Jak prawidłowo stosować metody kasową i memoriałową

Kiedy można zastosować metodę kasową

Jak rozpocząć ewidencję kasową

Aby można było poprawnie posługiwać się tymi metodami, należy rozgraniczyć dwa pojęcia, a mianowicie: dochodu i wydatku oraz przychodu i kosztu.

Pojęcia dochodu i wydatku są przypisane do zasady kasowej. Należy zauważyć, że pojęcie dochodu utożsamiane jest w ustawie o finansach publicznych z wpływami środków pieniężnych i jest odmiennie interpretowane przez prawo bilansowe i prawo podatkowe. W ujęciu tych praw dochód oznacza różnicę między przychodami i kosztami ich uzyskania.

Specyfika interpretacji dochodów w przepisach związanych z finansami publicznymi pogłębia ich klasyfikacja na dochody otrzymane i wykonane. Zastosowanie zasady kasowej pozwala na ustalenie kasowego wyniku wykonania budżetu, który może mieć postać nadwyżki lub niedoboru budżetowego. Dochody ujęte w budżetach: państwa i jednostek samorządu terytorialnego, jak również w planach finansowych jednostek budżetowych są prognozami, zaś wydatki (z wyjątkiem wydatków finansowanych z dochodów własnych jednostek budżetowych), stanowią nieprzekraczalny limit.

Realizacja zasady kasowej w rachunkowości powinna być oparta na obowiązujących zasadach gospodarki finansowej.

Zasady gospodarki finansowej są m.in. następujące:

l zasady i terminy realizacji dochodów budżetowych wynikają z przepisów prawa;

l wydatki budżetowe mogą następować w granicach ustalonych w ustawie budżetowej, uchwale jednostki samorządu terytorialnego oraz w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych, z zachowaniem zasad oszczędności i gospodarności oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań i zobowiązań;

l dochody ujęte w budżetach: państwa i jednostek samorządu terytorialnego, jak również w planach finansowych jednostek budżetowych, są prognozami, natomiast wydatki stanowią nieprzekraczalny limit (z wyjątkiem wydatków finansowanych z dochodów własnych jednostek budżetowych);

l zmiany w planie finansowym mogą wprowadzać wyłącznie upoważnione osoby lub organy;

l zlecenie realizacji zadań finansowanych ze środków publicznych musi być zgodne z ustawami: o finansach publicznych i Prawo zamówień publicznych.

Pojęcia przychodu i kosztu są związane z zasadą memoriału, zgodnie z którą przypisanie przychodu i kosztu do okresu, którego dotyczą, jest niezależne od momentu wpływu gotówki lub poniesienia wydatku.

Ich ujęcie w księgach rachunkowych następuje w chwili wystąpienia zdarzeń skutkujących powstaniem przychodu lub kosztu. Oznacza to, że przychód nie jest jednoznaczny z pojawieniem się wpływu środków pieniężnych (dochodu), a koszt nie musi oznaczać poniesienia wydatku w danym momencie.

W praktyce jednoznaczne rozgraniczenie obu zasad może sprawiać pewne trudności, zwłaszcza gdy zasady te się przeplatają. Na przykład pomimo obowiązku kasowej ewidencji realizacji budżetu należy także wykazać w księgach rachunkowych jako przychód i koszt niezależnie od momentu ich realizacji, a więc memoriałowo. Efektem tego ujęcia jest powstanie zobowiązań i należności.

BEATA PIOTROWSKA

główny specjalista w Biurze Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podkarpackiego