Faktury VAT to jeden z dokumentów wymaganych przy wielu ulgach i odliczeniach. Trzeba je przechowywać na wypadek kontroli ponad pięć lat, aż do przedawnienia zobowiązania. Gdy faktura zginie, podatnik musi postarać się o duplikat od jej wystawcy.
W przypadku wielu ulg posiadanie faktury VAT dokumentującej wydatki jest warunkiem niezbędnym do skorzystania z odliczenia. Podatnik nie tylko musi posiadać prawidłową fakturę w chwili rozliczenia, musi ją także przechowywać na wypadek kontroli. Ale co zrobić, gdy faktura zginie lub ulegnie zniszczeniu? Trzeba się postarać o jej duplikat.
Zgodnie z rozporządzeniem z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.), faktury wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Sprzedawca ma obowiązek je przechowywać wraz z inną dokumentacją aż do przedawnienia zobowiązania. Jeżeli oryginał faktury ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę. Wystawca uwzględnia w niej dane zawarte w kopii tej faktury. Taka faktura musi dodatkowo zawierać wyraz „duplikat” oraz datę jej wystawienia. I znów oryginał duplikatu otrzymuje nabywca. Zasady dotyczące wystawiana duplikatów faktur dotyczą też faktur korygujących.
Jeśli podatnik uzyska duplikat faktury, może spać spokojnie. Problem może pojawić się w sytuacji, gdy nie możemy znaleźć wystawcy faktury. Jeżeli wystawca już nie istnieje i nie ma następcy prawnego, trzeba zebrać wszelkie dowody wskazujące na to, że staraliśmy się o duplikat. Może to zwiększyć szansę na obronę prawa do odliczenia. Niestety, nie daje to 100 proc. pewności, że w sporze z fiskusem to wystarczy. Jeżeli nie możemy sobie przypomnieć, skąd była faktura, sprawa się jeszcze bardziej komplikuje. W takiej sytuacji najbezpieczniej byłoby dokonać korekty zeznania (zwracając te odliczenia, których nie można udokumentować wymaganą fakturą). Można oczywiście czekać, licząc na przedawnienie zobowiązania. Trzeba jednak wziąć pod uwagę ryzyko kontroli i ewentualną konieczność zapłaty dużo większych odsetek.
