REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Księgowość online - 4 zasady, o których warto pamiętać

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
Księgowość online - 4 zasady, o których warto pamiętać
Księgowość online - 4 zasady, o których warto pamiętać
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Księgowość online. Okres pandemii tylko wzmocnił księgowość online, a co za tym idzie – coraz więcej firm zaczęło decydować się na współpracę z biurami rachunkowymi, które oferują również zdalną obsługę. Jak efektywnie prowadzić księgowość online? Program księgowy w firmie może zmienić podejście do księgowości. Zobacz, jakimi zasadami warto się kierować.

Księgowość online

O czym pamiętać, świadcząc usługi przez Internet? Księgowość online to jedna z możliwości, która ułatwi pracę księgowych, zautomatyzuje działania i zadba o bezpieczeństwo danych. Sprawdź 4 zasady, których warto się trzymać prowadząc księgowość online.

REKLAMA

Autopromocja

1. W księgowości online korzystaj ze zdobyczy techniki

Praca księgowych, oprócz obsługi klientów czy przygotowywania deklaracji, wymaga ciągłego śledzenia zmieniających się przepisów. W natłoku obowiązków wygospodarowanie czasu na szkolenia może sprawiać trudności, dlatego warto skorzystać z oprogramowania, które usprawnia działania księgowych oraz pozwala przedsiębiorcom znaleźć wszystkie istotne dane w jednym miejscu i oszczędzić cenny czas. W takim przypadku zyskują obie strony.

Dokumenty w zdigitalizowanej formie to pierwszy krok ku wydajnej pracy zespołu. Przechowywane w elektronicznym archiwum przydadzą się w sytuacji, gdy dany plik będzie potrzebny klientom poza godzinami pracy biura bądź gdy jego wersja papierowa się zagubi. Księgowy nie musi też czekać na fizyczną wersję dokumentu, wystarczy, że otrzyma ją elektronicznie.

Kolejnym elementem, który pomaga zaoszczędzić czas, jest dostęp do historii rozliczeń.

- Takie informacje dotyczące podatków, ZUS-u za dany miesiąc czy wyników finansowych firmy nierzadko są potrzebne przedsiębiorcom o różnych porach dnia. Rozliczenia księgowe można umieścić online, w czytelnej formie, tak aby ich odszukanie oraz analiza nie zabierały wiele czasu – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

2. Planuj pracę

Odpowiedni podział zadań ma ogromny wpływ na funkcjonowanie całego biura rachunkowego. Warto przydzielić część pracowników do obsługi księgowości, zaś drugą do kadr. Dzięki takiemu rozwiązaniu każdy odpowiada za konkretny obszar i pilnuje związanych z nim terminów oraz formalności.

- Sporym ułatwieniem będzie także planowanie pracy zespołu z wykorzystaniem narzędzi pozwalających sprawdzać, które obszary wymagają więcej czasu oraz ile trwa wykonanie konkretnych zadań. Mając takie informacje, księgowi mogą na bieżąco ustalać działania, a co za tym idzie – dbać o efektywność całego zespołu – mówi Krzysztof Wojtas.

Porządkowanie procesów związanych z rachunkowością usprawniają również dodatkowe narzędzia, takie jak programy umożliwiające przeprowadzanie zdalnych spotkań. Zespół może z nich skorzystać w przypadku, gdy chce omówić trudniejsze, wymagające głębszego zastanowienia tematy.

3. Dbaj o dobrą komunikację z klientem

Aby biuro rachunkowe mogło prawidłowo funkcjonować, potrzebna jest nie tylko dobra wymiana informacji w zespole, ale przede wszystkim z klientami. To właśnie o nią należy szczególnie zadbać, ponieważ na szali stawiamy współpracę oraz reputację.

Znaczącym usprawnieniem komunikacji na linii biuro rachunkowe-przedsiębiorca może być na przykład platforma służąca do kontaktu oraz zawierająca wszystkie niezbędne informacje dotyczące firmy. Korzystając z takich rozwiązań, klienci mogą o wszystko dopytać w razie wątpliwości, unikając tym samym konieczności wysyłania maili, które mogłyby zagubić się wśród innych wiadomości.

Warto też śledzić zmiany oraz trendy związane z księgowością i na ich podstawie zadawać klientom pytania, na przykład poprzez profil biura na Linkedin. Tego typu dyskusje i propozycje podsuwane przez użytkowników biur niejednokrotnie stają się przyczynkiem do wprowadzania nowych, zgodnych z oczekiwaniami klientów narzędzi.

4. Zwróć uwagę na bezpieczeństwo danych w księgowości online

Przechowywanie plików w formie elektronicznej to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także konieczność ochrony zgromadzonych w nich wrażliwych danych. Pomocą w tym stała się ustawa z 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych, znana szerzej jako RODO. Nie można też zapominać o ustawie o rachunkowości, według której w dowodach księgowych muszą znaleźć się dane osobowe pozwalające na identyfikację obu stron dokonujących operacji gospodarczej. Powyższe przepisy zobowiązują więc biura rachunkowe do dbania o wrażliwe informacje.

Jakie sposoby na zabezpieczenie dokumentów sprawdzą się najlepiej? Podstawą jest silne hasło, które nie będzie miało związku z łatwo dostępnymi danymi, takimi jak nazwa firmy bądź imię pracownika. Dodatkowo wzmocni je używanie wielkich liter, znaków specjalnych oraz wymyślenie dłuższej kombinacji.

Kolejną metodą, która zwiększa bezpieczeństwo, jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Jest to sposób autoryzacji podczas logowania, który wymaga użycia identyfikatora oraz hasła uwierzytelniającego. Takie hasło jest generowane z zewnętrznego źródła, np. z telefonu, i przychodzi w formie SMS.

- Procedura sprawdza się nie tylko w przypadku prywatnych profili w mediach społecznościowych, ale przede wszystkim w przedsiębiorstwach, w których zagrożenie danych staje się dużo większe. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe chroni zatem wrażliwe informacje, które mogłyby wydostać się poza firmę podczas ataku hakera – dodaje Krzysztof Wojtas.

Dobrym uzupełnieniem powyższych sposobów jest także stosowanie połączenia VPN, łączącego komputer księgowego z firmowym serwerem. Dzięki temu zespół może dodatkowo zaszyfrować dane.

Zdalna obsługa tylko wzmocniła potrzebę korzystania z rozwiązań, które automatyzują pracę księgowych. Pomocne mogą okazać się narzędzia pozwalające digitalizować i przechowywać dokumenty w jednym miejscu, planować pracę zespołu oraz sprawnie komunikować się z klientami. Wówczas działania będą przebiegać dużo szybciej, co pozwoli księgowym poświęcić więcej czasu na obowiązki związane z doskonaleniem swoich umiejętności i poszerzaniem wiedzy.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Rozliczenie składki zdrowotnej w 2025 roku. Księgowa wyjaśnia jak to zrobić

Termin złożenia w ZUS deklaracji zawierającej rozliczenie wpłaconych składek zdrowotnych za 2024 rok upływa 20 maja 2025 r. Obowiązek ten dotyczy większości przedsiębiorców prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. Jedynie ci rozliczający się na karcie podatkowej są z niego zwolnieni. W pozostałych przypadkach wysokość należnych składek wylicza się na podstawie przychodów bądź dochodów osiągniętych w poprzednim roku. Na co zwrócić uwagę przygotowując roczne rozliczenie składek? Wyjaśnia to Paulina Chwil, Księgowa Prowadząca oraz Ekspert ds. ZUS i Prawa Pracy w CashDirector S.A.

Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku. Prof. Kołodko recenzuje politykę (nie tylko gospodarczą) obecnego prezydenta USA

W kwietniu 2025 r. nakładem Wydawnictwa Naukowego PWN ukazała się najnowsza książka prof. Grzegorza W. Kołodki zatytułowana „Trump 2.0. Rewolucja chorego rozsądku”. Grzegorz W. Kołodko, wybitny ekonomista i były wicepremier, w swoim bezkompromisowym stylu analizuje trumponomikę i trumpizm, populizm, nowy nacjonalizm, publiczne kłamstwa i brutalną grę interesów. Profesor poświęca szczególną uwagę kwestiom manipulacji opinią publiczną, polityce sojuszy, a także wpływowi wojny w Ukrainie na kształt geopolityki. Zastanawia się również, jakie zagrożenia dla NATO i Unii Europejskiej niesie ze sobą „America First” – i co to wszystko oznacza dla współczesnego świata.

Zmiany w rachunkowości w 2025 r. Sprawozdawczość ESG przesunięta o 2 lata

Minister Finansów przygotował 5 maja 2025 r. projekt nowelizacji ustawy wdrażającej dyrektywę CRSD do ustawy o rachunkowości, a także ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Ta nowelizacja ma na celu wdrożenie unijnej dyrektywy 2025/794, przesuwającej wdrożenie obowiązku sprawozdawczości ESG o 2 lata.

Prof. Modzelewski: Większość podatników VAT może uniknąć w 2026 r. obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Jak?

Zdaniem profesora Witolda Modzelewskiego, gdyby uchwalono projekt przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF w przedłożonym niedawno kształcie, to większość podatników VAT nie będzie musiała wystawiać faktur ustrukturyzowanych w 2026 r.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w maju obniżka o 0,5 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 6-7 maja 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,5 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosi od 8 maja 2025 r. 5,25 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zgodna z oczekiwaniami większości analityków finansowych i ekonomistów. Stopy NBP zmieniły się pierwszy raz od 3 października 2023 r.

Przekształcenie JDG a status podatnika rozpoczynającego działalność w estońskim CIT

W świetle marcowego wyroku NSA (sygn. II FSK 1412/24) zmienia się podejście do kwalifikacji podatkowej spółek powstałych z przekształcenia jednoosobowych działalności gospodarczych. Wyrok ten przesądził, że takie podmioty mogą korzystać z przywilejów "podatnika rozpoczynającego działalność" na gruncie przepisów o estońskim CIT.

Pracujesz na zleceniu - a może to faktyczna umowa o pracę? Jak ustalić i wykazać istnienie stosunku pracy

Osoby wykonujące umowy zlecenia, czy inne umowy cywilnoprawne, mają czasem wątpliwości, czy nie jest to de facto umowa o pracę. Każdy przedsiębiorca słyszał o możliwych kontrolach, podważeniu zatrudnienia, konieczności uzasadniania dlaczego taki a nie inny typ umowy został konkretnej osobie zaproponowany. A co ze swobodą zawierania umów? Czy forma umowy na którą zgadzamy się wspólnie z nowozatrudnioną osobą nie powinna być wystarczająca dla inspekcji pracy skoro zgodnie obie strony złożyły na niej swój podpis? Na te i wiele innych pytań odpowie Czytelnikom ten artykuł.

Zmiany w podatkach od 2026 r. - wyższy limit zwolnienia z VAT, korekty deklaracji, 6 m-cy vacatio legis

Ministerstwo Finansów poinformowało, że 6 maja 2025r. Rada Ministrów przyjęła pakiet projektów ustaw dot. podatków w ramach procesu deregulacji. Nowe przepisy mają na celu m.in. ochronę podatników przed nagłymi zmianami przepisów ustaw podatkowych oraz doprecyzowanie wątpliwości interpretacyjnych zgłaszanych przez przedsiębiorców w zakresie deklaracji składanej w trakcie lub po zakończeniu kontroli celno-skarbowej. Projekty dotyczą również podwyższenia limitu zwolnienia podmiotowego w VAT oraz likwidacji obowiązku przygotowywania i publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej.

REKLAMA

Czego najczęściej dotyczą kontrole z urzędu skarbowego i ZUS-u?

Przedsiębiorcy mają szereg obowiązków wobec państwa - jako podatnicy muszą przestrzegać przepisów podatkowych, a jako płatnicy stosować normy z zakresu ubezpieczeń społecznych. W obu tych sferach często dochodzi do uchybień. Dlatego upoważnione organy sprawdzają, czy firmy przestrzegają obowiązujących przepisów. W naszym artykule przedstawiamy najczęstsze obszary, które podlegają kontroli organów podatkowych lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Pozwani przez PFR – jak program pomocy dla firm stał się przyczyną tysięcy pozwów? Sprawdź, jak się bronić

Ponad 16 tysięcy firm już otrzymało pozew z Polskiego Funduszu Rozwoju [i]. Kolejne są w drodze. Choć Tarcza Finansowa miała być tarczą – dla wielu stała się źródłem wieloletnich problemów prawnych.

REKLAMA