REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak uniknąć błędów przy rozliczaniu podróży służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grzegorz Ziółkowski
Prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, specjalizuje się w podatkach dochodowych, zarówno od osób fizycznych, jak i podmiotów prawnych. Autor licznych publikacji.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Odbywanie podróży służbowych przez pracowników oraz przedsiębiorców wiąże się z koniecznością ponoszenia różnego rodzaju wydatków. Jak je prawidłowo rozliczać?

 

REKLAMA

W większości przypadków wydatki ponoszone w związku z podróżą służbową stanowią koszty prowadzonej działalności gospodarczej. Te korzystne rozwiązania mogą być jednak stosowane przy zachowaniu licznych warunków określonych przepisami. Przedsiębiorcy na każdym kroku rozliczania podróży służbowych muszą uważać na czyhające na nich pułapki podatkowe. 

 

Kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową

 

Z podróżą służbową pracownika mamy do czynienia, gdy wykonuje on na polecenie pracodawcy zadanie służbowe:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub

• poza stałym miejscem pracy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy).

REKLAMA

W przypadku przedsiębiorców definiowanie podróży służbowej na podstawie przywołanego przepisu art. 775 § 1 Kodeksu pracy nie jest już wystarczające. Podkreślił to m.in. NSA w wyroku z 29 września 2010 r., sygn. akt II FSK 1053/09. Zdaniem składu orzekającego:

definicję pojęcia „podróż służbowa” przedsiębiorcy należy konstruować nie na podstawie powołanego przepisu, który dotyczy pracowników, lecz poprzez uwzględnienie stanowiska orzecznictwa i doktryny, zgodnie z którym „każdy związany z prowadzoną działalnością gospodarczą wyjazd poza miejsce wykonywania działalności gospodarczej (określonej we wpisie) jest podróżą służbową, a przedsiębiorca może wówczas zaliczyć przysługujące mu diety do kosztów uzyskania przychodów” (A. Bartosiewicz, R. Kubacki, Glosa do wyroku NSA z 15 września 2005 r.).

REKLAMA

Efektem problemów ze zdefiniowaniem pojęcia podróży służbowej w stosunku do przedsiębiorców były negatywne dla podatników stanowiska organów podatkowych w kwestii możliwości ich rozliczania przez przedsiębiorców. Dotyczyły one w szczególności przedstawicieli branży transportowej. W interpretacji indywidualnej z 19 lutego 2009 r., nr IPPB1/415-1411/08-2/IF, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że:

Z treści wniosku wynika, iż przedmiotem prowadzonej przez Pana działalności są usługi kierowania pojazdami stanowiącymi własność zlecającego. Realizacja tego rodzaju usług wiąże się z ich wykonywaniem poza siedzibą firmy. Pobyt Pana poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, będący wynikiem zawartego kontraktu na wykonanie usług stanowiących istotę prowadzonej działalności gospodarczej, nie jest podróżą służbową. Wyjazdy krajowe czy zagraniczne są nieodzowne dla realizacji istoty działalności i jako takie nie są podróżami służbowymi. W konsekwencji należy stwierdzić, iż w przedstawionym stanie faktycznym brak jest podstaw do zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wartości diet z tytułu wskazanych w przedmiotowym wniosku podróży.

W ostatnim czasie, pod wpływem utrwalonego orzecznictwa sądów administracyjnych (m.in. wyroku NSA z 15 września 2005 r., sygn. akt FSK 2176/04, wyroku WSA we Wrocławiu z 16 listopada 2006 r., sygn. akt I SA/Wr 615/06, wyroku WSA w Lublinie z 17 stycznia 2007 r., sygn. akt I SA/Lu 757/06, wyroku WSA w Łodzi z 16 lutego 2007 r., sygn. akt I SA/Łd 1355/06, czy wyroku WSA w Opolu z 30 maja 2007 r., sygn. akt I SA/Op 100/07), organy podatkowe zmieniły stanowisko na korzystne dla podatników. Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 15 maja 2010 r., nr DD2/033/259/PMN/09/1113, uznał, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, iż jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności (w tym przypadku usług transportowych) nie wchodzi w zakres podróży służbowych. W efekcie takiego stanowiska Ministerstwa Finansów nie budzi obecnie kontrowersji:

• zwolnienie od pdof diet i innych należności z tytułu podróży służbowej wypłacanych osobom zatrudnionym jako kierowca (art. 21 ust. 1 pkt 16 updof),

• możliwość zaliczenia do kosztów diet przez przedsiębiorców działających w branży transportowej (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

Przedsiębiorcy, którzy przed wydaniem interpretacji z 15 maja 2010 r. naliczali diety za czas podróży służbowych, ale nie zaliczali ich do kosztów podatkowych, mają obecnie prawo zaliczyć te diety do kosztów poprzez korektę zeznań podatkowych za lata, w których odbywali podróże służbowe. Takie stanowisko potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 14 października 2010 r., nr ITPB1/415-724/10/DP, w której czytamy, że:

Jeżeli zatem nieprawidłowo w latach 2008-2009 ustalono wysokość dochodu z działalności gospodarczej z tytułu wykonywania usług transportowych, nie uwzględniając kosztów uzyskania przychodów z tytułu podróży służbowych pracodawcy i pracownika, to zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) za ubiegłe lata nie odzwierciedlają stanu faktycznego dotyczącego uzyskanych dochodów z działalności gospodarczej. W takiej sytuacji można złożone zeznania skorygować. Jednocześnie wskazać należy, że zwiększenie kosztów winno znaleźć odzwierciedlenie w prowadzonych urządzeniach księgowych.

Przy zatrudnianiu pracowników, których praca w istocie polega na odbywaniu podróży, to od pracodawcy w dużej mierze zależy, czy ich wyjazdy chce rozliczać jako podróże służbowe. W praktyce decydują bowiem o tym odpowiednie zapisy w umowie o pracę co do miejsca wykonywania pracy. Przez pojęcie miejsca pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny wyraźny sposób. Miejsce pracy nie musi pokrywać się z siedzibą zakładu pracy. Te pojęcia nie są tożsame.

PRZYKŁAD

Firma zatrudnia przedstawicieli handlowych. W umowie o pracę firma określa jako miejsce wykonywania pracy obszar województwa, na którym wykonują oni swoje obowiązki służbowe. W takim przypadku podróży przedstawiciela handlowego związanych z wykonywaniem obowiązków na terenie województwa pracodawca nie musi traktować jako podróży służbowych. W efekcie pracodawca nie musi wypłacać przedstawicielom diet czy innych należności z tytułu podróży służbowych. Firma może jednak zaliczyć do kosztów wydatki, jakie przedstawiciel handlowy ponosi w związku ze swoimi wyjazdami, np. koszty noclegów, paliwa. Należy jednak pamiętać, żeby faktury na te koszty były wystawiane na pracodawcę. Inaczej organy podatkowe mogą potraktować zwrot wydatków na rzecz pracownika jako opodatkowany przychód pracownika. Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof nie będzie miało zastosowania, ponieważ przedstawiciel nie odbywa podróży służbowej.

Firmy mogą zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki z tytułu podróży służbowej, jeżeli jest ona związana z działalnością gospodarczą firmy. Nie można zaliczyć do kosztów wydatków na prywatne podróże przedsiębiorców czy podróże pracowników, które nie mają związku z działalnością gospodarczą pracodawcy.

Rozliczenie podatkowe podróży służbowych odbywanych przez pracowników

Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu jej odbycia. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u przedsiębiorcy określa się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 775 § 3 Kodeksu pracy). Dopiero brak odpowiednich postanowień w tych wewnętrznych aktach powoduje, że zastosowanie znajdą przepisy rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Wydatki związane z podróżą służbową pracownika nie zawsze zaliczamy bezpośrednio do kosztów

Wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników pracodawca zalicza bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy wydatki te są związane z prowadzoną inwestycją, która zostanie zaliczona do środków trwałych. W takim przypadku koszty z tytułu podróży służbowych należy zaliczyć do wartości początkowej tej inwestycji.

 Więcej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Pułapki podatkowe przy rozliczaniu podróży służbowych

 


• art. 21 ust. 1 pkt 16, art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 131, poz. 764

• art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 106, poz. 622

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1661

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555

Grzegorz Ziółkowski

doradca podatkowy

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: isk.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Pracujący studenci, a ubezpieczenie w ZUS. Umowy o pracę, o dzieło i zlecenia - składki i świadczenia

Nie tylko latem wielu studentów podejmuje pracę, na podstawie kilku rodzajów umów. Różnią się one obowiązkiem odprowadzania składek a co za tym idzie, również prawem do świadczeń. Wyjaśniamy jakie umowy są podpisywane i jak są oskładkowane.

Rekord: Ponad 1,24 mln cudzoziemców pracuje legalnie w Polsce i płaci składki do ZUS

Na koniec I półrocza 2025 r. liczba cudzoziemców legalnie pracujących i objętych ubezpieczeniami społecznymi w ZUS przekroczyła 1,24 mln osób. W województwie kujawsko-pomorskim było ich ponad 48,3 tys.W porównaniu z końcem 2024 roku wzrost odnotowano zarówno w skali kraju, jak i w regionie - informuje Krystyna Michałek, regionalna rzeczniczka prasowa ZUS w województwie kujawsko-pomorskim.

Działalność nierejestrowana w 2025 roku - własny biznes bez składek ZUS i formalności [limit]. Kiedy rejestracja firmy jest już konieczna i jak to zrobić?

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce może wydawać się skomplikowane – zwłaszcza dla osób, które dopiero testują swój pomysł na biznes. Dlatego działalność nierejestrowana (zwana też nieewidencjonowaną) to atrakcyjna forma dla początkujących przedsiębiorców. Jednak wraz z rozwojem działalności pojawia się pytanie: czy to już czas, by przejść na zarejestrowaną firmę? Przedstawiamy, kiedy warto podjąć ten krok, jakie są jego konsekwencje oraz jak się do tego przygotować.

Ukryte zyski w estońskim CIT – co to jest i dlaczego warto uważać?

Estoński CIT, czyli ryczałt od dochodów spółek, to atrakcyjna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie podatku dochodowego do momentu faktycznej dystrybucji zysków. Jednak korzystając z tej formy opodatkowania, przedsiębiorcy muszą być szczególnie czujni na pojęcie ukrytych zysków, które mogą skutkować nieoczekiwanym opodatkowaniem.

REKLAMA

Dramatyczne dane o wypadkach rolniczych w 2025 r. KRUS stawia na profilaktykę i zdrowie rolników

Dane za pierwsze półrocze 2025 roku pokazują, że w rolnictwie wciąż dochodzi do tysięcy wypadków przy pracy – odnotowano ponad 4,4 tys. zdarzeń, w których zginęło 26 osób. KRUS podkreśla, że profilaktyka i dbanie o zdrowie rolników stają się priorytetem, aby zmniejszyć ryzyko i poprawić bezpieczeństwo w pracy na wsi.

Rewolucja w opłacie cukrowej w Polsce! Nowe prawo wprowadza radykalne zmiany

Jest projekt ustawy o zmianie ustawy o zdrowiu publicznym oraz niektórych innych ustaw, który zakłada kompleksową nowelizację przepisów dotyczących tzw. opłaty cukrowej oraz uproszczenie systemu jej poboru. Celem zmian jest zwiększenie skuteczności działań prozdrowotnych oraz eliminacja dotychczasowych problemów interpretacyjnych i ograniczeń prawnych.

Wspólne KPI w usługach BPO - praktyczne podejście do optymalizacji procesów

Efektywne zarządzanie projektami BPO wymaga jasnych wskaźników efektywności, które pozwalają na obiektywną ocenę realizowanych procesów. Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie wspólnych KPI, realizowanych równolegle przez dostawcę usług i klienta. Takie podejście, oparte na pomiarze czasu pracy i dodatkowych metryk, umożliwia lepsze zrozumienie procesów i ich systematyczne doskonalenie.

Prezydencka propozycja zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci dzieli opinię publiczną

Propozycja prezydenta Karola Nawrockiego wprowadzenia zerowego PIT-u dla rodzin z dwójką dzieci i dochodem do 140 tys. zł budzi wyraźne podziały w społeczeństwie. Według sondażu, popiera ją 47,5 proc. ankietowanych, a przeciwko jest 47,9 proc., reszta nie ma zdania.

REKLAMA

Zmiana limitów amortyzacji samochodów i kosztów leasingu od 2026 r. Jak ochronić swoje rozliczenia? Niekoniecznie przez zakupy do końca grudnia 2025 r.

Od 1 stycznia 2026 r. zmniejszy się o 1/3 limit wartości amortyzacji dla większości samochodów osobowych – z 150 tys. zł do 100 tys. zł. Przepisy co ciekawe nie są nowe, bo pochodzą z końca 2021 r., ale wchodzą w życie dopiero za kilka miesięcy i dlatego znowu zrobiło się o nich głośno. Te kilka miesięcy to także ostatni dzwonek, aby zapobiec negatywnym konsekwencjom tych zmian.

Od 2026 roku o 50% wzrośnie stawka podatku od wygranych i nagród (np. w lotto, konkursach, grach, sprzedaży premiowej) – z 10% do 15% [projekt]

Budżet państwa jest chyba naprawdę w trudnej sytuacji, skoro Ministerstwo Finansów planuje podnieść od przyszłego roku (i to o 50%) stawkę zryczałtowanego podatku dochodowego od wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim Unii Europejskiej lub innym państwie należącym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obecnie stawka ta wynosi 10% wartości wygranej lub nagrody a ma wzrosnąć do 15%. Ten podatek płacimy np. od wygranej w lotto (choć dopiero od wygranej większej niż 2000 zł).

REKLAMA