Czy zakładowy plan kont powinien zawierać konta nieużywane przez jednostkę

RADA

Zakładowy plan kont nie musi zawierać wszystkich kont, jakie są możliwe do założenia w przyszłości. W zakładowym planie kont kierownik jednostki ma obowiązek ustalić wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Ustaleń tych kierownik jednostki powinien dokonać, biorąc pod uwagę przewidywane w najbliższym roku obrotowym operacje gospodarcze, które będą podlegać ewidencjonowaniu. Należy ponadto podkreślić, że wykaz kont i ich powiązań w każdej chwili może zostać zaktualizowany, nawet w trakcie roku obrotowego.

UZASADNIENIE

Zakładowy plan kont (ZPK) powinien być przystosowany do bieżącego prowadzenia rachunkowości przez daną jednostkę. Oznacza to, że ZPK może obejmować jedynie te konta księgi głównej, które są potrzebne do ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, które według przewidywań mogą wystąpić w trakcie roku obrotowego. Oczywiście rozwiązania ewidencyjne mogą uwzględniać dłuższy horyzont czasowy i planowane zmiany po zakończeniu roku obrotowego, np. w wyniku rozszerzenia zakresu działalności, zmian organizacyjnych bądź przekształcenia formy prawnej jednostki.

Tak zwane wzorcowe plany kont, czyli publikacje książkowe, stanowią pomoc przy ustalaniu zakładowych planów kont jednostek. Ze względu na to, że opracowania wzorcowe dotyczą wszelkich możliwych sytuacji, jakie mogą występować w jednostkach opracowujących własną dokumentację zasad rachunkowości, muszą zawierać pełny wykaz kont księgi głównej, pozwalający na ujęcie każdego zdarzenia, jakie teoretycznie może wystąpić. Ponadto wydawnictwa wzorcowe muszą uwzględniać zarówno kalkulacyjny, jak i porównawczy wariant rachunku zysków i strat oraz możliwość przyjęcia przez jednostkę każdego spośród rozwiązań alternatywnych, dopuszczonych przepisami o rachunkowości.

Inna jest sytuacja konkretnej jednostki, gdy przyjęła określone zasady rachunkowości dostosowane do specyfiki jej działalności oraz formy prawnej. Z tego powodu możliwe jest zrezygnowanie w ZPK z tych kont księgi głównej, na których nie będą księgowane operacje, np. z kont zespołu 5 „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”, jeżeli dany podmiot stosuje rachunek zysków i strat w wersji porównawczej, prowadząc prostą działalność handlową. Jeżeli np. jednostka nie prowadzi działalności produkcyjnej, to może nie stosować kont „Wyroby gotowe”, „Półfabrykaty”, „Produkcja w toku”, „Sprzedaż produktów”, „Koszt własny sprzedanych produktów” itd.

W zakładowym planie kont kierownik jednostki ma obowiązek ustalić wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, biorąc pod uwagę przewidywane w najbliższym roku obrotowym operacje gospodarcze, które będą podlegać ewidencjonowaniu.

WAŻNE!

Należy podkreślić, że ustalona w formie pisemnej dokumentacja, w tym wykaz kont i ich powiązań, w każdej chwili może zostać zaktualizowana nawet w trakcie roku obrotowego.

Wprowadzenie dodatkowego konta księgi głównej w sytuacji, gdy nie wynika to ze zmiany zasad rachunkowości, ale np. z powodu, że spółka nieposiadająca gruntów zakupiła działkę, jest zabiegiem prostym i nie powinno rodzić większych komplikacji przy prowadzeniu rachunkowości. Z formalnego punktu widzenia „taki aneks” do ZPK musi zostać zatwierdzony przez kierownika jednostki, np. w formie zaktualizowanego wykazu kont księgi głównej, wydrukowanego „z systemu FK”.

Tadeusz Waślicki

autor jest biegłym rewidentem