Nowe stawki kilometrówki - większe zwroty dla pracowników, wyższe koszty pracodawców

• Kilometrówka - stawki w górę
• Kilometrówka w podróży służbowej
• Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych - jazdy lokalne
• Pracodawca zaliczy więcej w koszty podatkowe
• Podróże przedsiębiorcy bez zmian

Kilometrówka - stawki w górę

Firmy odliczą więcej z tytułu rekompensowania pracownikom wydatków za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. A podwładni będą mieli wyższe zwolnienie z podatku, pod warunkiem że w ogóle im ono przysługuje. Jest szansa na to, że po 15 latach wzrośnie stawka za 1 km przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Wynika to z opublikowanego 13 października 2022 r. projektu rozporządzenia ministra infrastruktury.
Skorzystają na tym pracownicy, którzy używają prywatnych samochodów do celów służbowych, a także sami pracodawcy, którzy zwracają zatrudnionym poniesione z tego tytuły wydatki. Będą mogli odliczyć je od przychodu (tj. zaliczyć do kosztów podatkowych) w wyższej wysokości.

Zmiany mają wejść w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu ogłoszenia rozporządzenia zmieniającego w Dzienniku Ustaw (Patrz: tabela).

Maksymalne stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu - przed zmianą i po zmianie

Kilometrówka a PIT i koszt podatkowy

Kilometrówka w podróży służbowej

- Pracodawca zwraca pracownikowi koszty przejazdu prywatnym samochodem w podróży służbowej w ten sposób, że mnoży liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu. Przyznany przez pracodawcę zwrot jest co do zasady przychodem ze stosunku pracy - wyjaśnia Grzegorz Grochowina, szef zespołu zarządzania wiedzą w KPMG w Polsce.

Pracownikowi przysługuje jednak zwolnienie na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16a ustawy o PIT. Przepis ten mówi, że wolne od podatku są należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w przepisach ministra pracy dotyczących należności w podróży służbowej - obecnie jest to rozporządzenie z 29 stycznia 2013 r. (Dz.U. poz. 167 ze zm.).

Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych - jazdy lokalne

Pracodawca może też zwrócić pracownikowi koszty używania prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych (nie w podróży służbowej) do wysokości:

• miesięcznego ryczałtu albo
• wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu, pod warunkiem że przebieg ten jest ewidencjonowany.

Ryczałt wylicza się w ten sposób, że mnoży się stawkę za 1 km przebiegu pojazdu przez miesięczny limit kilometrów, który zależy od wielkości miejscowości. Zgodnie z rozporządzeniem ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. (Dz.U. nr 27, poz. 271) limit ten wynosi maksymalnie:

• 300 km - dla miejscowości do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km - dla miejscowości od ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
• 700 km - dla miejscowości od ponad 500 tys. mieszkańców.

Wyjątkowo miesięczny limit można podwyższyć do 1500 km dla służby leśnej i służby parków narodowych oraz do 3000 km dla służb ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej.

Zarówno ryczałt, jak i zwrot na podstawie ewidencji przebiegu są zwolnione z podatku dochodowego, ale - jak od dawna już utrzymuje fiskus - nie dla wszystkich pracowników.

W art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT jest bowiem mowa, że zwolnienie przysługuje tylko, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw.

- Organy podatkowe stoją na stanowisku, że chodzi wyłącznie o kwoty wypłacane pracownikom Poczty Polskiej, Lasów Państwowych i pomocy społecznej - mówi Grzegorz Grochowina.

Co więcej w tej kwestii fiskus często wygrywa w sądach, czego przykładem jest prawomocne orzeczenie WSA w Gdańsku 10 maja 2017 r. (sygn. akt I SA/Gd 98/17). Sąd orzekł, że zwolnienie z podatku obejmuje tylko niektórych pracowników, jeśli możliwość zwrotu kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw, takich jak ustawa o pomocy społecznej, ustawa o lasach czy o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska".

W pozostałych przypadkach zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem w jazdach lokalnych jest przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu.

Pracodawca zaliczy więcej w koszty podatkowe

Z kolei dla pracodawców podwyżka stawek kilometrówki oznacza wzrost kwot możliwych do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów. Je również można zaliczyć do podatkowych kosztów tylko do limitu określonego rozporządzeniem. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o PIT wydatki pracodawcy w części przekraczającej limit nie są kosztem. Dotyczy to odbywanych przez pracownika prywatnym samochodem zarówno podróży służbowych, jak i jazd lokalnych.

- Przedsiębiorca może oczywiście wypłacić pracownikowi większą rekompensatę niż limit wynikający z rozporządzeń ministra pracy i ministra infrastruktury, ale będzie się to wiązało dla niego z negatywnymi skutkami podatkowymi. Nie zaliczy bowiem nadwyżki do kosztów uzyskania przychodów - wskazuje Maciej Kubica, radca prawny, menedżer w Kancelarii TLA.

Przykład
Załóżmy, że pracownik przejedzie w podróży służbowej 360 km swoim własnym samochodem o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc. Zgodnie z projektem stawka za 1 km przebiegu dla takiego auta będzie wynosić 1,038 zł, a zatem limit zwrotu za 360 km wyniesie 373,68 zł. Taka kwota będzie zwolniona z podatku u pracownika, a jednocześnie będzie kosztem uzyskania przychodu u pracodawcy.

Jeśli pracodawca zwróci pracownikowi np. 400 zł, to nadwyżka ponad limit, wynosząca 26,32 zł, nie będzie dla niego kosztem, a dla pracownika będzie opodatkowanym przychodem.

Podróże przedsiębiorcy bez zmian

Podwyżka stawek kilometrówki nie ma natomiast znaczenia dla przedsiębiorców, którzy wykorzystują do celów służbowych swój prywatny samochód, niebędący składnikiem majątku firmy. Nie muszą oni prowadzić żadnej ewidencji przebiegu pojazdu, bo i tak odliczają tylko 20 proc. wydatków na użytkowanie samochodu. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT.

Ewidencję przebiegu pojazdu muszą natomiast prowadzić przedsiębiorcy, którzy chcą odliczyć 100 proc. wydatków związanych z używaniem auta będącego składnikiem majątku firmy. Chodzi o taką samą ewidencję, jaką przedsiębiorca prowadzi dla celów VAT. Zgodnie z art. 23 ust. 5f ustawy o PIT w przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o VAT, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany do celów mieszanych. Wówczas przedsiębiorca może odliczyć tylko 75 proc. wydatków na użytkowanie takiego samochodu, co wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o PIT.

Jednak ewidencja przebiegu pojazdu przedsiębiorców różni się od ewidencji prowadzonej w celu rozliczenia podróży służbowej pracownika. Przedsiębiorca nie oblicza kosztów przejazdu, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za kilometr. Celem prowadzenia ewidencji jest potwierdzenie, że wykorzystuje samochód wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Wydatki odlicza na podstawie faktur VAT.

©℗ Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję

Monika Pogroszewska

Etap legislacyjny:

Źródło: Projekt rozporządzenia Ministra Infrastruktury zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - w opiniowaniu

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna