Jak rozliczyć zakup kasy rejestrującej

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Obowiązek taki nakłada na nich art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług.

Obowiązek zainstalowania kasy rejestrującej wiąże się jednak z koniecznością poniesienia określonych wydatków, często niemałych. Co prawda, przepisy pozwalają na to, by zakup kasy fiskalnej - przynajmniej częściowo - sfinansowany został przez urząd skarbowy. Nie w każdym jednak przypadku jest to możliwe.

Ulga na zakup kasy

Jak wynika z art. 111 ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 50 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 2,5 tys. zł.

Odliczenie może być dokonane w rozliczeniu podatku od towarów i usług za miesiąc, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie lub za miesiące następujące po tym miesiącu. W przypadku podatników rozliczających się za okresy kwartalne odliczenie może być dokonane w rozliczeniu za kwartał, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub w rozliczeniu za następne kwartały.

Kwota dokonanego w danym okresie rozliczeniowym odliczenia z tytułu nabycia kas rejestrujących nie może być wyższa od kwoty różnicy między podatkiem należnym a podatkiem naliczonym. W przypadku gdy kwota podatku naliczonego jest większa lub równa kwocie podatku należnego w danym okresie rozliczeniowym, podatnik może otrzymać zwrot nierozliczonej wcześniej kwoty, z tym że w danym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

- 25 proc. kwoty przysługującej podatnikowi do odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem, jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, lub

- 50 proc. kwoty, jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne.

Podatnicy muszą jednak spełnić określone warunki. Przede wszystkim powinni rozpocząć ewidencjonowanie nie później niż w obowiązującym ich terminie, muszą dokonać zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania, a także złożyć zawiadomienie o miejscu instalacji kasy, wymagane na podstawie przepisów dotyczących kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników.

Zwrot przy zwolnieniu

O zwrot kwot wydatkowanych na zakup kas mogą starać się także podatnicy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od VAT lub zwolnione od tego podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT. Chodzi o podatników, u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty wyrażonej w złotych, odpowiadającej równowartości 10 tys. euro, oraz o podatników, którzy rozpoczynają w ciągu roku wykonywanie czynności opodatkowanych VAT i którym przysługuje zwolnienie z podatku z uwagi na nieprzekroczenie wartości sprzedaży w proporcji do okresu prowadzonej sprzedaży określonej wcześniej (10 tys. euro). W przypadku gdy podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest podatnikiem zwolnionym od podatku, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty na rachunek bankowy podatnika w terminie do 25 dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika.

Potrzebny wniosek

Aby podatnik w ogóle mógł liczyć na odzyskanie części pieniędzy wydatkowanych na zakup kasy, potrzebne jest pisemne zgłoszenie. Składa się je do naczelnika właściwego urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. W zgłoszeniu podatnik informuje o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania.

W przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę, zgłoszenie może być dokonane na formularzu zawiadomienia o miejscu instalacji kasy zgodnie z przepisami dotyczącymi kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników, jeśli zawiadomienie to zostało złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.

W przypadku podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od VAT lub zwolnione od tego podatku na podstawie art. 113 ust. 1 lub ust. 9, zwrot dokonywany jest na wniosek podatnika. Wniosek należy złożyć do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. We wniosku podatnik powinien podać imię i nazwisko lub nazwę firmy, dane adresowe oraz numer identyfikacji podatkowej, informację o numerze licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę (w przypadku podatników świadczących usługi przewozów osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi).

Utrata ulgi

To, że podatnik nabędzie prawo do ulgi z tytułu zakupu kasy rejestrującej, nie oznacza jeszcze, że nie może utracić do niej prawa. Jeśli tak się stanie, musi zwrócić odliczone lub zwrócone kwoty wydatkowane na zakup kas rejestrujących.

Podatnik straci prawo do ulgi, jeśli w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania zaprzestanie używania kas lub nie dokona w odpowiednim terminie zgłoszenia kasy do obowiązkowego przeglądu technicznego przez właściwy serwis, a także w razie naruszenia warunków uprawniających do skorzystania z ulgi na zakup kasy. W razie zaistnienia wspomnianych zdarzeń podatnik obowiązany jest do zwrotu odliczonych wydatków.

CZY ZAPŁATA JEST WARUNKIEM ODLICZENIA

Podstawą do odliczenia kwoty wydatkowanej na zakup kas fiskalnych jest posiadanie przez podatnika dowodu zapłaty całej należności.

PRZYKŁAD
ODLICZENIE ZAKUPU

Podatnik zobowiązany jest do rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży za pośrednictwem kasy rejestrującej. Kupił kasę rejestrującą. Cena brutto kasy wyniosła 3294 zł. Cena netto to 2700 zł. W takim przypadku podatnik może - jeśli spełnia wszystkie inne warunki - odliczyć 50 proc. ceny netto kasy. Odliczy zatem 1350 zł (2700 x 50 proc.). Podatnik musi jednak pamiętać o konieczności posiadania dowodu zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

PRZYKŁAD
ODLICZENIE LIMITOWANE

Podatnik kupił dwie kasy rejestrujące po tej samej cenie. Cena brutto wyniosła 7320 zł, netto 6000 zł. Podatnik spełnia pozostałe warunki pozwalające na skorzystanie z ulgi na zakup kasy. W takim przypadku może odliczyć z tytułu zakupu każdej z kas po 50 proc. ceny netto, czyli 3000 zł (6000 x 50 proc.). Z uwagi jednak na fakt, że kwota odliczenia nie może być wyższa niż 2500 zł, podatnik odliczy tylko 5000 zł (2 x 2500 zł).

ANNA WOJDA

anna.wojda@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

- Art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

- Par. 5-11 rozporządzenia ministra finansów z dnia 28 marca 2006 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. nr 51, poz. 375 z późn. zm.).