REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-faktura - jak to działa

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marta Wysocka

REKLAMA

Od 4 sierpnia 2005 r. - na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r.1 - istnieje możliwość przesyłania i przyjmowania faktur drogą elektroniczną, czyli tzw. e-faktur.


Minister Finansów w rozporządzeniu określa warunki, jakie należy spełnić przy przesyłaniu i przechowywaniu faktur w formie elektronicznej, czyli przesyłania lub udostępniania faktur odbiorcy i ich przechowywania z zastosowaniem elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych. Wykorzystać do tego można techniki łączności przewodowej, radiowej, technologii optycznych, a także innych środków elekromagnetycznych.


Definicja e-faktury


Faktura to dokument sprzedaży, rodzaj rachunku zawierający szczegółowe dane o transakcji, takie jak:

- dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia,

- strony kupna-sprzedaży: dostawca i odbiorca,

- specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość,

- dane do rozliczenia obowiązujących podatków,

- podsumowania cyframi i słownie,

- informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty,

- informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne,

- podpisy uczestników transakcji (nie zawsze wymagane).

Powszechnie faktura wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura).

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej (e-faktury), po spełnieniu warunku, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będzie zagwarantowana:

- bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 z późn.zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

- poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli umowa pomiędzy jej stronami dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.


Akceptacja, przechowywanie i kontrola e-faktur


Zgodnie z § 2 pkt 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniego wyrażenia zgody przez odbiorcę faktury. Zgoda może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Na końcu artykułu prezentujemy wzór oświadczenia o akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej, czyli tzw. e-faktur. Natomiast jeżeli takie oświadczenie jest wyrażone w postaci elektronicznej - należy zgodnie z § 3 rozporządzenia zagwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym certyfikatem kwalifikowanym.

Oczywiście w każdej chwili odbiorca może zrezygnować z otrzymywania faktur w postaci elektronicznej. W momencie cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca traci prawo do wystawiania i przesyłania mu faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o wycofaniu akceptacji (§ 3 pkt 4).

Elektroniczne faktury trzeba archiwizować tak samo jak papierowe - zgodnie z § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów. Obowiązkiem podatnika jest przechowywanie na terytorium kraju faktur przesłanych w formie elektronicznej, które wystawił lub otrzymał, w sposób umożliwiający na żądanie - zgodnie z odrębnymi przepisami - organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do przechowywanych faktur. W szczególności podatnik musi umożliwić udokumentowany pobór i wykorzystanie tych faktur przez te organy, jak również czytelność faktur. Jeśli natomiast podatnik chce przechowywać e-faktury na terytorium państwa członkowskiego UE lub innego niż terytorium kraju, musi - zgodnie z § 6 pkt 2 rozporządzenia - uprzednio poinformować w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku o miejscu ich przechowywania (adresie); w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu - również o nazwie tego podmiotu.

Jeżeli podatnik zmieni miejsce przechowywania faktur (przechowywanych za granicą), ma obowiązek w ciągu 3 dni od zaistnienia zmiany poinformować naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego (§ 6 pkt 3).

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez wystawcę i odbiorcę w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, autentyczność treści, a także ich czytelność przez cały okres ich przechowywania (§ 6 pkt 4).

W każdym momencie podatnik ma obowiązek umożliwić organom podatkowym i organom kontroli podatkowej natychmiastowy pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur, w tym:

- umożliwić udokumentowany pobór i wykorzystanie e-faktur przez te organy,

- umożliwić czytelność e-faktur,

- udostępnić organom dane dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej e-faktury (czyli dane o certyfikatach).


Dlaczego warto korzystać z e-faktur


- Oszczędność - ok. 4,5 zł (od 2 do 8 zł) na każdej fakturze.

- Bezpieczeństwo - gwarancja, że podpisuje się to, co się widzi.

- Łatwość obsługi i wygodę - łatwość integracji z istniejącymi systemami finansowo-księgowymi.

- Minimalne inwestycje i szybki zwrot z inwestycji.

- Możliwość masowego wystawiania faktur w krótkim czasie.

- Korzystne liczenie terminu płatności - liczenie terminu płatności od daty wystawienia i dostarczenia e-faktury, czyli tego samego dnia.


Dla kogo e-faktury


Z takiego rozwiązania mogą korzystać przede wszystkim:

- klienci indywidualni, np. osoby, które chcą otrzymywać e-faktury od operatorów telekomunikacyjnych w postaci e-maila lub dostępu do serweru www z plikiem faktury. Trzeba pamiętać jednak, że aby odczytać e-fakturę, będziemy potrzebować aplikacji do przeglądania dokumentów oraz weryfikacji podpisów, którą można pobrać za darmo;

- bardzo małe firmy, które nie korzystają z konkretnego systemu księgowego. Takie firmy będą mogły otrzymywać i wystawiać faktury korzystając z samego formularza e-faktury oraz aplikacji do edycji dokumentu i składania oraz weryfikowania podpisów;

- firmy księgowe, które będą mogły otrzymywać e-faktury i automatycznie zamieniać je do postaci swoich systemów księgowych. Dzięki czemu ułatwią sobie pracę w kwestii prowadzenia ksiąg rozrachunkowych;

- małe, średnie i duże firmy z własnymi systemami informatycznymi do automatyzacji zewnętrznych procesów biznesowych;

- operatorzy telekomunikacyjni, zakłady energetyczne i inne firmy obsługujące tysiące klientów indywidualnych, a także rozliczające się z klientami biznesowymi.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Marta Wysocka


1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną (Dz.U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PKWiU 2025 - będzie nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015.

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

REKLAMA

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

REKLAMA