Przedsiębiorca rzadko zmienia biuro rachunkowe

Zaufanie w biznesie

Według badania Badania Polskiej Mikroprzedsiębiorczości 2019 przeprowadzonego przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie firmy inFakt nadążanie za zmianami prawnymi i podatkowymi oraz kwestie formalno-księgowe to jedne z czynności, na które przedsiębiorcy poświęcają najwięcej czasu. W dodatku brak stabilnego otoczenia prawnego jest wskazywany jako jedna z największych blokad prowadzenia biznesu w Polsce.

Autopromocja

W tej sytuacji nie może dziwić, że przedsiębiorcy poszukują specjalistów, którym będą mogli powierzyć swoje rozliczenia.

W relacjach przedsiębiorca – księgowy ważna jest kwestia profesjonalnego podejścia do obowiązków, fachowości, ale też osobistej relacji i zaufania. Ponad połowa (51%) badanych przedsiębiorców wskazała, że spotyka się ze swoim księgowym przynajmniej raz w miesiącu. Głównie po to, aby przekazać dokumentację (82%), ale też omówić rozliczanie kosztów i podatków (odpowiednio 36% i 34%).

Co zrobić w razie konieczności zmian?

Polscy mikroprzedsiębiorcy niechętnie zmieniają obsługę księgowo-rachunkową. Tylko 3% badanych odpowiedziało, że zmieniało księgowego więcej niż dwa razy w ciągu ostatnich 5 lat. Zdecydowana większość korzysta przez lata z usług tego samego specjalisty.

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

Czasem pojawiają się jednak okoliczności, które taką zmianę wymuszają. Eksperci podpowiadają, na co zwrócić szczególną uwagę podczas zmiany specjalisty obsługującego biznes od strony księgowo-rachunkowej.

Przedsiębiorcy często uważają, że najlepszą porą na zmiany jest koniec roku podatkowego. Tymczasem dla fachowca przejęcie dokumentów w dowolnym momencie roku nie będzie stanowiło problemu. Warto pamiętać o tym, aby zmiana nie odbywała się z dnia na dzień. Dochowanie okresu wypowiedzenia pozwoli zebrać i przygotować odpowiednie dokumenty. Należy mieć przy tym na uwadze, że istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji przez 5 lat. Musi ona być bezzwłocznie dostępna na żądanie przedstawicieli Urzędu Skarbowego. Dozwolona jest forma elektroniczna pod warunkiem, że będzie zachowana dostępność na żądanie.

Po wyborze nowego księgowego przedsiębiorca musi zaktualizować dane w CEIDG. W tym celu składa w swoim urzędzie miasta lub gminy wniosek CEIDG-1, w którym podaje dane podmiotu prowadzącego księgowość firmy oraz miejsce przechowywania dokumentacji. Aktualizacja danych musi być dokonana w ciągu 7 dni od daty zaistnienia zmiany.

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

Polecamy: Instrukcje księgowego. 71 praktycznych procedur z serwisem internetowym

Kolejnym etapem jest przekazanie dokumentacji księgowej nowemu specjaliście. Powinna ona zawierać wszystkie dokumenty sporządzone przez poprzednie biuro i samego przedsiębiorcę. Jej najważniejsze elementy to: księgi podatkowe (księgi rachunkowe, KPiR, ewidencje oraz rejestry), dokumentacje ZUS oraz dokumentacje pracownicze.

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

– Warto pamiętać, że każde biuro może oczekiwać różnego zestawu dokumentów, jedno może chcieć np. rejestrów VAT, a inne tylko ostatnich deklaracji VAT ­– zwraca uwagę Piotr Juszczyk, doradca podatkowy w firmie inFakt. – Nowi specjaliści pomogą przedsiębiorcy w procesie przekazywania dokumentów i podpowiedzą, które dokumenty należy zabrać od poprzedniego księgowego, a co będą w stanie pozyskać sami.