Jak wyliczyć odpis na ZFŚS

Rozwiązanie:

Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wskazują kilka źródeł finansowania działalności funduszu socjalnego, jednak niewątpliwie głównym z nich jest odpis podstawowy, czyli określona corocznie kwota, którą pracodawca zobowiązany jest wpłacić na rachunek ZFŚS. Do 31 maja danego roku powinien on przekazać co najmniej 75% kwoty odpisu podstawowego. Natomiast do 30 września danego roku zobowiązany jest przekazać pozostałą część środków (obowiązek ten nie dotyczy jednak dobrowolnych zwiększeń środków ZFŚS, które w danym zakładzie pracy mogą występować).

Globalna wysokość odpisu w zakładzie pracy zależy od przeciętnej liczby zatrudnionych w nim osób.

Podstawę naliczenia odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Stan zatrudnienia powinien zostać określony na początku danego roku kalendarzowego, w związku z tym później może ulec zmianie. Zakładana liczba pracowników powinna więc zostać skorygowana na koniec roku do rzeczywistej (ale ciągle przeciętnej) liczby zatrudnionych w zakładzie pracy.

Monitor Księgowego – prenumerata

Krok 1.

Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych

Zasady ustalania przeciętnej liczby osób zatrudnionych w zakładzie pracy są uregulowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz. 168; ost.zm. Dz.U. z 1997 r. Nr 134, poz. 889).

I tak, ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych, sumujemy liczbę:

1) osób pozostających z pracodawcą w stosunku pracy (zatrudnione na czas określony lub nieokreślony na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę); niepełne etaty podlegają przeliczeniu na pełne,

2) pracowników, którzy przebywają na urlopach wychowawczych,

3) osób zatrudnionych na podstawie umowy o wykonywanie pracy nakładczej,

4) osób zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej, które wykonują pracę nieprzerwanie przez co najmniej 30 dni.

Przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych nie uwzględniamy osób przebywających na urlopach bezpłatnych.

W związku z tym, że wysokość odpisu na każdego zatrudnionego pracownika młodocianego jest określona bezpośrednio w ustawie (w wysokości zależnej od aktualnego roku nauki), nie uwzględnimy ich w przeciętnej liczbie zatrudnionych.

Odnosząc się do sytuacji opisanej w założeniu, wliczeniu podlegają wszystkie osoby wskazane w pkt 1-4. Przeliczenia niepełnego wymiaru czasu pracy na pełny etat należy dokonać w następujący sposób:

4 (liczba osób zatrudnionych na 1/2 etatu) : 2

(stosunek wymiaru czasu pracy tych osób do pełnego wymiaru czasu pracy) = 2.

Następnie należy ustalić ogólną liczbę zatrudnionych po przeliczeniu na pełne etaty:

26 (pracownicy zatrudnieni na pełny etat) + 2

(pełne etaty wynikające z przeliczenia niepełnego wymiaru czasu pracy na pełny) + 2 (pracownice przebywające na urlopach wychowawczych) = 30.

Na koniec roku kalendarzowego trzeba pamiętać o obowiązku ustalenia rzeczywistej - ale ciągle przeciętnej - liczby zatrudnionych. Dopiero na koniec roku pracodawca może mieć bowiem wiedzę na temat rzeczywistego stanu zatrudnienia w danym roku. W konsekwencji należy także dokonać odpowiedniej korekty wysokości odpisu na ZFŚS. Aby to zrobić, należy:

l ustalić przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach,

l dodać wyniki,

l sumę podzielić przez 12.

Krok 2.
Ustalenie podstawy naliczania odpisu

Podstawą do wyliczenia kwoty odpisu jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w II półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Wysokość przeciętnego wynagrodzenia, stanowiącego podstawę naliczania odpisu na fundusz, ogłasza Prezes GUS - nie później niż do 20 lutego każdego roku. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2006 r. wyniosło 2059,92 zł, a w drugim półroczu 2006 r. wyniosło 2145,59 zł. Przyjmujemy do wyliczeń kwotę wyższą, czyli 2145,59 zł.

Krok 3.

Ustalenie wysokości odpisu na ZFŚS

Wysokość odpisów na ZFŚS w 2007 r. obrazuje tabela:

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
 

Należy pamiętać, że pracownicy młodociani, na których w szczególny sposób dokonuje się odpisania ZFŚS, to młodociani zatrudnieni w celu przygotowania zawodowego.

Inne zasady ustalania wysokości odpisu obowiązują w stosunku do nauczycieli i pracowników uczelni wyższych. Prezentujemy je w tekście zamieszczonym poniżej.

W celu ustalenia całościowej kwoty odpisu w zakładzie pracy należy przemnożyć kwotę odpisu (804,60 zł) przez ustaloną zgodnie ze wskazanymi zasadami liczbę zatrudnionych (po przeliczeniu na pełne etaty). W przykładzie liczba zatrudnionych wynosi 30, więc kwota odpisu wynosi:

30 × 804,60 zł = 24 138 zł.

Kwota odpisu podstawowego w 2007 r. w tym zakładzie wyniesie więc 24 138,00 zł.

Krok 4.
Wpłata odpisu na rachunek ZFŚS

Przepisy określają precyzyjnie terminy dokonywania przez pracodawcę wpłat na ZFŚS. Terminy te nie dotyczą jednak dobrowolnych zwiększeń środków ZFŚS, które w danym zakładzie pracy mogą występować. Terminy wpłat na ZFŚS są następujące:

l do 31 maja danego roku - co najmniej 75% kwoty odpisu podstawowego (w przedstawionej sytuacji będzie to 18 103,50 zł),

l do 30 września danego roku - pozostała część środków (w przedstawionej sytuacji będzie to 6034,50 zł).

Oczywiście możliwe jest przelanie wcześniej na rachunek ZFŚS całej kwoty odpisu. Pracodawca, który rozpoczyna działalność w trakcie roku kalendarzowego, a jest zobowiązany do utworzenia ZFŚS, dokonuje odpisu od następnego roku. Inne zasady obowiązują, gdy rozpoczęcie działalności jest skutkiem komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu lub jego części z równoczesnym przejęciem pracowników. Wówczas pracodawca (jeżeli stan zatrudnienia na tę chwilę kwalifikowałby go do utworzenia funduszu socjalnego), który decyduje się na utworzenie ZFŚS, robi to np. w roku połączenia zakładu.

Terminy dokonywania wpłat nie wiążą pracodawców, którzy, nie będąc do tego zobowiązani, utworzyli ZFŚS dobrowolnie (zatrudniają poniżej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty).

Podstawa prawna

l art. 3-7 i 10-12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - j.t. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104

l § 1-5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - Dz.U. Nr 43, poz. 168; ost.zm. Dz.U. z 1997 r. Nr 134, poz. 889

Marek Rotkiewicz

właściciel biura doradztwa prawno-kadrowego