Jaką karę może wymierzyć ZUS za niesprawdzenie do końca kwietnia br. dokumentów rozliczeniowych za 2007 r.

RADA

W razie niewykonania tego obowiązku ZUS może wnioskować do sądu grodzkiego o wymierzenie grzywny w wysokości do 5 tys. zł. Jeśli na mocy umowy Pana biuro zobowiązało się do sprawdzenia dokumentów rozliczeniowych w imieniu płatnika, to grzywna za niewykonanie tego obowiązku może zostać orzeczona wobec Pana.

UZASADNIENIE

Do końca kwietnia każdego roku płatnicy składek mają obowiązek sprawdzić, czy wszystkie dane w imiennych raportach miesięcznych, które przekazali do ZUS za ubiegły rok, są prawidłowe. Obowiązek sprawdzenia danych obejmuje także deklaracje rozliczeniowe.

Jeśli w dokumencie rozliczeniowym (tj. deklaracji rozliczeniowej lub imiennym raporcie miesięcznym) złożonym za 2007 r. zostały podane nieprawidłowe informacje, płatnik składek ma obowiązek przekazać do ZUS dokument rozliczeniowy korygujący, zawierający prawidłowe dane, w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia tych nieprawidłowości. Komplet dokumentów korygujących (raportów i deklaracji lub samej deklaracji) powinien być oznaczany identyfikatorem wyższym od identyfikatora, z którym został złożony ostatni komplet dokumentów rozliczeniowych.

Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie regulują kwestii dokumentowania wywiązania się z obowiązku sprawdzenia prawidłowości dokumentów rozliczeniowych za ubiegły rok. Sprawdzenia dokumentów nie trzeba zatem potwierdzić. Można to zrobić w każdy sposób dopuszczalny przez prawo (np. można sporządzić protokół z przeprowadzonego sprawdzenia prawidłowości dokumentów rozliczeniowych za 2007 r.). W przypadku ewentualnego sporu z ZUS co do wykonania tego obowiązku, to na ZUS spoczywa ciężar udowodnienia niedopełnienia przez płatnika składek albo osobę zobowiązaną do działania w jego imieniu obowiązku sprawdzenia prawidłowości dokumentów rozliczeniowych za ubiegły rok.

Niedopełnienie obowiązku sprawdzenia dokumentów rozliczeniowych za ubiegły rok jest wykroczeniem, za które grozi kara grzywny w wysokości do 5 tys. zł. Grzywnę wymierza sąd grodzki na wniosek ZUS. Kara w formie grzywny może być orzeczona nie tylko wobec płatnika składek, ale także w stosunku do osoby, która jest zobowiązana do działania w imieniu płatnika. Może to być osoba prowadząca biuro rachunkowe, która na mocy umowy zawartej z płatnikiem składek zobowiązała się do działania w jego imieniu wobec ZUS, w tym do sporządzania i przekazywania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych.

Sąd grodzki nie może nałożyć kary grzywny na płatnika składek lub osobę działającą w jego imieniu, jeśli nie uzna ich działania za wykroczenie, tzn. jeżeli nie będzie mógł przypisać im winy. Nieświadomość tego, że czyn jest zagrożony karą, nie wyłącza odpowiedzialności za wykroczenie, chyba że była to nieświadomość usprawiedliwiona.

Odpowiedzialność wobec ZUS za ewentualne zadłużenie z tytułu składek ponosi zawsze płatnik składek, nawet jeżeli jest ono wynikiem działania lub zaniechania biura rachunkowego, z którego usług korzysta płatnik. W sytuacji opisanej w pytaniu odpowiedzialność za błędy w dokumentacji poniosą firmy, które rozlicza Pana biuro rachunkowe. Płatnicy składek (firmy rozliczane przez biuro) mogą dochodzić na drodze cywilnej roszczeń odszkodowawczych z tytułu szkód wyrządzonych przez podmiot rozliczający w ich imieniu składki (np. konieczność zapłacenia przez płatnika odsetek za zwłokę). Z reguły są to roszczenia z tytułu szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy cywilnoprawnej, na mocy której taki podmiot zobowiązał się - za wynagrodzeniem - do rozliczania składek w imieniu płatnika składek.

• art. 41 ust. 7, art. 47 ust. 3b, art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 115, poz. 791

• art. 1 § 2, art. 7 § 1 ustawy z 20 maja 1971 r. - Kodeks wykroczeń - Dz.U. z 2007 r. Nr 109, poz. 756; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 82, poz. 558

Piotr Kostrzewa

specjalista z zakresu ubezpieczeń społecznych