Gdzie w bilansie wykazać nadpłacone zobowiązanie

Nadpłata takiej należności powinna być ujęta w pasywach bilansu poz. B.III.2i, tj. „Zobowiązania krótkoterminowe” - „Wobec pozostałych jednostek” - „inne”. Zobowiązanie takie nie kwalifikuje się do ujęcia w poz. B.III.2d, tj. jako zobowiązania z tytułu dostaw i usług o okresie wymagalności do 12 miesięcy.

Podwójne uregulowanie przez kontrahenta tej samej faktury powoduje, że w księgach rachunkowych z jednej strony znika należność z tytułu dostaw, a jednocześnie powstaje zobowiązanie krótkotrwałe, które wymaga uregulowania (tj. dokonania zwrotu lub rozliczenia przy okazji następnej dostawy) w całości w roku następującym po dniu bilansowym. Zobowiązanie takie nie może stanowić wspomnianego w pytaniu zobowiązania z tytułu dostaw i usług (tj. nie będzie wykazywane w poz. B.III.2d pasywów bilansu), gdyż podwójna zapłata nie powoduje powstania zobowiązania związanego z zakupem materiałów dla działalności operacyjnej, ani nie jest też związana z otrzymaną dostawą niezafakturowanych materiałów (wykazywanych także we wspomnianej poz. B.III.2d pasywów).

Podwójna zapłata tej samej faktury powoduje, że w księgach rachunkowych figuruje kwota Państwu nienależna, którą można „przypasować” jedynie do poz. B.III.2i, tj. „Zobowiązania krótkoterminowe” - „Wobec pozostałych jednostek” - „inne”.

Zapraszamy do odwiedzenia forum Rachunkowość

Ponieważ wiele jednostek może mieć problemy w kwalifikowaniu zobowiązań krótkoterminowych (w szczególności, co kryje się pod terminem „inne”), przypomnijmy, że w poz. B.III.2i pasywów bilansów zwyczajowo jako „inne zobowiązania krótkoterminowe” oprócz wspomnianej nadpłaty należności wynikającej z faktury ujmuje się także zobowiązania wobec:

• dostawców z tytułu zakupu, budowy lub ulepszenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (należy zauważyć, że zobowiązania takie są wyłączone z poz. B.III.2d, tj. zobowiązań z tytułu dostaw i usług, gdyż pozycja B.III.2d jest niejako zarezerwowana dla zobowiązań wynikających z tytułu zakupu towarów, materiałów, usług obcych, w tym najmu dzierżawy i leasingu operacyjnego, a także dla przyjętych, lecz niezafakturowanych do dnia bilansowego dostaw materiałów, towarów i usług),

• sprzedawców papierów wartościowych,

• pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia,

• jednostek i osób fizycznych z tytułu pobranych kaucji i wadiów służących budowie lub ulepszeniu środków trwałych (kaucje i wadia niesłużące ulepszeniu środków trwałych wykazuje się w poz. B.III.2d),

• właścicieli, wspólników z tytułu uchwalonej lecz nieprzekazanej dywidendy, zwrotu dopłat, niewypłaconego udziału w zysku, obniżenia kapitału,

Co zrobić z kilkugroszowymi zobowiązaniami na dzień bilansowy

Jak w sprawozdaniu wykazać zwrócone wadium

• wspólników, właścicieli z tytułu przejściowych rozrachunków z tytułu rozliczeń dotyczących załatwianych przez nich spraw bieżących jednostki,

• przyszłych udziałowców i akcjonariuszy z tytułu zaliczek wpłaconych na poczet udziałów lub akcji,

• budżetu (Skarbu Państwa) z tytułu wpłat z zysku przedsiębiorstw państwowych i jednoosobowych spółek Skarbu Państwa,

• towarzystw ubezpieczeń majątkowych i osobowych.

Podstawa prawna:

• załącznik nr 1 do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1342

Irena Pazio

główna księgowa z certyfikatem MF