Zakup żywności nie musi być wydatkiem na reprezentację

Jeśli przyjąć, że zakupione artykuły spożywcze są przeznaczone wyłącznie dla osób, których udział w walnym zebraniu członków jest uzasadniony ze względu na obowiązujące procedury, to trudno uznać takie wydatki za koszty reprezentacji. Chyba że z jakichś względów stowarzyszenie traktuje odbywające się walne zebranie jako element promocji własnej organizacji i własnych dokonań. Ale byłoby to pewnie połączone z zaproszeniem gości, informacją na łamach prasy oraz wystawnością w doborze produktów żywnościowych. W takiej sytuacji stowarzyszenie - z własnej inicjatywy - może potraktować koszty związane z zakupem artykułów spożywczych jako wydatki na reprezentację.

 

Do końca ubiegłego roku ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych wyłączała z kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione przez podatnika na reprezentację i reklamę, ale tylko w części przekraczającej 0,25% przychodów, chyba że reklama prowadzona była w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób (art. 16 ust. 1 pkt 28 updop). Analogiczny przepis znajdował się w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23 ust. 1 pkt 23 updof).

Jak wiadomo, od tego roku wydatki na reprezentację w ogóle nie mogą być kosztem uzyskania przychodu. Także wydatki na alkohol, nawet jeżeli nie były ponoszone w celach reprezentacyjnych, raczej nie będą mogły być uznane za koszt uzyskania przychodu.

W obu ustawach podatkowych znalazł się bowiem przepis, zgodnie z którym do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Niektórzy podatnicy uznali, że w związku z takim brzmieniem przepisów do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć jakichkolwiek wydatków na posiłki. Jest to jednak rozumowanie błędne.

Jak już pisaliśmy w poprzednim numerze (zob. Rachunkowość Organizacji Non-profit nr 5/2007, Wydatki na posiłki też można zaliczyć do kosztów, s. 33), nie każdy wydatek na posiłek, czy szerzej - usługę gastronomiczną, jest wydatkiem na reprezentację. Niejednokrotnie zdarzają się wielogodzinne, czy nawet wielodniowe posiedzenia ciał kolegialnych poszczególnych organizacji. O ile posiedzenia te są niezbędne dla funkcjonowania danej organizacji, gdyż wynikają z obowiązujących daną organizację przepisów ustrojowych, bardzo łatwo jest wykazać związek między zakupem posiłków czy usług gastronomicznych dla uczestników takich spotkań a działalnością tej organizacji. Ale - powtórzmy - chodzi o posiedzenia ciał określonych przepisami lub statutem danej organizacji. Oczywiście dotyczy to wszelkiego rodzaju posiedzeń, na których są podejmowane decyzje dotyczące działalności danej jednostki, a więc nie tylko te, na których np. zatwierdza się sprawozdanie finansowe czy udziela absolutorium. Posiłki tam serwowane nie są w oczywisty sposób związane z reprezentacją (wystawnością, promocją).

We wspomnianym artykule zostało przytoczone uzasadnienie uzasadnienia do wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 25 czerwca 2003 r. (I SA/Ka 1328/02, LEX nr 183228), w którym sąd ten stwierdził: W „Małym słowniku języka polskiego” pod red. E. Sobol (...) wskazuje się, że w języku potocznym reprezentacja to wystawność życia, okazałość, zwłaszcza z chęci popisania się przed kimś. Pisze się o dbałości o reprezentację (Mały słownik języka polskiego, (red.) E. Sobol, Warszawa 1997, s. 780). Z kolei w „Słowniku wyrazów obcych” PWN pod red. J. Tokarskiego reprezentacja to wystawność, okazałość w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną danej osoby (Słownik wyrazów obcych PWN, (red.) J. Tokarski, Warszawa 1988, s. 644). (...)

B. Brzeziński, M. Kalinowski uważają za reprezentację działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów (B. Brzeziński, M. Kalinowski, Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Warszawa 1996, s. 143). Podobną definicję zawarł NSA w wyroku z dnia 1 lipca 1998 r., sygn. akt I SA/Gd 1683/96, wskazując, że pojęcia zarówno reklamy, jak i reprezentacji dotyczą prezentowania podatnika w stosunkach z innymi podmiotami, pozostają zatem w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Nie można więc wykluczyć, że niektóre wydatki na posiłki (usługi gastronomiczne) będą miały charakter wydatków na reprezentację. Wszystko będzie jednak zależeć od okoliczności (zwłaszcza gdy posiłki będą charakteryzować się wystawnością) i woli podatnika. W szczególności za reprezentacyjne mogą zostać uznane wydatki na alkohol.