Kto ma podpisać sprawozdanie finansowe, gdy zmieniła się główna księgowa

RADA

Osoba, która przejęła odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych na dzień sporządzania rocznego sprawozdania finansowego (a więc wskazana przez Państwa „nowa” główna księgowa), powinna co do zasady złożyć podpis na rocznym sprawozdaniu finansowym. Jeśli jednak nie ma ona pewności co do rzetelności prowadzonych ksiąg rachunkowych, na podstawie których było sporządzone sprawozdanie finansowe, może odmówić złożenia podpisu. Szczegóły - w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Roczne sprawozdanie finansowe, które sporządza się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (tj. najpóźniej do 31 marca 2013 r.), muszą podpisać - podając zarazem datę podpisu - osoby, na których spoczywa odpowiedzialność za prawidłowość stosowanych przez jednostkę zasad rachunkowości. Są nimi według art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (która przejęła odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych, tj. zazwyczaj główny księgowy), oraz

• kierownik jednostki (członek zarządu, a jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu).

Jak zmieniły się zasady publikacji sprawozdań finansowych

Jak w sprawozdaniu wykazać zwrócone wadium

Sprawozdanie finansowe za rok 2012 - wybór biegłego, podpisanie umowy, ewidencja, sankcje

Zasadą jest, że osoby te powinny podpisać roczne sprawozdanie finansowe, jeśli na dzień jego sporządzenia lub ewentualnie późniejszy dzień jego podpisania sprawowały wymienione funkcje. Zatem bez znaczenia jest fakt, że roczne sprawozdanie finansowe obejmuje dane z okresu, gdy osoba, której powierzono obowiązki prowadzenia ksiąg rachunkowych, jeszcze nie sprawowała funkcji głównego księgowego lub też nie była szeroko rozumianym kierownikiem jednostki (członkiem zarządu). W rozpatrywanym przypadku przejęcie od stycznia 2013 r. odpowiedzialności w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych przez „nową” księgową nie zwalnia jej (co do zasady) z obowiązku złożenia podpisu pod rocznym sprawozdaniem finansowym za rok 2012.

Ponieważ jednak złożenie podpisu pod sprawozdaniem finansowym jest gwarancją podpisujących osób za prezentowane w tym sprawozdaniu treści, to ustawa o rachunkowości pozostawia „furtkę” (art. 52 ust. 2 uor) w postaci odmowy podpisu. Możliwość niepodpisania sprawozdania finansowego wymaga jednak załączenia pisemnego wyjaśnienia swego stanowiska. W przypadku zmiany osoby głównego księgowego powodem odmowy podpisania rocznego sprawozdania finansowego może być brak pewności co do rzetelności prowadzonych ksiąg rachunkowych, na podstawie których było sporządzone sprawozdanie finansowe. Brak pewności może być tłumaczony brakiem lub niewystarczającym udziałem w prowadzeniu ksiąg i pracach sprawozdawczych.