Kilometrówka 2022 w PIT i VAT – stawki, limity, zasady

• Kilometrówka – co to jest
• Zasady kilometrówki dla podatku VAT
• Budowa ewidencji przebiegu pojazdów dla celów VAT
• Zasady kilometrówki dla podatku dochodowego (PIT) - samochody służbowe
• Pojazdy stanowiące własność pracownika a kilometrówka – podatek dochodowy
• Treść ewidencji przebiegu pojazdów (kilometrówki) dla celów PIT
• Stawki kilometrówki

Kilometrówka – co to jest

W dużym uproszczeniu kilometrówka oznacza spis kilometrów i jest to sformułowanie potoczne. W ustawie znajduje się określenie formalne "ewidencja przebiegu pojazdów". Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów nie obejmuje wszystkich podmiotów. Jej prowadzenie umożliwia jednak skorzystanie z określonych praw.

Zasady kilometrówki dla podatku VAT

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów umożliwia udowodnienie dla jakich celów pojazdu jest użytkowany. Jest to o tyle ważne, że zasadniczo podatnik może w przypadku ustawy o VAT odliczać tylko 50% kwoty podatku naliczonego od wydatku dotyczącego nabycia, użytkowania pojazdu czy nabycia lub importu paliw. Przepis ten nie ma jednak zastosowania jeżeli pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika. W takim wypadku odliczenie VAT będzie możliwe w 100%.

Ustawodawca stwierdził dalej, że (art. 86a ust. 4 ustawy o VAT) pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

• sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
• konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Budowa ewidencji przebiegu pojazdów dla celów VAT

Zgodnie z art. 86a ust. 7 ustawy o VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna składać się z elementów takich jak:

• numer rejestracyjny pojazdu;
• dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji;
• dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• stanu licznika przebiegu pojazdu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego, na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• wpis osoby kierującej dany pojazd składający się z kolejnego numeru wpisu, daty i celu wyjazdu, opisu trasy (skąd i dokąd), liczby przejechanych kilometrów, imienia i nazwiska osoby kierującej pojazdem, potwierdzonego przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem (jeżeli kierujący pojazdem nie jest podatnikiem);
• liczby przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego;
• liczby każdego okresu rozliczeniowego na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Zasady kilometrówki dla podatku dochodowego (PIT) - samochody służbowe

Kilometrówka w PIT jest sposobem obliczania faktycznego użytkowania pojazdu dla celów służbowych. Z zasady od 2019 roku podatnicy nie mają obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów podatku PIT. Ta wygoda ma jednak pewne ograniczenia, które pozwalają na skorzystanie z preferencji podatkowych tylko w określonych limitach. Ponadto kilometrówka może być jedyną formą możliwego rozliczenia kosztów podróży służbowych przez pracowników. Jak więc wyglądają zasady kilometrówki w ramach możliwości skorzystania z preferencji podatku dochodowego?

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 i 46a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

- poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania, stanowiącego własność podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, samochodu osobowego niebędącego składnikiem majątku, o którym mowa w art. 14 ust. 2 pkt 1, oraz składek na ubezpieczenie takiego samochodu; te wydatki i składki w wysokości 20% stanowią jednak koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, że samochód ten jest wykorzystywany również do celów związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;

-  25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej - jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Ponadto ustawodawca w ustawie o PIT (art. 23 ust. 5f) postanowił odnieść się do reguł określonych w ustawie o VAT i stwierdził, że: W przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.

Pojazdy stanowiące własność pracownika a kilometrówka – podatek dochodowy

Zgodnie z art. 21 ust.1 ustawy o PIT ustawodawca zdecydował o zwolnieniach przedmiotowych od podatku, określając, co jest wolne od podatku dochodowego. W tym miejscu znalazł się również podpunkt związany z używaniem pojazdów - tutaj pojazdów stanowiących własność pracownika, a kosztów poniesionych z tytułu ich używania dla potrzeb zakładu pracy – ale tylko pod określonymi warunkami. I tak zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 23b ustawodawca wskazał, że wolne od podatku dochodowego są:

Wyciąg z przepisów: (Ustawa o PIT)

3b) zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

W tym miejscu należy wyjaśnić, że z zasady zwrot pracownikowi kosztów używania przez niego samochodu na potrzeby pracodawcy powinien być traktowany jako przychód takiego pracownika w ramach jego stosunku pracy. W określonych jednak przypadkach może być wolny od podatku dochodowego - jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw. W tym miejscu za takie akty prawne można wskazać:

• Ustawę  o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska"  (zwolnienie dot. pocztowców);
• Ustawę o lasach (zwolnienie dot. leśników);
• Ustawę o pomocy społecznej (zwolnienie dot. pomocy społecznej).

Powyższe zwolnienie obejmować będzie zatem tylko niektórych pracowników, co potwierdza orzecznictwo.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku w sprawie: I SA/Gd 98/17, z dnia  10 maja 2017  r (TEZA  aktualna):

1. Co do zasady, zwrot pracownikowi kosztów używania przez niego samochodu na potrzeby pracodawcy jest przychodem ze stosunku pracy.

2. Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. Odrębnymi ustawami do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b u.p.d.o.f. są: ustawa z 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska", ustawa 1991 r. o lasach, ustawa z 2004 r. o pomocy społecznej. Powyższe zwolnienie obejmuje zatem tylko niektórych pracowników. W pozostałych przypadkach ryczałt samochodowy za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany.

Treść ewidencji przebiegu pojazdów (kilometrówki) dla celów PIT

W przypadku jeżeli podatnik będzie chciał skorzystać z pełnego odliczenia w ramach podatku dochodowego powinien prowadzić odpowiednią ewidencję pojazdów. Ewidencja taka powinna zawierać co najmniej dane (zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT):

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
•  numer rejestracyjny pojazdu;
•  pojemność silnika;
•  kolejny numer wpisu;
•  datę i cel wyjazdu;
• opis trasy (skąd - dokąd);
•  liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
• stawkę za 1 km przebiegu;
•  kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
•  podpis podatnika (pracodawcy);
•  dane podatnika.

Stawki kilometrówki

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) maksymalna wysokość stawki kilometrówki, czyli koszt użycia pojazdu, który pokrywa pracodawca według stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż:

1. dla samochodu osobowego:
   1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł,
   2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
2.  dla motocykla - 0,2302 zł,
3. dla motoroweru - 0,1382 zł.

Należy jednak uszczegółowić, że dotyczą one dwóch kategorii podmiotów:

- tych którzy rozliczają zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu;

- oraz tych którzy wyliczają zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Źródła opracowania:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 685 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 z późn. zm.);
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
• Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku w sprawie: I SA/Gd 98/17, z dnia  10 maja 2017  r (TEZA  aktualna).