REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Konto "Kasa" potrzebne bez względu na rodzaj waluty

Weronika Gackowska

REKLAMA

Mimo że zniknęły powszechnie kiedyś występujące okienka z napisem „kasa” i coraz rzadziej zatrudnia się kasjerów, to w związku z dokonywaniem bieżących płatności obrót gotówkowy, chcemy czy nie, i tak wystąpi. Musimy więc w sposób prawidłowy zorganizować zasady jego dokumentowania.

Jednostki, nawet jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej, posiadają różnego rodzaju aktywa obrotowe (art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. b), w tym aktywa finansowe (art. 3 ust. 1 pkt 24 uor), a przede wszystkim aktywa pieniężne (art. 3 ust. 1 pkt 25 uor).
Zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz Prawem dewizowym krajowymi środkami płatniczymi obok waluty polskiej są papiery wartościowe i inne dokumenty pełniące funkcję środka płatniczego, wystawione w walucie polskiej. Walutą polską są znaki pieniężne: banknoty i monety - pieniądze, występujące jako środek rozliczeniowy oraz jako środek regulowania należności i zobowiązań w transakcjach, które realizowane są w każdej jednostce gospodarczej. Oprócz aktywów pieniężnych w formie krajowych środków płatniczych występują waluty obce i dewizy (art. 3 ust. 1 pkt 25 uor), które, wyrażone w złotych polskich, podlegają tak jak waluta polska zasadom zapisanym w ustawie o rachunkowości.

Sama „Kasa” nie wystarczy

Rozliczenia gotówkowe jednostek pieniężnych krajowych i zagranicznych bez względu na rodzaj waluty prowadzi się na koncie „Kasa”. Konto o tej lub podobnie brzmiącej nazwie jest kontem syntetycznym - kontem księgi głównej. Ewidencją na tym koncie objęte są wszystkie środki płatnicze występujące w danym okresie. Żeby można było mówić o prawidłowo prowadzonej ewidencji środków pieniężnych w kasie, do konta księgi głównej muszą być prowadzone księgi pomocnicze, będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem konta syntetycznego (art. 16 uor). Zapisy w księgach pomocniczych - na kontach analitycznych przedstawione w porządku chronologicznym - muszą umożliwiać ustalenie:
- ilości środków płatniczych, które wpłynęły do kasy jednostki,
- ilości środków płatniczych, które z kasy jednostki wypłacono,
- stanu poszczególnych środków płatniczych na każdy moment.
Dotyczy to zawsze odrębnie ewidencjonowanych, występujących w jednostce wszystkich środków płatniczych według wartości nominalnej. Stąd ewidencja środków płatniczych w postaci gotówki powinna być prowadzona w odrębnych raportach kasowych.

Dowody wpłaty najlepiej w trzech egzemplarzach

Zmiany w zasobach wszystkich aktywów pieniężnych mających postać gotówki dokumentowane są w jednakowy sposób, bez względu na rodzaj środka płatniczego, według założeń określonych w zasadach (polityce) rachunkowości. Dowody dokumentujące wpływ gotówki oraz jej wypłatę są dowodami ścisłego zarachowania. Takie traktowanie tych dowodów dotyczy wystawianych odręcznie potwierdzeń obrotu gotówką. Dowody wystawiane techniką komputerową w module „kasa” mają automatycznie nadawaną numerację, a także bywają automatycznie przenoszone do raportu kasowego.
Dowodem dokumentującym wpływy gotówki jest własny „Dowód wpłaty - KP”, który powinien być sporządzany w trzech egzemplarzach. Oryginał przekazuje się do księgowości wraz z raportem kasowym, pierwsza kopia przekazywana jest wpłacającemu, druga kopia pozostaje w bloczku lub może być przechowywana na trwałym nośniku albo w postaci wydruków papierowych jako odrębny zbiór.
Dowodem dokumentującym wypłatę jest „Dowód kasa wyda - KW”, który również sporządza się w trzech egzemplarzach: oryginał przekazuje się do księgowości wraz z raportem kasowym, drugi egzemplarz otrzymuje odbierający gotówkę, trzecia kopia pozostaje w bloczku lub przechowywana jest według zasad właściwych dla dowodu KP.
W praktyce dostępne w handlu bloczki dowodów wpłaty i wypłaty mają najczęściej dwa egzemplarze w różnej, powtarzającej się kolorystyce, a poszczególne formularze nie mają nadanej żadnej numeracji. Taki zbiór formularzy może sugerować słuszność wystawiania dowodu KP i KW w dwóch egzemplarzach z dowolną numeracją, co, jak już zostało powiedziane, nie jest rozwiązaniem optymalnym.
Brak numeracji oraz stosowanie formularzy w jednej kolorystyce daje możliwość prawidłowego, trwałego oznakowania tym samym numerem trzech egzemplarzy oraz ujęcia tych numerów w ewidencji druków ścisłego zarachowania.
 
Za takim postępowaniem przemawia przede wszystkim:
- ilość spraw sądowych związanych z niedoborem gotówki w kasie,
- dokumentacja księgowa przedkładana w sądzie, potwierdzająca brak sprawowania kontroli oraz nieprawidłowe dokumentowanie obrotu gotówką.
 
Na niekorzyść jednostek najczęściej przemawia właśnie sposób dokumentowania obrotu gotówką. Nie ma tu w zasadzie większego znaczenia fakt, czy jednostka prowadzi księgi rachunkowe z wykorzystaniem programów komputerowych finansowo-księgowych czy techniką ręczną. Jest mniej problemów z dokumentowaniem lub są one innego rodzaju jedynie tam, gdzie dowody KP i KW wystawiane są z modułu „kasa”. W takim przypadku nie ma bowiem możliwości manipulowania numeracją, jest natomiast informacja o ilości wystawionych w danym okresie sprawozdawczym dowodów. Nie ma też możliwości wystawienia dwóch dowodów o tym samym numerze. Przyjęty do stosowania stały wygląd dowodu wpłaty i wypłaty pozwala łatwo zidentyfikować wprowadzony do raportu kasowego dokument o innej szacie graficznej i numeracji. Jeżeli wystawione dowody nie są przenoszone do raportu kasowego automatycznie, to bez względu na technikę wystawiania zawsze pozostaje problem kompletności ich ujęcia w raporcie kasowym. Problem kompletności nie występuje w programach, które dowody KP oraz KW przenoszą do raportu kasowego automatycznie. Tu problemem może być treść, z jakiego tytułu i ile wpłacono lub wypłacono gotówki.

Anulowany dowód trzeba zachować

W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłat i wypłat wyrażonych cyframi lub słownie. Mylnie (nieprawidłowo) wystawiony dowód KP lub KW należy anulować, zaznaczając taką informację na formularzu. Anulowany dowód należy przechowywać w zbiorze właściwym dla trzeciego egzemplarza (w bloczku, w formie wydruku lub na trwałym nośniku).
Wypełniając dowód wpłaty i wypłaty, należy pamiętać, że musi mieć on cechy dowodu księgowego zapisane w art. 21 ust. 1 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości.
Należy również pamiętać, że dowód księgowy dotyczący wpłaty i wypłaty „opiewający na waluty obce z punktu widzenia uor powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk” (art. 21 ust. 3 uor).
Sporządzone w taki sposób dowody obrotu gotówką mogą pełnić funkcję dowodową.

Dowody z błędami nie są wiarygodne

Bardzo często przedkładane w sądzie dowody mają poważne uchybienia i nie mogą być uznane za wiarygodne w postępowaniu. Dowody wpłaty i wypłaty, jak wszystkie dowody księgowe, powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.
Przyjrzyjmy się najczęściej występującym nieprawidłowościom oraz ich następstwom w dokumentowaniu:
1. Dowody obrotu gotówką nie są objęte ewidencją ścisłego zarachowania, co może być przyczyną:
• pominięcia dowodów wpłaty lub wypłaty w raporcie kasowym,
• wystawiania kilku dowodów o tym samym numerze i różnej treści ekonomicznej,
• zgubienia już wystawionego dowodu,
• wprowadzenia dowodów z innych bloczków,
• wystawienia drugiego dowodu o innej treści ekonomicznej.
 
2. Dowody w bloczku przed wydaniem do użycia nie zostały ponumerowane, co może spowodować:
• brak kompletnego zbioru dowodów obrotu gotówką w raporcie kasowym,
• pominięcie dowodu KP w raporcie kasowym pod datą wystawienia,
• ujęcie dowodu KW na kwotę inną niż faktycznie wypłacono,
• wystawienie dowodów o tym samym numerze i różnej treści ekonomicznej,
• celowe zgubienie już wystawionego dowodu,
• wystawienie kolejnego dowodu o innej treści ekonomicznej,
• wprowadzenie dowodów z innych bloczków.
 
3. Dowody KP i KW są wypełnione nieprawidłowo, np.:
• brak koniecznego podpisu (na dowodzie KP i KW muszą być umieszczone dwa podpisy: osoby, od której przyjęto składniki aktywów, oraz osoby, której wydano aktywa - art. 21 ust. 1 pkt 5 uor),
• brak kompletnej informacji o tytule oraz osobie, której wypłacono środki pieniężne,
• brak daty oraz numeru dowodu KP i KW,
• dowody wpłaty i wypłaty mają powtórzone numery.
 
4. Dowody wpłaty i wypłaty mają niekompletną lub niejasną treść ekonomiczną:
• przy zbiegu nieprawidłowości i spraw spornych brak treści informującej „za co”, z jakiego tytułu środki pieniężne wpłacono lub wypłacono, dodatkowo utrudnia ustalenie kwoty niedoboru oraz powoduje ponoszenie kosztów sądowych,
• wątpliwa informacja z treści dowodu skutkuje nieprawidłowym rozliczeniem należności i zobowiązań opłaconych gotówką, co z kolei powoduje powstanie kolejnych nieprawidłowości w księgach rachunkowych.
 
Ponadto na nieprawidłowości, a co za tym idzie - na występowanie niedoboru gotówki w kasie, ma wpływ zróżnicowany sposób dokumentowania tych samych zdarzeń gospodarczych.
 
W obu przypadkach zagadnienie wystawiania dowodów wpłaty i wypłaty można rozwiązać na dwa sposoby:
• na potwierdzenie każdego obrotu gotówkowego zawsze wystawiamy dowód KP i KW lub
• w zasadach (polityce) rachunkowości specyfikujemy grupę dowodów, dla których nie ma obowiązku wystawiania dowodu dodatkowego - wówczas na fakturze umieszcza się odpowiednią adnotację (pieczątkę) o wpłacie lub wypłacie gotówki zawsze z potwierdzeniem dwoma podpisami.

Maksymalny stan kasy określa kierownik

Gromadzone w kasie środki pieniężne mogą być w niej przechowywane do wysokości określonego przez kierownika jednostki niezbędnego stanu pogotowia kasowego. Do tej wysokości uznawana jest również odpowiedzialność instytucji ubezpieczeniowej. Natomiast osoba materialnie odpowiedzialna za obrót gotówkowy, która składa w formie pisemnej oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności (oświadczenie powinno być przechowywane w aktach osobowych osoby odpowiedzialnej za kasę), odpowiada za stan gotówki w kasie oraz prawidłowość operacji kasowych.

Środki z banku na podstawie KP

Środki pieniężne podjęte z rachunku bankowego na pokrycie określonych wydatków przyjmuje się do kasy oraz do ewidencji na podstawie dowodu KP. Dowód ten musi być wystawiony w dniu pobrania środków z banku. Podobnie na podstawie tego dowodu wykazuje się odpowiednią wartość w raporcie kasowym i wprowadza ją do ksiąg rachunkowych zapisem:
DT 100... „Kasa” (odpowiednie konto analityczne)
CT 149 „Środki pieniężne w drodze”
 
Drugi zapis, potwierdzający wydanie z banku określonej kwoty, wprowadzamy do ksiąg rachunkowych na podstawie wyciągu bankowego zapisem:
DT 149 „Środki pieniężne w drodze”
CT 130 „Rachunek bieżący”
lub
DT 149 „Środki pieniężne w drodze”
CT 131 „Rachunek dewizowy”
 
Podobnie ewidencji na koncie „Środki pieniężne w drodze” podlega gotówka odprowadzona do banku. Dowodem, który pozostaje w raporcie kasowym, jest dowód KW wraz z bankowym dowodem wpłaty. Oba dowody muszą mieć taką samą datę. Fakt przekazania nadwyżki do banku ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:
DT 149 „Środki pieniężne w drodze”
CT 100... „Kasa”
 
Drugi zapis, potwierdzający wpłatę do banku określonej kwoty, wprowadzamy do ksiąg rachunkowych na podstawie wyciągu bankowego zapisem:
DT 130 „Rachunek bieżący”
CT 149 „Środki pieniężne w drodze”
lub
DT 131 „Rachunek dewizowy”
CT 149 „Środki pieniężne w drodze”
 
Ewidencja na koncie „Środki pieniężne w drodze” umożliwia ustalenie stanu środków pieniężnych w drodze: między kasą a rachunkiem bankowym oraz między rachunkiem bankowym a kasą. Z zasady saldo powinno być wyłącznie debetowe, tzn. powinno wykazywać stan środków pieniężnych w drodze: stan środków wpłaconych do banku za pośrednictwem poczty, innego banku, utargi placówek handlu detalicznego, różnice między kwotami potwierdzonymi dwoma różnymi dokumentami. Ten drugi wariant - saldo kredytowe - nie powinien występować w prawidłowych sytuacjach.

Kontrola? Tak, ale najlepiej niezapowiedziana...

Stan gotówki w walucie polskiej oraz walutach obcych musi być potwierdzony spisem z natury - obligatoryjnie na koniec okresu sprawozdawczego (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor.). Dodatkowo w ciągu roku dla zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gotówkowego należy przeprowadzać niezapowiedziane kontrole stanu gotówki w kasie. Takie postępowanie niezbędne jest również dla wypełnienia obowiązku sprawowania kontroli przez kierownika jednostki.
Stwierdzona spisem ilość i wartość musi być zgodna ze stanem wykazanym w odpowiednim raporcie kasowym. Ujawnione bezsporne nadwyżki kasowe przyjmowane są na stan dowodem KP. Natomiast nadwyżki wymagające wyjaśnienia i rozliczenia podlegają ujawnieniu na koncie „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”. Podobnie na tym koncie podlegają ujawnieniu stwierdzone niedobory gotówki. Każdą inwentaryzację należy udokumentować według zasad przyjętych do stosowania przez daną organizację.

Reasumując:

- Prawidłowo wystawione „Dowody wpłaty - KP” oraz „Dowody wypłaty - KW” zabezpieczają aktywa pieniężne i mogą pełnić funkcję dowodową w postępowaniu sądowym.
- Na każdym dowodzie wpłaty i wypłaty należy umieścić podpis osoby wpłacającej i wypłacającej środki pieniężne.
- Prawidłowo wystawiony i objęty ewidencją księgową dowód wpłaty i wypłaty aktywów pieniężnych gwarantuje bezpieczeństwo obrotu gotówkowego.

Podstawa prawna:
- ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 208, poz. 1540
- ustawa z 27 lipca 2002 r. - Prawo dewizowe - Dz.U. Nr 141, poz. 1178; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119

dr Weronika Gackowska

Autopromocja

REKLAMA

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
QR Code
Podatek PIT - część 2
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
2 maja 2023 r. (wtorek)
4 maja 2023 r. (czwartek)
29 kwietnia 2023 r. (sobota)
Następne
Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Podatek u źródła (WHT) w świetle nowych technologii

Podatek u źródła (WHT) może stanowić wyzwanie dla branży informatycznej, w kontekście stale rozwijającej się technologii. Z chęci świadczenia kompleksowych usług, przedsiębiorstwa nabywają różnego rodzaju oprogramowania, dostępy do platform, usługi w chmurze, serwery, urządzenia przemysłowe czy usługi niematerialne. Wykorzystanie najnowszej technologii jest niezbędne, aby oferowane usługi pozostały konkurencyjne na rynku. Często dostawcami takich produktów są zagraniczne spółki, co rodzi wątpliwości – czy nabycie tego rodzaju usług wiąże się z ryzykiem w podatku u źródła?

Obligacje skarbowe - czerwiec 2024 r. Zmiana oprocentowania obligacji oszczędnościowych (detalicznych)

Ministerstwo Finansów w komunikacie z 24 kwietnia 2024 r. poinformowało o oprocentowaniu i ofercie obligacji oszczędnościowych Skarbu Państwa nowych emisji, które będą sprzedawane w czerwcu 2024 roku. Oprocentowanie i marże tych obligacji uległy zmianie w porównaniu do oferowanych w maju br. Od 27 maja można nabywać nową emisję obligacji skarbowych w drodze zamiany.

Zwrot podatku z Austrii – ile, dla kogo, jak uzyskać (formalności)

Austria to zyskujący na popularności kierunek emigracji zarobkowej wśród Polaków. Jeśli podejmowane zatrudnienie jest legalne, z łatwością można ubiegać się o zwrot podatku z tego kraju. Wysokość zwrotu może być naprawdę spora, przy małym nakładzie wysiłku ze strony podatnika. 

Dłuższy okres ważności znaków akcyzy do końca 2024 r.

Aktualnie znajdują się w legalnej sprzedaży wyroby winiarskie oznaczone znakami akcyzy, których ważność została przedłużona do 31 grudnia 2024 r.

Sanatorium na koszt ZUS 2024 - choroby psychosomatyczne. Nerwice, lęki, depresja, ciężki stres i inne. Jak uzyskać skierowanie?

Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje, że cały czas – także w 2024 roku - można skorzystać z rehabilitacji leczniczej w sanatorium na koszt ZUSu. Dotyczy to różnych schorzeń, także psychosomatycznych. 

Podatek od nieruchomości w przypadku najmu lokali mieszkalnych. Kiedy stawka niższa a kiedy nawet 28 razy wyższa?

Wynajęcie swojego mieszkania lub domu nie zwalnia właściciela z obowiązku zapłaty podatku od nieruchomości. Ale w tym przypadku wątpliwe jest jaka stawka podatku od nieruchomości jest właściwa. Ta dla budynków mieszkalnych, czy dla budynków mieszkalnych zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej? Problem jest istotny, bo ta druga stawka jest ponad 28 razy wyższa.

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty podatkowe?

Jak długo przechowywać firmowe dokumenty podatkowe? Przepisy wskazują na obowiązek przechowania dokumentacji podatkowej do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (o ile nie został zawieszony/przerwany bieg terminu przedawnienia).

Wniosek o zaliczenie nadpłaty na przyszłe podatki

Wniosek o zaliczenie nadpłaty na przyszłe podatki. Podatnikowi przysługuje możliwość złożenia wniosku o zaliczenie w całości lub w części nadpłaty podatku na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. Ma do tego prawo, gdy spełnione są przesłanki zawarte w przepisach Ordynacji podatkowej.

Ulgi w spłacie podatków (odroczenie, rozłożenie na raty, umorzenie). Dla kogo? Kiedy? Warunki udzielenia

Ordynacja podatkowa przewiduje w szczególnych sytuacjach możliwość zastosowania wobec podatnika trzech ulg w spłacie podatków lub zaległości podatkowej. Chodzi o odroczenie terminu płatności, rozłożenie zapłaty na raty lub umorzenie całości lub części podatku lub zaległości podatkowej. Kiedy można liczyć na taki gest fiskusa?

Kontrola podatkowa: czy musi być zapowiedziana. Zasada i wyjątki

Kontrola podatkowa, to oczywiście nic przyjemnego dla podatnika ale czasem się zdarza. Na taką okoliczność trzeba być przygotowanym. W szczególności warto wiedzieć, że taka kontrola z urzędu skarbowego powinna być w większości przypadków zapowiedziana z 7-dniowym wyprzedzeniem. Ale od tej zasady są niestety liczne wyjątki. Zobaczmy co na ten temat mówią przepisy.

REKLAMA