Jak rozliczać zakwaterowanie pracowników

Wielu pracodawców podczas realizacji różnych przedsięwzięć, np. w budownictwie, musi zakwaterować pracowników. Rozliczanie w praktyce tego rodzaju świadczeń sprawia niektórym przedsiębiorcom kłopoty.

Zwolnienie podatkowe

Zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w:

- hotelach pracowniczych,

- kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.

KTO MOŻE SKORZYSTAĆ Z ULGI

Ulgę na zakwaterowanie w hotelach pracowniczych i kwaterach prywatnych stosuje się w przypadku pracowników, którzy mieszkają poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a także nie korzystają z podwyższonych kosztów pracowniczych.

GDZIE KWATEROWAĆ PRACOWNIKÓW

Zwolnienie z podatku dochodowego można zastosować wtedy, gdy pracownicy są zakwaterowani w miejscach określonego rodzaju. Muszą to być miejsca mające cechy hotelu pracowniczego lub kwatery prywatnej wynajmowanej na cele zbiorowego zakwaterowania.

Zwolnienie to ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych dla osób dojeżdżających do pracy.

Koszty pracownicze

Przypomnijmy, że koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, w przypadku gdy:

- miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, wynoszą 135 zł 63 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1627 zł 56 gr,

- podatnik uzyskuje przychody równocześnie z więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, nie mogą przekroczyć łącznie 2441 zł 54 gr za rok podatkowy.

Kryteria do spełnienia

Organy podatkowe zwracają uwagę, że wspomniane zwolnienie możliwe jest do zastosowania tylko wtedy, gdy pracownicy są zakwaterowani w miejscach określonego rodzaju. Mianowicie muszą to być miejsca mające cechy hotelu pracowniczego lub kwatery prywatnej wynajmowanej na cele zbiorowego zakwaterowania. Ustawa nie definiuje tych pojęć. Oznacza to, że o tym, czy mamy do czynienia z hotelem pracowniczym, rozstrzyga przeznaczenie przez pracodawcę posiadanych budynków lub lokali na potrzeby zakwaterowania pracowników tego pracodawcy. W przypadku zaś kwater prywatnych rozstrzygającym powinno być kryterium tytułu prawnego przysługującego osobie, która dysponuje lokalami przeznaczonymi na zbiorowe zakwaterowanie. Sformułowanie kwatera prywatna odnosi się bowiem do lokali, które należą do innych niż pracodawca osób i które wynajmują je dla pracowników danego pracodawcy (zob. wyjaśnienia naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa-Mokotów z 20 lipca 2005 r., nr 1433/NL/LF/II/ 415/4111-85/05/MK).

Zaliczenie do kosztów

Niekiedy bywa tak, że zagraniczna osoba prawna posiada w Polsce oddział. Do pracy w nim deleguje swoich pracowników. W związku z oddelegowaniem ich do pracy spółka matka zawiera z osobą fizyczną umowę najmu mieszkania dla potrzeb oddelegowanych do pracy w oddziale pracowników. Nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, czy w takiej sytuacji do kosztów uzyskania przychodu oddziału należy zaliczyć wydatki na wynajem mieszkania dla pracowników.

Zgodnie z generalną zasadą, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wyraźnie wyłączonych z możliwości odliczenia. Oznacza to, że podatnik dla celów podatkowych do kosztów uzyskania przychodów ma prawo zaliczyć zarówno wydatki poniesione bezpośrednio w celu osiągnięcia przychodów, jak i wydatki pośrednio związane z uzyskaniem przychodów.

PRZYKŁAD

KWATERY PRYWATNE

Przedsiębiorca zatrudnia pracowników budowlanych. Realizując jedną z inwestycji mieszkaniowych, zakwaterował pracowników w kwaterach prywatnych. Są one wynajmowane w celu zbiorowego zakwaterowania. Wartość ponoszonych świadczeń wyniosła miesięcznie 470 zł. Tego rodzaju świadczenia nie są opodatkowane. Zwolniona z podatku jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.

Za przychody ze stosunku pracy uważa się m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika. Pracodawca ma prawo decydować o rekompensowaniu pracownikowi kosztów zakwaterowania, nawet jeśli taki obowiązek nie wynika wprost z przepisów prawa. Zatem koszty delegowania personelu spółki macierzystej do oddziału w związku z jego funkcjonowaniem w Polsce będą kosztami uzyskania przychodu oddziału (zob.wyjaśnienia naczelnika Pomorskiego Urzędu Skarbowego z 26 sierpnia 2005 r., nr DP/P1/423-0077/05/AP).

KRZYSZTOF TOMASZEWSKI

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 21 ust. 1 pkt 19 i ust. 14 oraz art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).