Obowiązki biur rachunkowych wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Wykonując obowiązki wynikające z ustawy, biura rachunkowe powinny:

1)  wyznaczyć członka organu zarządzającego odpowiedzialnego za wdrożenie przepisów ustawy;

2) wyznaczyć pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności biura oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na jego rzecz z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

3) wypracować wewnętrzne procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

4) wypracować wewnętrzne procedury w zakresie anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) dokonywać analizy ryzyka transakcji klientów biura oraz utrzymywanych przez nich stosunków gospodarczych;

6) stosować środki bezpieczeństwa finansowego;

7) zawiadamiać Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o transakcjach, których równowartość przekracza 15 000 euro;

8) rejestrować i zawiadamiać Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o transakcjach, których okoliczności wskazują, że mogą one mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu bez względu na ich wartość i charakter;

9) przekazywanie informacji na żądanie GIIF;

10) dokumentować prowadzone analizy oraz zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego;

11) wstrzymywać transakcje na żądanie GIIF;

12) szkolić pracowników z zakresu regulacji związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Kroki 1 i 2. Wskazanie osoby odpowiedzialnej za wykonanie przepisów ustawy

W pierwszej kolejności w biurze rachunkowym należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami ustawy. W przypadku osób wykonujących działalność jednoosobowo osobą odpowiedzialną jest zawsze ta osoba.

Ponadto w podmiotach o korporacyjnej strukturze, posiadających zarząd lub organ zarządzający, wyznaczona jest spośród jego członków jedna osoba odpowiedzialna za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie (art. 7 ustawy).

WAŻNE!
W biurach rachunkowych zatrudniających pracowników należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za wykonanie przepisów ustawy. W przypadku biura działającego w formie spółki należy dodatkowo wyznaczyć członka zarządu odpowiedzialnego za wdrożenie obowiązków wynikających z ustawy. W biurach rachunkowych wykonujących działalność jednoosobowo osobą odpowiedzialną za wykonanie przepisów ustawy jest zawsze ta osoba.

Kroki 3 i 4. Przygotowanie i wprowadzenie pisemnej procedury wewnętrznej

Procedura powinna określać (art. 50 ustawy):

• jakie czynności lub działania podejmowane są w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
• zasady rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasady weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
• środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną,
• zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
• zasady przechowywania dokumentów oraz informacji,
• zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach,
• zasady upowszechniania wśród pracowników wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• zasady kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze.

Nowością jest wprowadzenie obowiązku opracowania i wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników i współpracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (art. 53 ustawy).

Procedura anonimowego zgłaszania naruszeń określa w szczególności:

1) osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń;

2) sposób odbierania zgłoszeń;

3) sposób ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminacją lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania;

4) sposób ochrony danych osobowych pracownika dokonującego zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;

5) zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób, o których mowa w pkt 4, lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia;

6) rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia;

7) termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

Krok 5. Dokonywanie analizy transakcji oraz stosunków gospodarczych utrzymywanych przez klientów z oceną ryzyka związanego ze stosunkami gospodarczymi klienta lub transakcją okazjonalną z jego udziałem

Jednym z obowiązków nałożonych na biura rachunkowe jest dokonywanie analizy transakcji oraz bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych utrzymywanych przez klientów i oceny ryzyka. Przy dokonywaniu analizy klienta w celu określenia wysokości ryzyka instytucja obowiązana powinna uwzględnić w szczególności następujące kryteria:

1) ekonomiczne – polegające na ocenie transakcji klienta pod względem celu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej;

2) geograficzne – polegające na dokonywaniu transakcji nieuzasadnionych charakterem działalności gospodarczej zawieranych z podmiotami z państw, w których występuje wysokie zagrożenie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu;

3) przedmiotowe – polegające na prowadzeniu przez klienta działalności gospodarczej wysokiego ryzyka z punktu widzenia podatności na pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu;

4) behawioralne – polegające na nietypowym, w danej sytuacji, zachowaniu klienta.W jaki sposób posługiwać się tymi kryteriami, dokonując analizy i oceniając ryzyko

Artykuł stanowi fragment książki Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu