Rozliczanie prania odzieży roboczej przez pracowników – ryczałt, ekwiwalent, składki ZUS i podatki

Rozliczanie prania odzieży roboczej przez pracowników

Pracodawcy, na których nałożony został obowiązek prania odzieży roboczej (własnej lub przydzielonej), korzystają najczęściej z jednego z poniższych rozwiązań:

1. wypłacają pracownikom w oparciu o przedstawione dokumenty (paragony, rachunki) ekwiwalent pieniężny lub określają szczegółowe zasady wyceny kosztów prania we własnym zakresie (odbierając oświadczenia pracowników);
2. wypłacają pracownikom określoną, stałą kwotę - ryczałt;
3. korzystają z usług pralni.

Ekwiwalent

Przepisy prawa pracy nie określają wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej ani zasad ustalenia wysokości tej kwoty. Ponadto, przepisy nie zobowiązują pracodawców do dokumentowania kosztów poniesionych w tym celu przez samych pracowników .

Firmy gromadzą jednak w praktyce taką dokumentację najczęściej w celu rozliczenia i zwrotu kosztów (w oparciu o ekwiwalent) zarówno dla wewnętrznych celów księgowych, jak również na wypadek kontroli organów w zakresie rozliczenia zwrotu kosztów prania.

Rodzaj gromadzonej dokumentacji zależy od tego czy pracownik pierze ubrania robocze sam, czy też zleca ich pranie pralni. Przepisy nie regulują sposobu prania tj. nie określają czy pracownik ma prać odzież samodzielnie czy może skorzystać z usług pralni. Możliwość jednostronnego doprecyzowania przez pracodawcę sposobu realizacji tego obowiązku, zależy w ocenie autora od okoliczności konkretnej sprawy. Wyobrazić sobie można sytuację, w której choćby z uwagi na miejsce zamieszkania pracowników korzystanie z pralni prywatnych będzie stanowiło dodatkowe obciążenie pracowników. Powierzając obowiązek prania odzieży roboczej, warto zatem dążyć do zawarcia z pracownikami porozumienia w tym przedmiocie.

Jeżeli pracownicy uzgodnią z pracodawcą, że będą prać odzież wyłącznie w pralniach, wówczas podstawą do wypłaty ekwiwalentu mogą być paragony lub rachunki dokumentujące te usługi. Procedura rozliczenia ekwiwalentu w tym przypadku powinna dodatkowo ograniczyć możliwość „nadużywania” prawa do żądania zwrotu kosztów. W szczególności warto doprecyzować co powinno znaleźć się w opisie paragonu czy rachunku oraz jak często pracownik ma prawo żądać zwrotu poniesionych wydatków. Dobrze również wprowadzić rozwiązania co do np. wypadków losowych np. zagubienia paragonów.

W przypadku gdy pracownik samodzielnie pierze odzież roboczą, zasadniczo pracodawca powinien dokonać wyliczenia rzeczywiście poniesionych przez niego kosztów. W praktyce częstym potwierdzeniem wyliczeń jest oświadczenie pracownika co do poniesionych kosztów stanowiące np. podpis pod tabelką kosztów określonych przez pracodawcę. W takich tabelach rozliczeń uwzględnia się m.in. rodzaj i liczbę ubrań, częstotliwości prania, stopnień zabrudzenia, koszt energii elektrycznej, zużycia wody, ceny detergentów, amortyzacji pralki czy żelazka, ale również czas pracownika zaangażowanego w pranie odzieży roboczej.

Wyliczenia mogą potencjalnie prowadzić do nadużyć ze strony pracowników, a weryfikacja każdego z oświadczeń odrębnie może okazać się dla firmy czaso- i kosztochłonna. Wreszcie wyliczenia pracodawcy czy przyjęte przez niego wskaźniki mogą zostać podważone przez organ kontroli. Co oznacza, że świadczenia mogą podlegać oskładkowaniu i opodatkowaniu.

Ryczałt

W celu uniknięcia wątpliwości co do wysokości kosztów prania, pewnym standardem rynkowym staje się wypłata pracownikom stałej kwoty – ryczałtu (miesięcznego, kwartalnego czy rocznego) opartego o obiektywne ceny rynkowe. Wysokość stałej kwoty ryczałtu powinna uwzględniać rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieścić się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych.

Zasadniczo zastosowanie ryczałtu poprzez wyeliminowanie konieczności weryfikacji dostarczonych przez pracowników dokumentacji czy oświadczeń usprawnia obsługę procesu. Takie rozwiązanie wydaje się obecnie niekwestionowane przez sądy czy organy kontroli.

Obecnie na rynku funkcjonują pralnie, które specjalizują się w praniu ubrań roboczych. Niektóre z nich oferują w ramach usługi również możliwość transportu ubrań z i do pralni, tak aby pracownicy nie zanosili ich samodzielnie, a odbiór dotyczył już większej liczby ubrań.

Ekwiwalent i ryczałt za pranie odzieży roboczej a składki ZUS i podatki

Różnica w wypłacie pracownikom kosztów rzeczywiście poniesionych (ekwiwalentu), a ryczałtu oprócz praktycznego usprawnienia procesu, odnosi również skutki w sferze publicznoprawnej. Zasadniczo ekwiwalent sensu stricto nie będzie stanowił przychodu pracownika, a w rezultacie podstawy do odprowadzenia składek ZUS czy podatku dochodowego.

Inaczej okazać się może w przypadku wprowadzenia ryczałtu, gdzie obecnie trudno jeszcze mówić jednoznacznie o utrwalonej wykładni organów kontroli. ZUS czy Krajowe Izby Skarbowe (KIS) prezentowały bowiem odmienne stanowiska.

KIS w niektórych indywidualnych interpretacjach przyjmowała, że ryczałtowy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej korzysta ze zwolnienia, jeżeli jego wysokość została ustalona w wewnętrznym zarządzeniu spółki na podstawie średnich cen rynkowych (interpretacja z 24 lipca 2017 roku; 0115-KDIT2-2.4011.152.2017.2.BK), podobnie co do zwolnienia od oskładkowania przyjął Sąd Najwyższy (wyrok SN z dnia 19 kwietnia 2017 r., II UK 198/16). Odmiennie stanowisko prezentował jednak ZUS nakazując wyliczenie składek od kwoty ryczałtów (np. ZUS Oddział w Gdańsku z 3 marca 2014 r., DI/100000/43/57/2014).

Chociaż istnieją argumenty przemawiające za zwolnieniem ryczałtu z obciążeń publicznoprawnych, w celu uniknięcia potencjalnego sporu z organami kontroli, wprowadzony ryczałt może zostać uznany w konkretnej sytuacji za przychód od którego odprowadza się ZUS i podatki.

Podstawa prawna:

art. 237 (7) – art. 237 (10), art. 304 §1 Kodeksu pracy;

§2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;

art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Magdalena Sudoł, adwokat, Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych sp. k.