REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Rozliczanie prania odzieży roboczej przez pracowników – ryczałt, ekwiwalent, składki ZUS i podatki

Lubasz i Wspólnicy
Kancelaria Radców Prawnych
Rozliczanie prania odzieży roboczej przez pracowników – ryczałt, ekwiwalent, składki ZUS i podatki
Rozliczanie prania odzieży roboczej przez pracowników – ryczałt, ekwiwalent, składki ZUS i podatki

REKLAMA

REKLAMA

Pranie odzieży roboczej przez pracowników. Przepisy prawa zapewniają pracodawcom margines swobody w realizacji obowiązku wynagrodzenia pracowników za pranie odzieży roboczej. W rezultacie, na rynku funkcjonują różne rozwiązania, których zastosowanie uzależnione jest od konkretnej sytuacji firmy. Zasady dokonywania rozliczeń określa się co do zasady w regulaminach pracy.

Rozliczanie prania odzieży roboczej przez pracowników

Pracodawcy, na których nałożony został obowiązek prania odzieży roboczej (własnej lub przydzielonej), korzystają najczęściej z jednego z poniższych rozwiązań:

Autopromocja
  1. wypłacają pracownikom w oparciu o przedstawione dokumenty (paragony, rachunki) ekwiwalent pieniężny lub określają szczegółowe zasady wyceny kosztów prania we własnym zakresie (odbierając oświadczenia pracowników);
  2. wypłacają pracownikom określoną, stałą kwotę - ryczałt;
  3. korzystają z usług pralni.

Ekwiwalent

Przepisy prawa pracy nie określają wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej ani zasad ustalenia wysokości tej kwoty. Ponadto, przepisy nie zobowiązują pracodawców do dokumentowania kosztów poniesionych w tym celu przez samych pracowników .

Firmy gromadzą jednak w praktyce taką dokumentację najczęściej w celu rozliczenia i zwrotu kosztów (w oparciu o ekwiwalent) zarówno dla wewnętrznych celów księgowych, jak również na wypadek kontroli organów w zakresie rozliczenia zwrotu kosztów prania.

Rodzaj gromadzonej dokumentacji zależy od tego czy pracownik pierze ubrania robocze sam, czy też zleca ich pranie pralni. Przepisy nie regulują sposobu prania tj. nie określają czy pracownik ma prać odzież samodzielnie czy może skorzystać z usług pralni. Możliwość jednostronnego doprecyzowania przez pracodawcę sposobu realizacji tego obowiązku, zależy w ocenie autora od okoliczności konkretnej sprawy. Wyobrazić sobie można sytuację, w której choćby z uwagi na miejsce zamieszkania pracowników korzystanie z pralni prywatnych będzie stanowiło dodatkowe obciążenie pracowników. Powierzając obowiązek prania odzieży roboczej, warto zatem dążyć do zawarcia z pracownikami porozumienia w tym przedmiocie.

Jeżeli pracownicy uzgodnią z pracodawcą, że będą prać odzież wyłącznie w pralniach, wówczas podstawą do wypłaty ekwiwalentu mogą być paragony lub rachunki dokumentujące te usługi. Procedura rozliczenia ekwiwalentu w tym przypadku powinna dodatkowo ograniczyć możliwość „nadużywania” prawa do żądania zwrotu kosztów. W szczególności warto doprecyzować co powinno znaleźć się w opisie paragonu czy rachunku oraz jak często pracownik ma prawo żądać zwrotu poniesionych wydatków. Dobrze również wprowadzić rozwiązania co do np. wypadków losowych np. zagubienia paragonów.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W przypadku gdy pracownik samodzielnie pierze odzież roboczą, zasadniczo pracodawca powinien dokonać wyliczenia rzeczywiście poniesionych przez niego kosztów. W praktyce częstym potwierdzeniem wyliczeń jest oświadczenie pracownika co do poniesionych kosztów stanowiące np. podpis pod tabelką kosztów określonych przez pracodawcę. W takich tabelach rozliczeń uwzględnia się m.in. rodzaj i liczbę ubrań, częstotliwości prania, stopnień zabrudzenia, koszt energii elektrycznej, zużycia wody, ceny detergentów, amortyzacji pralki czy żelazka, ale również czas pracownika zaangażowanego w pranie odzieży roboczej.

Wyliczenia mogą potencjalnie prowadzić do nadużyć ze strony pracowników, a weryfikacja każdego z oświadczeń odrębnie może okazać się dla firmy czaso- i kosztochłonna. Wreszcie wyliczenia pracodawcy czy przyjęte przez niego wskaźniki mogą zostać podważone przez organ kontroli. Co oznacza, że świadczenia mogą podlegać oskładkowaniu i opodatkowaniu.

Ryczałt

W celu uniknięcia wątpliwości co do wysokości kosztów prania, pewnym standardem rynkowym staje się wypłata pracownikom stałej kwoty – ryczałtu (miesięcznego, kwartalnego czy rocznego) opartego o obiektywne ceny rynkowe. Wysokość stałej kwoty ryczałtu powinna uwzględniać rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieścić się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych.

Zasadniczo zastosowanie ryczałtu poprzez wyeliminowanie konieczności weryfikacji dostarczonych przez pracowników dokumentacji czy oświadczeń usprawnia obsługę procesu. Takie rozwiązanie wydaje się obecnie niekwestionowane przez sądy czy organy kontroli.

Obecnie na rynku funkcjonują pralnie, które specjalizują się w praniu ubrań roboczych. Niektóre z nich oferują w ramach usługi również możliwość transportu ubrań z i do pralni, tak aby pracownicy nie zanosili ich samodzielnie, a odbiór dotyczył już większej liczby ubrań.

Ekwiwalent i ryczałt za pranie odzieży roboczej a składki ZUS i podatki

Różnica w wypłacie pracownikom kosztów rzeczywiście poniesionych (ekwiwalentu), a ryczałtu oprócz praktycznego usprawnienia procesu, odnosi również skutki w sferze publicznoprawnej. Zasadniczo ekwiwalent sensu stricto nie będzie stanowił przychodu pracownika, a w rezultacie podstawy do odprowadzenia składek ZUS czy podatku dochodowego.

Inaczej okazać się może w przypadku wprowadzenia ryczałtu, gdzie obecnie trudno jeszcze mówić jednoznacznie o utrwalonej wykładni organów kontroli. ZUS czy Krajowe Izby Skarbowe (KIS) prezentowały bowiem odmienne stanowiska.

KIS w niektórych indywidualnych interpretacjach przyjmowała, że ryczałtowy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej korzysta ze zwolnienia, jeżeli jego wysokość została ustalona w wewnętrznym zarządzeniu spółki na podstawie średnich cen rynkowych (interpretacja z 24 lipca 2017 roku; 0115-KDIT2-2.4011.152.2017.2.BK), podobnie co do zwolnienia od oskładkowania przyjął Sąd Najwyższy (wyrok SN z dnia 19 kwietnia 2017 r., II UK 198/16). Odmiennie stanowisko prezentował jednak ZUS nakazując wyliczenie składek od kwoty ryczałtów (np. ZUS Oddział w Gdańsku z 3 marca 2014 r., DI/100000/43/57/2014).

Chociaż istnieją argumenty przemawiające za zwolnieniem ryczałtu z obciążeń publicznoprawnych, w celu uniknięcia potencjalnego sporu z organami kontroli, wprowadzony ryczałt może zostać uznany w konkretnej sytuacji za przychód od którego odprowadza się ZUS i podatki.

Podstawa prawna:

art. 237 (7) – art. 237 (10), art. 304 §1 Kodeksu pracy;

§2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe;

art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Magdalena Sudoł, adwokat, Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych sp. k.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Podatek PIT - część 2
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Zeznanie PIT-37 za 2022 r. można złożyć w terminie do:
    30 kwietnia 2023 r. (niedziela)
    2 maja 2023 r. (wtorek)
    4 maja 2023 r. (czwartek)
    29 kwietnia 2023 r. (sobota)
    Następne
    Księgowość
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Wynagrodzenie kierowcy zawodowego w 2024 roku. Co się zmienia? O czym muszą wiedzieć firmy transportowe i sami kierowcy?

    Rok 2024 rozpoczął się kolejnymi, ważnymi zmianami dla polskich przewoźników, które przekładają się na wyższe koszty pracownicze, a wszystko wskazuje na to, że to jeszcze nie koniec. Od lipca czeka nas druga podwyżka płacy minimalnej, która może oznaczać wzrost kosztów zatrudnienia kierowców blisko o 900 zł. Istnieją jednak pewne sposoby optymalizacji wynagrodzeń kierowców, dzięki którym mogą zyskać nie tylko przedsiębiorcy transportowi, ale również sami truckerzy, wykonujący przewozy za granicę. Jakie są najważniejsze zmiany w wynagrodzeniach kierowców i co mogą zrobić firmy, by jak najwięcej zaoszczędzić?

    Umowa o pracę na czas określony. TSUE: trzeba podać przyczynę wypowiedzenia

    W wyroku z 20 lutego 2024 r. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) orzekł, że pracownik zatrudniony na czas określony musi zostać poinformowany przez pracodawcę o przyczynach rozwiązania z nim umowy o pracę za wypowiedzeniem, jeśli informacji takiej udziela się pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony. Zdaniem TSUE polskie przepisy przewidujące wskazanie tych przyczyn jedynie pracownikom zatrudnionym na czas nieokreślony naruszają prawo podstawowe pracownika na czas określony do skutecznego środka prawnego. W Polsce dopiero od 26 kwietnia 2023 r w Kodeksie pracy istnieje obowiązek podawania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony. Wcześniej przyczynę wypowiedzenia pracodawca musiał wskazywać tylko w przypadku rozwiązania umowy bez zachowania wypowiedzenia. 

    Ile wynosi przeciętne wynagrodzenie? Najnowsze dane GUS

    GUS zaprezentował dane o zatrudnieniu i wynagrodzeniach w sektorze przedsiębiorstw w styczniu 2024 roku.

    Tabela kursów średnich NBP z 20 lutego 2024 roku [nr 036/A/NBP/2024]

    Tabela kursów średnich waluty krajowej w stosunku do walut obcych ogłoszona przez NBP 20 lutego 2024 roku [nr 036/A/NBP/2024]. Jaki dzisiaj kurs euro? Jakie zmiany w kursach walut?

    Projekt CPK - potrzebne będą zmiany w prawie celno-podatkowym

    Żeby projekt CPK miał szanse powodzenia, niezbędne będą zmian w prawie celno-podatkowym. Powstanie hubu lotniczo-kolejowego powinno się zacząć od przygotowań do prawno-celnej jego obsługi.

    Ulga dla pracujących seniorów w usłudze Twój e-PIT. Czy jest automatycznie uwzględniana?

    Czy ulga dla pracujących seniorów w usłudze Twój e-PIT jest uwzględniana automatycznie? Jak skorzystać z ulgi dla pracujących seniorów w rozliczeniu rocznym PIT?

    Obowiązek raportowania ESG już za 2024 rok. Jak mierzyć oddziaływanie biznesu na otoczenie społeczne i środowisko?

    Dyrektywa ds. sprawozdawczości przedsiębiorstw w zakresie zrównoważonego rozwoju (CSRD), opublikowana w grudniu 2022 r., nakłada na firmy obowiązek ujawniania konkretnych informacji pozafinansowych. Regulacje w zakresie ESG zaczną obowiązywać już od 2024 roku. Dzisiaj decydenci nie zastanawiają się czy mierzyć skalę oddziaływania biznesu na otoczenie społeczne i środowisko, ale jak to realnie robić. 

    Obniżony VAT dla branży beauty. MF wyda w marcu nowe rozporządzenie

    Rozporządzenie, którego celem jest wprowadzenie obniżonej, 8-proc. stawki VAT na usługi branży beauty zostanie wydane w marcu. Tak wynika z informacji opublikowanej w wykazie prac Ministerstwa Finansów.

    Jak udoskonalić procesy HR? Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online w dniu 27 lutego, z cyklu Kawa z INFORLEX

    Jak udoskonalić procesy HR? Zapraszamy na bezpłatne spotkanie online z cyklu Kawa z INFORLEX, które odbędzie się w dniu 27 lutego br.

    Twój e-PIT - ulga na dziecko urodzone w 2023 roku. Czy jest uwzględniona?

    Czy w usłudze Twój e-PIT jest automatycznie uwzględniona ulga na dziecko urodzone w 2023 roku?

    REKLAMA