Jak skorygować dokumenty rozliczeniowe, w których niesłusznie nie naliczono składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe

RADA

Powinni Państwo sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych za wrzesień i październik 2007 r. w terminie 7 dni od dnia ustalenia pomyłki. Z powstałej nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz niedopłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne należy się odpowiednio rozliczyć z pracownikiem. Zaległe składki powinni Państwo uregulować z odsetkami za zwłokę należnymi od dnia następującego po upływie terminu płatności składek do dnia zapłaty włącznie.

UZASADNIENIE

Płatnicy składek mają obowiązek sprawdzić do końca kwietnia każdego roku poprawność dokumentów rozliczeniowych sporządzonych za ubiegły rok kalendarzowy. Jeśli znajdą błąd w tych dokumentach, ich korektę muszą złożyć w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości.

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika za wrzesień 2007 r. opłacili Państwo od zaniżonej podstawy wymiaru, natomiast za październik 2007 r. w ogóle nie opłacili Państwo tych składek. Jednocześnie naliczali Państwo składkę na ubezpieczenie zdrowotne od zawyżonej podstawy wymiaru, ponieważ ustalając jej wysokość pomniejszyli Państwo podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne o zbyt niską kwotę składek na ubezpieczenia społeczne.

Za wrzesień i październik 2007 r. należy zatem złożyć komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących składający się z:

• raportu ZUS RCA, w którym należy prawidłowo rozliczyć składki na ubezpieczenia społeczne (w tym emerytalne i rentowe) oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne,

• deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w której należy rozliczyć składki za wszystkie osoby ubezpieczone we wrześniu i październiku 2007 r.

Po ponownym rozliczeniu powinni Państwo ustalić kwotę:

• niedopłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,

• nadpłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Z wynagrodzenia pracownika należy pobrać część składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, które są przez pracownika finansowane. Nadpłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne należy zwrócić pracownikowi.

PRZYKŁAD

Za wrzesień 2007 r. zakład pracy naliczył składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe Katarzyny J. od podstawy wymiaru równej 2300 zł, natomiast składki na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe od kwoty 4200 zł:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Okazało się, że wynagrodzenie pracownicy przekroczyło roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dopiero w październiku 2007 r. Firma sporządziła korektę raportu za wrzesień ub.r., ponieważ składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe Katarzyny J. powinny zostać naliczone również od podstawy wymiaru 4200 zł:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Po rozliczeniu okazało się, że:

• niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi 560,88 zł:

(409,92 zł + 409,92 zł + 147 zł + 273 zł) - (224,48 zł + 224,48 zł + 80,50 zł + 149,50 zł) = 1239,84 zł - 678,96 zł = 560,88 zł

• nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 22,67 zł:

341,29 zł - 318,62 zł = 22,67 zł

• od zaliczki na podatek dochodowy powinna zostać odliczona składka na ubezpieczenie zdrowotne w kwocie 274,36 zł (3540,18 zł x 7,75%), a została odliczona kwota 293,89 zł (3792,12 zł x 7,75%).

Z wynagrodzenia pracownicy zakład powinien potrącić składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części finansowanej przez pracownicę:

(409,92 zł + 147 zł) - (224,48 zł + 80,50 zł) = 556,92 zł - 304,98 zł = 251,94 zł.

Kwotę tych składek należy odliczyć od przychodu pracownicy stanowiącego podstawę do naliczenia zaliczki na podatek za miesiąc, w którym składki zostaną pobrane z wynagrodzenia pracownicy.

Pracownica powinna otrzymać od firmy zwrot składki na ubezpieczenie zdrowotne. Część składki na ubezpieczenie zdrowotne, która nie powinna zostać odliczona od zaliczki na podatek (293,89 zł - 274,36 zł = 19,53 zł), powinna zostać doliczona do podatku należnego za rok, w którym pracownica otrzyma zwrot nadpłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne. W praktyce najczęściej pracodawcy doliczają niesłusznie odliczoną kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne do podatku za miesiąc, w którym zwracają US nadpłacone składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Pracodawca musi uregulować zaległe składki na ubezpieczenia społeczne, doliczając do nich odsetki za zwłokę, finansowane z własnych środków.

• art. 19 ust. 5, art. 24 ust. 6a, art. 41 ust. 7 i 7a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 137, poz. 887; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 115, poz. 791

• art. 94 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz.U. Nr 210, poz. 2135; ost.zm. Dz.U. z 2007 r. Nr 180, poz. 1280

• art. 45 ust. 3a pkt 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 180, poz. 1495

Joanna Kalinowska

specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych