Konto "Kasa" potrzebne bez względu na rodzaj waluty

Jednostki, nawet jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej, posiadają różnego rodzaju aktywa obrotowe (art. 3 ust. 1 pkt 18 lit. b), w tym aktywa finansowe (art. 3 ust. 1 pkt 24 uor), a przede wszystkim aktywa pieniężne (art. 3 ust. 1 pkt 25 uor).

Zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz Prawem dewizowym krajowymi środkami płatniczymi obok waluty polskiej są papiery wartościowe i inne dokumenty pełniące funkcję środka płatniczego, wystawione w walucie polskiej. Walutą polską są znaki pieniężne: banknoty i monety - pieniądze, występujące jako środek rozliczeniowy oraz jako środek regulowania należności i zobowiązań w transakcjach, które realizowane są w każdej jednostce gospodarczej. Oprócz aktywów pieniężnych w formie krajowych środków płatniczych występują waluty obce i dewizy (art. 3 ust. 1 pkt 25 uor), które, wyrażone w złotych polskich, podlegają tak jak waluta polska zasadom zapisanym w ustawie o rachunkowości.

Rozliczenia gotówkowe jednostek pieniężnych krajowych i zagranicznych bez względu na rodzaj waluty prowadzi się na koncie „Kasa”. Konto o tej lub podobnie brzmiącej nazwie jest kontem syntetycznym - kontem księgi głównej. Ewidencją na tym koncie objęte są wszystkie środki płatnicze występujące w danym okresie. Żeby można było mówić o prawidłowo prowadzonej ewidencji środków pieniężnych w kasie, do konta księgi głównej muszą być prowadzone księgi pomocnicze, będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem konta syntetycznego (art. 16 uor). Zapisy w księgach pomocniczych - na kontach analitycznych przedstawione w porządku chronologicznym - muszą umożliwiać ustalenie:

- ilości środków płatniczych, które wpłynęły do kasy jednostki,

- ilości środków płatniczych, które z kasy jednostki wypłacono,

- stanu poszczególnych środków płatniczych na każdy moment.

Dotyczy to zawsze odrębnie ewidencjonowanych, występujących w jednostce wszystkich środków płatniczych według wartości nominalnej. Stąd ewidencja środków płatniczych w postaci gotówki powinna być prowadzona w odrębnych raportach kasowych.

Zmiany w zasobach wszystkich aktywów pieniężnych mających postać gotówki dokumentowane są w jednakowy sposób, bez względu na rodzaj środka płatniczego, według założeń określonych w zasadach (polityce) rachunkowości. Dowody dokumentujące wpływ gotówki oraz jej wypłatę są dowodami ścisłego zarachowania. Takie traktowanie tych dowodów dotyczy wystawianych odręcznie potwierdzeń obrotu gotówką. Dowody wystawiane techniką komputerową w module „kasa” mają automatycznie nadawaną numerację, a także bywają automatycznie przenoszone do raportu kasowego.

Dowodem dokumentującym wpływy gotówki jest własny „Dowód wpłaty - KP”, który powinien być sporządzany w trzech egzemplarzach. Oryginał przekazuje się do księgowości wraz z raportem kasowym, pierwsza kopia przekazywana jest wpłacającemu, druga kopia pozostaje w bloczku lub może być przechowywana na trwałym nośniku albo w postaci wydruków papierowych jako odrębny zbiór.

Dowodem dokumentującym wypłatę jest „Dowód kasa wyda - KW”, który również sporządza się w trzech egzemplarzach: oryginał przekazuje się do księgowości wraz z raportem kasowym, drugi egzemplarz otrzymuje odbierający gotówkę, trzecia kopia pozostaje w bloczku lub przechowywana jest według zasad właściwych dla dowodu KP.

W praktyce dostępne w handlu bloczki dowodów wpłaty i wypłaty mają najczęściej dwa egzemplarze w różnej, powtarzającej się kolorystyce, a poszczególne formularze nie mają nadanej żadnej numeracji. Taki zbiór formularzy może sugerować słuszność wystawiania dowodu KP i KW w dwóch egzemplarzach z dowolną numeracją, co, jak już zostało powiedziane, nie jest rozwiązaniem optymalnym.

Brak numeracji oraz stosowanie formularzy w jednej kolorystyce daje możliwość prawidłowego, trwałego oznakowania tym samym numerem trzech egzemplarzy oraz ujęcia tych numerów w ewidencji druków ścisłego zarachowania.

 

Za takim postępowaniem przemawia przede wszystkim:

- ilość spraw sądowych związanych z niedoborem gotówki w kasie,

- dokumentacja księgowa przedkładana w sądzie, potwierdzająca brak sprawowania kontroli oraz nieprawidłowe dokumentowanie obrotu gotówką.

 

Na niekorzyść jednostek najczęściej przemawia właśnie sposób dokumentowania obrotu gotówką. Nie ma tu w zasadzie większego znaczenia fakt, czy jednostka prowadzi księgi rachunkowe z wykorzystaniem programów komputerowych finansowo-księgowych czy techniką ręczną. Jest mniej problemów z dokumentowaniem lub są one innego rodzaju jedynie tam, gdzie dowody KP i KW wystawiane są z modułu „kasa”. W takim przypadku nie ma bowiem możliwości manipulowania numeracją, jest natomiast informacja o ilości wystawionych w danym okresie sprawozdawczym dowodów. Nie ma też możliwości wystawienia dwóch dowodów o tym samym numerze. Przyjęty do stosowania stały wygląd dowodu wpłaty i wypłaty pozwala łatwo zidentyfikować wprowadzony do raportu kasowego dokument o innej szacie graficznej i numeracji. Jeżeli wystawione dowody nie są przenoszone do raportu kasowego automatycznie, to bez względu na technikę wystawiania zawsze pozostaje problem kompletności ich ujęcia w raporcie kasowym. Problem kompletności nie występuje w programach, które dowody KP oraz KW przenoszą do raportu kasowego automatycznie. Tu problemem może być treść, z jakiego tytułu i ile wpłacono lub wypłacono gotówki.

W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wpłat i wypłat wyrażonych cyframi lub słownie. Mylnie (nieprawidłowo) wystawiony dowód KP lub KW należy anulować, zaznaczając taką informację na formularzu. Anulowany dowód należy przechowywać w zbiorze właściwym dla trzeciego egzemplarza (w bloczku, w formie wydruku lub na trwałym nośniku).

Wypełniając dowód wpłaty i wypłaty, należy pamiętać, że musi mieć on cechy dowodu księgowego zapisane w art. 21 ust. 1 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości.

Należy również pamiętać, że dowód księgowy dotyczący wpłaty i wypłaty „opiewający na waluty obce z punktu widzenia uor powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk” (art. 21 ust. 3 uor).

Sporządzone w taki sposób dowody obrotu gotówką mogą pełnić funkcję dowodową.

Bardzo często przedkładane w sądzie dowody mają poważne uchybienia i nie mogą być uznane za wiarygodne w postępowaniu. Dowody wpłaty i wypłaty, jak wszystkie dowody księgowe, powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.

Przyjrzyjmy się najczęściej występującym nieprawidłowościom oraz ich następstwom w dokumentowaniu:

1. Dowody obrotu gotówką nie są objęte ewidencją ścisłego zarachowania, co może być przyczyną:

• pominięcia dowodów wpłaty lub wypłaty w raporcie kasowym,

• wystawiania kilku dowodów o tym samym numerze i różnej treści ekonomicznej,

• zgubienia już wystawionego dowodu,

• wprowadzenia dowodów z innych bloczków,

• wystawienia drugiego dowodu o innej treści ekonomicznej.

 

2. Dowody w bloczku przed wydaniem do użycia nie zostały ponumerowane, co może spowodować:

• brak kompletnego zbioru dowodów obrotu gotówką w raporcie kasowym,

• pominięcie dowodu KP w raporcie kasowym pod datą wystawienia,

• ujęcie dowodu KW na kwotę inną niż faktycznie wypłacono,

• wystawienie dowodów o tym samym numerze i różnej treści ekonomicznej,

• celowe zgubienie już wystawionego dowodu,

• wystawienie kolejnego dowodu o innej treści ekonomicznej,

• wprowadzenie dowodów z innych bloczków.

 

3. Dowody KP i KW są wypełnione nieprawidłowo, np.:

• brak koniecznego podpisu (na dowodzie KP i KW muszą być umieszczone dwa podpisy: osoby, od której przyjęto składniki aktywów, oraz osoby, której wydano aktywa - art. 21 ust. 1 pkt 5 uor),

• brak kompletnej informacji o tytule oraz osobie, której wypłacono środki pieniężne,

• brak daty oraz numeru dowodu KP i KW,

• dowody wpłaty i wypłaty mają powtórzone numery.

 

4. Dowody wpłaty i wypłaty mają niekompletną lub niejasną treść ekonomiczną:

• przy zbiegu nieprawidłowości i spraw spornych brak treści informującej „za co”, z jakiego tytułu środki pieniężne wpłacono lub wypłacono, dodatkowo utrudnia ustalenie kwoty niedoboru oraz powoduje ponoszenie kosztów sądowych,

• wątpliwa informacja z treści dowodu skutkuje nieprawidłowym rozliczeniem należności i zobowiązań opłaconych gotówką, co z kolei powoduje powstanie kolejnych nieprawidłowości w księgach rachunkowych.

 

Ponadto na nieprawidłowości, a co za tym idzie - na występowanie niedoboru gotówki w kasie, ma wpływ zróżnicowany sposób dokumentowania tych samych zdarzeń gospodarczych.

 

W obu przypadkach zagadnienie wystawiania dowodów wpłaty i wypłaty można rozwiązać na dwa sposoby:

• na potwierdzenie każdego obrotu gotówkowego zawsze wystawiamy dowód KP i KW lub

• w zasadach (polityce) rachunkowości specyfikujemy grupę dowodów, dla których nie ma obowiązku wystawiania dowodu dodatkowego - wówczas na fakturze umieszcza się odpowiednią adnotację (pieczątkę) o wpłacie lub wypłacie gotówki zawsze z potwierdzeniem dwoma podpisami.

Gromadzone w kasie środki pieniężne mogą być w niej przechowywane do wysokości określonego przez kierownika jednostki niezbędnego stanu pogotowia kasowego. Do tej wysokości uznawana jest również odpowiedzialność instytucji ubezpieczeniowej. Natomiast osoba materialnie odpowiedzialna za obrót gotówkowy, która składa w formie pisemnej oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności (oświadczenie powinno być przechowywane w aktach osobowych osoby odpowiedzialnej za kasę), odpowiada za stan gotówki w kasie oraz prawidłowość operacji kasowych.

Środki pieniężne podjęte z rachunku bankowego na pokrycie określonych wydatków przyjmuje się do kasy oraz do ewidencji na podstawie dowodu KP. Dowód ten musi być wystawiony w dniu pobrania środków z banku. Podobnie na podstawie tego dowodu wykazuje się odpowiednią wartość w raporcie kasowym i wprowadza ją do ksiąg rachunkowych zapisem:

DT 100... „Kasa” (odpowiednie konto analityczne)

CT 149 „Środki pieniężne w drodze”

 

Drugi zapis, potwierdzający wydanie z banku określonej kwoty, wprowadzamy do ksiąg rachunkowych na podstawie wyciągu bankowego zapisem:

DT 149 „Środki pieniężne w drodze”

CT 130 „Rachunek bieżący”

lub

DT 149 „Środki pieniężne w drodze”

CT 131 „Rachunek dewizowy”

 

Podobnie ewidencji na koncie „Środki pieniężne w drodze” podlega gotówka odprowadzona do banku. Dowodem, który pozostaje w raporcie kasowym, jest dowód KW wraz z bankowym dowodem wpłaty. Oba dowody muszą mieć taką samą datę. Fakt przekazania nadwyżki do banku ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:

DT 149 „Środki pieniężne w drodze”

CT 100... „Kasa”

 

Drugi zapis, potwierdzający wpłatę do banku określonej kwoty, wprowadzamy do ksiąg rachunkowych na podstawie wyciągu bankowego zapisem:

DT 130 „Rachunek bieżący”

CT 149 „Środki pieniężne w drodze”

lub

DT 131 „Rachunek dewizowy”

CT 149 „Środki pieniężne w drodze”

 

Ewidencja na koncie „Środki pieniężne w drodze” umożliwia ustalenie stanu środków pieniężnych w drodze: między kasą a rachunkiem bankowym oraz między rachunkiem bankowym a kasą. Z zasady saldo powinno być wyłącznie debetowe, tzn. powinno wykazywać stan środków pieniężnych w drodze: stan środków wpłaconych do banku za pośrednictwem poczty, innego banku, utargi placówek handlu detalicznego, różnice między kwotami potwierdzonymi dwoma różnymi dokumentami. Ten drugi wariant - saldo kredytowe - nie powinien występować w prawidłowych sytuacjach.

Stan gotówki w walucie polskiej oraz walutach obcych musi być potwierdzony spisem z natury - obligatoryjnie na koniec okresu sprawozdawczego (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor.). Dodatkowo w ciągu roku dla zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gotówkowego należy przeprowadzać niezapowiedziane kontrole stanu gotówki w kasie. Takie postępowanie niezbędne jest również dla wypełnienia obowiązku sprawowania kontroli przez kierownika jednostki.

Stwierdzona spisem ilość i wartość musi być zgodna ze stanem wykazanym w odpowiednim raporcie kasowym. Ujawnione bezsporne nadwyżki kasowe przyjmowane są na stan dowodem KP. Natomiast nadwyżki wymagające wyjaśnienia i rozliczenia podlegają ujawnieniu na koncie „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”. Podobnie na tym koncie podlegają ujawnieniu stwierdzone niedobory gotówki. Każdą inwentaryzację należy udokumentować według zasad przyjętych do stosowania przez daną organizację.

- Prawidłowo wystawione „Dowody wpłaty - KP” oraz „Dowody wypłaty - KW” zabezpieczają aktywa pieniężne i mogą pełnić funkcję dowodową w postępowaniu sądowym.

- Na każdym dowodzie wpłaty i wypłaty należy umieścić podpis osoby wpłacającej i wypłacającej środki pieniężne.

- Prawidłowo wystawiony i objęty ewidencją księgową dowód wpłaty i wypłaty aktywów pieniężnych gwarantuje bezpieczeństwo obrotu gotówkowego.

Podstawa prawna: