REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Krajowy System e-Faktur. Przedsiębiorcy, którzy nie rozpoczęli wdrażania KSeF, mogą mieć problem

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
E-faktura, KSeF,
KSeF. Przedsiębiorcy, którzy nie rozpoczęli wdrażania KSeF, mogą mieć problem
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Chociaż obowiązek korzystania z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur wchodzi w życie dopiero w połowie przyszłego roku, to istnieje ryzyko, że przedsiębiorstwa nie zdążą w pełni dostosować się do nowej rzeczywistości. Proces ten jest znacznie bardziej złożony niż mogłoby się wydawać, a wszelkie opóźnienia będą wiązać się z wysokimi kosztami. Eksperci wyjaśniają, dlaczego właściwe zaplanowanie wdrożenia KSeF jest kluczowe w obliczu nadchodzących zmian.

Początkowo, Krajowy System e-Faktur (KSeF) miał wejść w życie 1 stycznia 2024 r. Po rozmowach z przedstawicielami biznesu resort finansów zdecydował się jednak przesunąć wdrożenie o pół roku – nowa obowiązująca data to 1 lipca 2024 r. W związku z tym, a także w obliczu zmieniającego się krajobrazu politycznego, niektórzy przedsiębiorcy nie są przekonani czy zapowiedziany termin pozostanie bez zmian. Nic więc dziwnego, że opóźniają podjęcie działań związanych z wprowadzeniem systemu w swoich firmach.

REKLAMA

REKLAMA

Jak wynika z badań, część branży retailowej przygotowuje się lub jest w trakcie przygotowań na nowy obowiązek. Według raportu RetailTech 2023 przygotowanego przez Exorigo-Upos, aż 35 proc. detalistów w swoich planach inwestycyjnych na najbliższe 12 miesięcy główny nacisk kładzie właśnie na wdrożenie KSeF. Niemniej jednak, zaledwie 1/3 ankietowanych zainwestowała już w potrzebne do tego technologie. Nakłady w tym obszarze deklaruje blisko 60 proc. dużych przedsiębiorstw i zaledwie 20 proc. średnich. 

Wdrożenie KSeF bardziej skomplikowane niż się wydaje

Według raportu RetailTech 2023 aż 66 proc. przedstawicieli branży detalicznej potwierdza, że przygotowanie do wysyłania i odbierania faktur elektronicznych jest dla nich jednym z obecnie najważniejszych wyzwań. Co więcej, aż 90 proc. firm, które przeznaczają na rozwój IT ponad 3 proc. swoich średniorocznych obrotów, uznaje wdrożenie KSeF za priorytetowy element swojej strategii.

Z drugiej strony, aż 40 proc. dużych przedsiębiorstw nie skupia jeszcze intensywnie na wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur w swoich firmach. Co ciekawe, biura rachunkowe, których w założeniu zmiany będą dotyczyć w równie znacznym stopniu, nie są na nie przygotowane. Według badań przeprowadzonych przez Ogólnopolską Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR), aż 42 proc. z nich jeszcze nie zaczęło jeszcze przygotowań do wdrożenia KSeF, a 35 proc. przyznaje, że są niewystarczająco przygotowani. Tylko 20 proc. biur deklaruje gotowość, jednak z zastrzeżeniem, że wciąż poszukuje nowych informacji na temat systemu.

REKLAMA

- Krajowy System e-Faktur, wbrew pozorom, wywiera wpływ na różnorodne obszary w firmach. Dotyczy nie tylko działu księgowości, ale także IT, kadr, komunikacji z klientem i wielu innych. Warto zauważyć, że im bardziej rozbudowana jest struktura firmy, z większą liczbą działów i osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji, tym bardziej skomplikowany staje się cały proces. Raport, w którym zbadaliśmy średnie i duże retaile potwierdza nasze wnioski z rozmów z klientami. KSeF jest dla nich wyzwaniem, do którego nie do końca wiedzą jak się przygotować. Z kolei w przypadku małych firm doświadczenie podpowiada, że tam wdrożenia również nie są na zaawansowanym etapie. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na współpracę z zewnętrznym wykonawcą oprogramowania, to niezależnie od rozmiaru przedsiębiorstwa musi uwzględnić czas, którego także dostawcy potrzebują na właściwe zaplanowanie i przygotowanie procesu– mówi Michał Sosnowski, Business Development Director, Exorigo-Upos.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Konsekwencje późnego wdrożenia KSeF

Pomimo, że data implementacji KSeF może wciąż wzbudzać wątpliwości niektórych przedsiębiorców, jedno jest pewne – jeśli nie dostosują się do tego terminu, będą musieli zmierzyć z konsekwencjami. 

Jednym z aspektów są kary finansowe, które, zgodnie z obecnymi założeniami, będą obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku, czyli 6 miesięcy po wejściu w życie obowiązkowego e-fakturowania. Kary te zostaną precyzyjnie określone w ustawie o VAT i będą nakładane w trzech sytuacjach: gdy, mimo obowiązku, nie zostanie wystawiona e-faktura za pośrednictwem systemu; gdy, na skutek awarii lub serwisowania KSeF, lub w związku z problemami z dostępem do systemu z przyczyn leżących po stronie firmy, nie są przesyłane faktury wystawione w tzw. trybie offline w wymaganym terminie. Oprócz konsekwencji, które wynikają z nowelizacji ustawy wprowadzającej KSeF należy pamiętać, że dotychczasowe kary za nieprawidłowe dokumentowanie sprzedaży pozostają w mocy.

Kolejnym wątkiem są potencjalne trudności związane z samymi fakturami. Brak wcześniejszego wdrożenia KSeF może prowadzić do problemów w codziennej komunikacji z klientami, co będzie skutkować opóźnieniami w wystawianiu faktur, problemami w zarządzaniu nimi i w efekcie wpłynąć na płynność finansową. Ostatecznie, rozpoczęcie wdrożenia na ostatnią chwilę okaże się dużo droższe niż przemyślany i rozłożony w czasie proces. 

Zasoby, które mogą wesprzeć przedsiębiorców we wdrożeniu KSeF, są ograniczone

Zasoby ludzkie dostawców IT, doradców podatkowych czy firm konsultingowych, które mogą wesprzeć przedsiębiorców we wdrożeniu KSeF, są ograniczone. Firmy, które nawiązanie współpracy z zewnętrznymi parterami odłożą na ostatnią chwilę, mogą spotkać się z odmową ze względu na braki wykwalifikowanych specjalistów.

- Wdrożenie KSeF odpowiednio wcześnie pozwoli firmom na oswojenie się z tym systemem i dokładne poznanie jego wszystkich niuansów w półrocznym okresie, w którym firmy nie będą objęte karami. Jednak, biorąc pod uwagę liczne zmiany, które będą musiały zajść w strukturze przedsiębiorstw, może być konieczne dostosowanie procesów i systemów informatycznych. Ten okres bardzo ciężko jest wcześniej oszacować. Implementacja samodzielna, czy we współpracy z zewnętrznym partnerem, powinna być teraz jednym z głównych priorytetów przedsiębiorców – dodaje Michał Sosnowski. 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Samochód osobowy w firmie - zmiany w limitach od 1 stycznia 2026 r. Co z samochodami zakupionymi do końca 2025 roku?

Zmiany w prawie podatkowym potrafią zaskakiwać. Szczególnie wtedy, gdy istotne przepisy wprowadzane są niejako „tylnymi drzwiami”. Tym razem mamy do czynienia z modyfikacją, która znacząco wpłynie na sposób rozliczania kosztów związanych z nabyciem samochodów osobowych.

Rezerwa finansowa w firmie to nie luksus - to konieczność. Jak wyliczyć i budować rezerwę na nagłe sytuacje

Wielu właścicieli firm mówi: „Nie mam z czego odkładać, wszystko idzie na bieżące wydatki.” Inni: „Jak będą wolne środki, to coś odłożę.” Problem w tym, że te wolne środki rzadko kiedy się pojawiają. Albo jeśli już są – szybko znikają. A potem przychodzi miesiąc bez wpłat od klientów, niespodziewany wydatek albo gorszy sezon. I nagle z dnia na dzień zaczyna brakować nie tylko pieniędzy, ale też spokoju, decyzyjności, kontroli. To nie pech. To brak bufora.

100 dni do KSeF – co zmieni się od lutego 2026 roku?

Od 1 lutego 2026 r. duże firmy będą wystawiać wyłącznie e‑faktury w KSeF, a wszyscy podatnicy będą je odbierać elektronicznie. Od kwietnia obowiązek rozszerzy się na pozostałych przedsiębiorców, wprowadzając jednolity, ustandaryzowany obieg faktur i koniec papierowych dokumentów.

Skarbówka potwierdza: darowizny od rodzeństwa zwolnione z podatku nawet przy wspólności majątkowej

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że darowizny pieniężne od rodzeństwa są zwolnione z podatku, nawet jeśli darczyńcy mają wspólność majątkową. Kluczowe jest jedynie terminowe zgłoszenie darowizny i udokumentowanie przelewu. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy otrzymują wsparcie finansowe od bliskich.

REKLAMA

Nowa opłata cukrowa uderzy w małe firmy? Minister ostrzega przed katastrofą dla MŚP

Minister Agnieszka Majewska, Rzecznik MŚP, ostrzega przed skutkami nowelizacji „podatku cukrowego”. Zwraca uwagę, że projekt zmian w ustawie o zdrowiu publicznym przygotowany przez Ministerstwo Finansów może nadmiernie obciążyć najmniejsze firmy. Nowe przepisy dotyczące opłaty cukrowej mają – wbrew intencjom resortu – rozszerzyć obowiązki sprawozdawcze i podatkowe także na mikro i małych przedsiębiorców.

Najważniejsze zmiany przepisów dla firm 2025/2026. Jakie nowe obowiązki i wyzwania dla biznesu?

Trzeci kwartał 2025 roku przyniósł przedsiębiorcom aż 13 istotnych zmian regulacyjnych. Powszechne oburzenie przedsiębiorców wzbudza jednak krótsze od obiecywanego 6-miesięcznego vacatio legis. Z jednej strony postępuje cyfryzacja i deregulacja procesów, z drugiej – rosną obciążenia fiskalne i kontrolne. Z najnowszego Barometru TMF Group obejmującego trzeci kwartał 2025 roku wynika, że równowaga między ułatwieniami a restrykcjami została zachwiana kosztem zmian wymagających dla prowadzenia biznesu.

Jak uwierzytelnić się w KSeF? Pieczęć elektroniczna to jedna z metod - zgłoszenie w ZAW-FA, API KSeF 2.0 lub przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF

Aby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie trzeba zakładać konta, ale konieczne jest potwierdzenie tożsamości i uprawnień. Jednym z bezpiecznych sposobów uwierzytelnienia – szczególnie dla spółek i innych podmiotów niebędących osobami fizycznymi – jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Sprawdź, jak działa i jak jej użyć w KSeF.

Faktury korygujące w KSeF: Jak powinny być wystawiane od lutego 2026 roku?

Pytanie dotyczy zawartości pliku xml, za pomocą którego będzie wczytywana do KSeF faktura korygująca. Czy w związku ze zmianą struktury logicznej FA(3) w przypadku faktur korygujących podstawę opodatkowania i podatek będzie niezbędne zawarcie w pliku xml wartości „przed korektą” i „po korekcie”? Jeżeli będzie możliwy import na podstawie samej różnicy faktury korygującej (co wynikałoby z zamieszczonego na stronie MF pliku FA_3_Przykład_3 (Przykładowe pliki dla struktury logicznej e-Faktury FA(3)), to czy ta możliwość obejmuje fakturę korygującą do faktury pierwotnej już wcześniej skorygowanej (ponowną korektę)?

REKLAMA

Rezygnacja członka zarządu w spółce z o.o. – jak to zrobić prawidłowo (zasady, dokumentacja, odpowiedzialność)

W realiach obrotu gospodarczego zdarzają się sytuacje, w których członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością decyduje się na złożenie rezygnacji z pełnionej funkcji. Powody mogą być różne – osobiste, zdrowotne, biznesowe czy organizacyjne – ale decyzja ta zawsze powinna być świadoma i przemyślana, zwłaszcza z perspektywy konsekwencji prawnych i finansowych.

Nieujawnione operacje gospodarcze – jak uniknąć sankcyjnego opodatkowania CIT

Od kilku lat coraz więcej spółek korzysta z możliwości opodatkowania tzw. ryczałtem od dochodów spółek. To sposób opodatkowania dochodów spółki, który może przynieść realne korzyści podatkowe. Jednak korzystanie z estońskiego CIT-u wiąże się również z określonymi obowiązkami – szczególnie w zakresie prawidłowego ujmowania operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. W tym artykule wyjaśnimy, czym są nieujawnione operacje gospodarcze i kiedy mogą prowadzić do powstania dodatkowego zobowiązania podatkowego.

REKLAMA