REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kto powinien podpisywać rachunki pod względem formalno-rachunkowym

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Izabela Motowilczuk
magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Jesteśmy pracownikami (inspektorami) urzędu gminy i prowadzimy obsługę finansowo-księgową szkół (zostało to zawarte w zakresie naszych obowiązków). Kto powinien podpisywać rachunki pod względem formalno-rachunkowym? Do tej pory rachunki pod względem formalno-rachunkowym były podpisywane przez skarbnika gminy będącego jednocześnie głównym księgowym szkół, a teraz podpisywać ma osoba, która dekretuje rachunki, natomiast „zatwierdzono do wypłaty” podpisuje kierownik jednostki. Wynika z tego, że główny księgowy w ogóle nie podpisuje się na rachunkach.

Za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych, obejmującej m.in. zaciąganie zobowiązań i dokonywanie wydatków oraz określenie i zapewnienie przestrzegania procedur kontroli, mających na celu zapewnienie zgodnego z prawem przebiegu ww. procesów, odpowiada jej kierownik (art. 44 ust. 1 i 2 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych).

REKLAMA

Autopromocja

ZAPAMIĘTAJ!

REKLAMA

Określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej mogą być powierzone przez kierownika jednostki pracownikom tej jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki.

W przypadku szkół, dla których organem prowadzącym jest jednostka samorządu terytorialnego, za wykonywanie całości obowiązków w zakresie gospodarki finansowej jednostki odpowiada dyrektor szkoły, który kieruje działalnością szkoły, reprezentuje ją na zewnątrz oraz dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie, a także może organizować administracyjną, finansową i gospodarczą obsługę szkoły (art. 39 ust. 1 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty).

Dyrektor szkoły wykonuje swoje obowiązki przy pomocy głównego księgowego szkoły, czyli pracownika, któremu powierzył obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wskazanym w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, obejmujące m.in.:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi,

• dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

REKLAMA

Kierownik jednostki organizacyjnej sektora finansów publicznych - w tym przypadku dyrektor szkoły - powinien określić na piśmie procedury kontroli finansowej, obejmujące m.in. procesy zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych i zapewnić ich przestrzeganie przez pracowników, biorąc pod uwagę zasady określone w komunikacie nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r. w sprawie określenia standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.

Kontrola dokumentów księgowych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym (której wykonanie potwierdzane jest przez złożenie podpisu na dokumentach) to element kontroli wewnętrznej, wykonywanej na bieżąco jeszcze w trakcie realizacji operacji gospodarczych i mającej na celu niezwłoczną eliminację błędów i nieprawidłowości.

Natomiast zatwierdzenie dokumentów do wypłaty oznacza ostateczne zatwierdzenie wykonania operacji finansowych i gospodarczych wskazanych w tych dokumentach. O tym, kto w danej jednostce organizacyjnej będzie wykonywał poszczególne czynności w tym zakresie, decyduje kierownik tej jednostki.

W zależności od wielkości jednostki i podziału pracy pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne możliwe są zgodne z prawem rozwiązania zaprezentowane w tabeli.

Obowiązki poszczególnych pracowników w zakresie kontrolowania dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz w zakresie ich zatwierdzania do wypłaty regulowane są przez kierownika jednostki w przepisach wewnętrznych, zazwyczaj w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów i/lub w zakresach czynności pracowników.

ZAPAMIĘTAJ!

Obowiązki poszczególnych pracowników w zakresie kontrolowania dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz w zakresie ich zatwierdzania do wypłaty powinny być ustalone w sposób jasny, czytelny i spójny, tak aby w strukturze danej jednostki organizacyjnej można było w sposób niebudzący wątpliwości ustalić, na którym pracowniku ciążą obowiązki we wskazanym zakresie.

Wyznaczając pracowników odpowiedzialnych za wykonywanie poszczególnych czynności kontrolnych, należy wziąć pod uwagę wynikającą ze Standardów kontroli konieczność rozdzielenia obowiązków w zakresie zatwierdzania (autoryzacji), realizacji i rejestrowania (księgowania) operacji finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń pomiędzy różnych pracowników jednostki.

Tabela. Uregulowania wewnętrzne w jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych w zakresie wskazania osób uprawnionych do kontroli dokumentów księgowych pod względem merytorycznym, formalno- -rachunkowym i do zatwierdzania ich do wypłaty

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Izabela Motowilczuk

Podstawy prawne

• Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 140, poz. 984)

• Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (j.t. Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 181, poz. 1292)

• Komunikat nr 13 Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r. w sprawie określenia standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF Nr 7, poz. 58)

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Rachunkowość Budżetowa

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Kiedy trzeba zapłacić podatek od prezentu ślubnego? Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat omawia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

REKLAMA

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat wyjaśnia jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA

Załączniki w KSeF tylko dla wybranych? Nowa funkcja może wykluczyć małych przedsiębiorców

Nowa funkcja w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) pozwala na dodawanie załączników do faktur, ale wyłącznie w ściśle określonej formie i po wcześniejszym zgłoszeniu. Eksperci ostrzegają, że rozwiązanie dostępne będzie głównie dla dużych firm, a mali przedsiębiorcy mogą zostać z dodatkowymi obowiązkami i bez realnej możliwości skorzystania z tej opcji.

Kontrola podatkowa - fiskus ma 98% skuteczności. Adwokat radzi jak się przygotować i ograniczyć ryzyko kary

Choć liczba kontroli podatkowych w Polsce od 2023 roku spada, ich skuteczność jest wyższa niż kiedykolwiek. W 2024 roku aż 98,1% kontroli podatkowych oraz 94% kontroli celno-skarbowych zakończyło się wykryciem nieprawidłowości. Urzędy skarbowe, dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych takich jak STIR, JPK czy big data, trafnie typują podmioty do weryfikacji, skupiając się na firmach obecnych na rynku i rzeczywiście dostępnych dla egzekucji zobowiązań. W efekcie kontrola może spotkać każdego podatnika, który nieświadomie popełnił błąd lub padł ofiarą nieuczciwego kontrahenta.

REKLAMA