REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Refakturowanie i zwrot wydatków

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Magdalena Jaworska
Magdalena Jaworska
radca prawny
Aleksandra Plichta
starszy konsultant
inforCMS

REKLAMA

REKLAMA

Zmiana przepisów, które obowiązują od początku 2014 r. w zakresie podatku VAT, może wpłynąć na zwiększenie sporów z organami podatkowymi na gruncie refakturownia usług oraz zwrotu wydatków.

 

REKLAMA

Autopromocja

W praktyce prowadzenia działalności gospodarczej, nie zawsze dochodzi do sytuacji, w której nabywając towar bądź usługę przedsiębiorca sam organizuje transakcję i za nią płaci. Często, ze względów logistycznych, czy finansowych efektywniej jest korzystać z „pośrednictwa” innego podmiotu (kontrahenta) w tym zakresie. Takie podejście wzmacnia dodatkowo postępująca specjalizacja przedsiębiorstw czy rozwój outsourcingu.

Niestety, regulacje podatkowe często nie nadążają za rzeczywistością. Również Znowelizowana ustawa o VAT, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2014 r. nie daje jasnych odpowiedzi na aktualne wątpliwości w zakresie refakturowania i zwrotu wydatków. Wydaje się, że omówione w poprzednich rozdziałach zmiany w zakresie podstawy opodatkowania i momentu powstania obowiązku podatkowego nie rozwieją więc wszystkich powstałych dotychczas pytań. Co więcej, zmiana przepisów może doprowadzić do zwiększenia wątpliwości w zakresie prawidłowego opodatkowania transakcji dokonywanych z udziałem podmiotów trzecich.

Przepisy: Art. 29a ust. 7 pkt 3, art. 19a Znowelizowanej ustawy o VAT


1. Refakturowanie a zwrot wydatków


Refakturowanie w najprostszym ujęciu stanowi czynność przeniesienia ciężaru ekonomicznego związanego z nabyciem usług na inny podmiot - tj. faktycznego usługobiorcę. W rzeczywistości, to właśnie ten przedsiębiorca z wyświadczonych usług korzystał (a nie podmiot wskazany na fakturze przez usługodawcę). Znowelizowana ustawa o VAT nie zmienia definicji refakturowania usług, które nadal od 2014 r. powinno być rozumiane jako działanie podatnika we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

VAT 2014 - koniec zwolnienia z VAT sprzedaży towarów używanych

W praktyce jednak, w celu określenia, czy transakcja może podlegać refakturowaniu, wypracowane zostały kryteria, których spełnienie ma wpływ na uznanie transakcji za refakturowanie usług:

· przedmiotem refakturowania są usługi (podmiot refakturujący odsprzedaje w stanie "nieprzetworzonym" swojemu kontrahentowi nabytą usługę);

· z usługi nie korzysta podmiot (albo korzysta tylko w części), na którego wystawiana jest pierwotna faktura;

· sprzedaż (odsprzedaż) musi być dokonana po cenie zakupu;

· podmiot, który dokonuje refakturowania, wystawia na rzecz nabywcy fakturę z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która widnieje na fakturze pierwotnej;

· w umowie między kontrahentami zawarte jest zastrzeżenie o refakturowaniu danej czynności.

Jak dokonać korekty odliczonego VAT

 

Tabela 1 - identyfikacja kategorii płatności za usługi[1]

Refakturowanie

Zwrot wydatków

Pośrednictwo

Element kalkulacyjny usługi kompleksowej

·         pośrednik działa w imieniu własnym

·         pośrednik działa na rzecz usługobiorcy

·         faktura usługodawcy wystawiona jest na pośrednika

·         umowa pomiędzy pośrednikiem a usługobiorcą zezwala na refakturowanie wydatków

·         pośrednik nie nakłada marży na refakturowane wydatki

·         pośrednik działa na rzecz usługobiorcy

·         pośrednik działa w imieniu usługobiorcy

·         faktura usługodawcy wystawiona jest na usługobiorcę

·         umowa pomiędzy pośrednikiem a usługobiorcą zezwala na zwrot wydatków

·         umowa pomiędzy pośrednikiem a usługobiorcą nie uznaje ich za element składowy wynagrodzenia pośrednika

·         pośrednik nie nakłada marży na wydatki do zwrotu

·         pośrednik nie jest stroną umowy pomiędzy usługodawcą a usługobiorcą

·         pośrednik wskazuje stronie danej umowy okazję do zawarcia umowy

·         pośrednik często prowadzi negocjacje

·         pośrednik kontaktuje się ze stronami

·         pośrednik negocjuje w imieniu i na rzecz klienta warunki świadczeń wzajemnych

·       pośrednik działa w imieniu własnym

·       pośrednik działa na własną rzecz (w celu realizacji zadań zleconych przez usługobiorcę)

·       umowa pomiędzy pośrednikiem a usługobiorcą wskazuje, że elementem kalkulacyjnym ceny usług jest poniesiony przez pośrednika wydatek

 

 

 

Nowością, która pojawiła się od 2014 r. jest natomiast wprowadzenie regulacji, która odnosi się do zwrotu wydatków. Pojęcie to, jakkolwiek nie było dotąd wprost wskazane w Ustawie o VAT, rozumiane jest w praktyce jako zwrot kosztów (wydatków) poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy.

Na podobne rozumienie zwrotu wydatków wskazuje nowe brzmienie przepisu dotyczącego podstawy opodatkowania. Znowelizowana ustawa o VAT wskazuje, że podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy i ujmowanych przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji dla potrzeb podatku.[2] Powyższy przepis nie dotyczy więc refakturowania, które jest dokonywane we własnym imieniu i na rzecz innych osób.

Zmiany 2014 - Podatki, Księgowość, Kadry, Firma, Prawo

Zapraszamy do dyskusji na forum



[1] Opracowanie własne na podstawie dotychczasowej praktyki i orzecznictwa.

[2] Art. 29a ust. 7 pkt 3 Znowelizowanej ustawy o VAT.

 


2. Podstawa opodatkowania


Powyżej wskazane rozróżnienie ma bardzo istotne znaczenie na gruncie VAT. W zależności od kwalifikacji czynności jako refakturowania czy zwrotu wydatków będziemy mieć do czynienia z czynnością opodatkowaną VAT (refaktura jako świadczenie usług) bądź transakcją pozostającą poza zakresem VAT (zwrot wydatków).

Znowelizowana ustawa o VAT stanowi, że pewne kwoty nie będą ujęte w podstawie opodatkowania w przypadku, gdy są:

· otrzymane od nabywcy lub usługobiorcy;

· udokumentowane jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy;

· ujęte przejściowo przez podatnika w prowadzonej przez niego ewidencji dla potrzeb VAT.

Powyższa regulacja nie stanowi jednak wiernego odzwierciedlenia przepisów unijnych w tym zakresie. Dyrektywa VAT stanowi bowiem, że podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot:

· otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w jego imieniu i na jego rzecz;

· zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym;

· udokumentowanych dowodem przedstawiającym rzeczywistą kwotę kosztów;

· z tytułu których VAT, który mógł zostać naliczony, nie został odliczony.


Przykład 1

Kancelaria prawna Lex podpisała z klientem umowę na usługi prawne w zakresie doradztwa prawnego i reprezentacji przed sądem w sporze z organem podatkowym dotyczącym opodatkowania VAT sprzedaży maszyn do Niemiec. Wynagrodzenie zostało ustalone jako stała kwota (5.000 PLN). Strony ustaliły, że poniesione przez Kancelarię przy świadczeniu usług prawnych koszty doradców zagranicznych (o ile będą potrzebne do prawidłowego ustalenia konsekwencji podatkowych transakcji i wydania opinii przez Kancelarię Lex) oraz wpisu sądowego od skargi poniesie klient. Koszty wpisu sądowego ujęte zostały przez Kancelarię na koncie przejściowym i nie stanowią dla niej kosztu uzyskania przychodu.

W przypadku kosztów doradców zagranicznych będziemy mieć do czynienia z refakturą usług, gdyż podatnik - Kancelaria Lex zlecając je doradcy z Niemiec działała we własnym imieniu ale na rzecz klienta (Kancelaria Lex odliczyła VAT w związku z nabytą usługą doradczą udokumentowaną fakturą wystawioną przez podmiot z Niemiec). W przypadku kosztów wpisu sądowego od skargi klient dokonana zwrotu wydatków na rzecz Kancelarii Lex, gdyż wydatek ten poniesiony został w jego imieniu i na jego rzecz (stroną postępowania był klient, Kancelaria działała na podstawie pełnomocnictwa).


Przykład 2

Podatnik zakupił w styczniu 2014 r. maszynę od fabryki w Polsce. Strony ustaliły, że wszelkie koszty związane z naprawą maszyny w przypadku jej awarii, o ile pojawią się w przeciągu pierwszych 3 miesięcy od momentu zakupu, będzie ponosić fabryka.

W marcu miała miejsce awaria maszyny i podatnik musiał ponieść koszty związane z naprawą urządzenia. W takiej sytuacji będziemy mieć do czynienia ze zwrotem wydatków nieopodatkowanym VAT. Nie jest to bowiem świadczenie usług dokonywane przez podatnika, stanowiące czynność opodatkowaną VAT, lecz zwrot przez fabrykę wydatków, które podatnik poniósł w imieniu fabryki i na jej rzecz (fabryka zobowiązana była do dokonania i opłacenia naprawy).

Co ważne, w takim przypadku faktura dokumentująca wykonanie usługi naprawy powinna być wystawiona na rzecz fabryki. Wtedy też, fabryka będzie miała prawo do odliczenia VAT z niej wynikającego,  pomimo że czasowo to podatnik poniósł koszt naprawy (zapłacił firmie serwisowej).


Przykład 3

Spółka Flota zawiera z kontrahentami (leasingobiorcami) umowy, przedmiotem których jest zarządzanie flotą samochodów leasingowanych. W oparciu o te umowy leasingodawca, świadczący na rzecz kontrahenta spółki Flota usługi leasingu przesyłać będzie faktury dokumentujące wykonanie usługi bezpośrednio na rzecz spółki Flota z pominięciem kontrahenta jako leasingobiorcy. Spółka Flota realizuje płatności wynagrodzenia wynikającego z przedmiotowych faktur wystawionych na rzecz leasingobiorcy a następnie obciąża go bezpośrednio łącznymi kosztami ponoszonych wydatków. Obciążając kontrahenta spółka Flota nie dolicza marży.  

Ponadto zgodnie z zawartą umową spółka Flota świadczy na rzecz swoich kontrahentów (leasingobiorców) usługi własne, odrębne od usług, w zakresie których pośredniczy w płatnościach (takie jak pośrednictwo w zawieraniu umów leasingowych i ich rozliczaniu).

W powyższym przypadku spółka Flota nie uczestniczy w świadczeniu usług udokumentowanych fakturami, za które płaci a jedynie pośredniczy jako płatnik w zapłacie wynagrodzenia za te usługi. Tym samym mamy do czynienia ze zwrotem wydatków, czyli z czynnością niepodlegającą opodatkowaniu VAT.

 

 

 


3. Moment powstania obowiązku podatkowego


Na gruncie Znowelizowanej ustawy o VAT nadal aktualne pozostaną wątpliwości w zakresie momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu refaktury usług. Mając na uwadze kierunek zmian w tym zakresie (generalną zasadę powiązania obowiązku podatkowego bezpośrednio z momentem wykonania usługi a nie datą wystawienia faktury) nie można wykluczyć, że ten obszar nowelizacji wywoła zwiększone spory podatników z organami podatkowymi.

Od 1 stycznia 2014 r. warto więc zwrócić szczególną uwagę na kształtującą się praktykę i poglądy organów podatkowych co do rozliczania refaktur. Dotychczas nie wykształciła się jednolita linia wskazująca, jaki moment uważa się za wykonanie usługi refakturowanej - co do zasady w praktyce wystarczające było wskazanie, że obowiązek podatkowy przy takich rozliczeniach powstaje w dacie wystawienia refaktury (dla czynności rozliczanych według ogólnych zasad), bądź we wskazanym, szczególnym momencie powstania obowiązku podatkowego[3]. Niemniej, znane również były stanowiska przeciwne, coraz powszechniej negujące ww. podejście, uznające iż zasadniczo data wykonania usługi refakturowanej się nie zmienia i jest jedna (jest nią moment wykonania usługi pierwotnej).[4]


Przykład 4

Podatnik świadczy usługi najmu powierzchni magazynowej. Z ustaleń z najemcami wynika, że oprócz kosztów czynszu najmu mają również ponosić koszty sprzątania i remontu obiektu. Wynajmujący zawarł odpowiednie umowy z firmą sprzątającą oraz firmą remontową i ponosi koszty usług przez nich świadczonych. Na podstawie faktur wystawionych przez te podmioty wynajmujący odlicza VAT. Jednocześnie, zgodnie z ustaleniami z najemcami refakturuje koszty związane ze sprzątaniem magazynu oraz jego malowaniem. Wynajmujący nabył usługi malowania i sprzątania w styczniu 2014 r. Niemniej, ze względu na późne otrzymanie faktur zakupowych mógł dokonać refaktury dopiero w kwietniu.

Mając na uwadze dotychczasowe rozbieżności w orzecznictwie w zakresie momentu wykonania usług refakturowanych istnieją dwa podejścia, które refakturujący mógłby zastosować również na gruncie Znowelizowanej ustawy o VAT:

· moment powstania obowiązku podatkowego w styczniu (moment wykonania pierwotnej usługi sprzątania i malowania przez podmiot trzeci - faktyczny moment wykonania usług, przy założeniu że usługa refakturowana nie jest usługą odrębną od usługi faktycznie wykonanej przez podmiot trzeci);

· moment powstania obowiązku podatkowego w kwietniu (moment wykonania usługi to moment jej refakturowania, przy założeniu, że usługa refakturowana jest usługą odrębną od usługi pierwotnej, gdyż nie jest ona wykonana w tym samym momencie co usługa pierwotna). 

W praktyce w celu uniknięcia wątpliwości w zakresie określenia prawidłowego momentu powstania obowiązku podatkowego z tytułu refaktury usług strony transakcji ustalają umownie co rozumieją za wykonanie usługi (jakie elementy potrzebne są do uznania, iż czynność refakturowana została dokonana). W przypadku, gdy strony umownie uzgodnią (w zakresie refakturowanej usługi), że za moment jej wykonania przyjmuje się określone zdarzenie (np. wykonanie czynności reklamowej, otrzymanie przez podatnika listu przewozowego potwierdzającego wykonanie transportu i odbiór towarów w miejscu docelowym, wykonanie usługi pierwotnej i weryfikacja danych zawartych na fakturze pierwotnej), wówczas moment jego zaistnienia należy utożsamiać raczej z momentem wykonania refakturowanej usługi a nie z datą wystawienia refaktury przez podmiot refakturujący.

 

Jest to fragment poradnika o zmianach w VAT. Pełna treść do pobrania tutaj: VADEMECUM dla przedsiębiorców. Najważniejsze zmiany w VAT 2014

Poradnik dla Państwa przygotowała kancelaria ACCREO we współpracy z portalem INFOR.pl

 

 




[3] Przykładowo prawomocny wyrok WSA w Warszawie z 26 lutego 2013 r., sygn. III SA/Wa 23/13.

[4] Przykładowo nieprawomocny wyrok WSA w Warszawie z 5  grudnia 2012 r., sygn. III SA/Wa 1055/12.

 

 

 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Accreo

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PKWiU 2025 - będzie nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015.

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

REKLAMA

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

REKLAMA