REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy: co zgodnie z prawem może zrobić pracodawca? Przepisy, orzeczenia sądów i stanowisko PIP

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Czy pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego?
Czy pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

To dość częsta i wywołująca sporo wątpliwości sytuacja. Pracownik ma zaległy urlop ale nie wypełnia wniosków urlopowych i „chomikuje” ten urlop na przyszłość. Na różne nieprzewidziane sytuacje. Dla pracodawcy to kłopot, bo może być w niektórych sytuacjach ukarany za to grzywną przez Państwową Inspekcję Pracy od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy). A ponadto pracodawca może być zobowiązany do tworzenia tzw. rezerw (tak naprawdę są to bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów) w bilansie na o wynagrodzenia za czas urlopu zaległego (niewykorzystanego w terminie). Czy zatem pracodawca może zmusić (tj. skutecznie skłonić metodami zgodnymi z prawem) pracownika do wykorzystania urlopu lub zaległego urlopu z poprzedniego roku? Przecież urlop to uprawnienie pracownika i jest udzielany na wniosek pracownika.

Urlop wypoczynkowy – przepisy kodeksu pracy

Zasady udzielania urlopów wypoczynkowych są określone w art. 152-173 kodeksu pracy.

Na podstawie art. 152 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem”. A pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Co do zasady:
-  pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. (art. 161 kodeksu pracy);
- urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. (art. 163 ust. 1 kodeksu pracy).

Ale na podstawie art. 166 kodeksu pracy, część urlopu niewykorzystaną z powodu:
1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3) odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo pełnienia służby w aktywnej rezerwie, przez czas do 3 miesięcy,
4) urlopu macierzyńskiego
pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.

Ponadto w myśl art. 164 kodeksu pracy urlop wypoczynkowy (zaplanowany i udzielony) można przesunąć w czasie:
§ 1. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.
§ 2. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

REKLAMA

REKLAMA

Jedyna dopuszczalna prawem sytuacja kiedy pracodawca może pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego bez wniosku pracownika

W przepisach dotyczących urlopów wypoczynkowych słowo „obowiązek” dotyczy z reguły pracodawcy. Natomiast tylko w jednym przepisie pojawia się to słowo w odniesieniu do pracownika:
Na podstawie art. 1671 kodeksu pracy, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 1551.

Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy, to jedyna dopuszczalna prawem sytuacja, kiedy pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego bez planu urlopowego, a także bez wniosku o urlop.

Jak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 26 kwietnia 2011 r. (sygn. akt. II PK 302/10) - udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia zależne jest jedynie od woli pracodawcy, której pracownik nie może się sprzeciwić.

Ważne

Zatem jak widać przepisy kodeksu pracy traktują urlop wypoczynkowy – co do zasady - jako uprawnienie pracownika, a udzielenie tego urlopu jest z reguły obowiązkiem pracodawcy.

Co z zaległym urlopem wypoczynkowym? Co może zrobić pracodawca?

Na podstawie art. 168 kodeksu pracy, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 (czyli zgodnie z planem urlopów) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Ten obowiązek pracodawcy nie dotyczy jednak części urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 (czyli urlop na żądanie).

Czy w tym przypadku można jakoś zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu? Przy czym trzeba wiedzieć, że urlop przysługujący w danym roku kalendarzowym staje się zaległym urlopem z dniem 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego.

Ważne

Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, poza ww. wyjątkiem wynikającym z art. 1671 kodeksu pracy, brak jest regulacji prawnych, które pozwalałaby na udzielenie pracownikowi urlopu, czy to bieżącego czy zaległego, bez jego zgody.

Jak wskazuje PIP, orzecznictwo Sądu Najwyższego w tym zakresie jest niejednolite, aczkolwiek idzie w kierunku, zgodnie z którym wywodzi takie uprawnienie z art. 168 kodeksu pracy., który bezwzględnie zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu zaległego.

Sąd Najwyższy w wyroku z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02)  stwierdził: „Udzielenie urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 168 Kodeksu pracy za poprzednie lata w I kwartale następnego roku (obecnie po zmianie prawa: do 30 września następnego roku - chodzi o urlop zaległy) nie wymaga zgody pracownika”.

Sąd Najwyższy powtórzył to stanowisko w wyroku z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07) w myśl którego „z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące”. Jak wyjaśnia PIP, z uzasadnienia tego wyroku wynika, że pracodawca ma możliwość wydania wiążącego polecenia wykorzystania urlopu zaległego w przewidzianym w kodeksie terminie, a nie wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.

Prawo pracodawcy wysłania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy przez pracodawcę, nawet gdy pracownik nie wyraża na to zgody - potwierdziło również Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację nr 8918 z dnia 6 sierpnia 2020 r. w sprawie udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego, wedle której: „orzecznictwo sądowe przyjmuje, powołując się na obowiązek udzielenia urlopu zaległego do określonej daty (30 września) oraz zważywszy, że niespełnienie powyższego obowiązku przez pracodawcę naraża go na sankcje, które może podjąć wobec niego Państwowa Inspekcja Pracy, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przepisie art. 168 k.p. Pracodawca zatem może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody”.

REKLAMA

Ale stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy Państwowej Inspekcji Pracy jest takie, że samorzutne udzielenie przez pracodawcę urlopu, wbrew woli pracownika, poza przypadkiem określonym w art.1671 k.p. nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne. Zdaniem PIP także odnośnie urlopu zaległego powinien mieć zastosowanie tryb przewidziany przepisami art.163 k.p. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ale PIP podpowiada pracodawcom następująca drogę: Pracodawca może jednak zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami okresie, a brak współpracy w tym zakresie sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi przewidzianymi w art. 108 Kodeksu pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy argumentuje, że procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów jest elementem organizacji pracy i porządku, do którego przestrzegania zobowiązać może np. umieszczenie jej w regulaminie pracy.
Dlatego – zdaniem PIP - pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie posiada uprawnienia do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.

W opinii PIP, w aktualnych przepisach nie ma także regulacji na temat możliwości udzielenia jednostronnie przez pracodawcę urlopu zaległego pracownikowi już po 30 września następnego roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył prawo do danego urlopu wypoczynkowego.

A więc - zdaniem PIP - pracodawca może jedynie żądać od pracownika współpracy w zakresie wykorzystania urlopu wypoczynkowego także zaległego. Współpraca ta powinna polegać na określaniu przez pracownika wspólnie z pracodawcą terminów urlopów i składania przez pracownika wniosków urlopowych w uzgodnionych z pracodawcą terminach. Brak współpracy pracownika w tym zakresie może skutkować odpowiedzialnością porządkową (kary określone w art. 108 kodeksu pracy).

Natomiast pracodawca nie ma prawnej możliwości skutecznego „wysłania” pracownika na urlop, poza wyjątkiem dot. okresu wypowiedzenia.

Przedawnienie urlopu wypoczynkowego

Roszczenia ze stosunku pracy (także dot. urlopu wypoczynkowego) ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. A terminu tego nie można ani skracać ani przedłużyć (art. 291 § 1 i § 3 kodeksu pracy). Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy: bieg 3-letniego terminu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy należy liczyć od 1 października roku następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu. Dotyczy to jednak prawa do wykorzystania urlopu.

Natomiast ów 3-letni termin przedawnienia prawa do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zaczyna biec od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Warto też wiedzieć, że skorzystanie przepisu dot. przedawnienia urlopu jest prawem (a nie obowiązkiem) pracodawcy. Zatem mimo przedawnionego urlopu wypoczynkowego pracodawca ma prawo go udzielić, jeżeli zechce.

Paweł Huczko

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Tryby wystawiania faktur w KSeF – jak i kiedy z nich korzystać?

Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a sposób wystawiania faktur zmieni się na zawsze. System przewiduje różne tryby – online, offline24, awaryjny – aby zapewnić firmom ciągłość działania w każdych warunkach. Dzięki temu nawet brak internetu czy awaria serwerów nie zatrzyma procesu fakturowania.

Nowe limity podatkowe na 2026 rok - co musisz wiedzieć już dziś? Wyliczenia i konsekwencje

Rok 2026 przyniesie przedsiębiorcom realne zmiany – limity podatkowe zostaną obniżone w wyniku przeliczenia według niższego kursu euro. Granica przychodów dla małego podatnika spadnie do 8 517 000 zł, a limit jednorazowej amortyzacji do 212 930 zł. To pozornie drobna korekta, która w praktyce może zdecydować o utracie ulg, uproszczeń i korzystnych form rozliczeń.

Samofakturowanie w KSeF – jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces?

Samofakturowanie pozwala nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dowiedz się, jakie warunki trzeba spełnić i jak przebiega cały proces w systemie KSeF.

SmartKSeF – jak bezpiecznie wystawiać e-faktury

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmienia sposób dokumentowania transakcji w Polsce. Od 2026 r. e-faktura stanie się obowiązkowa, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na różne scenariusze działania systemu. W praktyce oznacza to, że kluczowe staje się korzystanie z rozwiązań, które automatyzują proces i minimalizują ryzyka. Jednym z nich jest SmartKSeF – narzędzie wspierające firmy w bezpiecznym i zgodnym z prawem wystawianiu faktur ustrukturyzowanych.

REKLAMA

Integracja KSeF z PEF, czyli faktury w zamówieniach publicznych. Wyjaśnienia MF

Od 1 lutego 2026 r. wchodzi w życie pełna integracja Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF). Zmiany te obejmą m.in. zamówienia publiczne, a także relacje B2G (Business-to-Government). Oznacza to, że przedsiębiorcy realizujący kontrakty z administracją publiczną będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Ministerstwo Finansów w Podręczniku KSeF 2.0 wyjaśnia, jakie zasady będą obowiązywać i jakie rodzaje faktur z PEF będą przyjmowane w KSeF.

Testy otwarte API KSeF 2.0 właśnie ruszyły – sprawdź, co zmienia się w systemie e-Faktur, dlaczego integracja jest konieczna i jakie etapy czekają podatników w najbliższych miesiącach

30 września Ministerstwo Finansów uruchomiło testy otwarte API KSeF 2.0, które pozwalają sprawdzić, jak systemy finansowo-księgowe współpracują z nową wersją Krajowego Systemu e-Faktur. To kluczowy etap przygotowań do obowiązkowego wdrożenia KSeF 2.0, który już od lutego 2025 roku stanie się codziennością przedsiębiorców i księgowych.

Miliony do odzyskania! Spółki Skarbu Państwa mogą uniknąć podatku PCC dzięki zasadzie stand-still

Wyrok WSA w Gdańsku otwiera drogę spółkom pośrednio kontrolowanym przez Skarb Państwa do zwolnienia z podatku od czynności cywilnoprawnych przy strategicznych operacjach kapitałowych. Choć decyzja nie jest jeszcze prawomocna, firmy mogą liczyć na milionowe oszczędności i odzyskanie wcześniej pobranych podatków.

Rezerwa na zaległe urlopy pracowników - koszt, który może zaskoczyć na zamknięciu roku

Zaległe dni urlopowe stanowią realne i narastające ryzyko finansowe dla firm — szczególnie w sektorze MŚP. W mniejszych przedsiębiorstwach, gdzie często brakuje dedykowanych działów HR czy zespołów płacowych, łatwiej o kumulację niewykorzystanych dni. Z mojego doświadczenia jako CFO na godziny wynika, że problem jest niedoszacowany. Firmy często nie uświadamiają sobie skali zobowiązania. - tłumaczy Marta Kobińska, CEO Create the Flow, dyrektor finansowa, CFO na godziny.

REKLAMA

Tryb awaryjny w KSeF – jak działa i kiedy z niego skorzystać?

Obowiązkowy KSeF od 2026 r. budzi emocje, a jedną z najczęściej zadawanych obaw jest: co stanie się, gdy system po prostu przestanie działać?Odpowiedzią ustawodawcy jest tryb awaryjny. Jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczyć przedsiębiorców przed paraliżem działalności w razie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF.

Ruszyły masowe kontrole kart lunchowych. Co szczególnie sprawdza ZUS? Czy masz prawo do zwolnienia ze składek?

Karty lunchowe od kilku lat są jednym z najczęściej wybieranych pozapłacowych benefitów pracowniczych. Do września 2023 r. karty mogły być wykorzystywane wyłącznie w restauracjach i innych punktach gastronomicznych. Od tego momentu ich popularność dodatkowo wzrosła – z uwagi na możliwość korzystania z nich również w sklepach spożywczych i supermarketach. Ta zmiana, choć dla pracowników korzystna, wywołała lawinę kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który coraz uważniej przygląda się temu, w jaki sposób firmy stosują zwolnienie ze składek.

REKLAMA