Inwentaryzację można zlecić innej firmie

Wiele przedsiębiorstw zleca przeprowadzenie inwentaryzacji wyspecjalizowanym firmom, które dysponują wykwalifikowanymi zespołami spisowymi i odpowiednim sprzętem. Takie usługi prowadzą często biura rachunkowe.

Nie ma stałego cennika

Jan Krzysztof Fedorowicz, prezes firmy J.K.F. specjalizującej się w przeprowadzaniu inwentaryzacji, przyznaje, że zlecenie tych czynności rzetelnej firmie kosztuje. Dzieje się tak, ponieważ dobre firmy zatrudniają m.in. dobrych informatyków i księgowych.

- Nasza firma wywodzi się z biura rachunkowego, jesteśmy księgowymi, wiemy, że każdy błąd będzie miał swoje konsekwencje - dodaje nasz rozmówca.

Przyznaje też, że nie ma stałego cennika takich usług. Cena określana jest indywidualnie i zależy od wielu czynników, m.in. od miejsca przeprowadzania inwentaryzacji, a także wymagań klienta. Może być ustalana zarówno od godziny pracy pojedynczej osoby (22-30 zł/h), jak i jej dnia spisowego (250 - 500 zł). Należy jednak pamiętać, że wysokie koszty obejmują cały proces: uzgodnienie wymagań, przygotowanie logistyczne, przygotowanie programu dla każdego klienta indywidualnie i stworzenie instrukcji inwentaryzacyjnej oraz rozliczenie spisu.

Bardzo mało firm może sobie pozwolić na oderwanie swoich pracowników od pracy. Dlatego korzystnym rozwiązaniem są usługi zewnętrzne.

- Przygotowujemy i przeprowadzamy cały proces, łącznie z porównaniem stanu faktycznego z dokumentacją księgową. Natomiast klient otrzymuje od nas gotowe bazy danych, raporty, certyfikaty i protokoły inwentaryzacyjne - mówi Jan Fedorowicz.

Na takie usługi powinni się też zdecydować przedsiębiorcy, którym zależy na poznaniu faktycznych braków. Z doświadczeń naszego rozmówcy wynika, że w przypadku przeprowadzania inwentaryzacji przez pracowników firmy często wykazywane są mniejsze różnice niż gdy przeprowadza ją firma zewnętrzna.

WAŻNE!

Inwentaryzacja przeprowadzana przez pracowników spółki niesie ryzyko, że będą oni próbowali ukryć braki

Cele inwentaryzacji

Pozytywne strony zewnętrznej inwentaryzacji widzi również Małgorzata Sobieszek, menedżer w dziale audytu firmy Ernst & Young. Twierdzi ona, że celem inwentaryzacji jest stwierdzenie stanu faktycznego - nawet jeśli oznacza to wykrycie istotnych braków. Jeśli inwentaryzacja przeprowadzana jest przez pracowników spółki, zawsze istnieje ryzyko, że będą oni próbowali te braki ukryć.

- Ryzyko to jest znacznie ograniczone przy inwentaryzacji przeprowadzonej przez zewnętrzną firmę - uważa nasza rozmówczyni.

Z kolei biegła rewident Anna Sirocka, partner Ernst & Young, podkreśla, że w niektórych przypadkach inwentaryzacja wymaga specjalistycznej wiedzy. Na przykład gdy mamy do czynienia z zapasami składowanymi w silosach, zbiornikach czy na hałdach.

Agnieszka Pokojska