Czy tradycyjna księgowość odchodzi do lamusa?

Księgowość online zamiast tradycyjnej księgowości

Chęć zwiększenia kontroli nad finansami przedsiębiorstwa oraz zmniejszenie kosztów działalności to najczęstsze przyczyny przeniesienia tradycyjnej księgowości (tj. zewnętrznego biura księgowego) do wybranego systemu online. Warto jednak pamiętać, że decyzja o samodzielnym prowadzeniu księgowości zależy od kilku czynników - przede wszystkim od rodzaju księgowości.  Metoda uproszczona może przyjąć formę karty podatkowej (dotyczy jedynie konkretnych zawodów), ryczałtu (czyli ewidencji przychodów) czy wreszcie KPiR (Książki przychodów i rozchodów). Do prowadzenie tej ostatniej zobowiązane są wszystkie podmioty rozliczające się według skali podatkowej PIT lub 19% podatkiem liniowym oraz takie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w roku poprzednim nie przekroczyły 2.000.000 euro. Firmy przekraczające powyższe limity lub spółki kapitałowe prawa handlowego (spółki akcyjne i z ograniczoną odpowiedzialnością) oraz spółki osobowe prawa handlowego (spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne) są zobowiązane do prowadzenie księgowości w formie pełnej, czyli Ksiąg Handlowych.

Samodzielna księgowość? Nie taki diabeł straszny!

Obecnie na rynku dostępnych jest szereg aplikacji internetowych, które z reguły nastawione są  na ich samodzielne prowadzenie. Większość cechuje prostota interfejsu oraz duża liczba materiałów szkoleniowych. Przy wyborze jednej z nich warto zwrócić uwagę na jej przydatność pod kątem specyfiki naszej działalności oraz oferowanego przez nią zasobu funkcjonalności.

– Tylko kilka ofert na rynku oferuje możliwość samodzielnego prowadzenie księgowości zarówno w formie ryczałtu, KPiR, jak i Ksiąg Handlowych. Potencjalny użytkownik odnajdzie w nich między innymi takie pomoce, jak podręczniki czy filmy instruktażowe, a także ściągi i kalendarze obowiązków księgowych – mówi Teresa Warska, ekspert ds. księgowości w Systim.

Najbardziej zaawansowane programy - pod warstwą uproszczeń i formularzy, pozwalających na proste wykonywanie księgowań - zawierają także kompletny komponent księgowy, dzięki czemu mogą z niego korzystać również osoby z wieloletnim doświadczeniem na tym polu. Większość z aplikacji posiada również moduł fakturowania, przez co nie trzeba posiadać dodatkowego narzędzia do wystawiania faktur.

Księgowość internetowa

– Głównymi zaletami tego typu programów jest to, że działają one całkowicie online. Oznacza to, że dostęp do systemu oraz kontrolę nad księgowością firmy można mieć przez całą dobę z każdego miejsca na świecie - wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu i przeglądarki internetowej –przekonuje Teresa Warska. Korzyści jest oczywiście znacznie więcej. – Takie programy to dziś wirtualne centrum zarządzania przedsiębiorstwem. Możliwość administrowania systemem magazynowym czy funkcja związana z kadrami i płacami to tylko część dostępnych modułów – wylicza Teresa Warska.

To, co wyróżnia aplikacje sieciowe na tle księgowości tradycyjnej, to również łatwy i szybki dostęp do wszystkich archiwalnych rozliczeń czy raportów - uporządkowanych tematycznie i chronologicznie. Utrzymywany w ten sposób porządek gwarantuje łatwą weryfikację, które dokumenty zostały już wysłane do rozliczenia, a których jeszcze brakuje. Kolejną, niewątpliwą zaletą takich systemów jest możliwość ich łatwej integracji z innymi narzędziami online. Aplikacje tego typu świetnie się sprawdzą w przypadku start-upów, których działalność opiera się na platformach e-commerce, czyli sprzedaży internetowej.

Księgowość internetowa to przede wszystkim oszczędność kosztów w porównaniu z tradycyjną formą. W większości biur rachunkowych miesięczny koszt obsługi uzależniony jest od ilości dokumentów potwierdzających sprzedaż lub zakup, czyli faktur sprzedażowych i kosztowych, a także rachunków. W przypadku przedsiębiorstw, wystawiają dużą ilość takich dokumentów, koszt obsługi przez biuro rachunkowe mógłby być bardzo duży, nawet w przypadku relatywnie małych obrotów. Tymczasem koszt księgowości internetowej jest zazwyczaj stały, bez względu na liczbę dokumentów.

Automatyzacja procesów księgowych

Elementem w największym stopniu pozwalającym na samodzielne prowadzenie księgowości oraz receptą na oszczędność zarówno czasu, jak i zasobów w księgowości jest jej automatyzacja. W praktyce związane jest to z samoczynnym generowaniem zapisów księgowych w momencie wystawienia dokumentu powiązanego z tym zapisem. Oznacza to, że w momencie dodania do programu np. faktury sprzedażowej czy listy płac, system automatycznie tworzy dokument księgowy na jej podstawie.

Czy zatem zmierzch księgowości tradycyjnej jest bliski? Wielce wątpliwe. Trzeba pamiętać, że wielu przedsiębiorców nie porusza się biegle po Internecie, dlatego nie czują się oni na siłach, żeby prowadzić księgowość online. W przypadku korzystania z aplikacji sieciowych konieczne jest m.in. regularne zapoznawanie się z bieżącymi przepisami. W przeciwnym razie łatwo popełnić nawet niewielki błąd, który w ostatecznym rozrachunku przyniesie negatywne konsekwencje, nie tylko finansowe. Jak twierdzi Teresa Warska, przy szerszej skali działalności biznesu wielu przedsiębiorców zwyczajnie nie ma czasu, żeby się tym zajmować, gdyż generowanych dokumentów jest po prostu za dużo. – Nie oszukujmy się. W większych firmach zatrudnienie księgowego na etat lub korzystanie z usług zewnętrznego biura księgowa jest po prostu niezbędne. Ponadto wielu przedsiębiorcom zależy na stałym kontakcie z księgowym, traktując go bardziej w kategoriach eksperta i konsultanta w zakresie prawa podatkowego – dodaje.

Księgowość online - dla kogo?

Wydaje się, ze księgowość online to świetne rozwiązanie dla małych i średnich firm czy organizacji non-profit, szukających oszczędności, a przy tym nie bojących się nowinek technologicznych. Posiadając podstawową wiedzę w zakresie księgowości oraz wystarczająco dużo czasu na samodzielne rozliczanie się z ZUS lub Urzędem Skarbowym, dostępne na rynku aplikacje ułatwią nam życie. Przy dynamicznym rozwoju oraz wzroście firmy i jej działalności, konieczność przejścia na tradycyjną formę prędzej czy później stanie się faktem.