Dokumentacja pracy biegłych rewidentów - inaczej niż w kryminałach

Pełen materiał przygotowany z tej okazji dostępny jest w e-Bibliotece.

Czym różni się praca biegłego rewidenta od świata kryminalnych powieści i filmów? Między innymi tym, że w naszym zawodzie nie obowiązuje zasada „nie ma ciała – nie ma zbrodni”. Wręcz przeciwnie: brak „ciała”, czyli dokumentacji badania, jest zbrodnią samą w sobie.

Nierozumiana bywa też zasada „domniemania niewinności”, która tu nie ma zastosowania. To my, biegli rewidenci musimy udowodnić poprzez dokumentację, że jesteśmy niewinni, to znaczy przeprowadziliśmy badanie zgodnie z prawem i obowiązującymi nas standardami. Innymi słowy, nieprzedstawienie przez biegłego rewidenta dokumentacji osobom kontrolującym jego pracę nie ma większego sensu, bo jest wprost przyznaniem się do winy. To wydaje się oczywiste, ale z mojego doświadczenia wynika, że nie rozumieją tego nie tylko niektórzy biegli, ale również niektóre sądy powszechne.

Polecamy: INFORLEX Księgowość

Polecamy: INFORLEX Ekspert

Wynikający z treści poszczególnych standardów obowiązek wykonania pewnych procedur nie oznacza oczywiście, że wszystkie je należy udokumentować. Co więcej, KSB są pod tym względem bardzo elastyczne i dają możliwość udokumentowania tego samego zagadnienia w różny sposób. Trzeba jednak pamiętać, że pewne kwestie muszą zawsze być uwzględnione w dokumentacji – różnice dotyczą tylko odpowiedzi na pytanie „jak?”. Ogólną zasadą jest to, że najważniejsze z wykonanych czynności oraz wszystkie istotne osądy zawodowe muszą być opisane i uzasadnione. Biegły może się pomylić przy wyrażaniu osądu, ale nigdy nie wolno mu znaczącego osądu nie udokumentować.

Chciałbym, aby wszyscy biegli rewidenci rozumieli, że posiadanie prawidłowej dokumentacji wykonanej pracy jest w ich żywotnym interesie. I nie mówię tu tylko o jej przydatności w procesie badania czy wymogach wprost zawartych w przepisach prawa i standardach. Warto wyobrazić sobie sytuację braku właściwej dokumentacji – i szczerze odpowiedzieć na kilka pytań. Jak udowodnię po badaniu, że wykonałem je w sposób prawidłowy? Jak odróżnię się od biegłych, którzy podpisują się pod sprawozdaniem z badania bez jego faktycznego przeprowadzenia? Jak udowodnię – kontrolerowi KKN lub, co gorsza, prokuratorowi – że w momencie wyrażania opinii nie byłem w stanie wiedzieć o istotnych zniekształceniach ujawnionych w późniejszym okresie? Dobra dokumentacja zabezpiecza biegłego rewidenta przed odpowiedzialnością dyscyplinarną, karną i cywilną a firmę audytorską przed administracyjną i cywilną.

Problem dotyka istoty audytu i wartości dodanej, którą oferujemy. Badanie sprawozdań finansowych nie polega na wykonaniu przypadkowych czynności w dowolnej kolejności. Wyrażona opinia również nie jest wynikiem przypadku. O prawidłowości i jakości pracy biegłego rewidenta świadczy nie to, co się wydarzy po badaniu, ale stan udokumentowanej wiedzy będącej podstawą wyrażonej opinii.

To oczywista analogia do nauk ścisłych. Teorie upadają, podobnie niestety jak niektóre badane jednostki. Metodyka naszej pracy z góry zakłada, że pewne istotne zniekształcenia mogą pozostać niewykryte nawet przy zachowaniu należytej staranności. Dlatego tak ważne jest przestrzeganie odpowiednich standardów badania oraz dokumentowanie każdego istotnego kroku w jego trakcie. Zawsze należy zakładać, że jeżeli jakaś ważna rzecz, decyzja, osąd zawodowy lub czynność nie została opisana i uzasadniona w dokumentacji, to każdy kontrolujący ma prawo uznać, że nie zostały one wykonane. Niewielki procent dokumentacji podlega późniejszym kontrolom. Jeśli jednak chcemy uniknąć ewentualnych problemów w przyszłości należy każdą dokumentację sporządzać tak, jakby konieczność zaprezentowania przebiegu badania stronom trzecim była nieunikniona.

Udostępniony w e-Bibliotece materiał szkoleniowy został przygotowany z myślą o kontrolerach KKN. Prezentacja nasycona jest pozytywnymi i negatywnymi przykładami: zarówno tego, co powinno znaleźć się w prawidłowej dokumentacji badania, jak i tego, czego czasem w niej brakuje. Mam więc nadzieję, że moje opracowanie pomoże także osobom kontrolowanym w dokumentowaniu wykonanej pracy – choćby skłaniając do refleksji.

Kontrola i ocena spełniania wymogów wobec dokumentacji badania - prezentacja

Waldemar K. Lachowski