REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy: co zgodnie z prawem może zrobić pracodawca? Przepisy, orzeczenia sądów i stanowisko PIP

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Czy pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego?
Czy pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

To dość częsta i wywołująca sporo wątpliwości sytuacja. Pracownik ma zaległy urlop ale nie wypełnia wniosków urlopowych i „chomikuje” ten urlop na przyszłość. Na różne nieprzewidziane sytuacje. Dla pracodawcy to kłopot, bo może być w niektórych sytuacjach ukarany za to grzywną przez Państwową Inspekcję Pracy od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy). A ponadto pracodawca może być zobowiązany do tworzenia tzw. rezerw (tak naprawdę są to bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów) w bilansie na o wynagrodzenia za czas urlopu zaległego (niewykorzystanego w terminie). Czy zatem pracodawca może zmusić (tj. skutecznie skłonić metodami zgodnymi z prawem) pracownika do wykorzystania urlopu lub zaległego urlopu z poprzedniego roku? Przecież urlop to uprawnienie pracownika i jest udzielany na wniosek pracownika.

Urlop wypoczynkowy – przepisy kodeksu pracy

Zasady udzielania urlopów wypoczynkowych są określone w art. 152-173 kodeksu pracy.

Na podstawie art. 152 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem”. A pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

Co do zasady:
-  pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. (art. 161 kodeksu pracy);
- urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. (art. 163 ust. 1 kodeksu pracy).

Ale na podstawie art. 166 kodeksu pracy, część urlopu niewykorzystaną z powodu:
1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3) odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo pełnienia służby w aktywnej rezerwie, przez czas do 3 miesięcy,
4) urlopu macierzyńskiego
pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.

Ponadto w myśl art. 164 kodeksu pracy urlop wypoczynkowy (zaplanowany i udzielony) można przesunąć w czasie:
§ 1. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.
§ 2. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

REKLAMA

REKLAMA

Autopromocja

Jedyna dopuszczalna prawem sytuacja kiedy pracodawca może pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego bez wniosku pracownika

W przepisach dotyczących urlopów wypoczynkowych słowo „obowiązek” dotyczy z reguły pracodawcy. Natomiast tylko w jednym przepisie pojawia się to słowo w odniesieniu do pracownika:
Na podstawie art. 1671 kodeksu pracy, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 1551.

Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy, to jedyna dopuszczalna prawem sytuacja, kiedy pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego bez planu urlopowego, a także bez wniosku o urlop.

Jak uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 26 kwietnia 2011 r. (sygn. akt. II PK 302/10) - udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia zależne jest jedynie od woli pracodawcy, której pracownik nie może się sprzeciwić.

Ważne

Zatem jak widać przepisy kodeksu pracy traktują urlop wypoczynkowy – co do zasady - jako uprawnienie pracownika, a udzielenie tego urlopu jest z reguły obowiązkiem pracodawcy.

Co z zaległym urlopem wypoczynkowym? Co może zrobić pracodawca?

Na podstawie art. 168 kodeksu pracy, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 (czyli zgodnie z planem urlopów) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Ten obowiązek pracodawcy nie dotyczy jednak części urlopu udzielanego zgodnie z art. 1672 (czyli urlop na żądanie).

Czy w tym przypadku można jakoś zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu? Przy czym trzeba wiedzieć, że urlop przysługujący w danym roku kalendarzowym staje się zaległym urlopem z dniem 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego.

Ważne

Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy, poza ww. wyjątkiem wynikającym z art. 1671 kodeksu pracy, brak jest regulacji prawnych, które pozwalałaby na udzielenie pracownikowi urlopu, czy to bieżącego czy zaległego, bez jego zgody.

Jak wskazuje PIP, orzecznictwo Sądu Najwyższego w tym zakresie jest niejednolite, aczkolwiek idzie w kierunku, zgodnie z którym wywodzi takie uprawnienie z art. 168 kodeksu pracy., który bezwzględnie zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu zaległego.

Sąd Najwyższy w wyroku z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02)  stwierdził: „Udzielenie urlopu wypoczynkowego na podstawie art. 168 Kodeksu pracy za poprzednie lata w I kwartale następnego roku (obecnie po zmianie prawa: do 30 września następnego roku - chodzi o urlop zaległy) nie wymaga zgody pracownika”.

Sąd Najwyższy powtórzył to stanowisko w wyroku z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07) w myśl którego „z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące”. Jak wyjaśnia PIP, z uzasadnienia tego wyroku wynika, że pracodawca ma możliwość wydania wiążącego polecenia wykorzystania urlopu zaległego w przewidzianym w kodeksie terminie, a nie wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.

Prawo pracodawcy wysłania pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy przez pracodawcę, nawet gdy pracownik nie wyraża na to zgody - potwierdziło również Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację nr 8918 z dnia 6 sierpnia 2020 r. w sprawie udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego, wedle której: „orzecznictwo sądowe przyjmuje, powołując się na obowiązek udzielenia urlopu zaległego do określonej daty (30 września) oraz zważywszy, że niespełnienie powyższego obowiązku przez pracodawcę naraża go na sankcje, które może podjąć wobec niego Państwowa Inspekcja Pracy, że pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi udzielić mu urlopu w terminie określonym w przepisie art. 168 k.p. Pracodawca zatem może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody”.

REKLAMA

Ale stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy Państwowej Inspekcji Pracy jest takie, że samorzutne udzielenie przez pracodawcę urlopu, wbrew woli pracownika, poza przypadkiem określonym w art.1671 k.p. nawet jeżeli jest to urlop zaległy, wkracza w sferę uprawnień pracowniczych i jako takie jest prawnie niedopuszczalne. Zdaniem PIP także odnośnie urlopu zaległego powinien mieć zastosowanie tryb przewidziany przepisami art.163 k.p. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Ale PIP podpowiada pracodawcom następująca drogę: Pracodawca może jednak zobowiązać pracowników do określenia terminów, w których chcą wykorzystać zaległe urlopy w określonym przepisami okresie, a brak współpracy w tym zakresie sankcjonować dopuszczalnymi środkami porządkowymi przewidzianymi w art. 108 Kodeksu pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy argumentuje, że procedura wyznaczania terminów wykorzystywania urlopów jest elementem organizacji pracy i porządku, do którego przestrzegania zobowiązać może np. umieszczenie jej w regulaminie pracy.
Dlatego – zdaniem PIP - pracodawca może wydać pracownikowi polecenie wykorzystania zaległego urlopu i je egzekwować, ale nie posiada uprawnienia do jednostronnego wyznaczenia konkretnego terminu jego wykorzystania.

W opinii PIP, w aktualnych przepisach nie ma także regulacji na temat możliwości udzielenia jednostronnie przez pracodawcę urlopu zaległego pracownikowi już po 30 września następnego roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył prawo do danego urlopu wypoczynkowego.

A więc - zdaniem PIP - pracodawca może jedynie żądać od pracownika współpracy w zakresie wykorzystania urlopu wypoczynkowego także zaległego. Współpraca ta powinna polegać na określaniu przez pracownika wspólnie z pracodawcą terminów urlopów i składania przez pracownika wniosków urlopowych w uzgodnionych z pracodawcą terminach. Brak współpracy pracownika w tym zakresie może skutkować odpowiedzialnością porządkową (kary określone w art. 108 kodeksu pracy).

Natomiast pracodawca nie ma prawnej możliwości skutecznego „wysłania” pracownika na urlop, poza wyjątkiem dot. okresu wypowiedzenia.

Przedawnienie urlopu wypoczynkowego

Roszczenia ze stosunku pracy (także dot. urlopu wypoczynkowego) ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. A terminu tego nie można ani skracać ani przedłużyć (art. 291 § 1 i § 3 kodeksu pracy). Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy: bieg 3-letniego terminu przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy należy liczyć od 1 października roku następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu. Dotyczy to jednak prawa do wykorzystania urlopu.

Natomiast ów 3-letni termin przedawnienia prawa do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zaczyna biec od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Warto też wiedzieć, że skorzystanie przepisu dot. przedawnienia urlopu jest prawem (a nie obowiązkiem) pracodawcy. Zatem mimo przedawnionego urlopu wypoczynkowego pracodawca ma prawo go udzielić, jeżeli zechce.

Paweł Huczko

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
KSeF pomoże uszczelnić budżet. MF liczy na 18,7 mld zł wpływów w 2026 roku

Dzięki zmianom w podatkach i uszczelnieniu systemu za pomocą KSeF, Polska może w 2026 roku zyskać nawet 18,7 mld zł. Wśród planowanych działań są m.in. podwyżki CIT dla banków, wyższe stawki VAT i akcyzy oraz ograniczenie liczby osób nielegalnie zatrudnionych w budownictwie.

Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co się zmieni już od lutego 2026 roku?

Już od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

REKLAMA

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

REKLAMA

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

REKLAMA