Jak skorygować niedopłatę składek za ubiegłe lata

RADA

Powinni Państwo skorygować dokumenty złożone w ZUS za miesiące, w których nie zostały opłacone składki, mimo że jeszcze nie została przekroczona roczna podstawa ich wymiaru. Ponadto powinni Państwo uregulować zaległość w składkach wraz z odsetkami za zwłokę, a pracownikowi zwrócić nadwyżkę składki na ubezpieczenie zdrowotne. Jeśli natomiast chodzi o podatek dochodowy, nie należy niczego korygować; a pracownik nie powinien składać korekty zeznania za 2007 r.

UZASADNIENIE

Kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe została zaniżona w 2007 r. W związku z tym powstała niedopłata składek na te ubezpieczenia oraz nadpłata składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tzw. limit trzydziestokrotności, to kwota odpowiadająca trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, określonego w ustawie budżetowej. Płatnik powinien naliczać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko do momentu osiągnięcia tego limitu. Po jego przekroczeniu musi naliczać składki na pozostałe ubezpieczenia (chorobowe, wypadkowe i zdrowotne), a także na Fundusz Pracy i na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, które nadal powinny być opłacane bez względu na wysokość podstawy wymiaru.

Pracodawca jest płatnikiem wobec zatrudnianych pracowników. To on oblicza, potrąca z ich dochodów, rozlicza oraz opłaca należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Ma też obowiązek składać we właściwym terminie za każdego zatrudnionego imienne raporty miesięczne oraz deklaracje zbiorcze. Jeżeli jest jedynym pracodawcą danego pracownika, to na podstawie własnej dokumentacji płacowej ma możliwość sprawdzania na bieżąco wysokości wynagrodzenia pod kątem ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli przychód pracownika przekroczył w danym miesiącu limit, to składki powinien naliczyć tylko od różnicy, jaka przypadła do osiągnięcia limitu.

W 2007 r. kwota ograniczenia wynosiła 78 480 zł. Ponieważ w programie kadrowo-płacowym nie uaktualnili Państwo kwoty ograniczenia i pozostała kwota obowiązująca w 2006 r. (73 560 zł), powstała niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, które powinny zostać odprowadzone jeszcze od kwoty 4920 zł. Jednocześnie potrącili Państwo z wynagrodzenia pracownika zbyt dużą kwotę na poczet składek na ubezpieczenie zdrowotne. Podstawa wymiaru tej składki została zawyżona, ponieważ od przychodu pracownika podlegającego składkom na ubezpieczenia społeczne została pobrana niższa niż należna kwota składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Oznacza to, że mają Państwo obowiązek złożyć korekty dokumentów w ZUS za 2007 r. począwszy od miesiąca, w którym została zaniżona podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe do miesiąca, w którym przychód pracownika faktycznie przekroczył roczną podstawę wymiaru składek. W wyniku sporządzenia korekt powstanie niedopłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz nadpłata składki na ubezpieczenie zdrowotne. Niedopłatę składek należy zapłacić w ZUS wraz z należnymi odsetkami za zwłokę.

WAŻNE!

Jeśli niedopłata składek na ubezpieczenia społeczne pracownika powstała z winy pracodawcy, pracodawca ma obowiązek uregulować zaległość wraz z odsetkami finansowanymi z własnych środków.

Nadpłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne ZUS zwraca płatnikowi składek, jeśli ten złoży pisemny wniosek. Gdy taki wniosek nie wpłynie, ZUS zaliczy nadpłatę na poczet zaległych, bieżących lub przyszłych należności z tytułu składek.

PRZYKŁAD

Wynagrodzenie pracownika wynosiło w 2007 r. 8000 zł brutto miesięcznie. W systemie kadrowo-płacowym nie została zmieniona kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - zamiast kwoty ograniczenia w wysokości 78 480 zł, pozostawiono limit obowiązujący w 2006 r. w kwocie 73 560 zł. Do września 2007 r. przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wypłacony w 2007 r. wyniósł 72 000 zł (8000 zł x 9 m-cy). Pracodawca uznał zatem, że pracownik osiągnął kwotę rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w październiku 2007 r. Składki na te ubezpieczenia zostały naliczone i odprowadzone tylko od części przychodu wypłaconego pracownikowi w październiku w wysokości 1560 zł (73 560 zł - 72 000 zł).

Wyliczenia, jakich dokonano w 2007 r.

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Prawidłowe wyliczenia (przy prawidłowej kwocie ograniczenia 78 480 zł), według których należy sporządzić korekty dokumentów ZUS

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Z powyższych obliczeń wynika, że w składkach na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w części finansowanej przez pracownika, wystąpiła w październiku 2007 r. niedopłata w wysokości 652,39 zł (632,45 zł + 226,80 zł - 152,26 zł - 54,60 zł). Natomiast niedopłata składek za październik 2007 r. po stronie pracodawcy w części, którą on finansuje, wyniosła 799,99 zł:

•naliczone i opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe:

1560 zł × 9,76% = 152,26 zł,

1560 zł × 6,5% = 101,40 zł,

łącznie: 253,66 zł;

•prawidłowa wysokość składek, które powinien opłacić płatnik:

6480 zł × 9,76% = 632,45 zł,

6480 zł × 6,5% = 421,20 zł,

łącznie: 1053,65 zł.

Niedopłata: 1053,65 zł - 253,66 zł = 799,99 zł.

Obok niedopłaty w składkach na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wystąpiła nadpłata w składce zdrowotnej w kwocie 58,71 zł (683,74 zł - 625,03 zł).

Po skorygowaniu dokumentów rozliczeniowych za październik 2007 r. i wpłaceniu na konto ZUS zaległości za 2007 r. wraz z odsetkami pracownik jako ubezpieczony powinien zwrócić pracodawcy część składek, które ubezpieczony finansuje z własnych środków. Składki na ubezpieczenia społeczne podlegają odliczeniu od dochodu podatnika w roku, w którym zostały uiszczone. Dlatego pracownik ma prawo odliczyć zapłacone składki od dochodu w zeznaniu podatkowym za 2008 r.

Nadpłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne pracodawca musi zwrócić pracownikowi, który z kolei ma obowiązek doliczyć ją do podatku w zeznaniu rocznym za 2008 r. Wcześniej bowiem ta składka została odliczona od zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik może doliczyć do podatku składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 7,75%, bo tylko taka część składki może zostać odliczona od zaliczki.

Zatem zarówno składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jak i podatek zostaną rozliczone w bieżącym roku. Zeznania podatkowego za 2007 r. nie należy korygować, ponieważ zostało ono sporządzone zgodnie ze stanem faktycznym, tzn. odliczono w nim składki, które rzeczywiście zostały zapłacone w ubiegłym roku.

• art. 26, art. 27b, art. 45 ust. 3a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

• art. 19 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.).

Izabela Nowacka

specjalista ds. kadr i płac