REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-faktura - jak to działa

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Marta Wysocka

REKLAMA

Od 4 sierpnia 2005 r. - na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r.1 - istnieje możliwość przesyłania i przyjmowania faktur drogą elektroniczną, czyli tzw. e-faktur.


Minister Finansów w rozporządzeniu określa warunki, jakie należy spełnić przy przesyłaniu i przechowywaniu faktur w formie elektronicznej, czyli przesyłania lub udostępniania faktur odbiorcy i ich przechowywania z zastosowaniem elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych. Wykorzystać do tego można techniki łączności przewodowej, radiowej, technologii optycznych, a także innych środków elekromagnetycznych.


Definicja e-faktury


Faktura to dokument sprzedaży, rodzaj rachunku zawierający szczegółowe dane o transakcji, takie jak:

- dane identyfikujące dokument: numer, data wystawienia,

- strony kupna-sprzedaży: dostawca i odbiorca,

- specyfikacja przedmiotu transakcji: nazwa towaru lub usługi, ilość, cena, wartość,

- dane do rozliczenia obowiązujących podatków,

- podsumowania cyframi i słownie,

- informacja o uzgodnionych terminach i formie zapłaty,

- informacje dodatkowe: sposób odbioru, miejsce dostawy i inne,

- podpisy uczestników transakcji (nie zawsze wymagane).

Powszechnie faktura wystawiana jest na papierze, jednak w pewnych okolicznościach dopuszczona jest postać elektroniczna (e-faktura).

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej (e-faktury), po spełnieniu warunku, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będzie zagwarantowana:

- bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 z późn.zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

- poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli umowa pomiędzy jej stronami dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.


Akceptacja, przechowywanie i kontrola e-faktur


Zgodnie z § 2 pkt 1 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniego wyrażenia zgody przez odbiorcę faktury. Zgoda może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Na końcu artykułu prezentujemy wzór oświadczenia o akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej, czyli tzw. e-faktur. Natomiast jeżeli takie oświadczenie jest wyrażone w postaci elektronicznej - należy zgodnie z § 3 rozporządzenia zagwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego ważnym certyfikatem kwalifikowanym.

Oczywiście w każdej chwili odbiorca może zrezygnować z otrzymywania faktur w postaci elektronicznej. W momencie cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca traci prawo do wystawiania i przesyłania mu faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o wycofaniu akceptacji (§ 3 pkt 4).

Elektroniczne faktury trzeba archiwizować tak samo jak papierowe - zgodnie z § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów. Obowiązkiem podatnika jest przechowywanie na terytorium kraju faktur przesłanych w formie elektronicznej, które wystawił lub otrzymał, w sposób umożliwiający na żądanie - zgodnie z odrębnymi przepisami - organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do przechowywanych faktur. W szczególności podatnik musi umożliwić udokumentowany pobór i wykorzystanie tych faktur przez te organy, jak również czytelność faktur. Jeśli natomiast podatnik chce przechowywać e-faktury na terytorium państwa członkowskiego UE lub innego niż terytorium kraju, musi - zgodnie z § 6 pkt 2 rozporządzenia - uprzednio poinformować w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego w odniesieniu do podatnika tego podatku o miejscu ich przechowywania (adresie); w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu - również o nazwie tego podmiotu.

Jeżeli podatnik zmieni miejsce przechowywania faktur (przechowywanych za granicą), ma obowiązek w ciągu 3 dni od zaistnienia zmiany poinformować naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego (§ 6 pkt 3).

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez wystawcę i odbiorcę w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, autentyczność treści, a także ich czytelność przez cały okres ich przechowywania (§ 6 pkt 4).

W każdym momencie podatnik ma obowiązek umożliwić organom podatkowym i organom kontroli podatkowej natychmiastowy pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do faktur, w tym:

- umożliwić udokumentowany pobór i wykorzystanie e-faktur przez te organy,

- umożliwić czytelność e-faktur,

- udostępnić organom dane dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej e-faktury (czyli dane o certyfikatach).


Dlaczego warto korzystać z e-faktur


- Oszczędność - ok. 4,5 zł (od 2 do 8 zł) na każdej fakturze.

- Bezpieczeństwo - gwarancja, że podpisuje się to, co się widzi.

- Łatwość obsługi i wygodę - łatwość integracji z istniejącymi systemami finansowo-księgowymi.

- Minimalne inwestycje i szybki zwrot z inwestycji.

- Możliwość masowego wystawiania faktur w krótkim czasie.

- Korzystne liczenie terminu płatności - liczenie terminu płatności od daty wystawienia i dostarczenia e-faktury, czyli tego samego dnia.


Dla kogo e-faktury


Z takiego rozwiązania mogą korzystać przede wszystkim:

- klienci indywidualni, np. osoby, które chcą otrzymywać e-faktury od operatorów telekomunikacyjnych w postaci e-maila lub dostępu do serweru www z plikiem faktury. Trzeba pamiętać jednak, że aby odczytać e-fakturę, będziemy potrzebować aplikacji do przeglądania dokumentów oraz weryfikacji podpisów, którą można pobrać za darmo;

- bardzo małe firmy, które nie korzystają z konkretnego systemu księgowego. Takie firmy będą mogły otrzymywać i wystawiać faktury korzystając z samego formularza e-faktury oraz aplikacji do edycji dokumentu i składania oraz weryfikowania podpisów;

- firmy księgowe, które będą mogły otrzymywać e-faktury i automatycznie zamieniać je do postaci swoich systemów księgowych. Dzięki czemu ułatwią sobie pracę w kwestii prowadzenia ksiąg rozrachunkowych;

- małe, średnie i duże firmy z własnymi systemami informatycznymi do automatyzacji zewnętrznych procesów biznesowych;

- operatorzy telekomunikacyjni, zakłady energetyczne i inne firmy obsługujące tysiące klientów indywidualnych, a także rozliczające się z klientami biznesowymi.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Marta Wysocka


1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sposobu i warunków wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasad przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną (Dz.U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119).

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Prawo Przedsiębiorcy

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

Prof. Modzelewski do premiera Tuska: narzucanie KSeF-u i faktur ustrukturyzowanych wszystkim podatnikom VAT nie jest deregulacją gospodarki; ten pomysł powinien trafić do kosza

W dniu 12 kwietnia br. Ministerstwo Finansów potwierdziło zamiar wdrożenia w 2026 roku obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i obligatoryjnego stosowania faktur ustrukturyzowanych przez wszystkich podatników VAT. Prof. dr hab. Witold Modzelewski apeluje do Pana Premiera Donalda Tuska: „Wierzę, że jako liberał traktuje Pan potrzebę deregulacji gospodarki zupełnie poważnie. Nie należy ulegać lobbystom, którzy chcą zarobić na dezorganizacji systemu fakturowania. Pomysł faktur ustrukturyzowanych powinien trafić definitywnie do kosza.”

Można przekazać 1,5% podatku rolnego - w 2025 r. pierwszy raz. Są dwie uprawnione organizacje

W komunikacie z 16 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że w 2025 roku podatnicy podatku rolnego mogą przekazać 1,5 tego podatku na rzecz Krajowego Związku Rewizyjnego Rolniczych Spółdzielni Produkcyjnych lub OPZZ Rolników i Organizacji Rolniczych. Jakie są warunki tego przekazania?

PIT 2025: 15 najczęstszych błędów w rocznym zeznaniu podatkowym. Bądź mądry przed szkodą!

Złożenie corocznej deklaracji PIT to podstawowy zakres komunikacji podatnika z administracją skarbową. Warto zadbać, by przebiegła ona w sposób optymalny i nie nastręczała niespodziewanych nieprzyjemności. Dlatego też przedstawiamy zestawienie najczęstszych błędów, przed którymi można się uchronić, korzystając z poniższych podpowiedzi.

REKLAMA

7 skutków spadających stóp procentowych NBP. Już w maju 2025 r. RPP rozpocznie cykl obniżek?

Tańsze i łatwiej dostępne kredyty to tylko część skutków cięć stóp procentowych NBP. Polityka monetarna to miecz obosieczny. W momencie, w którym kredytobiorcy cieszą się z niższych rat, to posiadacze oszczędności mają problem ze znalezieniem solidnie oprocentowanego depozytu. Widmo niższych stóp procentowych oznacza też, że w dół pójść może oprocentowanie detalicznych obligacji skarbowych, a zakup mieszkania na wynajem może znowu odzyskać swój blask.

Korekta zeznania podatkowego PIT. Jak to zrobić i do kiedy jest na to czas?

Do końca roku 2030 podatnicy mają prawo składać korekty zeznań PIT za rok 2024. Błędy w deklaracjach podatkowych zdarzają się zarówno na niekorzyść podatnika (np. pominięcie ulgi, o której się nie wiedziało), jak i na niekorzyść fiskusa (np. pominięcie źródła przychodów, o którym się zapomniało). Złożenie korekty zeznania nie wymaga uzasadnienia, a skorygować można nawet taką deklarację, która z upływem 30 kwietnia 2025 r. została bez udziału podatnika automatycznie zatwierdzona w usłudze Twój e-PIT.

Pilne! Będzie nowelizacja ustawy o KSeF, znamy projekt: jakie zmiany w obowiązkowym e-fakturowaniu

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF.

Ewidencje VAT oszustów i uczciwych podatników niczym się nie różnią. Jak systemowo zablokować wzrost zwrotów VAT? Prof. Modzelewski: jest jeden sposób

Jedyną skuteczną barierą systemową dla prób wyłudzenia zwrotów jest uzależnienie wpływów zwrotów od zastosowania przez podatnika mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do kwot podatku naliczonego, który miałby być zwrócony – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

REKLAMA

Obowiązkowy KSeF 2026 - MF pokazało najnowszy harmonogram. KSeF 2.0, integracja i testy, tryb offline24, faktury masowe, certyfikat wystawcy faktury i więcej szczegółów

W komunikacie z 12 kwietnia 2025 r. Ministerstwo Finansów przedstawiło aktualny stan projektu rozwiązań prawnych, technicznych i biznesowych oraz plan wdrożenia (harmonogram) obowiązkowego systemu KSeF. Można jeszcze do 25 kwietnia 2025 r. zgłaszać do Ministerstwa uwagi i opinie do projektu pisząc maila na adres sekretariat.PT@mf.gov.pl.

Cyfrowe narzędzia dla księgowych. Kiedy warto zmienić oprogramowanie księgowe?

Nowoczesne narzędzia dla księgowych. Na co zwracać uwagę przy zmianie oprogramowania księgowego? Według raportów branżowych księgowi spędzają nawet 50 proc. czasu na czynnościach, które mogłyby zostać usprawnione przez nowoczesne technologie.

REKLAMA