Szacowanie występuje w przypadku braku ksiąg podatkowych, do których prowadzenia zobowiązują przepisy. Gdy nie istnieje obowiązek prowadzenia ksiąg, nie można szacować podstawy opodatkowania.
Dochód podatników prowadzących działalność gospodarczą ustala się na podstawie prowadzonych ksiąg. Może to być podatkowa księga przychodów i rozchodów lub księgi rachunkowe. Prowadzenie ksiąg ma zapewnić ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, np. za miesiąc.
W razie braku możliwości ustalenia danych na podstawie ksiąg, organ podatkowy może oszacować podstawę opodatkowania. Zanim organ podatkowy przystąpi do szacowania dochodu, musi uznać, że księgi podatkowe nie stanowią dowodu, gdyż są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy. Oznacza to, że szacowanie jest dopuszczalne dopiero po uznaniu księgi podatkowej za nierzetelną, a w konsekwencji po nieuznaniu jej za dowód. Nie wszyscy jednak muszą prowadzić księgi.
Obowiązku takiego nie mają podatnicy rozliczający podatek w ramach wolnych zawodów ze źródła, jakim jest działalność wykonywana osobiście. Tymczasem ustawa o PIT stanowi, że jeśli nie da się ustalić dochodu (straty) na podstawie ksiąg, dochód (stratę) ustala się w drodze oszacowania. Szacowanie jest więc możliwe w stosunku do prowadzących działalność gospodarczą, którzy rozliczają się lub powinni rozliczać podatek na podstawie ksiąg. Do innych osób, które nie prowadzą ksiąg podatkowych, szacowanie na podstawie ustawy o PIT nie może być stosowane. Nie powinno tu też nastąpić szacowanie w oparciu o przepisy Ordynacji podatkowej, gdyż dotyczy ono również osób, które prowadzą księgi.
Jeśli podatnik wykonuje wolny zawód na podstawie np. umów o dzieło lub umowy o świadczenie usług, szacowanie podstawy opodatkowania nie jest możliwe. Z szacowaniem możemy mieć do czynienia jedynie wtedy, gdy podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg, a więc wtedy gdy prowadzi działalność gospodarczą. Nie jest to jednak tak oczywiste, bo praktyka organów podatkowych jest różna. W zamian szacowania podstawy opodatkowania fiskus ma w ręku inną broń. Na podstawie ustawy o PIT można ustalić 75-proc. podatek od dochodów z nieujawnionych źródeł przychodów lub nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach.
Jeśli osoba fizyczna osiągająca dochody ze źródła przychodów, jakim jest działalność wykonywana osobiście, nie zadeklaruje dochodów, mimo ich realnego osiągnięcia, albo zadeklaruje je w wysokości innej niż realnie osiągnięte, organ podatkowy będzie mógł określić dochody tej osoby jako przychody nieznajdujące pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzące ze źródeł nieujawnionych. Jeżeli organ podatkowy uzna, że przychody osiągnięte przez osoby wykonujące wolny zawód są zbyt niskie w stosunku do ich stanu majątkowego, może przeprowadzić postępowanie w tej sprawie i zastosować sankcyjne 75-proc. opodatkowanie.
