Czy wyciąg z karty płatniczej jest dokumentem księgowym

RADA

Nie. Wyciąg z karty płatniczej nie jest dowodem, który może stanowić podstawę księgowania transakcji zakupu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Nie spełnia bowiem wymogów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przewidzianych dla dowodów księgowych.

UZASADNIENIE

Katalog dowodów stanowiących podstawę zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów wydanym w tej sprawie. Dowodami księgowymi mogą zatem być faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT-RR, faktury VAT-MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej fakturami, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach. Dowodami księgowymi są również inne dowody wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Takimi innymi dowodami są więc dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych, dowody wewnętrzne, a także inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające wyżej wymienione dane.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ

Podstawą zapisów w księdze mogą być takie dokumenty, które spełniają wymogi określone w rozporządzeniu dla dowodów księgowych.

Z pytania wynika, że operacje zakupu są dokumentowane przez Pana tzw. wyciągami z karty płatniczej. Powstaje więc pytanie, czy dokument ten spełnia określone wyżej wymogi przewidziane w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia pkpir dla dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów.

Odpowiedź na to pytanie jest, niestety, negatywna. Wyciąg z karty płatniczej nie tylko nie został wprost wymieniony w katalogu dowodów księgowych, ale też nie spełnia wymogów określonych w przepisach rozporządzenia. Nie zawiera bowiem wszystkich niezbędnych danych tam wymienionych. Dlatego nie może on stanowić podstawy dokonywania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Takie samo stanowisko zajmują organy podatkowe. Przykładem jest pismo Naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku z 21 grudnia 2005 r. nr RO-XV/415/PDOF-630/194-BD/05, w którym czytamy, że:

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że dokonał Pan zakupu książek (literatury fachowej) merytorycznie związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, na udokumentowanie czego posiada Pan tylko zestawienie operacji kartą kredytową. Żaden z powołanych wyżej przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie przewiduje udokumentowania takiego zakupu zestawieniem operacji kartą kredytową. Dokument taki nie został zaliczony przez ustawodawcę do kategorii dowodów księgowych stanowiących podstawę zapisów w księdze podatkowej. W związku z tym poniesiony przez Pana wydatek na zakup książek, udokumentowany zestawieniem operacji kartą kredytową, nie stanowi kosztów uzyskania przychodów z uwagi na fakt, że nie został spełniony warunek prawidłowego udokumentowania.

Tak samo kwestię tę rozstrzygnął Naczelnik Urzędu Skarbowego w Jeleniej Górze w piśmie z 5 stycznia 2006 r. nr PD-J/415/1/256/05, odpowiadając na pytanie podatnika o możliwość udokumentowania wyciągiem z karty płatniczej zakupu części programów komputerowych w internecie. Organ podatkowy w wydanej interpretacji podkreślił, że wyciąg z karty płatniczej nie jest właściwym dokumentem do zaewidencjonowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów transakcji zakupu oprogramowań komputerowych, gdyż nie odpowiada przepisom rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

- § 12 ust. 1 pkt 3, § 13, § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz.U. Nr 152, poz. 1475, ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 36, poz. 229

Maria Kotecha

ekspert w zakresie podatków dochodowych