KSeF. Czy jest się czego bać?

• KSeF – nadzieja na automatyzację, obawa o prawidłowe działanie 
• Co zrobić w przypadku awarii KSeF?
• Obsługa KSeF z poziomu programu księgowego
• KSeF – ustawa w toku 

KSeF – nadzieja na automatyzację, obawa o prawidłowe działanie 

Jak wynika z raportu "KSeF. Fakty. Obawy Wątpliwości", ponad 55 proc. księgowych wierzy, że nowy system może przyspieszyć i zautomatyzować obsługę faktur. Jednocześnie aż 40 proc. badanych boi się, że KSeF nie będzie funkcjonował prawidłowo, a 26 proc. obawia się trudności w dostosowaniu obecnie wykorzystywanych programów księgowych do współpracy z państwowym systemem faktur elektronicznych.

Choć do uruchomienia KSeF zostało jeszcze sporo czasu (system zacznie działać 1 lipca 2024 r.), to eksperci zalecają, aby przygotowania do jego wdrożenia zacząć jak najszybciej i zapoznać się z dobrowolną wersją systemu udostępnioną już przez Ministerstwo Finansów. Uspokajają również w kwestii ewentualnych awarii oraz zgodności KSeF z systemami księgowymi. 

Co zrobić w przypadku awarii KSeF?

Resort Finansów przewidział sytuację, w której wystawianie faktur w KSeF stanie się niemożliwe. Może do tego dojść z powodu awarii lub aktualizacji samego systemu. 

- Jeśli księgowy zostanie pozbawiony dostępu do KSeF z przyczyn od siebie niezależnych, będzie mógł wystawić fakturę offline, korzystając z takiego samego  wzoru faktury ustrukturyzowanej, jaki obowiązuje podczas normalnego działania  systemu. Wypełniony wzór będzie traktowany jak pełnoprawna faktura, którą przekazać trzeba będzie nabywcy. Kluczowe znaczenie zyska w takim przypadku data wystawienia faktury. Jeśli będzie inna, niż data jej przesłania do KSeF, faktura zostanie uznana za wystawioną z chwilą jej przekazania do systemu - tłumaczy Krzysztof Pulkiewicz, Country Manager Unifiedpost Group.

Obsługa KSeF z poziomu programu księgowego

Przesadzone są także obawy dotyczące braku zgodności programów księgowych z KSeF. Na rynku są dostępne rozwiązania, które dzięki funkcjom otwartej bankowości mogą ułatwić obsługę faktur ustrukturyzowanych i bezpośrednie zlecenie płatności.

- Aplikacje wykorzystujące interfejsy API pozwalają połączyć transakcje z fakturami kosztowymi lub przychodowymi i umieścić w zleceniu przelewu dane wprowadzone w programie np. numer faktury czy szczegóły płatności. Umożliwiają również dodanie numeru faktury w KSeF i powiązanie płatności z fakturą po stronie odbiorcy - tłumaczy Krzysztof Pulkiewicz.

Księgowi poszukujący aktualnych informacji na temat KSeF i jego wymagań technicznych mogą czerpać wiedzę ze stron Ministerstwa Finansów. Znajdą na nich m.in. wzory logiczne faktur ustrukturyzowanych, dostęp do środowiska testowego KSeF oraz bazę wiedzy na temat powstającego systemu.  

KSeF – ustawa w toku 

Prace nad przepisami dotyczącymi KSeF wciąż trwają. 26 maja 2023 r. odbyło się w Sejmie pierwsze czytanie projektu ustawy, podczas którego posłowie zdecydowali o przekazaniu go do dalszych prac w Komisji Finansów Publicznych. System ma się stać obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT 1 lipca 2024 r. Pół roku później mają nim zostać objęci także podatnicy zwolnieni z VAT.