Skarbówka potwierdza: faktura spoza KSeF nie pozbawia prawa do kosztu podatkowego

• Wątpliwości podatników: KSeF a KUP
• Stan faktyczny i pytanie podatnika
• Stanowisko organu podatkowego: korzystne dla nabywcy
• Praktyczne konsekwencje dla nabywców
• Podsumowanie
• Powołane interpretacje podatkowe:
• Podstawa prawna:

Wątpliwości podatników: KSeF a KUP

Obowiązkowy KSeF wszedł w życie 1 lutego 2026 r. dla największych podatników (roczna sprzedaż powyżej 200 mln zł wraz z podatkiem od towarów i usług w 2024 r.), Od 1 kwietnia 2026 r. wejdzie w życie dla pozostałych przedsiębiorców. Nowe przepisy zobowiązują dostawców do wystawiania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem rządowego systemu. Jednak praktyka gospodarcza bywa nieprzewidywalna część faktur trafia do nabywców w formie papierowej lub jako zwykły plik elektroniczny, czyli poza KSeF. Powstało zatem pytanie: czy nabywca traci wówczas prawo do rozpoznania wydatku jako kosztu uzyskania przychodów (KUP)?

Stan faktyczny i pytanie podatnika

Podatnik podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) i podatku od towarów i usług (VAT) zwrócił się do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Spółka nabywała towary i usługi niezbędne do prowadzonej działalności. Wskazała, że mimo obowiązku wynikającego z art. 106ga ustawy o VAT, część jej dostawców może wystawić faktury w formie papierowej lub jako zwykłą fakturę elektroniczną, omijając KSeF. Powody mogą być różne:

• błędne uznanie, że dostawca nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce i tym samym nie podlega obowiązkowi KSeF,
• niewłaściwa ocena statusu podatnika w okresie przejściowym (kryterium przychodowe obowiązujące do 1 kwietnia 2026 r.),
• powołanie się na preferencję dla mikroprzedsiębiorców - do końca 2026 r. dopuszczalne jest wystawianie faktur poza KSeF, jeśli łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 tys. zł,
• awaria lub niedostępność systemu,
• brak wiedzy lub odpowiedniego oprogramowania po stronie wystawcy - zwłaszcza w pierwszych miesiącach funkcjonowania KSeF.

Spółka zapytała : czy faktura wystawiona poza KSeF, wbrew obowiązkowi, umożliwia zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów?

Stanowisko organu podatkowego: korzystne dla nabywcy

Dyrektor KIS potwierdził prawidłowość stanowiska wnioskodawcy. Kluczowy wniosek jest następujący: wystawienie faktury zakupowej poza KSeF, nawet wbrew obowiązkowi, nie pozbawia nabywcy prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

1. Brak nowelizacji ustawy o CIT

Organ podatkowy zwrócił uwagę na fundamentalny fakt legislacyjny: wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie spowodowało żadnych zmian w ustawie z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.). W szczególności ustawodawca nie uzależnił możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów od formy dokumentowania faktury — czy to w KSeF, czy poza nim.

Dla porównania: w ustawie o VAT zmiany były bardzo konkretne — art. 106ga nałożył obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Prawo o CIT nie przewiduje analogicznych ograniczeń po stronie nabywcy.

2. Warunki zaliczenia wydatku do kosztów — klasyczna podstawa

Organ przypomniał, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W świetle utrwalonego stanowiska organów podatkowych i sądów administracyjnych — w tym wyroków Naczelnego Sądu Administracyjnego (m.in. sygn. II FSK 2474/17 z 9 lipca 2019 r. oraz sygn. II FSK 2830/19 z 21 czerwca 2022 r.) — aby wydatek mógł stanowić koszt podatkowy, musi łącznie spełniać następujące przesłanki:

• zostać definitywnie poniesiony przez podatnika z jego zasobów majątkowych,
• pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów,
• zostać właściwie udokumentowany,
• nie figurować w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT).

3. Faktura poza KSeF jako pełnoprawny dowód księgowy

Organ podatkowy odwołał się do przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Zgodnie z art. 20 ust. 2 tej ustawy podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej — w tym zewnętrzne dowody obce, czyli dokumenty otrzymane od kontrahentów.

Przepisy rachunkowe określają, jakie elementy musi zawierać dowód księgowy (art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości): oznaczenie rodzaju i numeru dokumentu, dane stron transakcji, opis operacji i jej wartość, datę dokonania operacji, podpisy wystawcy i odbiorcy, a także dekretację. Faktura, niezależnie od tego, czy wystawiona w KSeF, na papierze czy jako zwykły plik elektroniczny, spełnia te wymogi, o ile jest rzetelna, kompletna i wolna od błędów.

MF

„W zakresie podatku dochodowego faktura - niezależnie od formy - stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami."

Organ podatkowy podkreślił, że żaden przepis ustawy o CIT ani ustawy o rachunkowości nie narzuca konkretnej formy dowodu księgowego. Wystawienie faktury poza KSeF nie sprawia, że traci ona charakter rzetelnego i kompletnego dokumentu księgowego.

Praktyczne konsekwencje dla nabywców

Interpretacja ma istotne znaczenie praktyczne dla firm, które mogą znaleźć się w sytuacji, gdy ich dostawcy, z różnych powodów, nie wystawiają faktur w KSeF. Kluczowe wnioski są następujące:

• faktura papierowa lub zwykła faktura elektroniczna wystawiona poza KSeF zachowuje moc dowodu księgowego na gruncie CIT i może stanowić podstawę do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów — o ile spełnione są pozostałe materialne przesłanki z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
• obowiązek wystawiania faktur w KSeF spoczywa na dostawcy, a nie na nabywcy. Naruszenie tego obowiązku przez dostawcę nie może obciążać nabywcy w zakresie prawa do kosztów podatkowych.
• należyta staranność po stronie nabywcy pozostaje zalecana — warto zweryfikować, czy dostawca rzeczywiście miał podstawy do wystawienia faktury poza systemem, i w miarę możliwości pozyskać dokument z KSeF.

Organ podatkowy zaznaczył jednocześnie, że podatnicy powinni zachować ostrożność w relacjach z kontrahentami, którzy notorycznie wystawiają faktury poza KSeF mimo obowiązku może to budzić wątpliwości co do rzetelności dokumentowania transakcji i stwarzać ryzyko na gruncie VAT.

Podsumowanie

Interpretacja Dyrektora KIS z 11 marca 2026 r. potwierdza zasadę, którą prawnicy i doradcy podatkowi formułowali już na etapie prac legislacyjnych: KSeF to instrument VAT, a nie CIT. Ustawodawca celowo nie powiązał prawa do kosztów podatkowych z formą faktury i tę intencję organ interpretacyjny w pełni potwierdził.

Dla przedsiębiorców oznacza to spokój w przypadku niespodziewanych sytuacji z dostawcami w pierwszych, przejściowych miesiącach funkcjonowania systemu. Nie zwalnia to jednak z obowiązku czuwania nad jakością dokumentacji oraz weryfikowania kontrahentów pod kątem rzetelności — przede wszystkim ze względu na ryzyka po stronie VAT, które organ podatkowy sygnalizuje wyraźnie w treści interpretacji.

Powołane interpretacje podatkowe:

• interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 marca 2026 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.29.2026.2.JM, opublikowanej 20 marca 2026 r.

Podstawa prawna:

• art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1, ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.
• art. 106ga, ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm