REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księgowość online - 4 zasady, o których warto pamiętać

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Księgowość online - 4 zasady, o których warto pamiętać
Księgowość online - 4 zasady, o których warto pamiętać
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Księgowość online. Okres pandemii tylko wzmocnił księgowość online, a co za tym idzie – coraz więcej firm zaczęło decydować się na współpracę z biurami rachunkowymi, które oferują również zdalną obsługę. Jak efektywnie prowadzić księgowość online? Program księgowy w firmie może zmienić podejście do księgowości. Zobacz, jakimi zasadami warto się kierować.

Księgowość online

O czym pamiętać, świadcząc usługi przez Internet? Księgowość online to jedna z możliwości, która ułatwi pracę księgowych, zautomatyzuje działania i zadba o bezpieczeństwo danych. Sprawdź 4 zasady, których warto się trzymać prowadząc księgowość online.

REKLAMA

1. W księgowości online korzystaj ze zdobyczy techniki

REKLAMA

Praca księgowych, oprócz obsługi klientów czy przygotowywania deklaracji, wymaga ciągłego śledzenia zmieniających się przepisów. W natłoku obowiązków wygospodarowanie czasu na szkolenia może sprawiać trudności, dlatego warto skorzystać z oprogramowania, które usprawnia działania księgowych oraz pozwala przedsiębiorcom znaleźć wszystkie istotne dane w jednym miejscu i oszczędzić cenny czas. W takim przypadku zyskują obie strony.

Dokumenty w zdigitalizowanej formie to pierwszy krok ku wydajnej pracy zespołu. Przechowywane w elektronicznym archiwum przydadzą się w sytuacji, gdy dany plik będzie potrzebny klientom poza godzinami pracy biura bądź gdy jego wersja papierowa się zagubi. Księgowy nie musi też czekać na fizyczną wersję dokumentu, wystarczy, że otrzyma ją elektronicznie.

Kolejnym elementem, który pomaga zaoszczędzić czas, jest dostęp do historii rozliczeń.

- Takie informacje dotyczące podatków, ZUS-u za dany miesiąc czy wyników finansowych firmy nierzadko są potrzebne przedsiębiorcom o różnych porach dnia. Rozliczenia księgowe można umieścić online, w czytelnej formie, tak aby ich odszukanie oraz analiza nie zabierały wiele czasu – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2. Planuj pracę

REKLAMA

Odpowiedni podział zadań ma ogromny wpływ na funkcjonowanie całego biura rachunkowego. Warto przydzielić część pracowników do obsługi księgowości, zaś drugą do kadr. Dzięki takiemu rozwiązaniu każdy odpowiada za konkretny obszar i pilnuje związanych z nim terminów oraz formalności.

- Sporym ułatwieniem będzie także planowanie pracy zespołu z wykorzystaniem narzędzi pozwalających sprawdzać, które obszary wymagają więcej czasu oraz ile trwa wykonanie konkretnych zadań. Mając takie informacje, księgowi mogą na bieżąco ustalać działania, a co za tym idzie – dbać o efektywność całego zespołu – mówi Krzysztof Wojtas.

Porządkowanie procesów związanych z rachunkowością usprawniają również dodatkowe narzędzia, takie jak programy umożliwiające przeprowadzanie zdalnych spotkań. Zespół może z nich skorzystać w przypadku, gdy chce omówić trudniejsze, wymagające głębszego zastanowienia tematy.

3. Dbaj o dobrą komunikację z klientem

Aby biuro rachunkowe mogło prawidłowo funkcjonować, potrzebna jest nie tylko dobra wymiana informacji w zespole, ale przede wszystkim z klientami. To właśnie o nią należy szczególnie zadbać, ponieważ na szali stawiamy współpracę oraz reputację.

Znaczącym usprawnieniem komunikacji na linii biuro rachunkowe-przedsiębiorca może być na przykład platforma służąca do kontaktu oraz zawierająca wszystkie niezbędne informacje dotyczące firmy. Korzystając z takich rozwiązań, klienci mogą o wszystko dopytać w razie wątpliwości, unikając tym samym konieczności wysyłania maili, które mogłyby zagubić się wśród innych wiadomości.

Warto też śledzić zmiany oraz trendy związane z księgowością i na ich podstawie zadawać klientom pytania, na przykład poprzez profil biura na Linkedin. Tego typu dyskusje i propozycje podsuwane przez użytkowników biur niejednokrotnie stają się przyczynkiem do wprowadzania nowych, zgodnych z oczekiwaniami klientów narzędzi.

4. Zwróć uwagę na bezpieczeństwo danych w księgowości online

Przechowywanie plików w formie elektronicznej to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także konieczność ochrony zgromadzonych w nich wrażliwych danych. Pomocą w tym stała się ustawa z 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych, znana szerzej jako RODO. Nie można też zapominać o ustawie o rachunkowości, według której w dowodach księgowych muszą znaleźć się dane osobowe pozwalające na identyfikację obu stron dokonujących operacji gospodarczej. Powyższe przepisy zobowiązują więc biura rachunkowe do dbania o wrażliwe informacje.

Jakie sposoby na zabezpieczenie dokumentów sprawdzą się najlepiej? Podstawą jest silne hasło, które nie będzie miało związku z łatwo dostępnymi danymi, takimi jak nazwa firmy bądź imię pracownika. Dodatkowo wzmocni je używanie wielkich liter, znaków specjalnych oraz wymyślenie dłuższej kombinacji.

Kolejną metodą, która zwiększa bezpieczeństwo, jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Jest to sposób autoryzacji podczas logowania, który wymaga użycia identyfikatora oraz hasła uwierzytelniającego. Takie hasło jest generowane z zewnętrznego źródła, np. z telefonu, i przychodzi w formie SMS.

- Procedura sprawdza się nie tylko w przypadku prywatnych profili w mediach społecznościowych, ale przede wszystkim w przedsiębiorstwach, w których zagrożenie danych staje się dużo większe. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe chroni zatem wrażliwe informacje, które mogłyby wydostać się poza firmę podczas ataku hakera – dodaje Krzysztof Wojtas.

Dobrym uzupełnieniem powyższych sposobów jest także stosowanie połączenia VPN, łączącego komputer księgowego z firmowym serwerem. Dzięki temu zespół może dodatkowo zaszyfrować dane.

Zdalna obsługa tylko wzmocniła potrzebę korzystania z rozwiązań, które automatyzują pracę księgowych. Pomocne mogą okazać się narzędzia pozwalające digitalizować i przechowywać dokumenty w jednym miejscu, planować pracę zespołu oraz sprawnie komunikować się z klientami. Wówczas działania będą przebiegać dużo szybciej, co pozwoli księgowym poświęcić więcej czasu na obowiązki związane z doskonaleniem swoich umiejętności i poszerzaniem wiedzy.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF po pierwszym czytaniu w Sejmie. Co się zmienia a co pozostaje bez zmian [komentarz eksperta]

W dniu 9 lipca 2025 r., Sejm przeprowadził pierwsze czytanie i skierował do prac w komisji finansów projekt ustawy zakładającej wdrożenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wszystkie kluby i koła poselskie zapowiedziały dalsze prace nad projektem. Prace legislacyjne wchodzą w końcową fazę. Z coraz większą pewnością możemy więc stwierdzić, że obowiązkowy KSeF będzie wdrażany w dwóch etapach - od 1 lutego 2026 i od 1 kwietnia 2026 r.

Podatek u źródła 2025: Objaśnienia podatkowe ministra finansów dot. statusu rzeczywistego właściciela. Praktyczne szanse i nieoczywiste zagrożenia

Po latach oczekiwań i licznych postulatach ze strony środowisk doradczych oraz biznesowych, Ministerstwo Finansów opublikowało długo zapowiadane objaśnienia dotyczące statusu rzeczywistego właściciela w kontekście podatku u źródła (WHT). Teraz nadszedł czas, by bardziej szczegółowo przyjrzeć się poszczególnym zagadnieniom. Dokument z 3 lipca 2025 r., opublikowany na stronie MF 9 lipca, ma na celu rozwianie wieloletnich wątpliwości dotyczących stosowania klauzuli „beneficial owner”. Choć sam fakt publikacji należy ocenić jako krok w stronę większej przejrzystości i przewidywalności, nie wszystkie zapisy spełniły oczekiwania.

Polski podatek cyfrowy jeszcze w tym roku? Rząd nie ogląda się na Brukselę

Choć Komisja Europejska wycofała się z planów nałożenia podatku cyfrowego, Polska idzie własną drogą. Minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski zapowiada, że projekt ustawy będzie gotowy do końca roku.

KSeF 2026: koniec z papierowymi fakturami, zmiany w obiegu dokumentów i obsłudze procesu sprzedaży w firmie

W przyszłym roku w Polsce zostanie uruchomiony obowiązkowy system fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek ten wejdzie w życie na początku 2026 roku i wynika z procedowanego w Parlamencie projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług. Aktualny postęp prac legislacyjnych nad projektem, oznaczonym numerem druku 1407, można śledzić na stronach Sejmu.

REKLAMA

Składki ZUS dla małych firm w 2025 roku - preferencje: ulga na start, mały ZUS plus i wakacje składkowe

Ulga na start, preferencyjne składki, czy „Mały ZUS plus”, a także wakacje składkowe – to propozycje wsparcia dla małych przedsiębiorców. Korzyści to możliwość opłacania niższych składek lub ich brak. Warto też zwrócić uwagę na konsekwencje z tym związane. ZUS tłumaczy kto i z jakich ulg może skorzystać oraz jakie są zagrożenia z tym związane.

Zwracasz pracownikom wydatki na taksówki – czy musisz pobrać zaliczkę na podatek PIT? Najnowsze wyjaśnienia fiskusa (taksówki w podróży służbowej i w czasie wyjścia służbowego)

Pracodawcy mają wątpliwości, czy w przypadku zwracania pracownikom wydatków na taksówki (kiedy to pracownicy wykonują obowiązki służbowe – zarówno w podróży służbowej jak i w czasie tzw. wyjścia służbowego), trzeba od tych kwot pobierać zaliczki na podatek dochodowy? Pod koniec czerwca 2025 r. wyjaśnił to dokładnie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Kilka miesięcy wcześniej odpowiedzi na to pytanie udzielił Minister Finansów.

Minister Majewska chce uproszczenia ZUS dla firm – konkretne propozycje zmian już na stole

Minister Agnieszka Majewska zaproponowała szereg zmian w przepisach dotyczących ubezpieczeń społecznych, które mają ułatwić życie mikro, małym i średnim przedsiębiorcom. Wśród postulatów znalazły się m.in. podniesienie limitu Małego ZUS Plus, likwidacja składki rentowej dla emerytów-przedsiębiorców, uproszczenia przy wakacjach składkowych oraz ułatwienia dla łączących biznes z rodzicielstwem.

Miliardy z KPO usprawniają kolejową infrastrukturę

Prawie 11,5 mld zł warte są inwestycje realizowane ze środków Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności (KPO) przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zarządzająca infrastrukturą kolejową spółka, która jest największym beneficjentem KPO, zawarła już ponad 120 umów z wykonawcami na kwotę 8 mld zł. Przeszło 160 prowadzonych zadań ma przyczynić się do zwiększenia prędkości pociągów, a także zwiększenia przepustowości tras oraz usprawnienia zarządzania ruchem kolejowym. Inwestycje poprawiają bezpieczeństwo ruchu i komfort obsługi podróżnych. Na stacjach i przystankach budowany jest nowoczesny system informacji pasażerskiej, a ich infrastruktura - dopasowywana do potrzeb osób o ograniczonej mobilności.

REKLAMA

Darowizna od brata ponad limit 36 120 zł. Jakie warunki muszą zostać spełnione, aby nie stracić prawa do zwolnienia podatkowego?

Co robić gdy darowizna przekazana przez brata przekracza limit kwoty wolnej w wysokości 36 120 zł? Czy podlegała zwolnieniu od podatku od spadków i darowizn, pomimo że jest dokonywana z majątku wspólnego brata i jego małżonki? Jakie warunki muszą zostać spełnione, żeby nie stracić prawa do zwolnienia?

KSeF wymusi zmiany. Rejestry VAT i wydatki pracownicze po nowemu od 2026 roku

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów cyfryzacyjnych polskiej administracji podatkowej ostatnich lat. Od 1 lutego lub od 1 kwietnia 2026 roku – w zależności od poziomu sprzedaży w 2024 roku – podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania faktur wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale także rewolucja organizacyjna, która wymusi dostosowanie systemów księgowych, procesów wewnętrznych i codziennej pracy działów finansowych.

REKLAMA