Zatrudnianie pracowników spoza UE. Na co zwrócić uwagę?

Organizacje, które posiadają programy relokacyjne, służą wsparciem i oferują różne benefity ułatwiające zaadoptowanie się w nowym miejscu pracownikom i ich rodzinom. Dzięki temu mają też wypracowane procedury wewnętrzne, także pod kątem wymogów formalnych. Umożliwia im to sprawne dostosowywanie się do nowych warunków prawnych. Chociaż status prawny pracowników z Ukrainy w dużej mierze został uregulowany, nadal wiele aspektów wymaga dopracowania. Te potrzeby uwidaczniają się w różnych sytuacjach życiowych. Przykładem są problemy ze swobodnym podróżowaniem z dziećmi po Unii Europejskiej. Stosowne dokumenty dla uchodźców z Ukrainy są już w Polsce dostępne, ale tylko dla pełnoletnich. Jeżeli pracodawca chce oddelegować osobę na dłuższy wyjazd służbowy do innego kraju UE, to możliwość wyjazdu z dziećmi jest formalnie niepewna. Zanim ustawodawca zdąży wypełnić luki, zatrudniający muszą samodzielnie sprostać różnym wyzwaniom i rozwiązywać na bieżąco pojawiające się problemy.

Firmy IT od lat zatrudniają obcokrajowców, ponieważ stale rośnie zapotrzebowanie na programistów. Elastyczność branży, uniwersalizacja języka i standaryzacja obsługi klienta sprawiają, że polskie firmy informatyczne inaczej patrzą na aktualną sytuację. Pracownicy spoza UE stanowią dla nich dużą szansę. W jaki sposób skutecznie ją wykorzystać zgodnie z obowiązującym prawem? Oto cztery najistotniejsze aspekty, na które uwagę zwracać powinni pracodawcy, chcący zatrudniać pracowników spoza UE.

Czy pobyt i praca cudzoziemca jest legalna?

Po pierwsze, pracodawca powinien sprawdzać legalność pobytu pracownika w Polsce. Musi ustalić, czy przyszły pracownik posiada wizę, zezwolenie na pobyt lub inny odpowiedni tytuł (np. ochronę czasową, jak obecnie wielu Ukraińców). Następnie sporządza kopię stosownych dokumentów. Jest to istotne, by w każdej chwili organizacja mogła wykazać, że dopełniła w tym zakresie należytej staranności. Uzyskanie tytułu pobytu jest formalnie obowiązkiem pracownika. Niemniej jednak pracodawca może aktywnie wspierać go w dopełnieniu wszystkich formalności.

Po drugie, pracodawca powinien potwierdzić legalność samego zatrudnienia. O ile nie wynika ona już z dokumentu pobytu pracownika, pracodawca musi z wyprzedzeniem zadbać o uzyskanie nowego albo zmianę istniejącego zezwolenia. Natomiast jeśli pracownik to osoba z Ukrainy korzystająca w Polsce z ochrony czasowej, to w ciągu 14 dni od rozpoczęcia pracy jej zatrudnienie trzeba zgłosić za pomocą systemu informatycznego, chyba że zalegalizowano je już wcześniej w inny sposób.

Społeczna wrażliwość pracodawcy

Po trzecie, niezależnie od spraw administracyjno-prawnych, obcokrajowiec może zwracać się do polskiego pracodawcy z bardzo różnymi pytaniami. Pracownicy i ich rodziny często szukają wsparcia z zakresu podatków, systemu ochrony zdrowia czy edukacji. Nurtują ich pytania, na które nie ma jasnych odpowiedzi w przepisach prawnych, i które nie są dla nich oczywiste. Są to sytuacje, które wymagają od pracodawcy zwiększonej aktywności społecznej. W takich okolicznościach trzymanie się jedynie sztywnych ram stosunku pracy nie wystarczy. Wsparcie w codziennych problemach gwarantuje większą lojalność, a to przekłada się na pozostanie w firmie na dłużej. Z uwagi na rynek pracownika w sektorze IT ma to znaczenie szczególne. Sytuacja po 24 lutego unaoczniła, że zdolność organizacji do radzenia sobie w niestandardowych zdarzeniach musi obejmować kompetencje społeczne, i że jest nie bez znaczenie dla pozyskiwania talentów.

Monitorowanie zmian w prawie

Czwarty aspekt to stałe monitorowanie przez pracodawcę zmian w przepisach prawa. Powinien obejmować zarówno te wdrażane, jak i dopiero planowane przez ustawodawcę. Dobrze pojęta czujność pozwala organizacjom z wyprzedzeniem reagować na projektowane przepisy, dostosować procesy, uzupełnić dokumenty i nie dać się zaskoczyć nowymi obowiązkami formalnymi. A niekiedy mieć także pewien pośredni wpływ na finalny wynik prac legislacyjnych.

Duży, stabilny podmiot ma większe możliwości aktywnego uczestnictwa w pracach organizacji i stowarzyszeń branżowych z sektora IT. Głos takich zrzeszeń mocniej wybrzmiewa w kontakcie ze stroną publiczną. Ma to znaczenie przy kształtowaniu polityki i opracowywaniu rozwiązań prawnych na poziomie ogólnokrajowym. Okazało się to bardzo istotne dla szybkiego sygnalizowania szeregu problemów, jakie na gruncie nowych regulacji wyniknęły i wciąż wynikają przy zatrudnianiu relokowanych pracowników - zauważa Marcin Maciejak, z działu prawnego Luxoft Poland. Nieodzowne są tu sprawny przepływ informacji i wewnętrzne procedury. Stanowią   element systemu compliance firmy, odrębny od ram prawnych, a ponieważ ściśle zależą od otoczenia regulacyjnego, powinny zawierać mechanizm monitorowania i dostosowywania się do jego zmian. Jest to istotne z punktu widzenia ostatnich wydarzeń w świecie. Nawet minimum procedur wewnętrznych, ale solidnie opracowanych i weryfikowanych, będzie stanowić wartościową podporę dla firm w dzisiejszym świecie, obfitującym w gwałtowne zmiany - podkreśla Marcin Maciejak.

Takie wyzwania stają zresztą przed samym ustawodawcą zmuszanym do szybkich i konkretnych działań na tym polu. Ich przykładem jest choćby polski dokument elektroniczny Diia.pl. To pierwszy zarejestrowany w UE w pełni cyfrowy dokument pobytu, potwierdzający legalny pobyt na terytorium Polski i umożliwiający podróżowanie w ramach strefy Schengen i przekraczanie jej granic zewnętrznych. Stworzony z myślą o uchodźcach z Ukrainy, stanowi jednocześnie dowód na to, że w awaryjnych sytuacjach zawsze można znaleźć praktyczne rozwiązanie.