REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Kilometrówka 2022 w PIT i VAT – stawki, limity, zasady

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 e-file sp. z o.o.
Producent aplikacji i rozwiązań pomocnych w biznesie oraz w kontaktach z urzędami
Kilometrówka 2022 w PIT i VAT – stawki, limity, zasady
Kilometrówka 2022 w PIT i VAT – stawki, limity, zasady
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

W przypadku wykorzystywania pojazdów w działalności gospodarczej przedsiębiorcom zależy na możliwości wykorzystywania związanych z nimi kosztów w celu legalnego zmniejszania swoich zobowiązań podatkowych. Jednym z takich kosztów są na przykład wydatki związane z zakupem paliwa. W wielu przypadkach przedstawienie faktury VAT za paliwo (ze stacji benzynowej) mogą być niewystarczające do zakwalifikowania takiego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu w pełnym zakresie. Trzeba jeszcze prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, zwaną kilometrówką.
rozwiń >

Kilometrówka – co to jest

W dużym uproszczeniu kilometrówka oznacza spis kilometrów i jest to sformułowanie potoczne. W ustawie znajduje się określenie formalne "ewidencja przebiegu pojazdów". Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów nie obejmuje wszystkich podmiotów. Jej prowadzenie umożliwia jednak skorzystanie z określonych praw.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Zasady kilometrówki dla podatku VAT

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów umożliwia udowodnienie dla jakich celów pojazdu jest użytkowany. Jest to o tyle ważne, że zasadniczo podatnik może w przypadku ustawy o VAT odliczać tylko 50% kwoty podatku naliczonego od wydatku dotyczącego nabycia, użytkowania pojazdu czy nabycia lub importu paliw. Przepis ten nie ma jednak zastosowania jeżeli pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. W takim wypadku odliczenie VAT będzie możliwe w 100%.

Ustawodawca stwierdził dalej, że (art. 86a ust. 4 ustawy o VAT) pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

  • sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
  • konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Budowa ewidencji przebiegu pojazdów dla celów VAT

Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna składać się z elementów takich jak:

REKLAMA

  • numer rejestracyjny pojazdu;
  • dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji;
  • dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • stanu licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego, na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • wpis osoby kierującej dany pojazd składający się z kolejnego numeru wpisu, daty i celu wyjazdu, opisu trasy (skąd i dokąd), liczby przejechanych kilometrów, imienia i nazwiska osoby kierującej pojazdem, potwierdzonego przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem (jeżeli kierujący pojazdem nie jest podatnikiem);
  • liczby przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego;
  • liczby każdego okresu rozliczeniowego na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Zasady kilometrówki dla podatku dochodowego (PIT) - samochody służbowe

Kilometrówka w PIT jest sposobem obliczania faktycznego użytkowania pojazdu dla celów służbowych. Z zasady od 2019 roku podatnicy nie mają obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów podatku PIT. Ta wygoda ma jednak pewne ograniczenia, które pozwalają na skorzystanie z preferencji podatkowych tylko w określonych limitach. Ponadto kilometrówka może być jedyną formą możliwego rozliczenia kosztów podróży służbowych przez pracowników. Jak więc wyglądają zasady kilometrówki w ramach możliwości skorzystania z preferencji podatku dochodowego?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

- poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;

-  25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Ponadto ustawodawca w ustawie o PIT (art. 23 ust. 5f) postanowił odnieść się do reguł określonych w ustawie o VAT i stwierdził, że: W przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.

Pojazdy stanowiące własność pracownika a kilometrówka – podatek dochodowy

Zgodnie z art. 21 ust.1 ustawy o PIT ustawodawca zdecydował o zwolnieniach przedmiotowych od podatku, określając, co jest wolne od podatku dochodowego. W tym miejscu znalazł się również podpunkt związany z używaniem pojazdów - tutaj pojazdów stanowiących własność pracownika, a kosztów poniesionych z tytułu ich używania dla potrzeb zakładu pracy – ale tylko pod określonymi warunkami. I tak zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 23b ustawodawca wskazał, że wolne od podatku dochodowego są:

Wyciąg z przepisów: (Ustawa o PIT)

3b) zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

W tym miejscu należy wyjaśnić, że z zasady zwrot pracownikowi kosztów używania przez niego samochodu na potrzeby pracodawcy powinien być traktowany jako przychód takiego pracownika w ramach jego stosunku pracy. W określonych jednak przypadkach może być wolny od podatku dochodowego - jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. W tym miejscu za takie akty prawne można wskazać:

  • Ustawę  o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska"  (zwolnienie dot. pocztowców);
  • Ustawę o lasach (zwolnienie dot. leśników);
  • Ustawę o pomocy społecznej (zwolnienie dot. pomocy społecznej).

Powyższe zwolnienie obejmować będzie zatem tylko niektórych pracowników, co potwierdza orzecznictwo.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku w sprawie: I SA/Gd 98/17, z dnia  10 maja 2017  r (TEZA  aktualna):

1. Co do zasady, zwrot pracownikowi kosztów używania przez niego samochodu na potrzeby pracodawcy jest przychodem ze stosunku pracy.

2. Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. Odrębnymi ustawami do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b u.p.d.o.f. są: ustawa z 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska", ustawa 1991 r. o lasach, ustawa z 2004 r. o pomocy społecznej. Powyższe zwolnienie obejmuje zatem tylko niektórych pracowników. W pozostałych przypadkach ryczałt samochodowy za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany.

Treść ewidencji przebiegu pojazdów (kilometrówki) dla celów PIT

W przypadku jeżeli podatnik będzie chciał skorzystać z pełnego odliczenia w ramach podatku dochodowego powinien prowadzić odpowiednią ewidencję pojazdów. Ewidencja taka powinna zawierać co najmniej dane (zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT):

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
  •  numer rejestracyjny pojazdu;
  •  pojemność silnika;
  •  kolejny numer wpisu;
  •  datę i cel wyjazdu;
  • opis trasy (skąd - dokąd);
  •  liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
  • stawkę za 1 km przebiegu;
  •  kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
  •  podpis podatnika (pracodawcy);
  •  dane podatnika.

Stawki kilometrówki

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) maksymalna wysokość stawki kilometrówki, czyli koszt użycia pojazdu, który pokrywa pracodawca według stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:

  1. dla samochodu osobowego:
    1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
    2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
  2.  dla motocykla - 0,2302 zł,
  3. dla motoroweru - 0,1382 zł.

Należy jednak uszczegółowić, że dotyczą one dwóch kategorii podmiotów:

- tych którzy rozliczają zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu;

- oraz tych którzy wyliczają zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Źródła opracowania:

  • Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 685 z późn. zm.);
  • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.);
  • Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 z późn. zm.);
  • Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
  • Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku w sprawie: I SA/Gd 98/17, z dnia  10 maja 2017  r (TEZA  aktualna).
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ministerstwo Finansów i KAS: budujemy Tax Morale. Czy moralność podatkowa zastąpi mechanizmy kontroli podatkowej?

W dniu 28 października 2025 r. w Ministerstwie Finansów odbyła się konferencja na temat moralności podatkowej w społeczeństwie i gospodarce. Uczestnikami spotkania byli m.in. wiceminister finansów Szef KAS Marcin Łoboda, przedstawiciele szwedzkiej administracji podatkowej, Krajowej Administracji Skarbowej, środowiska naukowego i biznesu. Spotkanie było okazją do dyskusji na temat budowania moralności podatkowej i jej wpływu na skuteczność poboru podatków.

Jak dobrze żyć (efektywnie współpracować) z księgowym? Przychody, koszty, bartery, dokumenty. Praktyczne rady dla twórców internetowych i influencerów

Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.

Zwolnienia z kasy fiskalnej – aktualne przepisy i wyjątki 2025

Kasy fiskalne od lat stanowią nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Z jednej strony są narzędziem do rejestrowania sprzedaży, z drugiej wspomagają rozliczenia podatkowe, zapewniając transparentność transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Cypr staje się rajem dla polskich emigrantów. Skarbówka potwierdza korzystne zasady ryczałtu od przychodów zagranicznych

Przełom w interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej! Fiskus potwierdził, że osoby przenoszące rezydencję podatkową do Polski mogą objąć ryczałtem wszystkie swoje przychody zagraniczne – od dywidend i kryptowalut po nieruchomości. Dla zamożnych reemigrantów to szansa na ogromne oszczędności i najkorzystniejsze warunki podatkowe w historii.

REKLAMA

KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Jak rozliczać auta kupione do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

REKLAMA