Dokumentacja pracy biegłych rewidentów - inaczej niż w kryminałach

Pełen materiał przygotowany z tej okazji dostępny jest w e-Bibliotece.

Czym różni się praca biegłego rewidenta od świata kryminalnych powieści i filmów? Między innymi tym, że w naszym zawodzie nie obowiązuje zasada „nie ma ciała – nie ma zbrodni”. Wręcz przeciwnie: brak „ciała”, czyli dokumentacji badania, jest zbrodnią samą w sobie.

Autopromocja

Nierozumiana bywa też zasada „domniemania niewinności”, która tu nie ma zastosowania. To my, biegli rewidenci musimy udowodnić poprzez dokumentację, że jesteśmy niewinni, to znaczy przeprowadziliśmy badanie zgodnie z prawem i obowiązującymi nas standardami. Innymi słowy, nieprzedstawienie przez biegłego rewidenta dokumentacji osobom kontrolującym jego pracę nie ma większego sensu, bo jest wprost przyznaniem się do winy. To wydaje się oczywiste, ale z mojego doświadczenia wynika, że nie rozumieją tego nie tylko niektórzy biegli, ale również niektóre sądy powszechne.

Polecamy: INFORLEX Księgowość

Polecamy: INFORLEX Ekspert

Autopromocja

Praktyczny leksykon VAT 2024. Wszystko o zmianach w rozliczeniach VAT

Sprawdź

Wynikający z treści poszczególnych standardów obowiązek wykonania pewnych procedur nie oznacza oczywiście, że wszystkie je należy udokumentować. Co więcej, KSB są pod tym względem bardzo elastyczne i dają możliwość udokumentowania tego samego zagadnienia w różny sposób. Trzeba jednak pamiętać, że pewne kwestie muszą zawsze być uwzględnione w dokumentacji – różnice dotyczą tylko odpowiedzi na pytanie „jak?”. Ogólną zasadą jest to, że najważniejsze z wykonanych czynności oraz wszystkie istotne osądy zawodowe muszą być opisane i uzasadnione. Biegły może się pomylić przy wyrażaniu osądu, ale nigdy nie wolno mu znaczącego osądu nie udokumentować.

Chciałbym, aby wszyscy biegli rewidenci rozumieli, że posiadanie prawidłowej dokumentacji wykonanej pracy jest w ich żywotnym interesie. I nie mówię tu tylko o jej przydatności w procesie badania czy wymogach wprost zawartych w przepisach prawa i standardach. Warto wyobrazić sobie sytuację braku właściwej dokumentacji – i szczerze odpowiedzieć na kilka pytań. Jak udowodnię po badaniu, że wykonałem je w sposób prawidłowy? Jak odróżnię się od biegłych, którzy podpisują się pod sprawozdaniem z badania bez jego faktycznego przeprowadzenia? Jak udowodnię – kontrolerowi KKN lub, co gorsza, prokuratorowi – że w momencie wyrażania opinii nie byłem w stanie wiedzieć o istotnych zniekształceniach ujawnionych w późniejszym okresie? Dobra dokumentacja zabezpiecza biegłego rewidenta przed odpowiedzialnością dyscyplinarną, karną i cywilną a firmę audytorską przed administracyjną i cywilną.

Problem dotyka istoty audytu i wartości dodanej, którą oferujemy. Badanie sprawozdań finansowych nie polega na wykonaniu przypadkowych czynności w dowolnej kolejności. Wyrażona opinia również nie jest wynikiem przypadku. O prawidłowości i jakości pracy biegłego rewidenta świadczy nie to, co się wydarzy po badaniu, ale stan udokumentowanej wiedzy będącej podstawą wyrażonej opinii.

Autopromocja

Komplet 3 publikacji

Instrukcje księgowego. 100 praktycznych procedur z bazą narzędzi online

Sprawdź

To oczywista analogia do nauk ścisłych. Teorie upadają, podobnie niestety jak niektóre badane jednostki. Metodyka naszej pracy z góry zakłada, że pewne istotne zniekształcenia mogą pozostać niewykryte nawet przy zachowaniu należytej staranności. Dlatego tak ważne jest przestrzeganie odpowiednich standardów badania oraz dokumentowanie każdego istotnego kroku w jego trakcie. Zawsze należy zakładać, że jeżeli jakaś ważna rzecz, decyzja, osąd zawodowy lub czynność nie została opisana i uzasadniona w dokumentacji, to każdy kontrolujący ma prawo uznać, że nie zostały one wykonane. Niewielki procent dokumentacji podlega późniejszym kontrolom. Jeśli jednak chcemy uniknąć ewentualnych problemów w przyszłości należy każdą dokumentację sporządzać tak, jakby konieczność zaprezentowania przebiegu badania stronom trzecim była nieunikniona.

Udostępniony w e-Bibliotece materiał szkoleniowy został przygotowany z myślą o kontrolerach KKN. Prezentacja nasycona jest pozytywnymi i negatywnymi przykładami: zarówno tego, co powinno znaleźć się w prawidłowej dokumentacji badania, jak i tego, czego czasem w niej brakuje. Mam więc nadzieję, że moje opracowanie pomoże także osobom kontrolowanym w dokumentowaniu wykonanej pracy – choćby skłaniając do refleksji.

Autopromocja

Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian

Sprawdź

Kontrola i ocena spełniania wymogów wobec dokumentacji badania - prezentacja

Waldemar K. Lachowski