Co zrobić z kilkugroszowymi zobowiązaniami na dzień bilansowy

Nierozliczone do dnia bilansowego salda nieprzedawnionych zobowiązań (nawet jeśli są to zobowiązania groszowe) nie mogą być „likwidowane” (przez odniesienie ich na dobro pozostałych przychodów operacyjnych) na podstawie samodzielnej decyzji jednostki, nawet jeżeli dłużnik ma podstawy podejrzewać, że wierzyciel nie będzie podejmował kroków związanych z ich dochodzeniem. Należy je wykazywać w księgach rachunkowych aż do momentu przedawnienia lub ewentualnie otrzymania pisemnego zawiadomienia o zwolnieniu z długu. Oczywistym „wyczyszczeniem konta” rozrachunków z kontrahentem powinno być doliczanie takich groszowych kwot przy okazji regulowania zapłaty kolejnej faktury wobec tego kontrahenta - jeśli oczywiście utrzymujemy z nim kontakty handlowe. Jednak jeżeli jednostka w dającej się określić przyszłości nie będzie utrzymywać takich kontaktów z kontrahentem, to pozostaje niestety czekać aż do momentu przedawnienia lub ewentualnie otrzymania pisemnego zawiadomienia o zwolnieniu z długu.

Co prawda Kodeks cywilny przewiduje trzyletni termin przedawnienia dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, jednak roszczenia z tytułu umów sprzedaży ulegają przedawnieniu z upływem 2 lat na mocy art. 554 k.c. Szczegóły - w uzasadnieniu.

Na kontach rozrachunków mogą występować groszowe salda zobowiązań wobec kontrahentów, które „czekają na przedawnienie”, gdyż żadna ze stron (tj. ani wierzyciel, ani dłużnik) nie jest zainteresowana ich uregulowaniem ze względów ekonomicznych. Wierzyciel jako właściciel tych środków pieniężnych nie chce podejmować prób ich dochodzenia, gdyż praktycznie każda czynność z tym związana kosztowałaby więcej niż posiadana należność (chociażby koszty korespondencji), a z drugiej strony dłużnik nie jest także zainteresowany ich regulowaniem ze względu na to, że koszt przelewu byłby wyższy niż kwota regulowanego zobowiązania. O ile jednak w przypadku nieprzedawnionych należności istnieje możliwość ich odpisania w pozostałe koszty operacyjne jako praktycznie nieściągalne (na podstawie samodzielnej decyzji wierzyciela), o tyle w sytuacji nieprzedawnionych zobowiązań nie ma takiej możliwości. Zatem w rozpatrywanym przypadku nie mogą Państwo jako dłużnik „likwidować” nieprzedawnionych zobowiązań (nawet tych groszowych) na podstawie samodzielnej decyzji. Wyksięgowanie kwoty zobowiązania będącego wynikiem prowadzenia działalności gospodarczej może nastąpić praktycznie wyłącznie wtedy, gdy zajdzie jedna z wymienionych sytuacji:

• zobowiązanie się przedawniło,

Autopromocja

KSeF. Jak przygotować się
do wystawiania e-faktur
Książka + webinarium

Sprawdź

• jednostka otrzymała od kontrahenta pisemne zawiadomienie o zwolnieniu z długu (i jednocześnie przyjęła takie zwolnienie).

Remont czy ulepszenie środka trwałego

Jak zmieniły się zasady publikacji sprawozdań finansowych

Innymi słowy: jeśli nie zachodzi żadna z tych sytuacji, zobowiązanie powinno być wykazywane w księgach rachunkowych zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 8 ustawy o rachunkowości, tj. w kwocie wymagającej zapłaty. Dopiero wystąpienie przedawnienia lub umorzenia zobowiązania spowoduje, że nie ciąży na jednostce obowiązek zapłaty, a tym samym zobowiązanie nie spełnia definicji zobowiązania określonej w art. 3 ust. 1 pkt 20 ustawy o rachunkowości. Tym samym z chwilą przedawnienia (najpóźniej na dzień bilansowy) lub z chwilą przyjęcia zwolnienia z długu jednostka powinna wyksięgować takie zobowiązanie z ksiąg rachunkowych i zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. d) uor ująć je jako pozostałe przychody operacyjne na podstawie dowodu PK „Polecenie księgowania”:

Wn konto 202 „Rozrachunki z dostawcami”,

Autopromocja

Infor IFK - bieżące aktualności o zmianach przepisów:

Nowe obowiązki biur rachunkowych związane z KSeF
Jakie zmiany czekają w prawie pracy i podatkach na 2024 rok?

Subskrybuj serwis IFK

Ma konto 760 „ Pozostałe przychody operacyjne”.

Zaksięgowanie na dobro pozostałych przychodów operacyjnych następuje w kwocie brutto zobowiązania (a więc łącznie z VAT). Wartość brutto przedawnionego lub umorzonego zobowiązania (zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 6 updof i art. 12 ust. 1 pkt 3 updop) należy zaliczyć do przychodów podatkowych.

Jak długo należy czekać, by zobowiązanie z tytułu umowy zakupu się przedawniło

Ustawa o rachunkowości nie określa terminów przedawnienia roszczeń. Terminy te zostały określone w art. 117-125 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nimi należności uważamy za przedawnione, jeżeli wierzyciel utracił prawo ich dochodzenia w drodze powództwa cywilnego ze względu na upływ terminu określonego Kodeksem cywilnym. Przepis ogólny wyrażony w art. 118 k.c. stanowi:

Jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi lat dziesięć, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - trzy lata.

W przypadku umów sprzedaży nie mamy jednak (jak wiele osób mylnie uważa) do czynienia z zacytowanym w art. 118 k.c. roszczeniem związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniającym się z upływem 3 lat, lecz z roszczeniem, które Kodeks cywilny określa jako roszczenie z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie przedsiębiorstwa sprzedawcy. Rozróżnienie to jest istotne, gdyż zgodnie z art. 554 k.c. takie roszczenia (tj. z tytułów najczęściej występujących w obrocie gospodarczym umów sprzedaży) przedawniają się z upływem 2 lat. Zatem w rozpatrywanym przypadku posiadane zobowiązanie przedawni się z upływem 2 lat od dnia, gdy stało się wymagalne. Przypomnijmy dodatkowo, że roszczenie jest wymagalne od dnia, w którym powinna nastąpić zapłata (w praktyce jest to dzień sprecyzowany w umowie sprzedaży, a jeśli nie został w niej określony, jest to dzień płatności określony na fakturze, a jeśli i ten dzień nie jest określony, to przyjmuje się, że jest to dzień wystawienia faktury). Mówiąc o dwuletnim terminie przedawnienia roszczeń z tytułu umów sprzedaży dokonywanej w zakresie działalności przedsiębiorstwa, warto jeszcze zwrócić uwagę na sytuację, gdy mamy do czynienia z zobowiązaniami zagranicznymi. W takich przypadkach termin przedawnienia co do zasady wynika z prawa państwa dostawcy. Może być zatem inny niż dwuletni (chyba że w umowie sprzedaży strony wybrały prawo polskie dla zobowiązań wynikających z umowy).

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe za rok 2012 - wybór biegłego, podpisanie umowy, ewidencja, sankcje

Podstawa prawna:

• art. 12 ust. 1 pkt 3 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1342

• art. 14 ust. 2 pkt 6 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1342

• art. 3 ust. 1 pkt 20 i 32, art. 28 ust. 1 pkt 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2012 r., poz. 1342

• art. 117-125 i 554 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. Nr 16, poz. 93; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 230, poz. 1370

Irena Pazio

główna księgowa z certyfikatem MF