Rozliczenie zaliczek należy rozpatrywać przede wszystkim pod kątem powstania obowiązku podatkowego. W myśl generalnej zasady otrzymanie zaliczki spowoduje wcześniejsze powstanie obowiązku podatkowego.
Otrzymanie zaliczki związane jest z konkretną dostawą towaru lub świadczeniem usługi. W sytuacji braku zaliczki obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru bądź z chwilą wykonania usługi. Natomiast jeśli zaliczka wpłynie wcześniej, wówczas, jak już zaznaczyliśmy, obowiązek podatkowy powstanie z chwilą jej otrzymania.
Zaliczki przy dostawach krajowych
Obowiązek podatkowy powstaje w momencie wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli dostawa lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Jeżeli jednak na poczet dostawy lub wykonania usługi otrzymano zaliczkę, zadatek czy przedpłatę, wówczas obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania tej zaliczki. W takiej sytuacji fakturę wystawia się również nie później niż 7. dnia od dnia otrzymania zaliczki.
Faktura zaliczkowa powinna zawierać co najmniej:
• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
• datę wystawienia i numer kolejny faktury, oznaczonej jako „FAKTURA VAT” lub „FAKTURA VAT-MP”, kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku gdy jest to kolejna faktura zaliczkowa – również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto;
ZB – oznacza kwotę pobranej części lub całości należności brutto,
SP – oznacza stawkę podatku;
• dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;
• datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.
Należy pamiętać o tym, że faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto. Sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na zasadach ogólnych. W tym przypadku sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych. Taka faktura powinna zawierać również numery faktur zaliczkowych. Jeżeli faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia faktury ostatecznej.
Przykład
Spółka KAS prowadzi działalność w zakresie sprzedaży opon. 11 września 2006 r. otrzymała zaliczkę na poczet dostawy 100 sztuk opon. Zaliczka opiewała na kwotę 2500 zł. Całość zamówienia wynosiła brutto 5500 zł (netto 4508,20 zł, VAT 991,80 zł). Faktura zaliczkowa wystawiona została 15 września i opiewała na kwotę brutto 2500 zł, z czego kwota netto 2049,18 zł i VAT 22% 450,82 zł. Następnie 27 września dokonano dostawy i została wystawiona ostateczna faktura VAT na kwotę brutto 3000 zł, w tym netto 2459,02 zł i VAT 540,98 zł.
Faktura ostateczna, wystawiona 27 września, została zaopatrzona w adnotację, że 15 września wystawiono fakturę zaliczkową, i podano dane tej faktury.
Faktura wystawiana po otrzymaniu zaliczek powinna zawierać również numery faktur zaliczkowych. Chyba że faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi. Wówczas sprzedawca, po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, nie wystawia faktury końcowej.
Zaliczki przy dostawach wewnątrzwspólnotowych
W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów obowiązek podatkowy powstaje 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów. W przypadku gdy przed dokonaniem dostawy podatnik wystawił fakturę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury.
Jeżeli przed dokonaniem wewnątrzwspólnotowej dostawy otrzymano całość lub część ceny, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury potwierdzającej otrzymanie całości lub części ceny.
Zatem otrzymanie przez polskiego podatnika zaliczki na poczet przyszłej dostawy wewnątrzwspólnotowej pociąga za sobą obowiązek wystawienia faktury VAT. Jeżeli zaliczka dotyczy dostawy wewnątrzwspólnotowej, ma on prawo do zastosowania stawki 0% na fakturze dokumentującej zaliczkę. Nie ma znaczenia fakt, iż w momencie wystawiania faktury podatnik nie dysponuje dokumentami potwierdzającymi dokonanie dostawy.
Po dokonaniu właściwej dostawy podatnik musi zadbać o uzyskanie wymaganej dokumentacji, by nie utracić prawa do stawki 0%. Stanowisko to potwierdza Dyrektor Izby Skarbowej w Opolu w swojej decyzji z 12 stycznia 2006 r., nr PP-I-005/446/AD/05.
W uzasadnieniu czytamy, iż „zgodnie z nowym brzmieniem art. 20 ust. 1 w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów obowiązek podatkowy powstaje 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów, z zastrzeżeniem ust. 2–4. Natomiast jeżeli przed dokonaniem WDT otrzymano całość lub część ceny, obowiązek podatkowy powstaje, zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy, z chwilą wystawienia faktury potwierdzającej otrzymanie całości lub części ceny. Ponadto przepis § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom (...) (Dz.U. Nr 95, poz. 798) stanowi, iż jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2.
Zatem Jednostka po dniu 1 czerwca powinna dokumentować każdą otrzymaną zaliczkę fakturą VAT, a jeśli faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto, to zgodnie z § 14 ust. 4 ww. rozporządzenia po wydaniu towaru winna wystawić fakturę końcową, z tym że sumę wartości towarów powinna pomniejszyć o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejszyć o kwotę podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych. Spółka będzie mieć prawo do zastosowania stawki 0% na fakturze dokumentującej zaliczkę, jednakże gdy w momencie jej ostatecznego rozliczenia nie zostaną spełnione warunki określone w art. 42 ustawy o podatku od towarów i usług, Spółka będzie zobowiązana do dokonania korekty wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych i opodatkowania otrzymanych zaliczek stawką obowiązującą dla dostawy krajowej, czyli 22%”.
WAŻNE!
Dokonując dostawy wewnątrzwspólnotowej, podatnik ma prawo do zastosowania stawki 0% na fakturze zaliczkowej. Jednakże jeśli na dzień ostatecznego rozliczenia tej dostawy nie będzie posiadał wymaganych dokumentów, będzie musiał skorygować faktury zaliczkowe i zastosować stawkę 22%.
Zaliczki przy nabyciach wewnątrzwspólnotowych
Podobnie jak przy wewnątrzwspólnotowych dostawach, przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów obowiązek podatkowy powstaje 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy. Jeśli przed tym terminem podatnik podatku od wartości dodanej wystawił fakturę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Zasady te stosuje się do faktur wystawianych przez podatnika podatku od wartości dodanej, potwierdzających otrzymanie przez niego całości lub części należności przed dokonaniem dostawy towaru będącego przedmiotem WNT na terytorium kraju (Polski).
W przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów wystawiane są faktury wewnętrzne. Zatem u polskiego podatnika obowiązek podatkowy z tytułu zapłaty zaliczki powstanie z chwilą wystawienia przez zagranicznego kontrahenta faktury potwierdzającej otrzymanie przez niego zaliczki. W momencie otrzymania faktury polski podatnik ma obowiązek sporządzenia faktury wewnętrznej. Wynikająca z faktury kwota podatku należnego powinna być ujęta w ewidencji VAT oraz uwzględniona w deklaracji za miesiąc, w którym kontrahent sporządził fakturę potwierdzającą otrzymanie zaliczki. Jeśli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego we wskazanym miesiącu, ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego w deklaracji podatkowej za następny okres rozliczeniowy.
Zaliczki w eksporcie
W myśl zasady, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.
W przypadku eksportu towarów ustawodawca określił w art. 19 ust. 12 ustawy o VAT dodatkowy warunek, który musi zostać spełniony, aby powstał obowiązek podatkowy w związku z otrzymaniem zaliczki. Otóż, w przypadku eksportu towarów ust. 11 art. 19 stosuje się odpowiednio, jeżeli ich wywóz nastąpi w ciągu 6 miesięcy, licząc od dnia otrzymania części należności. Zatem, aby powstał obowiązek podatkowy w eksporcie z tytułu otrzymanej zaliczki, towar musi zostać wywieziony z Polski w ciągu 6 miesięcy od dnia otrzymania zaliczki.
Polski podatnik ma prawo do zastosowania stawki 0% przy eksporcie, bez względu na to, czy posiadania dokument potwierdzający wywóz towaru poza Wspólnotę przed złożeniem deklaracji podatkowej za dany miesiąc. Jeżeli podatnik nie otrzyma dokumentów w terminie 6 miesięcy od dnia wywozu będzie musiał sporządzić korektę deklaracji, w której wcześniej wykazał zaliczkę ze stawką 0%.
Przykład
8 września podatnik otrzymał zaliczkę na dostawę towarów do Rosji. Dostawa towaru miała nastąpić pod koniec września. Polski podatnik zastosował do zaliczki stawkę VAT 0%, jak przy eksporcie. Ponieważ 20 października podatnik posiadał już wszystkie dokumenty potwierdzające wywóz towarów poza Wspólnotę, wykazał eksport i otrzymaną zaliczkę z tego tytułu w deklaracji podatkowej za wrzesień, którą złożył w urzędzie skarbowym 25 października.
WAŻNE!
Do zaliczek eksportowych stosuje się stawkę 0%. Nie jest konieczne jednak posiadanie przez podatnika stosownych dokumentów potwierdzających eksport w momencie wykazania obowiązku podatkowego.
Wykazywanie zaliczek w informacji podsumowującej
Podatnicy dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych, zarejestrowani jako podatnicy VAT UE, są obowiązani składać w urzędzie skarbowym informacje podsumowujące o dokonanych wewnątrzwspólnotowych nabyciach towarów i wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów. Informacje te należy składać w okresach kwartalnych, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek. Zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem wewnątrzwspólnotowej dostawy otrzymano całość lub część ceny, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury potwierdzającej otrzymanie całości lub części ceny.
Powstanie obowiązku podatkowego z tytułu zaliczki powoduje jednocześnie konieczność uwzględnienia tych zaliczek w informacji podsumowującej. Stanowisko takie przedstawia Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie. W postanowieniu z 28 kwietnia 2006 r., nr 1471/NUR1/443-58/2/06/GW, czytamy, iż „przesłankę decydującą o konieczności wykazania danej transakcji w kwartalnej informacji podsumowującej VAT-UE stanowi moment powstania obowiązku podatkowego. W konsekwencji powyższego należy stwierdzić, iż w przedstawionym stanie faktycznym wykazaniu w kwartalnej informacji podsumowującej VAT-UE podlegają zarówno dokonane w danym kwartale dostawy, jak również otrzymane zaliczki na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, względem których w tym kwartale powstał obowiązek podatkowy”.
Ewidencja zaliczki
Poniżej przedstawimy przykładową ewidencję zaliczek. Na co dzień podatnicy zarówno otrzymują zaliczki, jak i przekazują je na rzecz innych kontrahentów.
I. W pierwszym przypadku mamy do czynienia z ewidencją zaliczki, którą otrzymano:
Krok 1. Należy wystawić fakturę dokumentującą zaliczkę:
Ma konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” – kwota zaliczki netto,
Ma konto „VAT należny” – kwota podatku VAT.
Krok 2. Należy wystawić fakturę końcową – po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi:
Wn konto „Należności od odbiorców” – kwota brutto,
Ma konto „Przychody ze sprzedaży” – kwota netto,
Ma konto „VAT należny” – podatek VAT.
Krok 3. Należy zaksięgować na podstawie polecenia księgowania zaliczenie rozliczanych w czasie przychodów do przychodów z bieżącego okresu sprawozdawczego:
