Informatyzacja administracji publicznej - zmiany w 2014 roku

Od 11 maja 2014 r. wejdą w życie przepisy ustawy z 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dziennik Ustaw z 10 lutego 2014 r., poz. 183). Ustawa przewiduje szereg rozwiązań nastawionych na zwiększenie dostępności i atrakcyjności systemu ePUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) oraz powszechność zastosowania elektronicznej formy komunikacji z administracją publiczną.

e-Administracja dziś

Cyfryzacja administracji publicznej jest jednym z głównych priorytetów państwa. Polska realizując założenia Europejskiej Agendy Cyfrowej oraz Program Zintegrowanej Informatyzacji Państwa tworzy nowe metody komunikacji pomiędzy obywatelami a administracją publiczną. Owocem podejmowanych działań jest platforma usług administracji publicznej ePUAP, która umożliwia załatwienie spraw urzędowych drogą elektroniczną. Stworzony system daleki jest jednak od ideału.

Z obserwacji Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji wynika, że dotychczasowe rozwiązania są nieefektywne i doprowadziły do rozproszenia i zróżnicowania systemów elektronicznej obsługi interesanta. Dezorientacja powstała na tym gruncie skutkuje brakiem świadomości obywateli co do faktycznej możliwości załatwienia konkretnej sprawy urzędowej za pośrednictwem internetu. Dane udostępnione przez Ministerstwo jednoznacznie wskazują na niskie zainteresowanie usługami oferowanymi przez urzędy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Jedynie 32 % obywateli korzysta w kontaktach z administracją z internetu, a jeszcze gorzej prezentuje się odsetek użytkowników platformy ePUAP posiadających tzw. „Profil Zaufany” - 1,5%. Możliwości wynikające z dynamicznie rozwijającej się branży IT, pozwalają na znacznie wyższy poziom wdrożenia założeń systemowych i udostępnienie szerszego wachlarza usług oferowanych drogą elektroniczną, przy zachowaniu najwyższych standardów jakości obsługi i bezpieczeństwa.

Powyższe okoliczności doprowadziły do uchwalenia nowelizacji ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, która zawiera pakiet rozwiązań mających poprawić sytuację polskiej e-Administracji.

Poczęstunek dla gości na targach jest reprezentacją

Zmiany w VAT od 1 stycznia 2014 r. - vademecum

Elektroniczny obieg dokumentów zrównany z papierowym

Ustawa skierowana jest przede wszystkim na ujednolicenie praktyki organów administracji publicznej. Ustawodawca nakłada na urzędy obowiązek posługiwania się jednolitymi skrzynkami podawczymi, które w odróżnieniu od stosowanych obecnie, mają przyjąć każde podpisane cyfrowo pismo. Ministerstwo chce ponadto uporządkować wzory dokumentów będących w elektronicznym obiegu.

Urzędy zobligowane będą do zgłaszania sporządzonych przez siebie elektronicznych wzorów do centralnego repozytorium, gdzie poddane zostaną kontroli. Formularze niespełniające wyznaczonych przez ministra ds. informatyzacji standardów będą odgórnie usuwane z ePUAP-u by nie wprowadzać obywateli w błąd.

Na szczególną uwagę zasługuje fakt zrównania w ustawie drogi elektronicznej z papierową. Urzędy zobowiązane będą do korespondowania z interesantem w formie elektronicznej gdy wyrazi on na to zgodę, bądź sam ją w tej formie zainicjuje. Ponadto ustawodawca wprowadza tzw. „fikcję doręczenia” korespondencji elektronicznej. Instytucja znana z tradycyjnego obrotu dokumentów przewiduje, że nieodebrane po dwukrotnym zawiadomieniu pismo, uznaje się za doręczone, w terminie 14 dni licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.

Cyfryzacja wejdzie też głębiej w strukturę postępowania administracyjnego poprzez dopuszczenie formy elektronicznej przy udzielaniu pełnomocnictwa procesowego, składaniu zeznań lub wyjaśnień, sporządzaniu przez urzędnika adnotacji oraz wezwaniu na rozprawę. Dodatkowo, ustawa umożliwia zastosowanie w postępowaniu administracyjnym, elektronicznych kopii dokumentów po ich uwierzytelnieniu kwalifikowanym certyfikatem lub profilem zaufanym.

Na uznanie zasługuje też umożliwienie stronom wglądu w akta sprawy za pośrednictwem kanału elektronicznego. Podobne zmiany wprowadzono do postępowania sądowoadministracyjnego w którym dopuszczono obrót (wnoszenie i doręczanie) dokumentów w formie elektronicznej oraz możliwość wglądu w akta sprawy w formie elektronicznej, bez konieczności osobistego stawiennictwa w siedzibie sądu.

Po zmianach łatwiej ma być także o potwierdzenie profilu zaufanego. Ustawodawca rozszerzył bowiem zakres podmiotów uprawnionych do potwierdzenia profilu zaufanego o instytucje bankowe, kredytowe oraz operatora pocztowego. Do tej pory potwierdzenie profilu zaufanego wiązało się z koniecznością wizyty w urzędzie, co jak pokazują statystyki było znacznym utrudnieniem.

Zmiany w ordynacji podatkowej

Nowelizacja ustawy obejmuje także administrację podatkową, która zobligowana będzie do szerszego niż dotychczas stosowania elektronicznej formy komunikacji. Ustawa przewiduje, że doręczenie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej następować będzie w przypadku gdy podatnik spełni jeden z następujących warunków:

- złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego  na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub portal podatkowy,

- wniesie o doręczenie za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny,

- wyrazi zgodę na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wskaże organowi podatkowemu adres elektroniczny.

Organ podatkowy będzie mógł ponadto wystąpić do podatnika o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego we wszystkich sprawach podatkowych. Podatnikowi będzie przysługiwało prawo do rezygnacji z dokonanego wyboru i powrót do tradycyjnej formy doręczania. Analogicznie do zmian wprowadzonych w postępowaniu administracyjnym, ustawa modyfikuje ordynację podatkową wprowadzając zapis o skuteczności doręczenia korespondencji przesyłanej drogą elektroniczną po upływie 14 dni od dnia  przesłania pierwszego zawiadomienia.

Nowelizacja przewiduje nadto uruchomienie portalu podatkowego tj. systemu teleinformatycznego administracji podatkowej, służącego upowszechnianiu informacji podatkowych oraz kontaktowaniu się organów podatkowych z podatnikami, płatnikami i inkasentami, a także ich następcami prawnymi oraz osobami trzecim. Portal umożliwi wnoszenie podań, składanie deklaracji, doręczanie pism organów podatkowych oraz wydawanie zaświadczeń, a ponadto ma w sposób przejrzysty prezentować wykładnię prawa podatkowego i zmiany w obowiązujących przepisach.

Podsumowanie

Zmiany wprowadzane nowelizacją z 10 stycznia 2014 r. zmierzają do powszechnej i jednolitej informatyzacji organów administracji publicznej. Szczególne znaczenie na gruncie omawianej ustawy ma zrównanie skuteczności dostarczonego w formie elektronicznej dokumentu z wersją papierową. Zmiana ta z pewnością uwiarygodni skuteczność czynności urzędowych dokonywanych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Motorem popularności platformy ePUAP ma być ilość dostępnych na niej usług, dlatego urzędy będą musiały dokonać rewizji spraw możliwych do zrealizowania w nowej formie a następnie dopasować odpowiednie wzory i formularze do ich obsługi. Ministerstwo chce także odświeżyć sam interfejs platformy by uczynić ją bardziej intuicyjną i przejrzystą dla odbiorcy. Działania podejmowane przez ustawodawcę skierowane są na osiągnięcie celu określonego w Programie Zintegrowanej Informatyzacji Państwa, który zakłada wzrost odsetku obywateli komunikujących się z administracją za pośrednictwem internetu z dotychczasowych 32 % do 64% w 2020 r. Wzrosnąć ma także ilość korespondencji wychodzącej z urzędów za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej z 6% do 60%.

Pomimo, iż większość zmian wprowadzanych ustawą zacznie obowiązywać od 11 maja 2014 r., to obowiązek posiadania jednolitej e-skrzynki podawczej wejdzie w życie od 10 sierpnia 2014 r.,  zmiany w ordynacji podatkowej w odniesieniu do wydawanych drogą elektroniczną zaświadczeń 1 stycznia 2016 r., a przepisy odnoszące się do postępowania przed sądami administracyjnymi 11 lutego 2017 r.

Maciej Brzeziński