REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

E-teczki pracownicze już od 1 stycznia 2019 r.

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
 Soneta sp. z o.o.
Firma Soneta sp. z o.o. jest polskim producentem oprogramowania do zarządzania i księgowości – enova365.
E-teczki pracownicze już od 1 stycznia 2019 r. /fot. Fotolia
E-teczki pracownicze już od 1 stycznia 2019 r. /fot. Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Od stycznia 2019 roku w życie wejdą zmiany w Kodeksie Pracy oraz ustawie o emeryturach i rentach, które pozwolą na rezygnację z papierowych archiwów akt pracowniczych. Jakie zmiany czekają pracodawców i czy warto przejść na e-teczki?

Obecne przepisy

Każdy Polski pracodawca jest prawnie zobowiązany do prowadzenia akt swoich pracowników. Każda teczka zawiera informację na temat trzech etapów życia pracownika w firmie:

REKLAMA

  • A – dokumenty sprzed okresu zatrudnienia (świadectwa pracy, dyplom itp.)
  • B – dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika (umowa, zaświadczenie lekarskie, szkolenia BHP)
  • C – dokumenty wystawiane po zwolnieniu pracownika (świadectwo pracy, wypowiedzenie)

REKLAMA

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, przedsiębiorcy muszą przechowywać dokumenty swoich byłych pracowników, przez okres aż 50 lat. Tak długi okres przechowywania dokumentacji (najdłuższy w Europie) miał zagwarantować pracownikom możliwość odzyskania dokumentów, w momencie wyliczania należnej emerytury.

Obecnie dokumenty pracownicze muszą być przechowywane w formie papierowej. Pracodawcy mogą co prawda prowadzić akta pracownicze także w wersji elektronicznej, ale nie zwalnia ich to z obowiązku posiadania ich również w wersji papierowej. Z tych powodów przechowywanie teczek pracowniczych jest w Polsce sporym obciążeniem kosztowym i organizacyjnym. Firmy większe muszą wygospodarować dość dużą powierzchnię magazynową. Te mniejsze stoją natomiast przed wyzwaniem właściwego zabezpieczenia przechowywanych dokumentów. Swojego czasu głośna była historia nieuczciwej firmy, która miała zajmować się prowadzeniem archiwów pracowniczych, a w rzeczywistości niszczyła większość powierzonych dokumentów. W efekcie, jej klienci musieli zmierzyć się ze sporymi problemami i tłumaczyć się zarówno przed byłymi pracownikami, jak i przed ZUSem.

Zmiany w prawie pracy

1 stycznia 2019 r. wejdą w życie zmiany dwóch ustaw – Kodeksu Pracy oraz Ustawy o emeryturze i rencie. Jeśli chodzi o prowadzenie akt pracowniczych wprowadzone zostaną trzy istotne zmiany:

  • Okres przechowywania teczek zostanie skrócony z 50 do 10 lat
  • Pracodawcy będą mogli wybrać w jakiej formie (papierowej lub elektronicznej) chcą prowadzić teczki pracownicze.
  • Zostaną wprowadzone nowe raporty ZUS tzw. raport informacyjny

Co do zasady wprowadzone zmiany są dla pracodawców pozytywne, czai się w nich jednak pewien haczyk.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Skrócenie okresu przechowywania dokumentów do 10 lat, stanie się automatyczne tylko dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku osób zatrudnianych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, ale dopiero po złożeniu w ZUS raportu informacyjnego. Niezłożenie takiego raportu będzie równoznaczne z utrzymaniem 50 letniego okresu przechowywania. Jeszcze gorzej mają przedsiębiorcy, którzy działają na rynku dłużej niż 20 lat (a więc w znacznej mierze wielkie spółki państwowe). Dane pracowników zatrudnionych przed rokiem 1999 będą musiały być przechowywane zgodnie ze starymi zasadami, firmy będą musiał więc zachować je aż do 2049 roku.

Jeśli chodzi o drugą zmianę to pracodawca będzie musiał zdecydować i wybrać tylko JEDNĄ metodą prowadzenia teczek. To oczywiście logiczniejsze rozwiązanie i docelowo większość pracodawców zapewne i tak zdecydowałby się na jeden typ archiwów. Jednak biorą pod uwagę czas potrzebny na przeniesienie choćby jednej teczki do przestrzeni online, przedsiębiorcy staną przed nie lada wyzwaniem. Na plusie będą firmy, które już jakiś czas temu zdecydował się na prowadzenie akt pracowniczych w dwóch formatach. Jak pokazują badania realizowane przez Spółkę Soneta, producenta oprogramowania enova365, może być to nawet 50% firm w Polsce. Te będą musiały jedynie zutylizować posiadane zbiory papierowe (oczywiście po dopełnieniu wszystkich formalności z ZUS).

Brak przepisów wykonawczych

I właśnie problemem pozostają kwestię formalne. Ustawa określa zaledwie ogólne aspekty. Bardziej szczegółowe informacje znajdą się w rozporządzeniu, które ma doprecyzować takie wątki jak zakres, sposób i warunki prowadzenia i przechowywania akt oraz zasady dotyczące przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną.

Rozporządzenie, będące obecnie w fazie projektowej, określa takie aspekty jak:

  • Nowy wzór teczki pracowniczej do której, poza wspomnianymi wyżej częściami (A,B,C), ma zostać dołożony kolejny element. W nowej części pracodawcy będą umieszczać dokumenty związane z ewidencją czasu pracy. Projekt rozporządzenie nie określa czy dokumenty te będą aktualizowane raz do roku czy raz na miesiąc. Ale już widać, że po akta będzie trzeba sięgać znacznie częściej niż było to do tej pory.
  • Szczegóły dotyczące sposobu i zasad przekazywania dokumentacji pracowniczej pracownikowi lub byłemu pracownikowi.
  • Szczegóły związane z wydawaniem kopii dokumentacji pracownikowi w formie elektronicznej lub jako wydruk, obecnym i byłym pracownikom.
  • Zasady niszczenia dokumentacji pracowniczej.
  • Wzory nowych dokumentów do ZUS (raport Informacyjny ZUS RIA) oraz aktualizację dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS.

Polecamy: Kodeks pracy 2018. Praktyczny komentarz z przykładami

Rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019, a pracodawcy będą mieli pół roku na dostosowanie się do nowych przepisów.

- Na cztery miesiące przed wejściem w życie zmian wciąż jeszcze więcej jest pytań niż odpowiedzi. Mówi Joanna Walentek, kierownik projektu kadry – płace enova365 w firmie Soneta. - Na te informacje czekają nie tylko przedsiębiorcy, ale również dostawcy systemów informatycznych, którzy będą musieli dostosować swoje produkty do nowych wytycznych. Przedsiębiorcy z kolei już dzisiaj powinni zapytać swoich dostawców nie tylko jak wyglądają w ich systemach e-teczki obecnie, ale także jakie są plany w kontekście ich rozwoju. To pozwoli wybrać oprogramowanie, które spełni ich oczekiwania nie tylko dzisiaj, ale także w przyszłości.

Zobacz także: Kadry


Jak przygotować się do przejścia na e-archiwum?

Niestety brak przepisów wykonawczych utrudnia odpowiedź na to pytanie. Z pewnością jednak przedsiębiorcy powinni już teraz zadać sobie pytanie – czy i kiedy ewentualnie planują przejście na wersję elektroniczną archiwum.

Kolejnym krokiem powinna być decyzja o miejscu przechowywania e-archiwum, czyli najprawdopodobniej wybór odpowiedniego systemu informatycznego. - Dobry system powinien nam pozwolić nie tylko odwzorować teczki pracownicze w wersji elektronicznej. Powinniśmy również wybrać oprogramowanie, które umożliwi nam łatwą ewidencję dokumentów i przeszukiwanie baz czy pomoże w kontrolowaniu stanu dokumentacji – dodaje Joanna Walentek, kierownik projektu kadry płace enova365. - Cennym narzędziem mogą być także portale pracownicze, które umożliwiają udostępnienie danych i dokumentów również samym pracownikom. Pamiętajmy, że przepisy prawne będą nadal ewoluować w kierunku cyfrowego państwa. Obecnie trwają pracę nad zmianami, które całkowicie wyeliminowałyby konieczność drukowania umów i innych dokumentów między pracodawcą a pracownikiem. A to dopiero początek zmian. 

Podsumowując: za czy przeciw?

Ogólnie zmiany związane z teczkami pracowniczymi można ocenić jako pozytywne. W pierwszej fazie wejścia w życie zmian, przedsiębiorcy będą musieli poświęcić im trochę czasu i niestety muszą również liczyć się z pewnymi kosztami. Jednak finalnie e-teczki to dla przedsiębiorców, zwłaszcza tych już nieco większych, spory plus. Najważniejsza korzyść to oczywiście niższe koszty. Niektóre szacunki mówią nawet o oszczędnościach rzędu 200 tys. złotych rocznie. Dokumenty w formie elektronicznej zajmują przecież znacznie mniej miejsca, cześć firm będzie więc mogła zrezygnować z dodatkowych magazynów / pomieszczeń czy usług firm zewnętrznych.

REKLAMA

Druga korzyści to oczywiście wzrost bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów. I to zarówno pod kontem ich zniszczenia / zagubienia (co wiąże się z karami ze strony ZUSu), jak i wyciekiem (co jest szczególnie istotne w związku z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych). Choć o bezpieczeństwo dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej również należy dbać, jest to mniej kosztowne i mniej czasochłonne niż zabezpieczenie dokumentów tradycyjnych.

Bardzo ważnym aspektem jest również wprowadzenie nowej części dokumentacji, związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy pracowników. Ta część będzie musiała być bowiem regularnie aktualizowana, częstotliwość sięgania po teczkę pracownika będzie znacznie wyższa niż było to do tej pory. W wersji elektronicznej raporty czasów pracy będzie można załączać do akt automatycznie. Taka aktualizacja w przypadku wersji papierowych będzie już natomiast bardzo czasochłonną operacją.

Ale e-archiwa to dla firm również inne korzyści. Łatwiejsze przeszukiwanie teczek, agregacja wiedzy, oszczędność pracy dla działów kadrowych – to tylko kilka z nich. Dodatkowo należy pamiętać o wspomnianym już wyżej trendzie związanym z cyfryzacją biznesu. Od 1 stycznia 2019 e-teczki będą dobrowolne, kto wie czy za kilka lat nie staną się obowiązkowe. Im szybciej przedsiębiorcy podejmą więc działania związane z cyfryzacją akt pracowniczych, tym łatwiej będzie im zapanować na kolejnymi zmianami.

Autor: Joanna Walentek

Źródło: Soneta sp. z o.o., producent oprogramowania enova365

Joanna Walentek, Soneta sp. z o.o.
Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Obowiązkowy KSeF 2026: Prof. W. Modzelewski: Dlaczego trzeba wywrócić do góry nogami obecny system fakturowania? Sprzeczności w kolejnej wersji nowelizacji ustawy o VAT

Obecny system fakturowania w bólach rodził się przed trzydziestu laty – dlaczego teraz trzeba go wywrócić do góry nogami, wprowadzając obowiązkowy model KSeF? Pyta prof. dr hab. Witold Modzelewski. I jednocześnie zauważa, że po uważnej lekturze kolejnej wersji przepisów dot. obowiązkowego KSeF, można dojść do wniosku, że oczywiste sprzeczności w nich zawarte uniemożliwiają ich legalne zastosowanie.

Obowiązki podatkowe pracowników transgranicznych - zasady, terminy, reguła 183 dni, rezydencja podatkowa

W dobie rosnącej mobilności zawodowej coraz więcej osób podejmuje zatrudnienie poza granicami swojego kraju. W niniejszym artykule omawiamy kluczowe zagadnienia dotyczące obowiązków podatkowych pracowników transgranicznych, którzy zdecydowali się podjąć zatrudnienie w Polsce.

Jaka inflacja w Polsce w 2025, 2026 i 2027 roku - prognozy NBP

Inflacja CPI w Polsce z 50-proc. prawdopodobieństwem ukształtuje się w 2025 r. w przedziale 3,5-4,4 proc., w 2026 r. w przedziale 1,7-4,5 proc., a w 2027 r. w przedziale 0,9-3,8 proc. - tak wynika z najnowszej projekcji Departamentu Analiz Ekonomicznych NBP z lipca 2025 r. Projekcja ta uwzględnia dane dostępne do 9 czerwca br.

Podatek od prezentu ślubnego - kiedy trzeba zapłacić. Prawo rozróżnia 3 kategorie darczyńców i 3 limity wartości darowizn

Dla nowożeńców – prezent, dla Urzędu Skarbowego – podstawa opodatkowania. Fiskus przewidział dla darowizn konkretne przepisy prawa podatkowego i lepiej je znać, zanim wpędzimy się w kłopoty, zostawiając grube rysy na pięknych ślubnych wspomnieniach. Szczególnie kłopotliwa może być gotówka. Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl i fillup.pl tłumaczy, co zrobić z weselnymi kopertami i kosztownymi podarunkami.

REKLAMA

Stopy procentowe NBP 2025: w lipcu obniżka o 0,25 pkt proc.

Rada Polityki Pieniężnej na posiedzeniu w dniach 1-2 lipca 2025 r. postanowiła obniżyć wszystkie stopy procentowe NBP o 0,25 punktu procentowego. Stopa referencyjna wynosić będzie od 3 lipca 2025 r. 5,00 proc. - poinformował w komunikacie Narodowy Bank Polski. Decyzja RPP była zaskoczeniem dla większości analityków finansowych i ekonomistów, którzy oczekiwali braku zmian w lipcu.

Jak legalnie wypłacić pieniądze ze spółki z o.o. Zasady i skutki podatkowe. Adwokat wyjaśnia wszystkie najważniejsze sposoby

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to popularna forma prowadzenia biznesu w Polsce, ceniona za ograniczenie ryzyka osobistego wspólników. Niesie ona jednak ze sobą szczególną cechę – tzw. podwójne opodatkowanie zysków. Oznacza to, że najpierw sama spółka płaci podatek CIT od swojego dochodu (9% lub 19%), a następnie, gdy zysk jest wypłacany wspólnikom, wspólnik musi zapłacić podatek dochodowy PIT od otrzymanych środków. Dla wielu początkujących przedsiębiorców jest to duże zaskoczenie, ponieważ w jednoosobowej działalności gospodarczej można swobodnie dysponować zyskiem i płaci się podatek tylko raz. W spółce z o.o. majątek spółki jest odrębny od majątku prywatnego właścicieli, więc każda wypłata pieniędzy ze spółki na rzecz wspólnika lub członka zarządu musi mieć podstawę prawną. Poniżej przedstawiamy wszystkie legalne metody „wyjęcia” środków ze spółki z o.o., wraz z krótkim omówieniem zasad ich stosowania oraz konsekwencji podatkowych i ewentualnych ryzyk.

Odpowiedzialność członków zarządu za długi i niezapłacone podatki spółki z o.o. Kiedy powstaje i jakie są sankcje? Jak ograniczyć ryzyko?

W świadomości wielu przedsiębiorców panuje przekonanie, że założenie spółki z o.o. jest swoistym „bezpiecznikiem” – że prowadząc działalność w tej formie, nie odpowiadają oni osobiście za zobowiązania. I rzeczywiście – to spółka, jako osoba prawna, ponosi odpowiedzialność za swoje długi. Jednak ta zasada ma wyjątki. Najważniejszym z nich jest art. 299 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), który otwiera drogę do pociągnięcia członków zarządu do odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki.

Zakładanie spółki z o.o. w 2025 roku. Adwokat radzi jak to zrobić krok po kroku i bez błędów

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością pozostaje jednym z najczęściej wybieranych modeli prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. W 2025 roku proces rejestracji jest w pełni cyfrowy, a pozorne uproszczenie procedury sprawia, że wielu przedsiębiorców zakłada spółki „od ręki”, nie przewidując potencjalnych konsekwencji. Niestety, błędy popełnione na starcie mogą skutkować realnymi problemami organizacyjnymi, podatkowymi i prawnymi, które ujawniają się dopiero po miesiącach – lub latach.

REKLAMA

Faktury ustrukturyzowanej nie da się obiektywnie (w sensie prawnym) użyć ani udostępnić poza KSeF. Co zatem będzie przedmiotem opisu i dekretacji jako dowód księgowy?

Nie da się w sensie prawnym „użyć faktury ustrukturyzowanej poza KSeF” oraz jej „udostępnić” w innej formie niż poprzez bezpośredni dostęp do KSeF – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Obowiązkowy KSeF 2026: Ministerstwo Finansów publikuje harmonogram, dokumentację API KSeF 2.0 oraz strukturę logiczną FA(3)

W dniu 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało szczegółową dokumentację techniczną w zakresie implementacji Krajowego Systemu e-Faktur z narzędziami wspierającymi integrację. Od dziś firmy oraz dostawcy oprogramowania do wystawiania faktur mogą rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w środowisku testowym. Materiały są dostępne pod adresem: ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow. W przypadku pytań w zakresie udostępnionej dokumentacji API KSeF 2.0 Ministerstwo Finansów prosi o kontakt za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego: ksef.podatki.gov.pl/formularz.

REKLAMA