Odpisy aktualizujące należności w księgach rachunkowych. Jak to robić prawidłowo?

• Wycena bilansowa należności
• Obowiązek dokonania odpisu aktualizującego wartość należności
• Odpisy aktualizujące wartość należności w kosztach
• Rozwiązanie odpisu aktualizującego 

Wycena bilansowa należności

Wartość należności podlega wycenie bilansowej uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego. Szczegółowe zasady dokonania odpisów aktualizujących jednostka powinna ustalić w polityce rachunkowości. Na podstawie wiekowania należności zasady mogą być następujące:

Tabela. Wiekowanie i odpisy aktualizujące należności 

Obowiązek dokonania odpisu aktualizującego wartość należności

W odniesieniu do niektórych należności ustawa o rachunkowości nakłada na jednostkę obowiązek dokonania odpisu. Są to: 

1) należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości oraz w stosunku do których zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu-komisarzowi w postępowaniu upadłościowym lub umieszczonej w spisie wierzytelności w postępowaniu restrukturyzacyjnym;

2) należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza lub jedynie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności;

3) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;

4) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;

5) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Odpisy aktualizujące wartość należności w kosztach

Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych – zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizacji.

Rozwiązanie odpisu aktualizującego 

Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość. Należności, od których nie dokonano odpisów aktualizujących ich wartość lub dokonano odpisów w niepełnej wysokości, zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych.

W przypadku ustania przyczyny dokonania odpisu aktualizującego (np. kontrahent zapłacił) odpis rozwiązuje podlega zaliczaniu do pozostałych przychodów operacyjnych. 

Podstawa prawna: Art. 7, art. 35b ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości