Wadium to obce środki pieniężne przejściowo znajdujące się w dyspozycji jednostki. Stanowi rodzaj depozytu przekazanego organizatorowi przetargu. Jest świadczeniem warunkowym, które w razie przegrania przetargu podlega zwrotowi, a w razie wygrania jest zaliczane na poczet ceny. Jeśli osoba wpłacająca wadium, która wygrała przetarg, nie zamierza wywiązać się ze złożonej oferty - wadium ulega przepadkowi.

Wadium to określona suma pieniędzy składana na poczet zabezpieczenia dotrzymania warunków umowy. Zazwyczaj jest wpłacane przy przetargach na rzecz podmiotu organizującego przetarg, gdy oferent składa swoją propozycję cenową. Przepisy dotyczące wadium są zawarte w kodeksie cywilnym. Zgodnie z nimi w warunkach aukcji albo przetargu można zastrzec, że przystępujący do aukcji albo przetargu powinien, pod rygorem niedopuszczenia do nich, wpłacić organizatorowi określoną sumę albo ustanowić odpowiednie zabezpieczenie jej zapłaty (wadium). Jeżeli oferent, mimo wyboru jego oferty, uchyla się od zawarcia umowy, której ważność zależy od spełnienia szczególnych wymagań przewidzianych w ustawie, organizator może pobraną sumę zachować albo dochodzić zaspokojenia z wadium. Uczestnikom, których oferty nie zostały wybrane wadium należy niezwłocznie zwrócić, a ustanowione zabezpieczenie wygasa. Z kolei, gdy organizator uchyla się od zawarcia umowy, oferent, którego oferta została wybrana, może żądać zapłaty podwójnego wadium albo naprawienia szkody.

Konta rozliczania wadium

Do ewidencji rozrachunków z tytułu wpłaconego i otrzymywanego wadium służy konto "Pozostałe rozrachunki". Konto to wykazuje saldo do chwili rozliczenia wpłaconej/otrzymanej kwoty. Jeżeli spółka wpłacająca wadium wygra przetarg, przekazaną kwotę wadium może zaliczyć na poczet przyszłej zapłaty. W takiej sytuacji należy przeksięgować wartość wadium z konta "Pozostałe rozrachunki" na konto "Rozrachunki z tytułu przetargu". Analogicznych przeksięgowań należy dokonać u organizatora.

Jeśli mimo wygranego przetargu spółka wycofa się z umowy, wpłacone wadium ulega przepadkowi na rzecz spółki rozpisującej przetarg. W takiej sytuacji organizator przetargu uzyskuje przychód, który wykazuje na koncie "Pozostałe przychody operacyjne", a niedoszły kontrahent ponosi koszt wykazywany na koncie "Pozostałe koszty operacyjne".

Utracone wadium jako koszt

Utracone wadium zazwyczaj nie będzie u uczestnika przetargu kosztem uzyskania przychodów ze względu na brak powiązania z uzyskanym przychodem oraz związku z ochroną źródła przychodów. Utracone wadium może jednak być zaliczone do kosztów podatkowych, jeżeli odstąpienie od zawarcia umowy miało gospodarcze uzasadnienie.

Są takie sytuacje i zdarzenia gospodarcze, które z ekonomicznego punktu widzenia uzasadniają rezygnację z zawarcia umowy i utratę wadium. Tak jest gdy jednostka odstąpi od zawarcia umowy i utraci wadium, ale zapobiegnie większym stratom.

Wadium a VAT

Sama wpłata wadium nie jest obrotem podlegającym opodatkowaniu VAT. Obowiązek ten powstanie dopiero wtedy, gdy wadium podlega zaliczeniu na poczet ceny. Taki wniosek potwierdza również interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 22 grudnia 2007 r. (nr ITPP 1/443-305/07/KM). Izba skarbowa uznała, że wadium staje się częściową należnością z chwilą pozytywnego zakończenia procedury przetargowej. W tej sytuacji wadium zostaje zaliczone na poczet należności jako zaliczka i podlega regułom ustawy o VAT. Dla sprzedawcy powstaje więc obowiązek podatkowy w części obejmującej otrzymaną należność - na zasadach określonych w art. 19 ust. 11 ustawy o VAT.

Tabela. Ewidencja wadium w księgach rachunkowych wpłacającego i otrzymującego

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

PRZYKŁAD 1

Spółka chce kupić w przetargu maszynę o wartości 500 000 zł. W tym celu wpłaciła wadium w wysokości 50 000 zł. Jednostka przetarg wygrała.

Wariant 1

Zaliczenie wadium na poczet ceny

Ewidencja księgowa

1. Wpłata wadium - 50 000 zł:

Wn "Pozostałe rozrachunki" 50 000

Ma "Rachunek bankowy" 50 000

2. Wygrana w przetargu - zawarcie umowy o zakup maszyny. W tym momencie następuje zaliczenie kwoty wpłaconego wadium na poczet ceny:

Wn "Rozrachunki z dostawcami" 50 000

- w analityce imienne konto kontrahenta

Ma "Pozostałe rozrachunki" 50 000

3. Otrzymanie od sprzedającego faktury dokumentującej wpłacone wadium, które w momencie zaliczenia go na poczet ceny potraktowane zostało jak zaliczka:

- wartość netto - 40 983,61 zł

- VAT - 9016,39 zł

Wn "Rozliczenie zakupu" 40 983,61

- w analityce "Zaliczki na środki trwałe"

Wn "VAT naliczony" 9 016,39

Ma "Rozrachunki z dostawcami" 50 000

- w analityce imienne konto kontrahenta