REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak uniknąć błędów przy rozliczaniu podróży służbowych

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Grzegorz Ziółkowski
Prawnik, doradca podatkowy, właściciel kancelarii doradztwa podatkowego, specjalizuje się w podatkach dochodowych, zarówno od osób fizycznych, jak i podmiotów prawnych. Autor licznych publikacji.
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Odbywanie podróży służbowych przez pracowników oraz przedsiębiorców wiąże się z koniecznością ponoszenia różnego rodzaju wydatków. Jak je prawidłowo rozliczać?

 

REKLAMA

Autopromocja

W większości przypadków wydatki ponoszone w związku z podróżą służbową stanowią koszty prowadzonej działalności gospodarczej. Te korzystne rozwiązania mogą być jednak stosowane przy zachowaniu licznych warunków określonych przepisami. Przedsiębiorcy na każdym kroku rozliczania podróży służbowych muszą uważać na czyhające na nich pułapki podatkowe. 

 

Kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową

 

Z podróżą służbową pracownika mamy do czynienia, gdy wykonuje on na polecenie pracodawcy zadanie służbowe:

Dalszy ciąg materiału pod wideo

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub

• poza stałym miejscem pracy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy).

REKLAMA

W przypadku przedsiębiorców definiowanie podróży służbowej na podstawie przywołanego przepisu art. 775 § 1 Kodeksu pracy nie jest już wystarczające. Podkreślił to m.in. NSA w wyroku z 29 września 2010 r., sygn. akt II FSK 1053/09. Zdaniem składu orzekającego:

definicję pojęcia „podróż służbowa” przedsiębiorcy należy konstruować nie na podstawie powołanego przepisu, który dotyczy pracowników, lecz poprzez uwzględnienie stanowiska orzecznictwa i doktryny, zgodnie z którym „każdy związany z prowadzoną działalnością gospodarczą wyjazd poza miejsce wykonywania działalności gospodarczej (określonej we wpisie) jest podróżą służbową, a przedsiębiorca może wówczas zaliczyć przysługujące mu diety do kosztów uzyskania przychodów” (A. Bartosiewicz, R. Kubacki, Glosa do wyroku NSA z 15 września 2005 r.).

REKLAMA

Efektem problemów ze zdefiniowaniem pojęcia podróży służbowej w stosunku do przedsiębiorców były negatywne dla podatników stanowiska organów podatkowych w kwestii możliwości ich rozliczania przez przedsiębiorców. Dotyczyły one w szczególności przedstawicieli branży transportowej. W interpretacji indywidualnej z 19 lutego 2009 r., nr IPPB1/415-1411/08-2/IF, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie stwierdził, że:

Z treści wniosku wynika, iż przedmiotem prowadzonej przez Pana działalności są usługi kierowania pojazdami stanowiącymi własność zlecającego. Realizacja tego rodzaju usług wiąże się z ich wykonywaniem poza siedzibą firmy. Pobyt Pana poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, będący wynikiem zawartego kontraktu na wykonanie usług stanowiących istotę prowadzonej działalności gospodarczej, nie jest podróżą służbową. Wyjazdy krajowe czy zagraniczne są nieodzowne dla realizacji istoty działalności i jako takie nie są podróżami służbowymi. W konsekwencji należy stwierdzić, iż w przedstawionym stanie faktycznym brak jest podstaw do zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wartości diet z tytułu wskazanych w przedmiotowym wniosku podróży.

W ostatnim czasie, pod wpływem utrwalonego orzecznictwa sądów administracyjnych (m.in. wyroku NSA z 15 września 2005 r., sygn. akt FSK 2176/04, wyroku WSA we Wrocławiu z 16 listopada 2006 r., sygn. akt I SA/Wr 615/06, wyroku WSA w Lublinie z 17 stycznia 2007 r., sygn. akt I SA/Lu 757/06, wyroku WSA w Łodzi z 16 lutego 2007 r., sygn. akt I SA/Łd 1355/06, czy wyroku WSA w Opolu z 30 maja 2007 r., sygn. akt I SA/Op 100/07), organy podatkowe zmieniły stanowisko na korzystne dla podatników. Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 15 maja 2010 r., nr DD2/033/259/PMN/09/1113, uznał, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, iż jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności (w tym przypadku usług transportowych) nie wchodzi w zakres podróży służbowych. W efekcie takiego stanowiska Ministerstwa Finansów nie budzi obecnie kontrowersji:

• zwolnienie od pdof diet i innych należności z tytułu podróży służbowej wypłacanych osobom zatrudnionym jako kierowca (art. 21 ust. 1 pkt 16 updof),

• możliwość zaliczenia do kosztów diet przez przedsiębiorców działających w branży transportowej (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

Przedsiębiorcy, którzy przed wydaniem interpretacji z 15 maja 2010 r. naliczali diety za czas podróży służbowych, ale nie zaliczali ich do kosztów podatkowych, mają obecnie prawo zaliczyć te diety do kosztów poprzez korektę zeznań podatkowych za lata, w których odbywali podróże służbowe. Takie stanowisko potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 14 października 2010 r., nr ITPB1/415-724/10/DP, w której czytamy, że:

Jeżeli zatem nieprawidłowo w latach 2008-2009 ustalono wysokość dochodu z działalności gospodarczej z tytułu wykonywania usług transportowych, nie uwzględniając kosztów uzyskania przychodów z tytułu podróży służbowych pracodawcy i pracownika, to zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) za ubiegłe lata nie odzwierciedlają stanu faktycznego dotyczącego uzyskanych dochodów z działalności gospodarczej. W takiej sytuacji można złożone zeznania skorygować. Jednocześnie wskazać należy, że zwiększenie kosztów winno znaleźć odzwierciedlenie w prowadzonych urządzeniach księgowych.

Przy zatrudnianiu pracowników, których praca w istocie polega na odbywaniu podróży, to od pracodawcy w dużej mierze zależy, czy ich wyjazdy chce rozliczać jako podróże służbowe. W praktyce decydują bowiem o tym odpowiednie zapisy w umowie o pracę co do miejsca wykonywania pracy. Przez pojęcie miejsca pracy rozumie się zarówno stały punkt w znaczeniu geograficznym, jak i pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny wyraźny sposób. Miejsce pracy nie musi pokrywać się z siedzibą zakładu pracy. Te pojęcia nie są tożsame.

PRZYKŁAD

Firma zatrudnia przedstawicieli handlowych. W umowie o pracę firma określa jako miejsce wykonywania pracy obszar województwa, na którym wykonują oni swoje obowiązki służbowe. W takim przypadku podróży przedstawiciela handlowego związanych z wykonywaniem obowiązków na terenie województwa pracodawca nie musi traktować jako podróży służbowych. W efekcie pracodawca nie musi wypłacać przedstawicielom diet czy innych należności z tytułu podróży służbowych. Firma może jednak zaliczyć do kosztów wydatki, jakie przedstawiciel handlowy ponosi w związku ze swoimi wyjazdami, np. koszty noclegów, paliwa. Należy jednak pamiętać, żeby faktury na te koszty były wystawiane na pracodawcę. Inaczej organy podatkowe mogą potraktować zwrot wydatków na rzecz pracownika jako opodatkowany przychód pracownika. Zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof nie będzie miało zastosowania, ponieważ przedstawiciel nie odbywa podróży służbowej.

Firmy mogą zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki z tytułu podróży służbowej, jeżeli jest ona związana z działalnością gospodarczą firmy. Nie można zaliczyć do kosztów wydatków na prywatne podróże przedsiębiorców czy podróże pracowników, które nie mają związku z działalnością gospodarczą pracodawcy.

Rozliczenie podatkowe podróży służbowych odbywanych przez pracowników

Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu jej odbycia. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u przedsiębiorcy określa się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania (art. 775 § 3 Kodeksu pracy). Dopiero brak odpowiednich postanowień w tych wewnętrznych aktach powoduje, że zastosowanie znajdą przepisy rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Wydatki związane z podróżą służbową pracownika nie zawsze zaliczamy bezpośrednio do kosztów

Wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników pracodawca zalicza bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy wydatki te są związane z prowadzoną inwestycją, która zostanie zaliczona do środków trwałych. W takim przypadku koszty z tytułu podróży służbowych należy zaliczyć do wartości początkowej tej inwestycji.

 Więcej na ten temat znajdziesz w Internetowym Serwisie Księgowego w artykule Pułapki podatkowe przy rozliczaniu podróży służbowych

 


• art. 21 ust. 1 pkt 16, art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 131, poz. 764

• art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 106, poz. 622

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1990; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1661

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555

Grzegorz Ziółkowski

doradca podatkowy

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: isk.infor.pl

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
2 mln zł zamiast 1 mln! Rząd luzuje zasady w podatku PIT – to przełom dla przedsiębiorców, którzy korzystają z rozliczenia kasowego

Rząd szykuje istotną zmianę w podatku dochodowym – limit przychodów uprawniający do kasowego PIT ma wzrosnąć z 1 mln do 2 mln zł. To ogromna ulga dla tysięcy firm, które dzięki nowym przepisom poprawią swoją płynność finansową i uproszczą rozliczenia z fiskusem.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych narusza konstytucyjne prawo do prywatności

Istotna część podatników, mimo istnienia formalnego obowiązku, nie będzie mogła wystawiać faktur ustrukturyzowanych, gdyż nie pozwalają im na to zawarte umowy, w których nabywcy zastrzegają sobie zachowanie tajemnicy handlowej. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w sposób oczywisty narusza tę zasadę, bowiem ich treść będzie w sposób nieograniczony dostępna dla długiej listy organów państwa – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski. I dodaje: Organy te będą mogły bez jakichkolwiek ograniczeń czerpać informacje o tajemnicach handlowych, a zwłaszcza o towarach i usługach oraz cenach stosowanych przez podatników.

Nowe Centrum Kompetencyjne i Zespół ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego – jest ważny krok w uszczelnianiu CIT

Ministerstwo Finansów ogłosiło powstanie Centrum Kompetencyjnego ds. zwalczania agresywnego planowania podatkowego w CIT oraz nowego Zespołu analizującego systemowe rozwiązania w tym obszarze. KAS zmienia też priorytety kontroli – liczyć się będą efekty, nie liczba postępowań.

Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

REKLAMA

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

REKLAMA

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

ZUS wdraża nowe funkcje aplikacji mobilnej mZUS. Zaświadczenia dot. emerytur, rent i zasiłków. Odwołania, wycofania, załączniki i inne możliwości

Ponad 800 tys. osób ma już aplikację mobilną mZUS. To bardzo prosty i wygodny sposób kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Można w niej sprawdzić stan swojego konta w ZUS, wysłać wnioski o świadczenia dla rodzin i wyliczyć prognozowaną emeryturę. Aplikacja wciąż jest wzbogacana o nowe funkcje i ma coraz więcej użytkowników.

REKLAMA