostrzegają: realnego czasu na wdrożenie jest dużo mniej, niż się wydaje.

REKLAMA

Rewolucja w interpretacjach podatkowych? Rząd planuje centralizację i zmiany w Ordynacji podatkowej – co to oznacza dla podatników i samorządów?

Rząd szykuje zmiany w Ordynacji podatkowej, które mają ułatwić dostęp do interpretacji podatkowych i uporządkować ich publikację. Zamiast rozproszenia na setkach stron samorządowych, wszystkie dokumenty trafią do jednej centralnej bazy – systemu EUREKA, co ma zwiększyć przejrzystość i przewidywalność prawa podatkowego.

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Prezydent podpisał ustawę

Prezydent Karol Nawrocki podpisał w środę zmianę ustawy o VAT, wprowadzającą Krajowy System e-Faktur (KSeF) - poinformowała kancelaria prezydenta. Co to oznacza dla firm?

REKLAMA