Refakturowanie i zwrot wydatków

Autopromocja

W praktyce prowadzenia działalności gospodarczej, nie zawsze dochodzi do sytuacji, w której nabywając towar bądź usługę przedsiębiorca sam organizuje transakcję i za nią płaci. Często, ze względów logistycznych, czy finansowych efektywniej jest korzystać z „pośrednictwa” innego podmiotu (kontrahenta) w tym zakresie. Takie podejście wzmacnia dodatkowo postępująca specjalizacja przedsiębiorstw czy rozwój outsourcingu.

Niestety, regulacje podatkowe często nie nadążają za rzeczywistością. Również Znowelizowana ustawa o VAT, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2014 r. nie daje jasnych odpowiedzi na aktualne wątpliwości w zakresie refakturowania i zwrotu wydatków. Wydaje się, że omówione w poprzednich rozdziałach zmiany w zakresie podstawy opodatkowania i momentu powstania obowiązku podatkowego nie rozwieją więc wszystkich powstałych dotychczas pytań. Co więcej, zmiana przepisów może doprowadzić do zwiększenia wątpliwości w zakresie prawidłowego opodatkowania transakcji dokonywanych z udziałem podmiotów trzecich.

Przepisy: Art. 29a ust. 7 pkt 3, art. 19a Znowelizowanej ustawy o VAT

Autopromocja

Nowelizacja VAT 2025.
Praktyczny webinar INFORAKADEMII

Sprawdź

1. Refakturowanie a zwrot wydatków

Refakturowanie w najprostszym ujęciu stanowi czynność przeniesienia ciężaru ekonomicznego związanego z nabyciem usług na inny podmiot - tj. faktycznego usługobiorcę. W rzeczywistości, to właśnie ten przedsiębiorca z wyświadczonych usług korzystał (a nie podmiot wskazany na fakturze przez usługodawcę). Znowelizowana ustawa o VAT nie zmienia definicji refakturowania usług, które nadal od 2014 r. powinno być rozumiane jako działanie podatnika we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej.

VAT 2014 - koniec zwolnienia z VAT sprzedaży towarów używanych

W praktyce jednak, w celu określenia, czy transakcja może podlegać refakturowaniu, wypracowane zostały kryteria, których spełnienie ma wpływ na uznanie transakcji za refakturowanie usług:

Autopromocja

Sprawozdanie finansowe 2024
Przykłady, schematy, tabele, wzory

Sprawdź

· przedmiotem refakturowania są usługi (podmiot refakturujący odsprzedaje w stanie "nieprzetworzonym" swojemu kontrahentowi nabytą usługę);

· z usługi nie korzysta podmiot (albo korzysta tylko w części), na którego wystawiana jest pierwotna faktura;

Autopromocja

Jak przygotować się do zmian 2025.
Podatki. Rachunkowość. ZUS

Sprawdź

· sprzedaż (odsprzedaż) musi być dokonana po cenie zakupu;

· podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która widnieje na fakturze pierwotnej;

· w umowie między kontrahentami zawarte jest zastrzeżenie o refakturowaniu danej czynności.

Jak dokonać korekty odliczonego VAT

Tabela 1 - identyfikacja kategorii płatności za usługi[1]

Nowością, która pojawiła się od 2014 r. jest natomiast wprowadzenie regulacji, która odnosi się do zwrotu wydatków. Pojęcie to, jakkolwiek nie było dotąd wprost wskazane w Ustawie o VAT, rozumiane jest w praktyce jako zwrot kosztów (wydatków) poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy.

Na podobne rozumienie zwrotu wydatków wskazuje nowe brzmienie przepisu dotyczącego podstawy opodatkowania. Znowelizowana ustawa o VAT wskazuje, że podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji dla potrzeb podatku.[2] Powyższy przepis nie dotyczy więc refakturowania, które jest dokonywane we własnym imieniu i na rzecz innych osób.

Zmiany 2014 - Podatki, Księgowość, Kadry, Firma, Prawo

Zapraszamy do dyskusji na forum

2. Podstawa opodatkowania

Powyżej wskazane rozróżnienie ma bardzo istotne znaczenie na gruncie VAT. W zależności od kwalifikacji czynności jako refakturowania czy zwrotu wydatków będziemy mieć do czynienia z czynnością opodatkowaną VAT (refaktura jako świadczenie usług) bądź transakcją pozostającą poza zakresem VAT (zwrot wydatków).

Znowelizowana ustawa o VAT stanowi, że pewne kwoty nie będą ujęte w podstawie opodatkowania w przypadku, gdy są:

· otrzymane od nabywcy lub usługobiorcy;

· udokumentowane jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy;

· ujęte przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji dla potrzeb VAT.

Powyższa regulacja nie stanowi jednak wiernego odzwierciedlenia przepisów unijnych w tym zakresie. Dyrektywa VAT stanowi bowiem, że podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:

· otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w jego imieniu i na jego rzecz;

· zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym;

· udokumentowanych dowodem przedstawiającym rzeczywistą kwotę kosztów;

· z tytułu których VAT, który mógł zostać naliczony, nie został odliczony.

Przykład 1

Kancelaria prawna Lex podpisała z klientem umowę na usługi prawne w zakresie doradztwa prawnego i reprezentacji przed sądem w sporze z organem podatkowym dotyczącym opodatkowania VAT sprzedaży maszyn do Niemiec. Wynagrodzenie zostało ustalone jako stała kwota (5.000 PLN). Strony ustaliły, że poniesione przez Kancelarię przy świadczeniu usług prawnych koszty doradców zagranicznych (o ile będą potrzebne do prawidłowego ustalenia konsekwencji podatkowych transakcji i wydania opinii przez Kancelarię Lex) oraz wpisu sądowego od skargi poniesie klient. Koszty wpisu sądowego ujęte zostały przez Kancelarię na koncie przejściowym i nie stanowią dla niej kosztu uzyskania przychodu.

W przypadku kosztów doradców zagranicznych będziemy mieć do czynienia z refakturą usług, gdyż podatnik - Kancelaria Lex zlecając je doradcy z Niemiec działała we własnym imieniu ale na rzecz klienta (Kancelaria Lex odliczyła VAT w związku z nabytą usługą doradczą udokumentowaną fakturą wystawioną przez podmiot z Niemiec). W przypadku kosztów wpisu sądowego od skargi klient dokonana zwrotu wydatków na rzecz Kancelarii Lex, gdyż wydatek ten poniesiony został w jego imieniu i na jego rzecz (stroną postępowania był klient, Kancelaria działała na podstawie pełnomocnictwa).

Przykład 2

Podatnik zakupił w styczniu 2014 r. maszynę od fabryki w Polsce. Strony ustaliły, że wszelkie koszty związane z naprawą maszyny w przypadku jej awarii, o ile pojawią się w przeciągu pierwszych 3 miesięcy od momentu zakupu, będzie ponosić fabryka.

W marcu miała miejsce awaria maszyny i podatnik musiał ponieść koszty związane z naprawą urządzenia. W takiej sytuacji będziemy mieć do czynienia ze zwrotem wydatków nieopodatkowanym VAT. Nie jest to bowiem świadczenie usług dokonywane przez podatnika, stanowiące czynność opodatkowaną VAT, lecz zwrot przez fabrykę wydatków, które podatnik poniósł w imieniu fabryki i na jej rzecz (fabryka zobowiązana była do dokonania i opłacenia naprawy).

Co ważne, w takim przypadku faktura dokumentująca wykonanie usługi naprawy powinna być wystawiona na rzecz fabryki. Wtedy też, fabryka będzie miała prawo do odliczenia VAT z niej wynikającego,  pomimo że czasowo to podatnik poniósł koszt naprawy (zapłacił firmie serwisowej).

Przykład 3

Spółka Flota zawiera z kontrahentami (leasingobiorcami) umowy, przedmiotem których jest zarządzanie flotą samochodów leasingowanych. W oparciu o te umowy leasingodawca, świadczący na rzecz kontrahenta spółki Flota usługi leasingu przesyłać będzie faktury dokumentujące wykonanie usługi bezpośrednio na rzecz spółki Flota z pominięciem kontrahenta jako leasingobiorcy. Spółka Flota realizuje płatności wynagrodzenia wynikającego z przedmiotowych faktur wystawionych na rzecz leasingobiorcy a następnie obciąża go bezpośrednio łącznymi kosztami ponoszonych wydatków. Obciążając kontrahenta spółka Flota nie dolicza marży.  

Ponadto zgodnie z zawartą umową spółka Flota świadczy na rzecz swoich kontrahentów (leasingobiorców) usługi własne, odrębne od usług, w zakresie których pośredniczy w płatnościach (takie jak pośrednictwo w zawieraniu umów leasingowych i ich rozliczaniu).

W powyższym przypadku spółka Flota nie uczestniczy w świadczeniu usług udokumentowanych fakturami, za które płaci a jedynie pośredniczy jako płatnik w zapłacie wynagrodzenia za te usługi. Tym samym mamy do czynienia ze zwrotem wydatków, czyli z czynnością niepodlegającą opodatkowaniu VAT.

3. Moment powstania obowiązku podatkowego

Na gruncie Znowelizowanej ustawy o VAT nadal aktualne pozostaną wątpliwości w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu refaktury usług. Mając na uwadze kierunek zmian w tym zakresie (generalną zasadę powiązania obowiązku podatkowego bezpośrednio z momentem wykonania usługi a nie datą wystawienia faktury) nie można wykluczyć, że ten obszar nowelizacji wywoła zwiększone spory podatników z organami podatkowymi.

Od 1 stycznia 2014 r. warto więc zwrócić szczególną uwagę na kształtującą się praktykę i poglądy organów podatkowych co do rozliczania refaktur. Dotychczas nie wykształciła się jednolita linia wskazująca, jaki moment uważa się za wykonanie usługi refakturowanej - co do zasady w praktyce wystarczające było wskazanie, że obowiązek podatkowy przy takich rozliczeniach powstaje w dacie wystawienia refaktury (dla czynności rozliczanych według ogólnych zasad), bądź we wskazanym, szczególnym momencie powstania obowiązku podatkowego[3]. Niemniej, znane również były stanowiska przeciwne, coraz powszechniej negujące ww. podejście, uznające iż zasadniczo data wykonania usługi refakturowanej się nie zmienia i jest jedna (jest nią moment wykonania usługi pierwotnej).[4]

Przykład 4

Podatnik świadczy usługi najmu powierzchni magazynowej. Z ustaleń z najemcami wynika, że oprócz kosztów czynszu najmu mają również ponosić koszty sprzątania i remontu obiektu. Wynajmujący zawarł odpowiednie umowy z firmą sprzątającą oraz firmą remontową i ponosi koszty usług przez nich świadczonych. Na podstawie faktur wystawionych przez te podmioty wynajmujący odlicza VAT. Jednocześnie, zgodnie z ustaleniami z najemcami refakturuje koszty związane ze sprzątaniem magazynu oraz jego malowaniem. Wynajmujący nabył usługi malowania i sprzątania w styczniu 2014 r. Niemniej, ze względu na późne otrzymanie faktur zakupowych mógł dokonać refaktury dopiero w kwietniu.

Mając na uwadze dotychczasowe rozbieżności w orzecznictwie w zakresie momentu wykonania usług refakturowanych istnieją dwa podejścia, które refakturujący mógłby zastosować również na gruncie Znowelizowanej ustawy o VAT:

· moment powstania obowiązku podatkowego w styczniu (moment wykonania pierwotnej usługi sprzątania i malowania przez podmiot trzeci - faktyczny moment wykonania usług, przy założeniu że usługa refakturowana nie jest usługą odrębną od usługi faktycznie wykonanej przez podmiot trzeci);

· moment powstania obowiązku podatkowego w kwietniu (moment wykonania usługi to moment jej refakturowania, przy założeniu, że usługa refakturowana jest usługą odrębną od usługi pierwotnej, gdyż nie jest ona wykonana w tym samym momencie co usługa pierwotna). 

W praktyce w celu uniknięcia wątpliwości w zakresie określenia prawidłowego momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu refaktury usług strony transakcji ustalają umownie co rozumieją za wykonanie usługi (jakie elementy potrzebne są do uznania, iż czynność refakturowana została dokonana). W przypadku, gdy strony umownie uzgodnią (w zakresie refakturowanej usługi), że za moment jej wykonania przyjmuje się określone zdarzenie (np. wykonanie czynności reklamowej, otrzymanie przez podatnika listu przewozowego potwierdzającego wykonanie transportu i odbiór towarów w miejscu docelowym, wykonanie usługi pierwotnej i weryfikacja danych zawartych na fakturze pierwotnej), wówczas moment jego zaistnienia należy utożsamiać raczej z momentem wykonania refakturowanej usługi a nie z datą wystawienia refaktury przez podmiot refakturujący.