Jak należy prawidłowo rozliczać otrzymane zaliczki

Z otrzymaniem zaliczki związane jest powstanie obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. W związku z tym należy przypomnieć ogólną zasadę dotyczącą tej kwestii. Jest ona zawarta w art. 19 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Z uregulowania tego wynika, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi.

Wcześniej jednak podatnik może otrzymywać zaliczki. Kwestia ta uregulowana została w art. 19 ust. 11 ustawy o podatku od towarów i usług. Z unormowania tego wynika, że jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.

Istotne jest również to, że wspomnianą regulację stosuje się odpowiednio w przypadku eksportu towarów, jeżeli wywóz towarów nastąpi w ciągu sześciu miesięcy, licząc od dnia otrzymania części należności. Przewidziano tę możliwość w art. 19 ust. 12 ustawy o podatku od towarów i usług.

Rachunek podatnika

Kolejne przepisy dotyczą zaliczek z tytułu dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze. Te unormowania zawarte są w art. 19 ust. 21 ustawy. Wynika z nich, że obowiązek podatkowy z tytułu należnych na podstawie odrębnych przepisów dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze powstaje z chwilą uznania rachunku bankowego podatnika.

Wspólnotowa dostawa

W ustawie o podatku od towarów i usług zawarte są również regulacje dotyczące zaliczek w przypadku transakcji wspólnotowych. Przypomnijmy na wstępie przepisy określające obowiązek podatkowy przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów. Zawarte są w art. 20 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tym unormowaniem, w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów obowiązek podatkowy powstaje 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów (z określonymi zastrzeżeniami).

Jeżeli jednak przed dokonaniem dostawy, o której mowa we wspomnianym art. 20 ust. 1, otrzymano całość lub część ceny, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury potwierdzającej otrzymanie całości lub części ceny. Przepis ten zawarty jest w art. 20 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

Wspólnotowe nabycie

Kolejne przepisy dotyczą wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. Jak wynika z art. 20 ust. 5 ustawy, w wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów obowiązek podatkowy powstaje 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia, z zastrzeżeniem m.in. regulacji zawartych w art. 20 ust. 6-7 ustawy o podatku od towarów i usług.

Zgodnie ze wspomnianym art. 20 ust. 6, w przypadku gdy przed terminem, o którym mowa w art. 20 ust. 5, podatnik podatku od wartości dodanej wystawił fakturę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury.

Przepis art. 20 ust. 6 stosuje się odpowiednio do faktur wystawianych przez podatnika podatku od wartości dodanej potwierdzających otrzymanie przez niego od podatnika całości lub części należności przed dokonaniem dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów na terytorium kraju. Przewiduje to art. 20 ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług.

Przepisy rozporządzenia

Wiele praktycznych regulacji dotyczących rozliczania zaliczek zawartych jest w rozporządzeniu ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.). Według par. 14 tego rozporządzenia, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy.

Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

Dane do faktury

Faktura stwierdzająca pobranie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

• numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;

• datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „Faktura VAT” lub „Faktura VAT-MP”, kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku określonym w ust. 2 - również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto;

• stawkę podatku;

• kwotę podatku, wyliczoną według wzoru (wzór podajemy w ramce);

• dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;

• datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.

TRZEBA UWZGLĘDNIĆ ZALICZKI I ZADATKI

Zgodnie z art. 29 ust. 1, podstawą opodatkowania jest obrót, z określonymi zastrzeżeniami, przewidzianymi m.in. w ust. 2. Jak stanowią kolejne przepisy zawarte w art. 29 ust. 1, obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy. Kwestii zaliczek dotyczy natomiast wspomniany art. 29 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tymi unormowaniami, w przypadku gdy pobrano zaliczki, zadatki, przedpłaty lub raty, obrotem jest również kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku. Dotyczy to również otrzymanych zaliczek na dotacje, subwencje i na inne dopłaty o podobnym charakterze.

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

• Art. 19 ust. 1, ust. 11, ust. 12, ust. 21, art. 20 ust. 7 i art. 29 ust. 1, ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

• Par. 14 rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.).