Jak i kiedy wystawiać faktury

Faktura jest podstawowym dokumentem stwierdzającym wykonanie usługi lub dostawę towarów, a zasady jego sporządzania zostały szczegółowo określone przez ustawodawcę w odpowiednich ustawach i aktach wykonawczych. Również obowiązek dokumentowania czynności opodatkowanych VAT w formie faktur VAT wynika z właściwych przepisów. Prawidłowo wystawiona faktura jest podstawą do określenia momentu powstania obowiązku podatkowego, realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego oraz kontroli czynności podlegających opodatkowaniu przez organy podatkowe.

Dokumentowanie czynności opodatkowanych VAT w formie faktur VAT wynika z art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.; dalej: ustawa o VAT). Zasady dotyczące prawidłowego sporządzania faktur określają art. 106–108 ustawy o VAT oraz rozporządzenia wykonawcze Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 97, poz. 971 – dalej: rozporządzenie w sprawie zasad wystawiania faktur) oraz w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 97, poz. 970 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 106 ust. 1 i 2 w zw. z art. 15 ustawy o VAT, obowiązek wystawiania faktur spoczywa na podatnikach tego podatku, za których ustawa uznaje osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, a ponadto na podatnikach zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, dokonujących dostawy towarów lub świadczenia usług, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium Polski.

Podatnicy ci nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, muszą jednak wystawić fakturę na żądanie tych osób.

Podatnicy niezobowiązani do wystawiania faktur wystawiają rachunki zgodnie z art. 87–90 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60), przy czym szczegółowe zasady sporządzania rachunków określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywania zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz.U. nr 240, poz. 2063).

Terminy wystawiania faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu w sprawie zasad wystawiania faktur. Fakturę, co do zasady, wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, a w przypadku gdy podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część należności od nabywcy. Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

ZAPAMIĘTAJ

Ustawa o VAT obliguje do zapłaty podatku w każdym przypadku, gdy podatnik wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku. Nie ma przy tym znaczenia, czy faktura dokumentuje transakcję faktycznie dokonaną.

Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

• NIP sprzedawcy i nabywcy, a w przypadku faktur dokumentujących transakcje z krajami UE – numer identyfikacyjny VAT UE,

• dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”, przy czym można podać miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym,

• nazwę towaru lub usługi – przy czym, w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług objętych stawką podatku niższą niż 22% oraz zwolnionych od podatku na podstawie ustawy VAT, oprócz nazwy należy wskazać także symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, chyba że ustawa lub przepisy wykonawcze do ustawy nie powołują tego symbolu, w tym przypadku należy podać przepis, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie lub obniżoną stawkę podatku,

• jednostkę miary i ilość towarów lub rodzaj usług,

• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

• wartość towarów lub usług, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

• stawki podatku,

• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

• wartość towarów lub usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu,

• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych mogą nie zawierać NIP nabywcy.

Faktury dotyczące sprzedaży paliw, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny samochodu.

Wyszczególnienie w fakturze kwot podatku nie jest wymagane, jeżeli sprzedaż jest opodatkowana, a wartość sprzedaży wraz z podatkiem jest niższa od:

• 6,18 zł – w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 3%,

• 6,42 zł – w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 7%,

• 7,32 zł – w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 22%.

Faktury (faktury korygujące) wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury – wyraz KOPIA.

ZAPAMIĘTAJ

Jeżeli oryginał faktury (faktury korygującej) ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca, na wniosek nabywcy, ponownie wystawia fakturę, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury.  Faktura (faktura korygująca) wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia.

Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach – oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Jeśli faktura odnosi się do sprzedaży dokonanej przy zastosowaniu kasy fiskalnej, do kopii faktury należy dołączyć paragon fiskalny, co oznacza, że wydając fakturę sprzedawca nie ma obowiązku przekazania nabywcy paragonu fiskalnego.

Faktura może (ale nie musi) zawierać podpisy osób uprawnionych do jej wystawienia i otrzymania. Faktura bez takich podpisów jest w pełni prawidłowym dokumentem księgowym i może stanowić podstawę do sądowego dochodzenia zapłaty w przypadku nieuregulowania należności przez kontrahenta.

Przepisy nie regulują sposobu nadawania fakturom numeru kolejnego, podatnik decyduje, według jakiej zasady będzie nadawał fakturom numerację.

Pamiętajmy, że nie ma możliwości wystawienia faktury z ujemnymi wartościami VAT, jeżeli błędnie zostaną zafakturowane wartości dostawy towarów lub usług; zmniejszyć podatek należny można tylko poprzez korektę faktury. Także zawarta na fakturze dokumentującej dostawę klauzula „towar stanowi własność sprzedawcy do czasu całkowitej zapłaty” oraz kwestia zapłaty należności z odroczonym terminem płatności nie mają wpływu na rozliczenie podatku od towarów i usług.

Wykazywane w fakturach kwoty należy podawać w zaokrągleniu.

Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

Kwoty wykazywane na fakturze w walutach obcych należy przeliczyć na złote według średniego kursu NBP waluty obcej na dzień wystawienia faktury, a jeżeli na ten dzień bieżący kurs średni nie został przez NBP ogłoszony, do przeliczenia stosuje się ostatnio ogłoszony kurs wymiany.

ZAPAMIĘTAJ

Faktury wystawiane przez małych podatników, za których ustawa o VAT uznaje podatnika, u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty odpowiadającej w złotych 800 000 euro, a w przypadku podatnika prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, będącego agentem, zleceniobiorcą lub świadczącego usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w złotych kwoty odpowiadającej 30 000 euro, oprócz danych ze „zwykłej” faktury, zawierają dodatkowo:

• oznaczenie „FAKTURA VAT – MP”,

• termin płatności należności określonej w fakturze.

Faktury dokumentujące świadczenie szczególnego rodzaju usług, takich jak: turystyka, dostawa towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, w których podstawą opodatkowania jest marża, zawierają dane ze „zwykłej” faktury VAT oraz wyrazy „VAT marża”. Marżą jest różnica pomiędzy całkowitą kwotą należności, jaką ma zapłacić nabywca, a ceną nabycia pomniejszoną o kwotę podatku.

Gdy podstawą opodatkowania VAT jest marża, podatnik nie ma obowiązku wyszczególniania na fakturze kwoty podatku, a jedynie kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi i słownie.

Szczególne zasady dotyczą wystawiania i treści faktur dokumentujących otrzymanie zapłaty przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Zgodnie z § 17 rozporządzenia w sprawie zasad wystawiania faktur, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności (przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę), fakturę należy wystawić nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Obowiązek wystawienia faktury powstaje także w przypadku otrzymania kolejnych części należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

ZAPAMIĘTAJ

Faktura zaliczkowa powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,

• NIP sprzedawcy i nabywcy,

• datę wystawienia, numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT lub FAKTURA VAT MP, kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku faktury dokumentującej kolejną częściową wpłatę również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot pobranych uprzednio części należności brutto,

• stawkę podatku,

• kwotę podatku wyliczoną według wzoru:

KP – to kwota podatku, ZB – kwota pobranej części lub całości należności brutto, SP – stawka podatku,

• dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy,

• datę otrzymania części lub całości należności, jeżeli jest inna niż data wystawienia faktury.

ZAPAMIĘTAJ

Jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej należności brutto, po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi należy wystawić fakturę ostateczną, w której cena usługi (towaru) zostaje pomniejszona o wartość pobranych zaliczek, a kwota podatku – o sumę kwot podatku wykazanych w fakturach zaliczkowych. Gdy faktury zaliczkowe obejmują całą należność brutto, ostatecznej faktury się nie wystawia.

Faktury wewnętrzne wystawiane są w związku z dokonaniem następujących czynności:

• przekazanie lub zużycie towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, a także wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny, a także nieodpłatne świadczenie usług niebędące dostawą towarów, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia – w całości lub w części – podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług,

• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,

• dostawa towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca,

• import usług,

• udokumentowanie zwróconych kwot dotacji, subwencji i dopłat o podobnym charakterze.

Za dany okres rozliczeniowy może zostać wystawiona tylko jedna faktura wewnętrzna dokumentująca czynności dokonane w tym okresie. Nie podlega dokumentowaniu fakturą wewnętrzną przekazanie lub zużycie towarów, jeżeli w momencie ich nabycia podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia naliczonego VAT, jak również – jako niepodlegające opodatkowaniu – przekazanie próbek i prezentów małej wartości, jeżeli ich wręczenie związane było bezpośrednio z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem.

Elementy składowe faktury wewnętrznej odpowiadają co do zasady „zwykłej” fakturze VAT.

W przypadku faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów lub dostawę, dla której podatnikiem jest odbiorca, oraz import usług, nie jest konieczne podawanie NIP kontrahenta. Jeżeli faktura dokumentuje przekazanie towarów lub nieodpłatne świadczenie usług, a brak jest konkretnego nabywcy, faktura nie zawiera danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania czynności.

PLUSY I MINUSY

+ Podatnik może wystawić fakturę wewnętrzną w jednym egzemplarzu i zobowiązany jest do jej przechowywania wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku.

Nabywcy towarów i usług mogą wystawiać faktury VAT i faktury zaliczkowe VAT zamiast dostawcy towarów i usług, pod warunkiem łącznego spełnienia poniższych przesłanek:

• nabywca i dostawca są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,

• nabywca ma zawartą z dostawcą umowę na okres nie dłuższy niż rok, upoważniającą nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów w imieniu i na rachunek dostawcy, z jednoczesnym zobowiązaniem dostawcy, że w okresie obowiązywania umowy nie będzie wystawiał faktur na rzecz nabywcy oraz poinformuje go bezzwłocznie w razie wykreślenia z rejestru podatników VAT lub zbycia przedsiębiorstwa,

• o zawarciu umowy zostaną pisemnie poinformowani naczelnicy właściwych dla obu stron urzędów skarbowych w ciągu 10 dni od jej zawarcia.

ZAPAMIĘTAJ

Nabywca wystawiający faktury zamiast dostawcy ma obowiązek przedstawiać oryginał i kopię faktur do akceptacji przez dostawcę w formie podpisu na obu dokumentach. Termin przedstawiania faktur do akceptacji należy określić w umowie, tak aby umożliwiał terminowe rozliczenie podatku.

Faktury wystawiane przez nabywców towarów i usług w ramach zawartej z dostawcą umowy zasadniczo nie odbiegają w swej treści od zwykłych faktur VAT, z tym że dodatkowo powinny zawierać informację, kto jest wystawcą faktury oraz że zostały wystawione w imieniu i na rachunek podatnika wskazanego w fakturach jako sprzedawca.

Pod warunkiem zawierania określonych informacji, fakturami – zgodnie z § 23 rozporządzenia w sprawie zasad wystawiania faktur – mogą być również:

• bilety jednorazowe, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług przewozu osób koleją, taborem samochodowym, transportem żeglugi śródlądowej, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają nazwę i NIP sprzedawcy, numer i datę wystawienia biletu, odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku,

• dowody zapłaty za usługi radiokomunikacji przywoławczej, jeżeli zawierają nazwy i NIP sprzedawcy i nabywcy, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku,

• dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych zwolnionych od podatku, jeżeli zawierają określenie usługodawcy i usługobiorcy, numer kolejny i datę ich wystawienia, nazwę usługi, kwotę, której dotyczy dokument,

• dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają nazwę i NIP sprzedawcy, numer kolejny i datę wystawienia, nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku.

Faktury korygujące powinny zawierać wyraz KOREKTA lub wyrazy FAKTURA KORYGUJĄCA. Fakturę korygującą należy wystawić w przypadkach określonych przepisami rozporządzenia w sprawie zasad wystawiania faktur:

• gdy po wystawieniu faktury udzielono prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów, bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont,

• zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych,

• zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu,

• gdy po wystawieniu faktury podwyższono cenę lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Faktura korygująca, oprócz oznaczenia jej rodzaju, powinna zawierać co najmniej numer kolejny oraz datę jej wystawienia, dane zawarte w fakturze, której dotyczy korekta (imiona i nazwiska lub nazwę nabywcy i jego adres, NIP sprzedawcy i nabywcy, dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako faktura VAT, nazwę towaru lub usługi objętych rabatem), kwotę i rodzaj udzielonego rabatu, kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Pewne odmienności dotyczą faktur korygujących wystawianych w przypadku podwyższenia ceny lub stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury – oprócz wymienionych danych, faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać kwotę podwyższenia ceny bez podatku oraz kwotę podwyższenia podatku, a faktura korygująca pomyłki w cenie, stawce lub innych pozycjach faktury VAT – kwoty wpisane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej.

ZAPAMIĘTAJ

PLUSY I MINUSY

+ Faktura korygująca pozwala na naprawienie przypadków błędnego wystawienia faktur VAT.

Fakturę nazwaną notą korygującą, która powinna zawierać wyrazy NOTA KORYGUJĄCA, wystawić może nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury dotyczących: jednostki miary i ilości towarów lub rodzaju usług, ceny jednostkowej netto towaru lub usługi, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu, kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek, wartości sprzedaży towarów wraz z kwotą podatku z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek, kwoty należności ogółem wraz z podatkiem wyrażonej cyframi i słownie.

Nota korygująca powinna zawierać co najmniej: numer kolejny i datę wystawienia, imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i NIP, dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca (imiona i nazwiska lub nazwę nabywcy i jego adres, NIP sprzedawcy i nabywcy, dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako faktura VAT), wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej. Umieszczanie podpisu wystawcy noty korygującej nie jest – podobnie jak w przypadku faktur – obowiązkowe.

ZAPAMIĘTAJ

Treść noty korygującej podlega akceptacji przez wystawcę faktury lub faktury korygującej poprzez potwierdzenie jej podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Nota korygująca powinna być przesłana wystawcy faktury lub faktury korygującej wraz z kopią.

Refakturowanie oznacza ponowienie czynności fakturowania usługi świadczonej przez podatnika VAT przy pomocy osoby trzeciej i polega na „odprzedaniu” po cenach zakupu usługi przez podatnika swojemu kontrahentowi. Ustawa o VAT oraz przepisy wykonawcze nie zawierają jednak żadnej regulacji dotyczącej zasad refakturowania. Przyjmuje się, że prawidłowe refakturowanie wymaga, aby:

• przedmiotem refakturowania były wyłącznie usługi,

• odprzedaż dokonywana była po cenie zakupu bez jakiejkolwiek marży refakturującego, a stawka VAT była taka sama, jak w pierwotnej fakturze usługodawcy,

• z umowy kontrahentów (np. z umowy najmu lokalu) wynikał sposób wzajemnych rozliczeń w formie odprzedaży usług, czyli refakturowania,

• z refakturowanych usług nie korzystał odbiorca pierwotnej faktury lub korzystał tylko w części.

ZAPAMIĘTAJ

Warto też wspomnieć o fakturach pro forma, które pełnią funkcję oferty handlowej i nie stanowią dowodu realizacji transakcji dla potrzeb VAT. Takie faktury, aczkolwiek zawierają zasadniczo wszystkie elementy zwykłej faktury z dodatkowym oznaczeniem, że jest to faktura pro forma, nie rodzą żadnych skutków podatkowych.

Braki w określonych przepisami elementach składowych wystawianych faktur, co do zasady, dyskwalifikują błędnie sporządzony dokument. Podatnik nabywający towary i usługi powinien każdorazowo, przed dokonaniem rozliczenia kwot podatku określonych w fakturach, sprawdzić prawidłowość każdej wystawionej przez sprzedawcę faktury. Nie każda jednak formalna wadliwość faktur pozbawia podatnika prawa do obniżenia podatku należnego. Zależy to od faktycznej istotności błędu, co potwierdza dotychczasowe orzecznictwo. Tytułem przykładu można wskazać przypadki, gdy jedyne błędy faktury polegają na niewłaściwym oznaczeniu NIP w sytuacji, gdy identyfikacja podatnika nie ulega wątpliwości na podstawie innych danych (nazwy, adresu) lub na błędnym określeniu tytułu wystawienia faktury, gdy rzeczywistą podstawą jej wystawienia były inne, faktycznie wykonane przez podatnika czynności.

Faktura jedynie sporządzona, a  nie wystawiona, tzn. niewprowadzona do obrotu prawnego, nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT. Błędy w treści faktur usuwa się poprzez wystawienie faktury korygującej lub noty korygującej, w zależności od rodzaju stwierdzonego uchybienia.

ZAPAMIĘTAJ

Ponieważ przepisy nie wskazują sposobu, w jaki powinno być dokonywane potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez kontrahenta, przyjmuje się, że może to być własnoręczne potwierdzenie odbioru na kopii tej faktury, przesłanie korekty wraz z kopią do kontrahenta i zwrotne odesłanie podpisanej kopii wystawcy, odrębne oświadczenie odbiorcy o otrzymaniu faktury korygującej lub przesłanie faktury za zwrotnym potwierdzeniem odbioru przez kontrahenta, z którego jednak powinno wynikać, co było przedmiotem przesyłki.

Zdaniem Sądu Najwyższego, faktura wraz z podatkiem, która nie dokumentuje rzeczywistej sprzedaży, nie może być korygowana jakąkolwiek fakturą legalnego obrotu. W takim przypadku nie ma potrzeby wystawiania faktury korygującej, gdyż faktura niedokumentująca rzeczywistej sprzedaży jest bezskuteczna prawnie i w związku z tym nie może wywołać żadnych skutków podatkowych u jej wystawcy ani odbiorcy.

Jeśli podatnik nie zgadza się z kwotami określonymi w otrzymanych od kontrahentów fakturach, nie powinien im tych faktur odsyłać. Podatnik powinien odliczyć podatek naliczony wynikający z otrzymanych faktur, a następnie żądać od kontrahentów wystawienia faktur korygujących, które będą podstawą do skorygowania zobowiązania podatkowego (wyrok NSA z 31 lipca 2003 r., sygn. akt III SA 936/02, M. Podat. z 2003 r. nr 9, poz. 3).

Pomimo że przepisy podatkowe nie przewidują możliwości wystawienia faktury korygującej, przyjmuje się, że w przypadku omyłkowego wystawienia faktury podatnik ma prawo do wycofania takiej faktury z obrotu gospodarczego poprzez jej anulowanie. Możliwość taka dotyczy wyłącznie tych faktur, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego, np. poprzez doręczenie ich kontrahentom. Anulowania faktury można dokonać poprzez zamieszczenie na dokumencie adnotacji uniemożliwiających wtórne wydanie oraz zalecające pozostawienie anulowanej faktury w aktach.

ZAPAMIĘTAJ

Noty korygujące wystawia się wyłącznie w przypadku błędów w fakturach dotyczących jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą, nabywcą lub oznaczeniem towaru czy usługi. Oznacza to możliwość korygowania pomyłek w sposobie określenia kontrahentów (nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym itp.). W tym trybie mogą być prostowane pomyłki dotyczące konkretnego podatnika.

Nie można natomiast w drodze wystawienia noty korygującej zmienić wykazanego na fakturze podmiotu z jednego istniejącego realnie na drugi mający również swój byt cywilnoprawny i podatkowy (wyrok NSA z 27 października 1999 r., sygn. akt III SA 7685/98; niepublikowany). Z taką sytuacją mielibyśmy do czynienia przy wystawieniu faktury na oznaczonego nabywcę i zmianie danych pierwotnego nabywcy przez wskazanie jako nabywcy kolejnego podmiotu poprzez notę korygującą, podczas gdy notą korygującą nie można zmienić nabywcy, a jedynie informacje związane z nabywcą.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie zasad wystawiania faktur, duplikat faktury może być wystawiony, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

ZAPAMIĘTAJ

Jeżeli sprzedawca nie dysponuje kopiami faktur potwierdzającymi wykonanie transakcji oraz nie ujął ich w deklaracjach składanych dla potrzeb VAT, nabywcy towarów i usług nie przysługuje prawo do odliczenia podatku wynikającego z oryginałów faktur VAT będących w jego posiadaniu. Bez znaczenia jest przy tym okoliczność, że nabywca towaru otrzymał i zapłacił sprzedawcy cenę wraz z VAT.

Zasadą jest, że w przypadku faktur, faktur korygujących lub ich duplikatów wystawionych przez podmiot nieistniejący lub nieuprawniony do wystawiania faktur lub faktur korygujących, dokumenty te – niezależnie od swej poprawności formalnej – nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego, zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego. Regulacja ta służy zapobieganiu odliczania podatku z transakcji fikcyjnych, przy czym chodzi o sytuacje, gdy podmiot wystawiający fakturę nie istniał w ogóle, a nie zaprzestał prowadzenia działalności po wystawieniu faktury.

Faktury wystawione po terminie, w jakim przepisy nakazują dokumentowanie w tej formie dokonania czynności, wywołują skutki odmienne dla nabywcy i dostawcy. Jeżeli dostawca wystawia fakturę po powstaniu obowiązku podatkowego, ale z przekroczeniem terminów do sporządzenia tego dokumentu, dochodzi do zaniżenia podatku należnego za okres, w którym faktura powinna być zaewidencjonowana. Nabywca nie ponosi negatywnych konsekwencji przekroczenia terminu do wystawienia faktury, gdyż dla jego uprawnień do odliczenia podatku znaczenie ma data otrzymania, a nie wystawienia faktury. Błąd taki można też zniwelować notą korygującą.

W przypadku wystawienia więcej niż jednej faktury dokumentującej tę samą sprzedaż towarów lub usług, faktury takie nie stanowią podstawy do odliczenia wynikającego z nich podatku, zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego. W niektórych sytuacjach będzie można zniwelować niekorzystne skutki większej liczby faktur poprzez wystawienie faktury korygującej, na przykład gdy doszło do omyłkowego wystawienia dwóch faktur na tę samą sprzedaż, a kontrahent odsyła dodatkową fakturę, księgując w swym wewnętrznym systemie rozliczeniowym tylko pierwszą z otrzymanych faktur.

W przypadku faktur dokumentujących czynności nieważne, według przepisów prawa cywilnego, przyjmuje się, że prawo podatnika do odliczenia wynikającego z nich podatku nie doznaje ograniczenia, z wyjątkiem przypadków, gdy nieważność czynności wynika z jej pozorności. Czynności pozorne mieszczą się w podatkowej kategorii czynności, które nie zostały dokonane, a te nie stanowią podstawy do obniżenia, zwrotu podatku lub zwrotu jego różnicy. Wynika to z zasady, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi bądź wystawienia faktury. Jeśli czynności w ogóle nie zostały dokonane, obowiązek podatkowy nie powstaje, podobnie jak uprawnienie do odliczenia podatku.

Halina Kwiatkowska

Partner Zarządzający w Kancelarii Chałas i Wspólnicy