REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księgowość online - 4 zasady, o których warto pamiętać

SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Księgowość online - 4 zasady, o których warto pamiętać
Księgowość online - 4 zasady, o których warto pamiętać
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Księgowość online. Okres pandemii tylko wzmocnił księgowość online, a co za tym idzie – coraz więcej firm zaczęło decydować się na współpracę z biurami rachunkowymi, które oferują również zdalną obsługę. Jak efektywnie prowadzić księgowość online? Program księgowy w firmie może zmienić podejście do księgowości. Zobacz, jakimi zasadami warto się kierować.

Księgowość online

O czym pamiętać, świadcząc usługi przez Internet? Księgowość online to jedna z możliwości, która ułatwi pracę księgowych, zautomatyzuje działania i zadba o bezpieczeństwo danych. Sprawdź 4 zasady, których warto się trzymać prowadząc księgowość online.

REKLAMA

Autopromocja

1. W księgowości online korzystaj ze zdobyczy techniki

Praca księgowych, oprócz obsługi klientów czy przygotowywania deklaracji, wymaga ciągłego śledzenia zmieniających się przepisów. W natłoku obowiązków wygospodarowanie czasu na szkolenia może sprawiać trudności, dlatego warto skorzystać z oprogramowania, które usprawnia działania księgowych oraz pozwala przedsiębiorcom znaleźć wszystkie istotne dane w jednym miejscu i oszczędzić cenny czas. W takim przypadku zyskują obie strony.

Dokumenty w zdigitalizowanej formie to pierwszy krok ku wydajnej pracy zespołu. Przechowywane w elektronicznym archiwum przydadzą się w sytuacji, gdy dany plik będzie potrzebny klientom poza godzinami pracy biura bądź gdy jego wersja papierowa się zagubi. Księgowy nie musi też czekać na fizyczną wersję dokumentu, wystarczy, że otrzyma ją elektronicznie.

Kolejnym elementem, który pomaga zaoszczędzić czas, jest dostęp do historii rozliczeń.

- Takie informacje dotyczące podatków, ZUS-u za dany miesiąc czy wyników finansowych firmy nierzadko są potrzebne przedsiębiorcom o różnych porach dnia. Rozliczenia księgowe można umieścić online, w czytelnej formie, tak aby ich odszukanie oraz analiza nie zabierały wiele czasu – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2. Planuj pracę

REKLAMA

Odpowiedni podział zadań ma ogromny wpływ na funkcjonowanie całego biura rachunkowego. Warto przydzielić część pracowników do obsługi księgowości, zaś drugą do kadr. Dzięki takiemu rozwiązaniu każdy odpowiada za konkretny obszar i pilnuje związanych z nim terminów oraz formalności.

- Sporym ułatwieniem będzie także planowanie pracy zespołu z wykorzystaniem narzędzi pozwalających sprawdzać, które obszary wymagają więcej czasu oraz ile trwa wykonanie konkretnych zadań. Mając takie informacje, księgowi mogą na bieżąco ustalać działania, a co za tym idzie – dbać o efektywność całego zespołu – mówi Krzysztof Wojtas.

Porządkowanie procesów związanych z rachunkowością usprawniają również dodatkowe narzędzia, takie jak programy umożliwiające przeprowadzanie zdalnych spotkań. Zespół może z nich skorzystać w przypadku, gdy chce omówić trudniejsze, wymagające głębszego zastanowienia tematy.

3. Dbaj o dobrą komunikację z klientem

Aby biuro rachunkowe mogło prawidłowo funkcjonować, potrzebna jest nie tylko dobra wymiana informacji w zespole, ale przede wszystkim z klientami. To właśnie o nią należy szczególnie zadbać, ponieważ na szali stawiamy współpracę oraz reputację.

Znaczącym usprawnieniem komunikacji na linii biuro rachunkowe-przedsiębiorca może być na przykład platforma służąca do kontaktu oraz zawierająca wszystkie niezbędne informacje dotyczące firmy. Korzystając z takich rozwiązań, klienci mogą o wszystko dopytać w razie wątpliwości, unikając tym samym konieczności wysyłania maili, które mogłyby zagubić się wśród innych wiadomości.

Warto też śledzić zmiany oraz trendy związane z księgowością i na ich podstawie zadawać klientom pytania, na przykład poprzez profil biura na Linkedin. Tego typu dyskusje i propozycje podsuwane przez użytkowników biur niejednokrotnie stają się przyczynkiem do wprowadzania nowych, zgodnych z oczekiwaniami klientów narzędzi.

4. Zwróć uwagę na bezpieczeństwo danych w księgowości online

Przechowywanie plików w formie elektronicznej to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także konieczność ochrony zgromadzonych w nich wrażliwych danych. Pomocą w tym stała się ustawa z 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych, znana szerzej jako RODO. Nie można też zapominać o ustawie o rachunkowości, według której w dowodach księgowych muszą znaleźć się dane osobowe pozwalające na identyfikację obu stron dokonujących operacji gospodarczej. Powyższe przepisy zobowiązują więc biura rachunkowe do dbania o wrażliwe informacje.

Jakie sposoby na zabezpieczenie dokumentów sprawdzą się najlepiej? Podstawą jest silne hasło, które nie będzie miało związku z łatwo dostępnymi danymi, takimi jak nazwa firmy bądź imię pracownika. Dodatkowo wzmocni je używanie wielkich liter, znaków specjalnych oraz wymyślenie dłuższej kombinacji.

Kolejną metodą, która zwiększa bezpieczeństwo, jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Jest to sposób autoryzacji podczas logowania, który wymaga użycia identyfikatora oraz hasła uwierzytelniającego. Takie hasło jest generowane z zewnętrznego źródła, np. z telefonu, i przychodzi w formie SMS.

- Procedura sprawdza się nie tylko w przypadku prywatnych profili w mediach społecznościowych, ale przede wszystkim w przedsiębiorstwach, w których zagrożenie danych staje się dużo większe. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe chroni zatem wrażliwe informacje, które mogłyby wydostać się poza firmę podczas ataku hakera – dodaje Krzysztof Wojtas.

Dobrym uzupełnieniem powyższych sposobów jest także stosowanie połączenia VPN, łączącego komputer księgowego z firmowym serwerem. Dzięki temu zespół może dodatkowo zaszyfrować dane.

Zdalna obsługa tylko wzmocniła potrzebę korzystania z rozwiązań, które automatyzują pracę księgowych. Pomocne mogą okazać się narzędzia pozwalające digitalizować i przechowywać dokumenty w jednym miejscu, planować pracę zespołu oraz sprawnie komunikować się z klientami. Wówczas działania będą przebiegać dużo szybciej, co pozwoli księgowym poświęcić więcej czasu na obowiązki związane z doskonaleniem swoich umiejętności i poszerzaniem wiedzy.

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/9
Są kosztem uzyskania przychodu:
koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych
udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki
wydatki na wystrój wnętrza biurowego nie będące wydatkami reprezentacyjnymi
wpłaty dokonywane do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie o pracowniczych planach kapitałowych – od nagród i premii wypłaconych z dochodu po opodatkowaniu podatkiem dochodowym
Następne

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Przełomowy wyrok SN: Naczelna Izba Aptekarska może być traktowana jak przedsiębiorca

Czy samorząd zawodowy może działać jak przedsiębiorca? Sąd Najwyższy uznał, że w przypadku Naczelnej Izby Aptekarskiej to możliwe. Wyrok zapadł w sprawie sporu z siecią aptek Gemini, dotyczącego ochrony dóbr osobistych i nieuczciwej konkurencji. Sprawa wraca do ponownego rozpatrzenia, a decyzja SN może mieć dalekosiężne konsekwencje dla funkcjonowania organizacji samorządowych.

Nowa luka w VAT od 2025 roku. Prof. Modzelewski: możliwość nieograniczonych zwrotów; konieczna szybka nowelizacja

Najnowsza nowelizacja ustawy o VAT, obowiązująca od początku 2025 roku, wprowadza w Polsce nieznaną w całej ponad trzydziestoletniej historii tego podatku lukę umożliwiającą nieograniczony zwrot tego podatku – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. Każdy podatnik wykonujący czynności w sensie prawnym poza terytorium kraju, które w Polsce byłyby zwolnione od tego podatku, uzyska z tego tytułu od początku roku zwrot podatku naliczonego - dodaje Profesor.

Faktura korygująca - do kiedy można wystawić (termin graniczny)

Na przedawnienie zobowiązania podatkowego nie wpływa wystawienie przez podatnika faktury korygującej, również zwiększającej. Korekta faktury nie kreuje bowiem obowiązku podatkowego, gdyż odnosi się do faktury pierwotnej, która odzwierciedla zdarzenie powodujące powstanie obowiązku podatkowego. Nie ma więc żadnych podstaw prawnych, by w przypadku korekty faktury początek 5-letniego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego wiązać z datą korekty faktury, a nie ze zdarzeniem powodującym powstanie obowiązku podatkowego. Dlatego po upływie 5-letniego terminu przedawnienia nie istnieje możliwość wystawiania przez podatników faktur korygujących.

Fałszowanie faktur: jakie skutki w VAT dla kupującego i sprzedawcy. Faktury puste, wystawione przez osoby nieuprawnione, bez wiedzy i zgody podatnika

Odpowiedzialność podatników VAT za „puste” lub nierzetelne faktury wywołuje od dłuższego czasu spore kontrowersje, szczególnie gdy wystawcą był pracownik. Po korzystnym wyroku TSUE pracodawca może uwolnić się od obowiązku zapłaty VAT wynikającego z faktur wystawionych przez nieuczciwych pracowników. Wymaga to jednak od niego dochowania należytej staranności przy kontrolowaniu poczynań pracowników. NSA w wyroku z 3 września 2024 r. (sygn. akt I FSK 1212/18) uznał, że pracodawca nie dochował staranności, skoro proceder trwał przez dłuższy okres (ponad 3 lata).

REKLAMA

ZUS wycofuje decyzje i umarza postępowania wobec przedsiębiorców. Skuteczna interwencja Rzecznika MŚP

Dzięki interwencji Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców ZUS wycofał błędne decyzje oraz umorzył postępowania wobec przedsiębiorców korzystających z ulgi „Mały ZUS Plus”. To ważne zwycięstwo w walce o sprawiedliwe traktowanie firm.

Księgowi nie muszą się bać sztucznej inteligencji – AI jako konkurenta do miejsc pracy. Wystarczy, że postawią na rozwój pewnych swoich kompetencji, jakich

Niemal wszyscy są zgodni, iż w księgowości sztuczna inteligencja nie ma szans z ludzkim ekspertem w budowaniu relacji z klientem, kreatywności czy w negocjacjach. I na takie tak zwane kompetencje miękkie powinni stawiać księgowi w swoim rozwoju i edukacji.

Podatek od ogrodzenia w 2025 r. Ministerstwo Finansów wyjaśnia kto nie musi płacić podatku od płotu

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 19 stycznia 2025 r. poinformowało, że wszelkie informacje pojawiające się w przestrzeni publicznej i powielane przez media na temat wprowadzenia nowego obciążenia w postaci podatku od ogrodzeń należy uznać za wprowadzające w błąd.

Pracownik może czasem nie wykonywać pracy i zachować prawo do wynagrodzenia. W jakich przypadkach?

Wynagrodzenie jest – co do zasady - świadczeniem przysługującym w zamian za świadczoną przez pracownika pracę (czyli wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną). Za czas niewykonywania pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia, jeżeli wynika to z przepisów prawa pracy.

REKLAMA

Wyślesz skutecznie pismo do urzędu i sądu w ostatnim dniu terminu nie tylko Pocztą Polską. Nowelizacja ordynacji podatkowej, kpa i kpc już w Sejmie

Do Sejmu trafił już rządowy projekt nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilku innych ustaw, który ma na celu dostosowania polskiego prawa do dwóch wyroków Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE). Nowe przepisy przewidują, że m.in. w procedurze podatkowej, administracyjnej, cywilnej, można będzie nadać pismo (z zachowaniem terminu) do urzędu lub sądu u dowolnego operatora pocztowego, a nie jak do tej pory tylko za pośrednictwem Poczty Polskiej. Zmienione omawianą nowelizacją przepisy zapewnią też oprocentowanie nadpłat powstałych w wyniku orzeczeń TSUE lub TK za okres od dnia powstania nadpłaty do dnia jej zwrotu, niezależnie od czasu złożenia wniosku o zwrot nadpłaty.

Bałagan w dokumentach firmy? Sprawdź, jak skutecznie nad nimi zapanować

Papierowy bałagan w dokumentacji firmowej. Dlaczego tradycyjne przechowywanie dokumentów sprawia tyle problemów? Co musisz wiedzieć, aby to zmienić?

REKLAMA