E-składka od 1 stycznia 2018 r. - jak wyliczyć i zaksięgować?

Czym jest e-składka i jak ją wyliczyć?

E-składka to suma składek płatnika, którą będzie wpłacał w 2018 rok do ZUS. Jej wyliczenia najwygodniej dokonać na podstawie deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. Z formularza należy zsumować pola, w których wykazane zostały składki na poszczególne ubezpieczenia:

• VI.02 - społeczne
• VII.07 - zdrowotne
• VIII.03 - FP i FGŚP
• IX.03 - FEP

Jest to pierwsza zmiana - zamiast kilku wpłat na poszczególne konta będzie jedna sumaryczna wpłata.

Polecamy: E-składka. Jedno konto ZUS od 2018 r.

Kolejna modyfikacja to konto na które płatnicy będą dokonywać wpłat. Od nowego roku zapłata składek będzie na indywidualne subkonto płatnika w ZUS, na którym będą gromadzić się wpłacone środki. Na dzień 1 stycznia 2018 dotychczasowe rachunki bankowe ZUS zostaną wyłączone, a wpłat będzie można dokonać wyłącznie na indywidualny rachunek składkowy. W kontekście tych informacji bardzo ważne jest pozyskanie i sprawdzenie swojego indywidualnego rachunku składkowego.

Zmiany w opłacaniu składek a formularze ZUS

Sposób dokonywania wpłaty na ubezpieczenia do ZUS (e-składka) oraz nowe konta do uregulowania należności (NRS) pozostają bez wpływu na formularze ZUS, terminy opłacania i księgowania składek.

Od 1 stycznia nie będzie zmiany formularzy ZUS, ale możliwe że taka zmiana będzie w trakcie roku. Często generując dokumentację do ZUS posługujemy się programem Płatnik i jego aktualizacja przewidziana jest na początek marca 2018 roku.

Jaki jest termin opłacania e-składki?

Jeśli chodzi o terminy opłacania e-składki i składania formularzy, to, tak jak dotychczas, dokonujemy ich nie później niż:

1. do 10. dnia następnego miesiąca – dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie,
2. do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
3. do 15. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników.                          

INFORAKADEMIA poleca: Kadry dla księgowych

Jak księgować e-składkę?

Księgowanie e-składki będzie odbywało się na obecnych zasadach przy założeniu, że nie mam zaległości w ZUS, czyli:

• składki społeczne księgujemy do kosztów lub odliczamy od dochodu,
• FP i FGŚP księgujemy do kosztów,
• 7,75% podstawy wymiaru składki zdrowotnej odejmujemy od podatku

w dacie poniesienia kosztu, na podstawie potwierdzenia zapłaty.                 

Jeśli wystąpiłaby zaległość, to wówczas wpłata księgowana jest przez ZUS najpierw na poczet zaległości, a dopiero po jej uregulowaniu na bieżące składki. Ta istotna zmiana wynika z faktu, że od nowego roku w momencie wykonywania przelewu nie będziemy wpisywać numeru deklaracji i okresu - przelew do ZUS będzie zwykłym przelewem takim jak np. za prąd.

Polecamy: INFORLEX Księgowość i Kadry

ZUS będzie otrzymywał jeden przelew i tą kwotę podzieli sobie proporcjonalnie na poszczególne ubezpieczenia. Algorytm podziału najlepiej przedstawić na przykładzie.

Przykład 1 -  załóżmy, że kwoty z ostatniej deklaracji są następujące:

• ubezpieczenie społeczne – 700 zł
• ubezpieczenie zdrowotne – 200 zł
• FP – 100 zł

Sumarycznie mamy 1000 zł i jest to nasze 100%. Zatem procentowy udział poszczególnych składek jest taki:

• ubezpieczenie społeczne – 700*100%/1000 = 70%
• ubezpieczenie zdrowotne – 200*100%/1000 = 20%
• FP - 100*100%/1000 = 10%

Biorąc pod uwagę te zmiany należy zastanowić się nad tym, jak opłacić składkę za grudzień 2017. Odpowiedź jest taka, że sposób zapłaty zależy od tego w jakim terminie jej dokonamy. Jeśli jeszcze w grudniu, to na dotychczasowe rachunki bankowe ZUS, gdy w nowym 2018 roku to już na indywidualny rachunek składkowy płatnika.

Czym jest numer rachunku składkowego?

Numer rachunku składkowego (NRS) można określić jako darmowe subkonto płatnika w ZUS. Nie trzeba go nigdzie zgłaszać i służy jedynie do wpłat należności ZUS. Na indywidualny numer rachunku składkowego wpłacane będą składki ZUS, wszelkie zaległości, wpłaty w systemie ratalnym.

Numer rachunku składkowego:

• to konkretna struktura składająca się z 26 cyfr
• generowany przez ZUS i przesyłany do płatników najpóźniej do 31.12.2017

• indywidualny dla każdego płatnika
• zawiera numer identyfikujący ZUS i NIP płatnika lub ID wew. (ostatnie 10 cyfr)
• jest tylko darmowym subkontem płatnika w ZUS, zatem nie trzeba go nigdzie zgłaszać np. w CEIDG
• będzie dotyczył wpłat każdego płatnika od 1.01.2018.                                                          

Nowy sposób rozliczania wpłat na ZUS

Od 1 stycznia 2018 płatnik będzie dokonywał jednej wpłaty. Co więcej, w przelewie nie będzie wpisywał za jaką składkę jest dana wpłata, ani za jaki okres. ZUS będzie sprawdzał stan zaległości, jeśli będą to środki zostaną przekazane najpierw na ich poczet, a dopiero potem na bieżące składki (według algorytmu podziału).

Warto sprawdzić stan swojego konta w ZUS - w tym celu należy złożyć druk RD-3. Gdyby zaległość była, to można ją spłacić lub wystąpić do ZUS z wnioskiem o rozłożenie płatności na raty.

Płatnicy NRS mogą uzyskać lub sprawdzić:

• otrzymując list polecony z ZUS z tymi danymi
• osobiście wizyta w ZUS

• telefonicznie w ZUS - COT 22 560 16 00                  
• w wyszukiwarce ZUS - https://www.eskladka.pl/
• na PUE, ale dopiero od 1 stycznia 2018.

Czy mogę otrzymać dwa NRS?

Często płatnicy zastanawiają się, czy NRS może się powtórzyć i czy można otrzymać z ZUS więcej niż jeden taki numer.

Odpowiedź na pierwsze z pytań jest taka, że NRS jest indywidualny dla każdego płatnika, zawiera jego NIP lub ID wewnętrzny (gdy płatnik nie ma NIP-u) i jest jego numerem indywidualnym - nie może się powtórzyć.

Natomiast jeśli chodzi o drugą kwestię to odpowiedź jest bardziej złożona. Zacznijmy od osób fizycznych - taka osoba może otrzymać z ZUS dwa NRS, gdy prowadzi działalność gospodarczą i zatrudniania nianię na podstawie umowy uaktywniającej.

Kolejne podmioty, które otrzymają więcej niż 1 numer rachunku składkowego, to:

• PUP
• Wojskowe Biuro Emerytalne, Zakład Emerytalno-Rentowy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Biuro Emerytalne Służby Więziennej
• jednostki organizacyjne pomocy społecznej
• ZUS

Podsumowanie - o czym pamiętać?

Podsumowując wszystkie przedstawione informacje o dwóch najważniejszych kwestiach należy pamiętać:

1. od 1 stycznia 2018 wpłata do ZUS co do zasady będzie jedna

2. musi być dokonywana na indywidualny numer rachunku składkowego.

Autorka: Aneta Socha, InFakt

InFakt łączy obsługę księgową przez biuro rachunkowe z dostępem do aplikacji www oraz mobile. Firma specjalizuje się w obsłudze branż IT, Internet, reklama, media. Osoby, które nie prowadzą jeszcze działalności, mogą skorzystać z pomocy i usługi Zakładania Firmy.

Więcej informacji planowanych o zmianach przepisów pojawi się na bezpłatnych szkoleniach organizowanych w ramach Ogólnopolskiej Akademii inFakt!