IFK poleca: Dokumentacja pracownicza - firmy chcą elektronizacji

Zdaniem Pracodawców RP tylko digitalizacja będzie stanowiła faktyczne ułatwienie dla pracodawców – pod względem zarówno logistycznym (oszczędność miejsca i czasu), jak i kosztowym (oszczędność środków). W większości firm cyfrowy obieg dokumentów jest już normą. Przygotowana nowelizacja powinna zmierzać właśnie do usankcjonowania obecnie stosowanej przez pracodawców praktyki. Dlatego Pracodawcy RP postulują odpowiednie uzupełnienie projektu ustawy oraz uwzględnienie tej kwestii w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Obecne przepisy nie precyzują tego, jakie dokładnie dokumenty i przez jaki czas powinny być przechowywane przez pracodawcę. Dlatego inicjatywa resortu gospodarki, która ma sprecyzować katalog tych dokumentów wraz z okresem ich archiwizowania jest uzasadniona. Jak przewiduje projekt, zostaną ustanowione trzy minimalne okresy przechowywania: okres zatrudnienia (określany jako „0”), 5-letni oraz 50-letni okres po ustaniu zatrudnienia. Jednak wprowadzenie do Kodeksu pracy 50-letniego okresu archiwizacji oznaczałoby jasno, że obejmuje on wszystkich pracodawców, co na gruncie aktualnych przepisów nie było takie oczywiste. Dla pracodawców, w szczególności małych, taki przepis stanowiłby duże obciążenie. Ponadto, jak zaznacza Państwowa Inspekcja Pracy, uregulowanie obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej na gruncie prawa pracy spowoduje to, że inspektorzy zyskają prawo do kontroli jego przestrzegania przez pracodawców.

Polecamy: Monitor prawa pracy i ubezpieczeń

Ze względu na ustalenie nowych okresów przechowywania zmianie ulegnie także sposób gromadzenia akt osobowych pracownika – akta będą składały się z trzech części, ale wyodrębnionych ze względu na okres przechowywania. Zmiana ta może jednak powodować poważne utrudnienie w codziennym posługiwaniu się aktami pracownika. Ponadto jej skutkiem może być konieczność dostosowania teczek osobowych do nowych przepisów w celu ujednolicenia zasad gromadzenia dokumentacji w firmie. Oznacza to dodatkowy, kosztowny i czasochłonny obowiązek, zwłaszcza dla dużych pracodawców.

Przedsiębiorcy zadowoleni z wycofania klauzuli o unikaniu opodatkowania

Pracodawcy RP popierają natomiast ujętą w projekcie możliwość dokonania przez pracodawcę zniszczenia dokumentacji z akt osobowych po zmarłym pracowniku. Analogiczne rozwiązanie powinno zostać wprowadzone w odniesieniu do sytuacji przejścia pracownika na emeryturę. Obowiązek przechowywania akt osobowych przez okres 50 lat również w tym przypadku rodzi duże wątpliwości, zwłaszcza że dokumentacja emerytalno-rentowa jest jednocześnie gromadzona przez ZUS.

Przygotowany przez Ministerstwo Gospodarki projekt wymaga jeszcze dopracowania. W przeciwnym razie nowe regulacje mogą okazać się dla pracodawców problematyczne, a także będą nakładać na nich nowe obowiązki, co stanowiłoby zaprzeczenie idei deregulacji, która przyświeca przedmiotowej nowelizacji.

Źródło: Pracodawcy RP

Zobacz więcej aktualności na IFK Platformie Księgowych i Kadrowych >>