REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Refakturowanie i zwrot wydatków

Magdalena Jaworska
Magdalena Jaworska
radca prawny
Aleksandra Plichta
starszy konsultant
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zmiana przepisów, które obowiązują od początku 2014 r. w zakresie podatku VAT, może wpłynąć na zwiększenie sporów z organami podatkowymi na gruncie refakturownia usług oraz zwrotu wydatków.

 

REKLAMA

Autopromocja

W praktyce prowadzenia działalności gospodarczej, nie zawsze dochodzi do sytuacji, w której nabywając towar bądź usługę przedsiębiorca sam organizuje transakcję i za nią płaci. Często, ze względów logistycznych, czy finansowych efektywniej jest korzystać z „pośrednictwa” innego podmiotu (kontrahenta) w tym zakresie. Takie podejście wzmacnia dodatkowo postępująca specjalizacja przedsiębiorstw czy rozwój outsourcingu.

Niestety, regulacje podatkowe często nie nadążają za rzeczywistością. Również Znowelizowana ustawa o VAT, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2014 r. nie daje jasnych odpowiedzi na aktualne wątpliwości w zakresie refakturowania i zwrotu wydatków. Wydaje się, że omówione w poprzednich rozdziałach zmiany w zakresie podstawy opodatkowania i momentu powstania obowiązku podatkowego nie rozwieją więc wszystkich powstałych dotychczas pytań. Co więcej, zmiana przepisów może doprowadzić do zwiększenia wątpliwości w zakresie prawidłowego opodatkowania transakcji dokonywanych z udziałem podmiotów trzecich.

Przepisy: Art. 29a ust. 7 pkt 3, art. 19a Znowelizowanej ustawy o VAT


1. Refakturowanie a zwrot wydatków


Refakturowanie w najprostszym ujęciu stanowi czynność przeniesienia ciężaru ekonomicznego związanego z nabyciem usług na inny podmiot - tj. faktycznego usługobiorcę. W rzeczywistości, to właśnie ten przedsiębiorca z wyświadczonych usług korzystał (a nie podmiot wskazany na fakturze przez usługodawcę). Znowelizowana ustawa o VAT nie zmienia definicji refakturowania usług, które nadal od 2014 r. powinno być rozumiane jako działanie podatnika we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

VAT 2014 - koniec zwolnienia z VAT sprzedaży towarów używanych

W praktyce jednak, w celu określenia, czy transakcja może podlegać refakturowaniu, wypracowane zostały kryteria, których spełnienie ma wpływ na uznanie transakcji za refakturowanie usług:

· przedmiotem refakturowania są usługi (podmiot refakturujący odsprzedaje w stanie "nieprzetworzonym" swojemu kontrahentowi nabytą usługę);

· z usługi nie korzysta podmiot (albo korzysta tylko w części), na którego wystawiana jest pierwotna faktura;

· sprzedaż (odsprzedaż) musi być dokonana po cenie zakupu;

· podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która widnieje na fakturze pierwotnej;

· w umowie między kontrahentami zawarte jest zastrzeżenie o refakturowaniu danej czynności.

Jak dokonać korekty odliczonego VAT

 

Tabela 1 - identyfikacja kategorii płatności za usługi[1]

Refakturowanie

Zwrot wydatków

Pośrednictwo

Element kalkulacyjny usługi kompleksowej

·         pośrednik działa w imieniu własnym

·         pośrednik działa na rzecz usługobiorcy

·         faktura usługodawcy wystawiona jest na pośrednika

·         umowa pomiędzy pośrednikiem a usługobiorcą zezwala na refakturowanie wydatków

·         pośrednik nie nakłada marży na refakturowane wydatki

·         pośrednik działa na rzecz usługobiorcy

·         pośrednik działa w imieniu usługobiorcy

·         faktura usługodawcy wystawiona jest na usługobiorcę

·         umowa pomiędzy pośrednikiem a usługobiorcą zezwala na zwrot wydatków

·         umowa pomiędzy pośrednikiem a usługobiorcą nie uznaje ich za element składowy wynagrodzenia pośrednika

·         pośrednik nie nakłada marży na wydatki do zwrotu

·         pośrednik nie jest stroną umowy pomiędzy usługodawcą a usługobiorcą

·         pośrednik wskazuje stronie danej umowy okazję do zawarcia umowy

·         pośrednik często prowadzi negocjacje

·         pośrednik kontaktuje się ze stronami

·         pośrednik negocjuje w imieniu i na rzecz klienta warunki świadczeń wzajemnych

·       pośrednik działa w imieniu własnym

·       pośrednik działa na własną rzecz (w celu realizacji zadań zleconych przez usługobiorcę)

·       umowa pomiędzy pośrednikiem a usługobiorcą wskazuje, że elementem kalkulacyjnym ceny usług jest poniesiony przez pośrednika wydatek

 

 

 

Nowością, która pojawiła się od 2014 r. jest natomiast wprowadzenie regulacji, która odnosi się do zwrotu wydatków. Pojęcie to, jakkolwiek nie było dotąd wprost wskazane w Ustawie o VAT, rozumiane jest w praktyce jako zwrot kosztów (wydatków) poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy.

Na podobne rozumienie zwrotu wydatków wskazuje nowe brzmienie przepisu dotyczącego podstawy opodatkowania. Znowelizowana ustawa o VAT wskazuje, że podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji dla potrzeb podatku.[2] Powyższy przepis nie dotyczy więc refakturowania, które jest dokonywane we własnym imieniu i na rzecz innych osób.

Zmiany 2014 - Podatki, Księgowość, Kadry, Firma, Prawo

Zapraszamy do dyskusji na forum



[1] Opracowanie własne na podstawie dotychczasowej praktyki i orzecznictwa.

[2] Art. 29a ust. 7 pkt 3 Znowelizowanej ustawy o VAT.

 


2. Podstawa opodatkowania


Powyżej wskazane rozróżnienie ma bardzo istotne znaczenie na gruncie VAT. W zależności od kwalifikacji czynności jako refakturowania czy zwrotu wydatków będziemy mieć do czynienia z czynnością opodatkowaną VAT (refaktura jako świadczenie usług) bądź transakcją pozostającą poza zakresem VAT (zwrot wydatków).

Znowelizowana ustawa o VAT stanowi, że pewne kwoty nie będą ujęte w podstawie opodatkowania w przypadku, gdy są:

· otrzymane od nabywcy lub usługobiorcy;

· udokumentowane jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy;

· ujęte przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji dla potrzeb VAT.

Powyższa regulacja nie stanowi jednak wiernego odzwierciedlenia przepisów unijnych w tym zakresie. Dyrektywa VAT stanowi bowiem, że podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:

· otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w jego imieniu i na jego rzecz;

· zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym;

· udokumentowanych dowodem przedstawiającym rzeczywistą kwotę kosztów;

· z tytułu których VAT, który mógł zostać naliczony, nie został odliczony.


Przykład 1

Kancelaria prawna Lex podpisała z klientem umowę na usługi prawne w zakresie doradztwa prawnego i reprezentacji przed sądem w sporze z organem podatkowym dotyczącym opodatkowania VAT sprzedaży maszyn do Niemiec. Wynagrodzenie zostało ustalone jako stała kwota (5.000 PLN). Strony ustaliły, że poniesione przez Kancelarię przy świadczeniu usług prawnych koszty doradców zagranicznych (o ile będą potrzebne do prawidłowego ustalenia konsekwencji podatkowych transakcji i wydania opinii przez Kancelarię Lex) oraz wpisu sądowego od skargi poniesie klient. Koszty wpisu sądowego ujęte zostały przez Kancelarię na koncie przejściowym i nie stanowią dla niej kosztu uzyskania przychodu.

W przypadku kosztów doradców zagranicznych będziemy mieć do czynienia z refakturą usług, gdyż podatnik - Kancelaria Lex zlecając je doradcy z Niemiec działała we własnym imieniu ale na rzecz klienta (Kancelaria Lex odliczyła VAT w związku z nabytą usługą doradczą udokumentowaną fakturą wystawioną przez podmiot z Niemiec). W przypadku kosztów wpisu sądowego od skargi klient dokonana zwrotu wydatków na rzecz Kancelarii Lex, gdyż wydatek ten poniesiony został w jego imieniu i na jego rzecz (stroną postępowania był klient, Kancelaria działała na podstawie pełnomocnictwa).


Przykład 2

Podatnik zakupił w styczniu 2014 r. maszynę od fabryki w Polsce. Strony ustaliły, że wszelkie koszty związane z naprawą maszyny w przypadku jej awarii, o ile pojawią się w przeciągu pierwszych 3 miesięcy od momentu zakupu, będzie ponosić fabryka.

W marcu miała miejsce awaria maszyny i podatnik musiał ponieść koszty związane z naprawą urządzenia. W takiej sytuacji będziemy mieć do czynienia ze zwrotem wydatków nieopodatkowanym VAT. Nie jest to bowiem świadczenie usług dokonywane przez podatnika, stanowiące czynność opodatkowaną VAT, lecz zwrot przez fabrykę wydatków, które podatnik poniósł w imieniu fabryki i na jej rzecz (fabryka zobowiązana była do dokonania i opłacenia naprawy).

Co ważne, w takim przypadku faktura dokumentująca wykonanie usługi naprawy powinna być wystawiona na rzecz fabryki. Wtedy też, fabryka będzie miała prawo do odliczenia VAT z niej wynikającego,  pomimo że czasowo to podatnik poniósł koszt naprawy (zapłacił firmie serwisowej).


Przykład 3

Spółka Flota zawiera z kontrahentami (leasingobiorcami) umowy, przedmiotem których jest zarządzanie flotą samochodów leasingowanych. W oparciu o te umowy leasingodawca, świadczący na rzecz kontrahenta spółki Flota usługi leasingu przesyłać będzie faktury dokumentujące wykonanie usługi bezpośrednio na rzecz spółki Flota z pominięciem kontrahenta jako leasingobiorcy. Spółka Flota realizuje płatności wynagrodzenia wynikającego z przedmiotowych faktur wystawionych na rzecz leasingobiorcy a następnie obciąża go bezpośrednio łącznymi kosztami ponoszonych wydatków. Obciążając kontrahenta spółka Flota nie dolicza marży.  

Ponadto zgodnie z zawartą umową spółka Flota świadczy na rzecz swoich kontrahentów (leasingobiorców) usługi własne, odrębne od usług, w zakresie których pośredniczy w płatnościach (takie jak pośrednictwo w zawieraniu umów leasingowych i ich rozliczaniu).

W powyższym przypadku spółka Flota nie uczestniczy w świadczeniu usług udokumentowanych fakturami, za które płaci a jedynie pośredniczy jako płatnik w zapłacie wynagrodzenia za te usługi. Tym samym mamy do czynienia ze zwrotem wydatków, czyli z czynnością niepodlegającą opodatkowaniu VAT.

 

 

 


3. Moment powstania obowiązku podatkowego


Na gruncie Znowelizowanej ustawy o VAT nadal aktualne pozostaną wątpliwości w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu refaktury usług. Mając na uwadze kierunek zmian w tym zakresie (generalną zasadę powiązania obowiązku podatkowego bezpośrednio z momentem wykonania usługi a nie datą wystawienia faktury) nie można wykluczyć, że ten obszar nowelizacji wywoła zwiększone spory podatników z organami podatkowymi.

Od 1 stycznia 2014 r. warto więc zwrócić szczególną uwagę na kształtującą się praktykę i poglądy organów podatkowych co do rozliczania refaktur. Dotychczas nie wykształciła się jednolita linia wskazująca, jaki moment uważa się za wykonanie usługi refakturowanej - co do zasady w praktyce wystarczające było wskazanie, że obowiązek podatkowy przy takich rozliczeniach powstaje w dacie wystawienia refaktury (dla czynności rozliczanych według ogólnych zasad), bądź we wskazanym, szczególnym momencie powstania obowiązku podatkowego[3]. Niemniej, znane również były stanowiska przeciwne, coraz powszechniej negujące ww. podejście, uznające iż zasadniczo data wykonania usługi refakturowanej się nie zmienia i jest jedna (jest nią moment wykonania usługi pierwotnej).[4]


Przykład 4

Podatnik świadczy usługi najmu powierzchni magazynowej. Z ustaleń z najemcami wynika, że oprócz kosztów czynszu najmu mają również ponosić koszty sprzątania i remontu obiektu. Wynajmujący zawarł odpowiednie umowy z firmą sprzątającą oraz firmą remontową i ponosi koszty usług przez nich świadczonych. Na podstawie faktur wystawionych przez te podmioty wynajmujący odlicza VAT. Jednocześnie, zgodnie z ustaleniami z najemcami refakturuje koszty związane ze sprzątaniem magazynu oraz jego malowaniem. Wynajmujący nabył usługi malowania i sprzątania w styczniu 2014 r. Niemniej, ze względu na późne otrzymanie faktur zakupowych mógł dokonać refaktury dopiero w kwietniu.

Mając na uwadze dotychczasowe rozbieżności w orzecznictwie w zakresie momentu wykonania usług refakturowanych istnieją dwa podejścia, które refakturujący mógłby zastosować również na gruncie Znowelizowanej ustawy o VAT:

· moment powstania obowiązku podatkowego w styczniu (moment wykonania pierwotnej usługi sprzątania i malowania przez podmiot trzeci - faktyczny moment wykonania usług, przy założeniu że usługa refakturowana nie jest usługą odrębną od usługi faktycznie wykonanej przez podmiot trzeci);

· moment powstania obowiązku podatkowego w kwietniu (moment wykonania usługi to moment jej refakturowania, przy założeniu, że usługa refakturowana jest usługą odrębną od usługi pierwotnej, gdyż nie jest ona wykonana w tym samym momencie co usługa pierwotna). 

W praktyce w celu uniknięcia wątpliwości w zakresie określenia prawidłowego momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu refaktury usług strony transakcji ustalają umownie co rozumieją za wykonanie usługi (jakie elementy potrzebne są do uznania, iż czynność refakturowana została dokonana). W przypadku, gdy strony umownie uzgodnią (w zakresie refakturowanej usługi), że za moment jej wykonania przyjmuje się określone zdarzenie (np. wykonanie czynności reklamowej, otrzymanie przez podatnika listu przewozowego potwierdzającego wykonanie transportu i odbiór towarów w miejscu docelowym, wykonanie usługi pierwotnej i weryfikacja danych zawartych na fakturze pierwotnej), wówczas moment jego zaistnienia należy utożsamiać raczej z momentem wykonania refakturowanej usługi a nie z datą wystawienia refaktury przez podmiot refakturujący.

 

Jest to fragment poradnika o zmianach w VAT. Pełna treść do pobrania tutaj: VADEMECUM dla przedsiębiorców. Najważniejsze zmiany w VAT 2014

Poradnik dla Państwa przygotowała kancelaria ACCREO we współpracy z portalem INFOR.pl

 

 




[3] Przykładowo prawomocny wyrok WSA w Warszawie z 26 lutego 2013 r., sygn. III SA/Wa 23/13.

[4] Przykładowo nieprawomocny wyrok WSA w Warszawie z 5  grudnia 2012 r., sygn. III SA/Wa 1055/12.

 

 

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Accreo

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Błędna stawka VAT na paragonie z NIP nabywcy. Jak dokonać korekty i ująć w ewidencji i JPK V7M?

W praktyce zdarza się nie tak rzadko, że wystawiony paragon z NIP nabywcy zawiera błędną stawkę VAT. Czy i jak można skorygować taki paragon z błędną stawką VAT?

Fiskus dowie się, że prowadzisz działalność gospodarczą bez rejestracji. Zmiany od 1 lipca 2024 r. Co wynika z nowych przepisów?

W dniu 5 czerwca 2024 r. Senat przyjął bez poprawek rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami oraz niektórych innych ustaw, który implikuje unijną dyrektywę DAC7 uszczelniającą system podatkowy we wszystkich krajach UE. Jeśli Prezydent podpisze ustawę, zacznie ona obowiązywać już od 1 lipca br. Nowe przepisy związane są z wprowadzeniem obowiązku raportowania danych przez platformy sprzedażowe tj. Allegro, OLX czy Booking dotyczących ilości oraz wartości transakcji dokonywanych przez ich użytkowników

Kiedy i w jakich okolicznościach pracodawca ma obowiązek zwiększyć wymiar urlopu wypoczynkowego? Czy każdy pracownik może na to liczyć?

W jakich sytuacjach i terminach pracownik nabywa prawo do zwiększonego wymiaru urlopu wypoczynkowego? Kiedy pracodawca ma obowiązek udzielić dodatkowych dni urlopu? Co wynika z przepisów?

Zwolnienie z VAT dla małych firm. Minister Finansów szykuje istotne zmiany w ustawie o VAT

Nowelizacja ustawy o VAT ma pozwolić na korzystanie ze zwolnienia podmiotowego w VAT w Polsce przez małe firmy (do 200 tys. zł rocznej wartości sprzedaży) mające siedzibę w innym państwie członkowskim UE. A polskie małe firmy będą mogły również korzystać ze zwolnienia z VAT w innych państwach członkowskich UE. Tak wynika z założeń projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, które zostały opublikowane 12 czerwca 2024 r. w Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów.

REKLAMA

Nowa składka zdrowotna komplikuje system. Przedsiębiorcy chcą inaczej

Składak zdrowotna ma być rozliczana inaczej już od początku 2025 roku. Niestety, z pozytywnym odbiorem przedsiębiorców nie spotkały się rządowe zapowiedzi dotyczące osób prowadzących działalność gospodarczą opodatkowaną stawką liniową i ryczałtem. W obu tych przypadkach planowane rozwiązania podnoszą wysokość składki zdrowotnej i komplikują system.

Zmiany w podatku od nieruchomości od 2025 roku. Definicje budynku i budowli, ujednolicenie opodatkowania garaży wielostanowiskowych w budynkach mieszkalnych

W Wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów opublikowano 11 czerwca 2024 r. założenia projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku rolnym, ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, ustawy o podatku leśnym oraz ustawy o opłacie skarbowej. W zakresie podatku od nieruchomości ten projekt zakłada wprowadzenie definicji budynku i budowli a także ujednolicenie zasad opodatkowania garaży wielostanowiskowych w budynkach mieszkalnych.

Dotacje dla biznesu 2024. Ścieżka SMART: kolejne rundy naborów wniosków dla MŚP oraz dużych przedsiębiorstw

Ścieżka SMART jest jednym z czterech priorytetów w ramach Programu FENG na lata 2021-2027. Wydaje się ona być jedną z najpopularniejszych dotacji oferowanych przez Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki dla MŚP oraz dużych przedsiębiorstw chcących zwiększyć swoją zdolność badawczą oraz innowacyjność. Trzecia runda konkursu zgodnie z aktualnym harmonogramem naborów FENG rozpocznie się 27 czerwca i potrwa do 24 października. 

Podatek od psa i kota w Polsce – kto musi płacić, a kto jest zwolniony?

W Polsce właściciele psów mogą być zobowiązani do opłacenia podatku od posiadania zwierząt, co jest regulowane przepisami lokalnymi gmin. Opłata ta wynika z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i jest stosowana w celu pokrycia kosztów związanych z utrzymaniem czystości i porządku w miejscach publicznych oraz finansowaniem opieki nad bezdomnymi zwierzętami. Inaczej jest w przypadku kotów.

REKLAMA

MF: dwa etapy wdrożenia obowiązkowego KSeF. Będzie kolejna zmiana ustawy o VAT

W dniu 5 czerwca 2024 r. Prezydent RP Andrzej Duda podpisał ustawę przesuwającą termin wdrożenia obowiązkowego KSeF na dzień 1 lutego 2026 r. Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw 10 czerwca br. i wejdzie w życie 1 lipca br. W drugim etapie procesu legislacyjnego Ministerstwo Finansów zaproponuje rozwiązania w zakresie uproszczenia stosowania obligatoryjnego KSeF i etapowego wdrażania tego systemu. Ministerstwo Finansów udostępniło wersję produkcyjną Aplikacji Mobilnej KSeF.

Zajęcie komornicze wynagrodzenia a świadczenie z ZFŚS

Zdarza się, że wynagrodzenie pracownika jest obejmowane zajęciem komorniczym. Co w sytuacji, gdy takiemu pracownikowi należy się świadczenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (np. dofinansowanie urlopu. Czy ze świadczenia z zfśs pracodawca może dokonać potrącenia? Okazuje się, że to bardzo kontrowersyjny problem.

REKLAMA