Elektroniczne teczki pracowników sposobem na szybki dostęp do akt

Polecamy: Umowy terminowe – jak zawierać i wypowiadać (książka)

Co mówią przepisy?

Teczka pracownika jest podzielona na trzy części. Pracodawca w części „A” gromadzi dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie. W części „B” znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz obrazujące przebieg zatrudnienia pracownika. Część „C” to natomiast wszystko, co związane jest z ustaniem zatrudnienia. Wszystkie te dokumenty muszą być odpowiednio posegregowane i przechowywane w fizycznej, papierowej teczce.

Terminowe umowy o pracę od 22 lutego 2016 r.

Elektroniczne teczki z aktami

O ile papierowych teczek, w zgodzie z przepisami, nie można jeszcze zastąpić elektronicznymi, o tyle nic nie stoi na przeszkodzie, by akta osobowe pracowników gromadzić równolegle w formie elektronicznej. Aby zautomatyzować ten proces i nie zginąć w stosie przeróżnych plików, niezbędne będzie odpowiednie oprogramowanie kadrowo-płacowe. Oprogramowanie to umożliwi tworzenie teczek pracowników i odpowiednie segregowanie dodawanych dokumentów.

Szereg korzyści

Utworzona w ten sposób elektroniczna dokumentacja kadrowa także będzie podzielona na trzy zasadnicze części, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Będzie też zawsze dostępna z poziomu programu.

Polecamy: Kodeks pracy 2016 z komentarzem

Przykładowo, przy wypełnianiu historii zatrudnienia program może zapamiętać również zeskanowany oryginał świadectwa pracy. Umożliwia to szybki, bieżący wgląd w oryginały wszystkich wprowadzonych dokumentów. Oczywiście, w równie łatwy sposób, w razie potrzeby, można je modyfikować, dodając np. nowe pozycje, obrazujące przebieg zatrudnienia.

Dobry program kadrowo-płacowy potrafi wiele

Zastosowanie odpowiedniego, dobranego do potrzeb przedsiębiorstwa, programu do obsługi kadr i płac zawsze przekłada się na znaczącą optymalizację pracy. Oprócz zarządzania zasobami ludzkimi, dobrze dobrane oprogramowanie pomaga rozliczać czas pracy, naliczać wynagrodzenia czy generować szeroki wachlarz raportów i zestawień, niezbędny chociażby do oceny kondycji przedsiębiorstwa przez kadrę menedżerską i zarządzającą.

Autor: RESET2 Sp. z o.o.

Wzór umowa o pracę – ważny od 22 lutego 2016 r.

Podyskutuj o tym na naszym FORUM