Pełne odliczenie VAT od samochodów - jakie warunki trzeba spełnić?

Polecamy: Samochód w firmie - zmiany od 1 kwietnia 2014 r.

Od 1 kwietnia 2014 r., jeżeli przedsiębiorca chce dokonywać pełnego odliczenia VAT (100%) od wydatków związanych z samochodem osobowym, musi udowodnić, że używa go wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej. W związku z tym zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, a użycie samochodu do celów prywatnych należy wykluczyć w dokumencie dotyczącym zasad używania pojazdu.

Nowe zasady odliczania VAT od samochodów

Wyłącznie do działalności gospodarczej

Zgodnie z art. 86a ust. 4 ustawy o VAT  samochody firmowe będą uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika w przypadku gdy:

- sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez podatnika zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub

- konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Wzór nowego formularza VAT-26

Odliczenie VAT od samochodów od 1 kwietnia 2014 r. - aktywne druki, przepisy

W pierwszej grupie mieszczą się pojazdy, których konstrukcja wskazuje na ich przeznaczenie z reguły do użytku prywatnego, jednakże pojazdy te mogą być także wykorzystywane w działalności gospodarczej (np. samochód osobowy, motocykl). Z tych też względów - dla celów pełnego odliczania VAT - fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności gospodarczej musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych. W konsekwencji, w celu dokonania pełnego odliczenia podatku VAT muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki (art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT):

- sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania wyklucza ich użycie do celów prywatnych,

- wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.

Jak wykluczyć użytek prywatny

Przepisy ustawy o VAT nie określają w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Przykładowo może tego dokonać za pomocą wprowadzonych regulaminów, umów, zarządzeń wraz z podjęciem dodatkowych działań zabezpieczających ich wykonanie. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i sposobu używania dla jego celów pojazdów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów np. przez pracowników (przykładowo celem dojazdu do swojego miejsca zamieszkania).

Autem firmowym do pracy i do domu - odliczenie VAT

Według wytycznych Ministerstwa Finansów okolicznościami potwierdzającymi obiektywnie brak możliwości użytku prywatnego może być przykładowo:

- obowiązek zostawiania po godzinach pracy na parkingach przedsiębiorstwa pojazdów używanych przez pracowników, bez możliwości ich pobrania poza tymi godzinami, w tym w weekendy, na cele inne niż wyłącznie działalność przedsiębiorstwa,

- nadzór nad używaniem pojazdów w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, przykładowo za pomocą GPS,

- w przypadku nabywania pojazdów przez podatnika, którego przedmiotem działalności jest odprzedaż tych pojazdów - brak rejestracji tych pojazdów, uniemożliwiający ich poruszanie się po drogach, a w przypadku ich rejestracji - brak możliwości użycia tych pojazdów na cele prywatne; nie mogą to być zatem np. samochody demonstracyjne używane przez pracownika dealera do dojazdów do pracy;

- w przypadku nabywania pojazdów przez podatnika, którego przedmiotem działalności jest wynajem tych pojazdów - określenie reguł wykluczających użytek prywatny,

- używanie (w przypadku pojazdów tzw. lotniskowych) przez służby lotniska pojazdów do przemieszczania się po płycie lotniska, bez możliwości opuszczania przez te pojazdy terenu lotniska.

Zapraszamy do dyskusji na forum o podatkach

Sytuacje, które wykluczają możliwość pełnego odliczenia VAT

Zdaniem resory finansów nie można natomiast obiektywnie uznać wykorzystywania pojazdu wyłącznie do celów działalności gospodarczej przykładowo w poniższych przypadkach.

Wynajem

Zostaną zawarte umowy z pracownikami na wynajęcie pojazdów dla celów używania ich prywatnie, w sytuacji gdy wynajem nie stanowi podstawowej działalności przedsiębiorstwa a ceny wynajmu nie są cenami rynkowymi, co łącznie może wskazywać na próbę obejścia przepisów implementujących decyzję derogacyjną.

Przy określaniu ceny (opłaty) za wynajem należy brać pod uwagę postanowienia wynikające z art. 32 ustawy o VAT regulującego kwestię określania podstawy opodatkowania w przypadku istnienia powiązań między nabywcą a usługodawcą. Zatem cena za wynajem musi stanowić realne wynagrodzenie (rzeczywistą równowartość) za świadczenie tego typu usług dostępne na rynku.

Fakt, że korzystanie przez pracownika do celów prywatnych z samochodu pracodawcy uznawane jest za dochód dla pracownika nie oznacza, że warunek opłaty zostaje spełniony. Również to, że pracownik wykonuje pracę na rzecz przedsiębiorstwa nie może zostać uznane za domniemaną płatność dokonaną przez pracownika za używanie samochodu.

Sprzedaży samochodów używanych w 2014 r. - odliczenie VAT

Nie wystarczy sam zakaz

Zostaną ustalone zasady używania pojazdów, jednakże nie istnieją żadne zabezpieczenia gwarantujące ich przestrzeganie; przykładowo istnieje zakaz używania przez pracowników pojazdów do celów prywatnych, jednakże nikt nie weryfikuje czy zakaz ten jest respektowany.

Działalność gospodarcza w miejscu zamieszkania

Podatnik prowadzi działalność w miejscu zamieszkania, posiadając jeden pojazd - w tych okolicznościach nie jest możliwe obiektywne zagwarantowanie wykluczenia użytku prywatnego tego pojazdu, przykładowo w czasie wolnym od prowadzonej działalności gospodarczej (np. weekend czy wyjazd urlopowy).