REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Krajowy System e-Faktur. Przedsiębiorcy, którzy nie rozpoczęli wdrażania KSeF, mogą mieć problem

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
E-faktura, KSeF,
KSeF. Przedsiębiorcy, którzy nie rozpoczęli wdrażania KSeF, mogą mieć problem
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Chociaż obowiązek korzystania z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur wchodzi w życie dopiero w połowie przyszłego roku, to istnieje ryzyko, że przedsiębiorstwa nie zdążą w pełni dostosować się do nowej rzeczywistości. Proces ten jest znacznie bardziej złożony niż mogłoby się wydawać, a wszelkie opóźnienia będą wiązać się z wysokimi kosztami. Eksperci wyjaśniają, dlaczego właściwe zaplanowanie wdrożenia KSeF jest kluczowe w obliczu nadchodzących zmian.

REKLAMA

Początkowo, Krajowy System e-Faktur (KSeF) miał wejść w życie 1 stycznia 2024 r. Po rozmowach z przedstawicielami biznesu resort finansów zdecydował się jednak przesunąć wdrożenie o pół roku – nowa obowiązująca data to 1 lipca 2024 r. W związku z tym, a także w obliczu zmieniającego się krajobrazu politycznego, niektórzy przedsiębiorcy nie są przekonani czy zapowiedziany termin pozostanie bez zmian. Nic więc dziwnego, że opóźniają podjęcie działań związanych z wprowadzeniem systemu w swoich firmach.

REKLAMA

Jak wynika z badań, część branży retailowej przygotowuje się lub jest w trakcie przygotowań na nowy obowiązek. Według raportu RetailTech 2023 przygotowanego przez Exorigo-Upos, aż 35 proc. detalistów w swoich planach inwestycyjnych na najbliższe 12 miesięcy główny nacisk kładzie właśnie na wdrożenie KSeF. Niemniej jednak, zaledwie 1/3 ankietowanych zainwestowała już w potrzebne do tego technologie. Nakłady w tym obszarze deklaruje blisko 60 proc. dużych przedsiębiorstw i zaledwie 20 proc. średnich. 

Wdrożenie KSeF bardziej skomplikowane niż się wydaje

REKLAMA

Według raportu RetailTech 2023 aż 66 proc. przedstawicieli branży detalicznej potwierdza, że przygotowanie do wysyłania i odbierania faktur elektronicznych jest dla nich jednym z obecnie najważniejszych wyzwań. Co więcej, aż 90 proc. firm, które przeznaczają na rozwój IT ponad 3 proc. swoich średniorocznych obrotów, uznaje wdrożenie KSeF za priorytetowy element swojej strategii.

Z drugiej strony, aż 40 proc. dużych przedsiębiorstw nie skupia jeszcze intensywnie na wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur w swoich firmach. Co ciekawe, biura rachunkowe, których w założeniu zmiany będą dotyczyć w równie znacznym stopniu, nie są na nie przygotowane. Według badań przeprowadzonych przez Ogólnopolską Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR), aż 42 proc. z nich jeszcze nie zaczęło jeszcze przygotowań do wdrożenia KSeF, a 35 proc. przyznaje, że są niewystarczająco przygotowani. Tylko 20 proc. biur deklaruje gotowość, jednak z zastrzeżeniem, że wciąż poszukuje nowych informacji na temat systemu.

- Krajowy System e-Faktur, wbrew pozorom, wywiera wpływ na różnorodne obszary w firmach. Dotyczy nie tylko działu księgowości, ale także IT, kadr, komunikacji z klientem i wielu innych. Warto zauważyć, że im bardziej rozbudowana jest struktura firmy, z większą liczbą działów i osób odpowiedzialnych za podejmowanie decyzji, tym bardziej skomplikowany staje się cały proces. Raport, w którym zbadaliśmy średnie i duże retaile potwierdza nasze wnioski z rozmów z klientami. KSeF jest dla nich wyzwaniem, do którego nie do końca wiedzą jak się przygotować. Z kolei w przypadku małych firm doświadczenie podpowiada, że tam wdrożenia również nie są na zaawansowanym etapie. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na współpracę z zewnętrznym wykonawcą oprogramowania, to niezależnie od rozmiaru przedsiębiorstwa musi uwzględnić czas, którego także dostawcy potrzebują na właściwe zaplanowanie i przygotowanie procesu– mówi Michał Sosnowski, Business Development Director, Exorigo-Upos.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Konsekwencje późnego wdrożenia KSeF

Pomimo, że data implementacji KSeF może wciąż wzbudzać wątpliwości niektórych przedsiębiorców, jedno jest pewne – jeśli nie dostosują się do tego terminu, będą musieli zmierzyć z konsekwencjami. 

Jednym z aspektów są kary finansowe, które, zgodnie z obecnymi założeniami, będą obowiązywać od 1 stycznia 2025 roku, czyli 6 miesięcy po wejściu w życie obowiązkowego e-fakturowania. Kary te zostaną precyzyjnie określone w ustawie o VAT i będą nakładane w trzech sytuacjach: gdy, mimo obowiązku, nie zostanie wystawiona e-faktura za pośrednictwem systemu; gdy, na skutek awarii lub serwisowania KSeF, lub w związku z problemami z dostępem do systemu z przyczyn leżących po stronie firmy, nie są przesyłane faktury wystawione w tzw. trybie offline w wymaganym terminie. Oprócz konsekwencji, które wynikają z nowelizacji ustawy wprowadzającej KSeF należy pamiętać, że dotychczasowe kary za nieprawidłowe dokumentowanie sprzedaży pozostają w mocy.

Kolejnym wątkiem są potencjalne trudności związane z samymi fakturami. Brak wcześniejszego wdrożenia KSeF może prowadzić do problemów w codziennej komunikacji z klientami, co będzie skutkować opóźnieniami w wystawianiu faktur, problemami w zarządzaniu nimi i w efekcie wpłynąć na płynność finansową. Ostatecznie, rozpoczęcie wdrożenia na ostatnią chwilę okaże się dużo droższe niż przemyślany i rozłożony w czasie proces. 

Zasoby, które mogą wesprzeć przedsiębiorców we wdrożeniu KSeF, są ograniczone

Zasoby ludzkie dostawców IT, doradców podatkowych czy firm konsultingowych, które mogą wesprzeć przedsiębiorców we wdrożeniu KSeF, są ograniczone. Firmy, które nawiązanie współpracy z zewnętrznymi parterami odłożą na ostatnią chwilę, mogą spotkać się z odmową ze względu na braki wykwalifikowanych specjalistów.

- Wdrożenie KSeF odpowiednio wcześnie pozwoli firmom na oswojenie się z tym systemem i dokładne poznanie jego wszystkich niuansów w półrocznym okresie, w którym firmy nie będą objęte karami. Jednak, biorąc pod uwagę liczne zmiany, które będą musiały zajść w strukturze przedsiębiorstw, może być konieczne dostosowanie procesów i systemów informatycznych. Ten okres bardzo ciężko jest wcześniej oszacować. Implementacja samodzielna, czy we współpracy z zewnętrznym partnerem, powinna być teraz jednym z głównych priorytetów przedsiębiorców – dodaje Michał Sosnowski. 

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe projekty KSR do konsultacji publicznych: wartości niematerialne i inwestycje w nieruchomości

Komitet Standardów Rachunkowości opublikował dwa projekty Krajowych Standardów Rachunkowości – dotyczące wartości niematerialnych i prawnych oraz inwestycji w nieruchomości. Dokumenty mają ujednolicić zasady ewidencji, wyceny i prezentacji tych aktywów. Opinie można zgłaszać do 30 września 2025 r.

Nowa opłata 2 euro od każdej paczki do UE albo 50 eurocentów po spełnieniu szeregu formalności. Na walce Unii z chińskim e-commerce skorzysta europejska logistyka

Komisja Europejska i Parlament Europejski chcą ograniczenia napływu chińskiego e-commerce przez wprowadzenie opłaty manipulacyjnej wynoszącej 2 euro dla każdej paczki, niezależnie od jej wartości. Nowy podatek będzie można obniżyć do 50 eurocentów, ale najpierw przesyłka będzie musiała trafić do magazynu na terenie Unii, skąd będzie dystrybuowana do klienta końcowego. Oznacza to, że każda z 4,6 mld paczek, bo tyle zaimportowano ich w 2024 r., będzie wymagała indywidualnej obsługi logistycznej, którą mogą zapewnić europejscy operatorzy. W opinii ekspertów to wielka dla sektora logistyki kontraktowej, również w Polsce, ale do walki o największych graczy e-commerce należy się dobrze przygotować.

Tajemnica przedsiębiorstwa pod ochroną – rząd szykuje rewolucję w przepisach o znakach towarowych

Rząd pracuje nad długo wyczekiwaną nowelizacją Prawa własności przemysłowej. Projekt UDER85 wprowadzi skuteczne mechanizmy ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa w postępowaniach przed Urzędem Patentowym. To przełom, który zmieni zasady gry w sporach o znaki towarowe i zwiększy bezpieczeństwo firmowych danych.

Ubezpieczenie zdrowotne przy delegowaniu pracownika do Niemiec – formularz A1, EKUZ i kasy chorych

Delegowanie pracowników do Niemiec wiąże się z szeregiem obowiązków administracyjnych. Jednym z kluczowych aspektów, często niedocenianym przez pracodawców, jest właściwe zabezpieczenie zdrowotne osoby delegowanej. W praktyce powtarzają się pytania: czy wystarczy formularz A1? Czy EKUZ chroni pracownika w Niemczech w razie wypadku? Co pokrywa niemiecka AOK? I czy warto wykupić prywatne ubezpieczenie? W tym artykule odpowiemy na te i inne pytania, wyjaśnimy czym jest formularz A1, co zapewnia karta EKUZ w Niemczech oraz czy trzeba zgłaszać się do niemieckiej kasy chorych?

REKLAMA

Kryzys na rynku księgowych? Specjaliści są przemęczeni, a chętnych i wykwalifikowanych kandydatów do pracy brakuje

Co drugi pracownik obszaru księgowości uważa, że branża boryka się z niedoborem wykwalifikowanych specjalistów – wynika z badania SaldeoSMART. Wśród głównych powodów luki kompetencyjnej respondenci wymieniają trudność w nadążaniu za zmieniającymi się przepisami (64%) oraz wypalenie zawodowe (53%). Siedmiu na dziesięciu ankietowanych przyznaje, że w ostatnim kwartale często lub bardzo często odczuwało przeciążenie obowiązkami zawodowymi. Jednocześnie 44% upatruje w sztucznej inteligencji szansy na odciążenie pracowników i zwiększenie ich efektywności.

3 poprawki Senatu do ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF

Ustawa wprowadzająca Krajowy System e-Faktur została uchwalona przez Sejm 25 lipca 2025 roku i trafiła do Senatu. Na posiedzeniu w dniu 30 lipca 2025 r. Senacka Komisja Budżetu i Finansów Publicznych zaproponowała jedynie 3 poprawki redakcyjne do ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, nie wprowadzając innych zmian.

ZUS wdraża nowe funkcje aplikacji mobilnej mZUS. Zaświadczenia dot. emerytur, rent i zasiłków. Odwołania, wycofania, załączniki i inne możliwości

Ponad 800 tys. osób ma już aplikację mobilną mZUS. To bardzo prosty i wygodny sposób kontaktu z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Można w niej sprawdzić stan swojego konta w ZUS, wysłać wnioski o świadczenia dla rodzin i wyliczyć prognozowaną emeryturę. Aplikacja wciąż jest wzbogacana o nowe funkcje i ma coraz więcej użytkowników.

Obligacje skarbowe (oszczędnościowe) - w sierpniu 2025 r. niższe oprocentowanie. Do końca lipca można kupić obligacje z wyższymi odsetkami

Po obniżkach oprocentowania obligacji skarbowych (detalicznych - oszczędnościowych) w maju i czerwcu 2025 r. - w sierpniu kolejny raz w tym roku Ministerstwo Finansów tnie (o 0,25 pkt proc.) odsetki nowych emisji tych obligacji.

REKLAMA

43% podatków – tyle naprawdę oddajesz państwu. Nowy raport WEI ujawnia prawdziwe koszty systemu podatkowego w Polsce

Nowy raport Warsaw Enterprise Institute ujawnia, że realne obciążenie podatkowe przeciętnego Polaka wynosi aż 43% dochodu brutto. Choć nominalne stawki wydają się umiarkowane, ukryte składki i daniny skutecznie pomniejszają wypłaty. System jest skomplikowany i kosztowny – również pod względem czasu i wysiłku.

Pełny kontakt z fiskusem przez aplikację e-Urząd Skarbowy (e-US) w smartfonie. Nie tylko dla osób fizycznych. Jak to działa?

W styczniu 2025 r. Ministerstwo Finansów udostępnił aplikację mobilną e-Urząd Skarbowy (e-US), która zapewnia łatwy, szybki i bezpieczny dostęp do usług e-Urzędu Skarbowego przez smartfona. Dotychczas z aplikacji mobilnej e-US mogły korzystać tylko osoby fizyczne. Od 25 lipca 2025 r. aplikacja umożliwia również dostęp do konta organizacji w e-US. Dzięki temu organizacje mogą już korzystać z pełnego zakresu usług e-Urzędu Skarbowego w aplikacji mobilnej.

REKLAMA