REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie prania odzieży roboczej przez pracowników – ryczałt, ekwiwalent, składki ZUS i podatki

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Lubasz i Wspólnicy
Kancelaria Radców Prawnych
Rozliczanie prania odzieży roboczej przez pracowników – ryczałt, ekwiwalent, składki ZUS i podatki
Rozliczanie prania odzieży roboczej przez pracowników – ryczałt, ekwiwalent, składki ZUS i podatki

REKLAMA

REKLAMA

Pranie odzieży roboczej przez pracowników. Przepisy prawa zapewniają pracodawcom margines swobody w realizacji obowiązku wynagrodzenia pracowników za pranie odzieży roboczej. W rezultacie, na rynku funkcjonują różne rozwiązania, których zastosowanie uzależnione jest od konkretnej sytuacji firmy. Zasady dokonywania rozliczeń określa się co do zasady w regulaminach pracy.

Rozliczanie prania odzieży roboczej przez pracowników

Pracodawcy, na których nałożony został obowiązek prania odzieży roboczej (własnej lub przydzielonej), korzystają najczęściej z jednego z poniższych rozwiązań:

REKLAMA

  1. wypłacają pracownikom w oparciu o przedstawione dokumenty (paragony, rachunki) ekwiwalent pieniężny lub określają szczegółowe zasady wyceny kosztów prania we własnym zakresie (odbierając oświadczenia pracowników);
  2. wypłacają pracownikom określoną, stałą kwotę - ryczałt;
  3. korzystają z usług pralni.

Ekwiwalent

REKLAMA

Przepisy prawa pracy nie określają wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej ani zasad ustalenia wysokości tej kwoty. Ponadto, przepisy nie zobowiązują pracodawców do dokumentowania kosztów poniesionych w tym celu przez samych pracowników .

Firmy gromadzą jednak w praktyce taką dokumentację najczęściej w celu rozliczenia i zwrotu kosztów (w oparciu o ekwiwalent) zarówno dla wewnętrznych celów księgowych, jak również na wypadek kontroli organów w zakresie rozliczenia zwrotu kosztów prania.

REKLAMA

Rodzaj gromadzonej dokumentacji zależy od tego czy pracownik pierze ubrania robocze sam, czy też zleca ich pranie pralni. Przepisy nie regulują sposobu prania tj. nie określają czy pracownik ma prać odzież samodzielnie czy może skorzystać z usług pralni. Możliwość jednostronnego doprecyzowania przez pracodawcę sposobu realizacji tego obowiązku, zależy w ocenie autora od okoliczności konkretnej sprawy. Wyobrazić sobie można sytuację, w której choćby z uwagi na miejsce zamieszkania pracowników korzystanie z pralni prywatnych będzie stanowiło dodatkowe obciążenie pracowników. Powierzając obowiązek prania odzieży roboczej, warto zatem dążyć do zawarcia z pracownikami porozumienia w tym przedmiocie.

Jeżeli pracownicy uzgodnią z pracodawcą, że będą prać odzież wyłącznie w pralniach, wówczas podstawą do wypłaty ekwiwalentu mogą być paragony lub rachunki dokumentujące te usługi. Procedura rozliczenia ekwiwalentu w tym przypadku powinna dodatkowo ograniczyć możliwość „nadużywania” prawa do żądania zwrotu kosztów. W szczególności warto doprecyzować co powinno znaleźć się w opisie paragonu czy rachunku oraz jak często pracownik ma prawo żądać zwrotu poniesionych wydatków. Dobrze również wprowadzić rozwiązania co do np. wypadków losowych np. zagubienia paragonów.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W przypadku gdy pracownik samodzielnie pierze odzież roboczą, zasadniczo pracodawca powinien dokonać wyliczenia rzeczywiście poniesionych przez niego kosztów. W praktyce częstym potwierdzeniem wyliczeń jest oświadczenie pracownika co do poniesionych kosztów stanowiące np. podpis pod tabelką kosztów określonych przez pracodawcę. W takich tabelach rozliczeń uwzględnia się m.in. rodzaj i liczbę ubrań, częstotliwości prania, stopnień zabrudzenia, koszt energii elektrycznej, zużycia wody, ceny detergentów, amortyzacji pralki czy żelazka, ale również czas pracownika zaangażowanego w pranie odzieży roboczej.

Wyliczenia mogą potencjalnie prowadzić do nadużyć ze strony pracowników, a weryfikacja każdego z oświadczeń odrębnie może okazać się dla firmy czaso- i kosztochłonna. Wreszcie wyliczenia pracodawcy czy przyjęte przez niego wskaźniki mogą zostać podważone przez organ kontroli. Co oznacza, że świadczenia mogą podlegać oskładkowaniu i opodatkowaniu.

Ryczałt

W celu uniknięcia wątpliwości co do wysokości kosztów prania, pewnym standardem rynkowym staje się wypłata pracownikom stałej kwoty – ryczałtu (miesięcznego, kwartalnego czy rocznego) opartego o obiektywne ceny rynkowe. Wysokość stałej kwoty ryczałtu powinna uwzględniać rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieścić się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych.

Zasadniczo zastosowanie ryczałtu poprzez wyeliminowanie konieczności weryfikacji dostarczonych przez pracowników dokumentacji czy oświadczeń usprawnia obsługę procesu. Takie rozwiązanie wydaje się obecnie niekwestionowane przez sądy czy organy kontroli.

Obecnie na rynku funkcjonują pralnie, które specjalizują się w praniu ubrań roboczych. Niektóre z nich oferują w ramach usługi również możliwość transportu ubrań z i do pralni, tak aby pracownicy nie zanosili ich samodzielnie, a odbiór dotyczył już większej liczby ubrań.

Ekwiwalent i ryczałt za pranie odzieży roboczej a składki ZUS i podatki

Różnica w wypłacie pracownikom kosztów rzeczywiście poniesionych (ekwiwalentu), a ryczałtu oprócz praktycznego usprawnienia procesu, odnosi również skutki w sferze publicznoprawnej. Zasadniczo ekwiwalent sensu stricto nie będzie stanowił przychodu pracownika, a w rezultacie podstawy do odprowadzenia składek ZUS czy podatku dochodowego.

Inaczej okazać się może w przypadku wprowadzenia ryczałtu, gdzie obecnie trudno jeszcze mówić jednoznacznie o utrwalonej wykładni organów kontroli. ZUS czy Krajowe Izby Skarbowe (KIS) prezentowały bowiem odmienne stanowiska.

KIS w niektórych indywidualnych interpretacjach przyjmowała, że ryczałtowy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej korzysta ze zwolnienia, jeżeli jego wysokość została ustalona w wewnętrznym zarządzeniu spółki na podstawie średnich cen rynkowych (interpretacja z 24 lipca 2017 roku; 0115-KDIT2-2.4011.152.2017.2.BK), podobnie co do zwolnienia od oskładkowania przyjął Sąd Najwyższy (wyrok SN z dnia 19 kwietnia 2017 r., II UK 198/16). Odmiennie stanowisko prezentował jednak ZUS nakazując wyliczenie składek od kwoty ryczałtów (np. ZUS Oddział w Gdańsku z 3 marca 2014 r., DI/100000/43/57/2014).

Chociaż istnieją argumenty przemawiające za zwolnieniem ryczałtu z obciążeń publicznoprawnych, w celu uniknięcia potencjalnego sporu z organami kontroli, wprowadzony ryczałt może zostać uznany w konkretnej sytuacji za przychód od którego odprowadza się ZUS i podatki.

Podstawa prawna:

art. 237 (7) – art. 237 (10), art. 304 §1 Kodeksu pracy;

§2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;

art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Magdalena Sudoł, adwokat, Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych sp. k.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
PKWiU 2025 - będzie nowa klasyfikacja statystyczna wyrobów i usług

W wykazie prac legislacyjnych rządu opublikowano niedawno Projekt rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU). Nowa PKWiU 2025 zastąpi obecnie obowiązującą PKWiU 2015.

Bezpłatny webinar: Rozliczanie branży budowlanej i deweloperskiej. Jak uniknąć najczęstszych błędów?

Branża budowlana i deweloperska to sektory, w których każdy szczegół w rozliczeniach finansowych ma znaczenie, a konsekwencje popełnianych błędów mogą być daleko idące. Zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych precyzyjna klasyfikacja realizowanych prac jest kluczowa.

Usługi dietetyczne są zwolnione z VAT. Ale nie te świadczone na rzecz osób zdrowych. Dlaczego?

Usługi dietetyczne, które nie korzystają ze zwolnienia przedmiotowego (związanego z celem medycznym), w szeregu przypadków nie mogą również korzystać ze zwolnienia podmiotowego (limit obrotów do 200 000 zł rocznie). Oznacza to, że dietetycy świadczący usługi doradztwa w zakresie dietetyki (konsultacji indywidualnych) opodatkowane VAT muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT, niezależnie od wysokości swoich obrotów i doliczać do ceny swoich usług netto podatek VAT w stawce 23%. Problem w tym, że wiele usług dietetyków ma charakter złożony (szkolenia z zakresu diet, podawanie w internecie pakietów diet dla osób zaliczanych do określonych kategorii wiekowych itp). Dlaczego usługi dietetyków świadczone na rzecz osób zdrowych nie korzystają ze zwolnienia z VAT wyjaśnił WSA w Gliwicach w wyroku z 29 stycznia 2025 r.

Niższe grzywny za niektóre przestępstwa skarbowe od 2026 roku. Nowelizacja Kks i Ordynacji podatkowej przyjęta przez rząd

W dniu 27 maja 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks karny skarbowy (kks) oraz ustawy - Ordynacja podatkowa, przedłożony przez Ministra Finansów. Ta nowelizacja ma na celu uproszczenie administracyjnych obowiązków podatkowych oraz złagodzenie kar za przestępstwa skarbowe, które nie powodują bezpośrednich strat w podatkach.

REKLAMA

JPK_KR_PD już nadchodzi – nowy obowiązek dla podatników CIT. Czy Twoja firma jest gotowa?

Nowy plik JPK_KR_PD to nie tylko kolejne wymaganie fiskusa, ale prawdziwa rewolucja w raportowaniu księgowym. Od 2025 roku obowiązek ten obejmie duże firmy, od 2026 – podmioty zobowiązane do przesyłania ewidencji JPK VAT, a od kolejnego roku – pozostałych podatników CIT. Zmiany w planie kont, nowe struktury danych, testy, audyty – przygotowań jest sporo, a czasu coraz mniej. Zobacz, co musisz zrobić, by nie obudzić się z ręką w księgowym chaosie.

Kiedy członek rodziny współpracujący przy rodzinnym biznesie musi być zgłoszony do ZUS?

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność i z szeroko rozumianymi zleceniobiorcami. Podobnie czyni ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego. Analizy wymaga zatem, kto spełnia definicję takiej osoby współpracującej i czy jej sytuacja uzależniona jest od formy tej współpracy - umownej bądź bezumownej. Spory z ZUS w przedmiocie obowiązku objęcia osób współpracujących ubezpieczeniami społecznymi trafiają aż do Sądu Najwyższego, warto więc wziąć pod uwagę również aktualne orzecznictwo w tej materii.

Francuska Administracja Celna wprowadza nowy system Obligatoryjnej Koperty Logistycznej (ELO). Co muszą wiedzieć przewoźnicy? Uproszczenie procedur dla kierowców

ELO to cyfrowe rozwiązanie, które usprawni proces odprawy celnej na granicy między Francją a Wielką Brytanią. Jest to francuski odpowiednik GMR - system będzie wymagać utworzenia jednej elektronicznej „koperty logistycznej” dla każdego pojazdu, zawierającej wszystkie niezbędne dane celne oraz deklaracje bezpieczeństwa.

Stracił rodzinę w wypadku i miał zapłacić zaległy podatek. WSA kontra skarbówka

Mimo że jako dziecko stracił całą rodzinę w tragicznym wypadku, a wypłacone mu po latach odszkodowanie miało choć częściowo złagodzić tę krzywdę, organy skarbowe domagały się od Huberta zapłaty blisko 150 tys. zł podatku od odsetek. Sprawa trafiła aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego, który uznał stanowisko fiskusa za niesprawiedliwe. Teraz Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie przyznał rację Rzecznikowi Praw Obywatelskich i uchylił decyzje skarbówki — choć wyrok wciąż nie jest prawomocny.

REKLAMA

Opłata skarbowa od pełnomocnictwa - zmiany od 2025 roku

Krajowa Informacja Skarbowa przypomniała w komunikacie, że od 1 stycznia 2025 r. zmianie uległy przepisy regulujące zasady wnoszenia opłaty skarbowej od pełnomocnictw składanych w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jak Ministerstwo Finansów liczy lukę VAT? Metodą odgórną (top – down)

Ministerstwo Finansów poinformowało w komunikacie z 22 maja 2025 r., że metoda liczenia luki VAT od lat pozostaje niezmienna a jej opis jest opublikowany na stronie resortu. Luka VAT liczona jest względem VAT w ujęciu rachunków narodowych publikowanych przez GUS, tj. w ujęciu memoriałowym, w którym dochody ujmowane są za okres od lutego do stycznia kolejnego roku. Szacunki luki VAT dla lat 2022-2023, pomimo uwzględnienia wpływu istotnych zmian systemowych (m.in. tarcze antyinflacyjne, rekompensaty energetyczne) wskazują na znaczący wzrost luki względem poprzedzających ich lat. W 2023 roku luka VAT wynosiła 13,5%. Obecne szacunki wskazują na zmniejszenie się luki VAT w Polsce w 2024 r. do 6,9%.

REKLAMA