REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

KSeF w 2025 roku: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć problemów w 2026 roku?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
KSeF w 2025 roku: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć problemów w 2026 roku?
KSeF w 2025 roku: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć problemów w 2026 roku?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Przedsiębiorcy, nadchodzi czas zmian! Obowiązkowe e-faktury w KSeF to rewolucja w polskiej księgowości, która wejdzie w życie w 2026 roku. Co zrobić, aby przygotować się na nowe zasady już w 2025 roku? Kluczowe decyzje, technologia i szkolenia – dowiedz się, jak uniknąć chaosu i zyskać przewagę dzięki wcześniejszemu wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur.
rozwiń >

Krajowy System e-Faktur, czyli co już w 2025 roku muszą zrobić przedsiębiorcy? Rok 2026 przyniesie przełomowe zmiany w polskiej księgowości, bo właśnie wtedy KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. Te zmiany wzbudzają różne emocje – od sceptycyzmu po ciekawość. Co muszą zrobić przedsiębiorcy w właśnie rozpoczętym roku i na co powinni być przygotowani?

REKLAMA

Autopromocja

KSeF: Rewolucja w fakturowaniu – co warto wiedzieć już teraz?

Krajowy System e-Faktur to centralny system, który wprowadza nowe standardy w wystawianiu, odbieraniu i archiwizacji faktur. W praktyce oznacza to, że zamiast przesyłać dokumenty w formacie PDF czy papierowym, przedsiębiorcy będą musieli korzystać z ustrukturyzowanego formatu XML, który będzie przesyłany bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów. Tam faktury będą przechowywane przez 10 lat, co eliminuje konieczność tworzenia własnych archiwów.

- Wielu osobom takie zmiany wydają się skomplikowane, ale warto spojrzeć na nie z innej perspektywy. KSeF może przynieść szereg korzyści, takich jak automatyzacja procesów księgowych, szybszy obieg dokumentów czy większa przejrzystość w relacjach z kontrahentami – tłumaczy Zyta Rabka, Product Marketing Manager w SaldeoSMART.

Harmonogram wdrożenia KSeF: Kluczowe daty, które musisz znać

Droga do pełnego wdrożenia KSeF nie była prosta. Pierwsze prace nad systemem rozpoczęły się kilka lat temu, kiedy to Ministerstwo Finansów zainicjowało projekt w ramach działań na rzecz cyfryzacji. W styczniu 2022 roku KSeF stał się dostępny dla firm na zasadzie dobrowolności, co umożliwiło przedsiębiorcom przetestowanie nowych rozwiązań.

Te terminy uległy jednak zmianie. Według najnowszych ustaleń korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (którzy przekroczyli 200 mln zł obrotu w 2025 r.), 
  • 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników,
  • oraz 1 października 2026 r. dla mikroprzedsiębiorców, którzy będą mieli okres przejściowy trwający od kwietnia do września 2026 r.

Ta zmiana oznacza, że każda faktura wystawiona po tej dacie będzie musiała przejść przez system, a przedsiębiorcy będą zobowiązani dostosować swoje procesy do nowych wymogów.

Polecamy: Komplet podatki 2025

Codzienność z KSeF: Jak e-faktury zmienią Twoją firmę?

REKLAMA

Wprowadzenie KSeF zmieni sposób, w jaki przedsiębiorcy będą pracować z fakturami. Wystawianie faktur w nowym systemie oznacza konieczność przestrzegania ściśle określonych zasad. Każdy dokument musi być zgodny z oficjalnym schematem i zawierać wszystkie wymagane dane. Nie będzie już możliwości edytowania czy usuwania faktur – wszelkie błędy trzeba będzie korygować, wystawiając odpowiednie dokumenty.

Dla wielu firm ważną zmianą będzie również rezygnacja z tradycyjnych archiwów. Dzięki centralnemu przechowywaniu dokumentów w KSeF nie trzeba będzie martwić się o utratę danych czy ich nieuprawnione udostępnienie. Jednocześnie łatwiejszy dostęp do faktur może ułatwić współpracę z kontrahentami i organami podatkowymi.

Dlaczego warto przygotować się wcześniej do KSeF? Klucz do płynnego przejścia na e-faktury

Choć obowiązkowe korzystanie z KSeF zostało przesunięte na 2026 rok, nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Wdrożenie nowego systemu wymaga czasu – zarówno na poznanie nowych zasad, jak i na dostosowanie używanych w firmie programów księgowych. To także dobry moment, by przeanalizować dotychczasowe procesy i zastanowić się, czy nie warto ich uprościć.

- Firmy, które zaczną korzystać z KSeF już teraz, mogą uniknąć nerwowego wprowadzania zmian tuż przed upływem terminu. Zyskają również czas na sprawdzenie nowych rozwiązań i oswojenie się z systemem. Wczesne przygotowanie to mniejszy stres i większa szansa na płynne przejście do nowej rzeczywistości – dodaje Zyta Rabka.

Jak przygotować się na KSeF? Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to ważny krok w digitalizacji obiegu dokumentów w polskim systemie podatkowym. Przygotowanie do jego implementacji wymaga zarówno działań technicznych, jak i organizacyjnych. Jak powinniśmy się przygotować na nadchodzące zmiany?

Inwestycja w odpowiednie oprogramowanie

Pierwszym krokiem w przygotowaniach do wdrożenia KSeF jest zainwestowanie w odpowiednie oprogramowanie, które będzie kompatybilne z systemem e-Faktur. Najlepiej wybrać aplikację, która nie tylko spełnia wymogi techniczne, ale również może być łatwo zintegrowana z obecnie wykorzystywanymi systemami księgowymi, ERP (Enterprise Resource Planning). Dzięki takiej integracji przedsiębiorcy będą mogli bezproblemowo przesyłać faktury do KSeF, a system automatycznie odbierze i przekaże je do odpowiednich instytucji skarbowych.

Szkolenie zespołu

Kolejnym krokiem jest odpowiednie przeszkolenie zespołu odpowiedzialnego za księgowość, wystawianie faktur oraz zarządzanie systemem IT. Wiedza na temat funkcjonowania KSeF, zasad ewidencjonowania faktur w systemie oraz zasadności wprowadzania ewentualnych poprawek, będzie potrzebna w codziennym funkcjonowaniu firmy. 

Dostosowanie procedur

Korzystanie z KSeF wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi technologicznych, ale i nowych procedur dotyczących obiegu dokumentów. Zwłaszcza jeśli firma korzysta z zewnętrznego biura rachunkowego. Konieczne będzie ustalenie odpowiedzialności i przyznanie odpowiednich uprawnień, jeśli księgowa czy księgowy ma mieć również możliwość wysyłania faktur do KSeF i ich odbierania w imieniu przedsiębiorcy. Takie procedury należy wcześniej przemyśleć, przedyskutować, spisać i wdrożyć, aby praca z KSeF-em przebiegała od samego początku bez zakłóceń.

Unikanie opóźnień i zaniedbań przy wdrożeniu KSeF – ważne kroki

Ważne jest, aby nie odkładać działań na ostatnią chwilę. Zbyt późne przygotowanie do pracy z KSeF może skutkować wieloma problemami, takimi jak błędy w fakturowaniu, niezgodności z przepisami czy opóźnienia w przesyłaniu faktur do administracji podatkowej. Takie zaniedbania mogą prowadzić do kar administracyjnych, a także wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa.

- Problemy z wystawianiem faktur w odpowiedniej formie mogą skutkować opóźnieniami w płatnościach, co w dłuższym czasie może prowadzić do problemów z zarządzaniem przepływami finansowymi. Dlatego też wdrożenie systemu e-Faktur w odpowiednim czasie jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także krokiem w stronę poprawy efektywności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów – dodaje ekspertka.

Czy KSeF to jest rewolucja, na którą warto czekać?

Wprowadzenie KSeF nie jest jedynie kolejnym obowiązkiem nałożonym na przedsiębiorców. To także szansa na unowocześnienie procesów księgowych i dostosowanie się do cyfrowych standardów, które powoli stają się normą na całym świecie. Choć początkowo zmiany mogą wydawać się skomplikowane, z czasem ich korzyści mogą przewyższyć trudności związane z wdrożeniem.

- Każda zmiana wymaga czasu i wysiłku, ale w przypadku KSeF warto zacząć już dziś. Praca z KSeF to nie tylko obowiązek, ale też okazja, by zaprojektować efektywny obieg dokumentów i lepiej przygotować firmę na przyszłość. Rok 2026 zbliża się szybciej, niż nam się wydaje, dlatego nie warto czekać – podsumowuje Zyta Rabka.

Choć KSeF będzie wymagał zastosowania nowych narzędzi i zmiany procedur księgowych, w rezultacie przyspieszy cyfryzację firm, uprości procesy, pomoże zminimalizować zużycie papieru i pozwoli lepiej kontrolować finanse. Im szybciej przedsiębiorcy odkryją jego możliwości, tym lepiej.

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy w handlu detalicznym w 2025 r. System kaucyjny, recykling, przejrzystość cen. Jak przygotować sklepy do zmian?

Prawa konsumenta, oczekiwania pracowników czy troska o środowisko naturalne – to główne kwestie, które wpłyną w niedalekim czasie na kolejne zmiany prawne w obszarze handlu detalicznego. W ostatnim kwartale 2025 roku w Polsce zacznie obowiązywać system kaucyjny. Według wyliczeń Deloitte (Raport z 2024 r.: „System kaucyjny - koszty, perspektywy, szanse”, s. 55) koszty inwestycyjne związane ze startem tego systemu w naszym kraju mogą wynieść nawet 14,2 mld złotych. Przedsiębiorcy już teraz powinni się przygotowywać do tego, by w niedalekiej przyszłości móc sprostać wymogom określonym w nowych regulacjach unijnych dotyczących recyklingu opakowań. O tym, jak odnaleźć się w regulacyjnym chaosie i jak przygotować firmę od strony technologicznej na nadchodzące zmiany, opowiadają eksperci INEOGroup – jednego z polskich liderów w zakresie dostarczania zaawansowanych systemów dla branży retail.

Praktyka płacenia pracownikom „pod stołem”, to ciągły problem w firmach transportowych. Jakie są tego skutki dla przewoźników i całej branży?

Nielegalne praktyki wynagradzania nadal stanowią poważne trudności dla polskiego sektora transportowego. Jak wynika z najnowszego raportu TLP („Raport drogowy w Polsce 2024/2025” - styczeń 2025 r.), aż 75 proc. firm działających na rynku spotyka się z wypłatami wynagrodzenia poza oficjalnym obiegiem. Zjawisko to znalazło się także na drugim miejscu w zestawieniu największych wyzwań, które stoją przed przewoźnikami. Choć może wydawać się to jedynie kwestią rozliczeń, skutki sięgają znacznie dalej - od nierównej konkurencji, przez destabilizację rynku pracy, aż po konsekwencje podatkowe i wizerunkowe dla całej branży. Czy transport ma szansę uwolnić się od szarej strefy?

Ulga na dziecko nie dla każdego rodzica. Jakie limity i warunki trzeba spełnić?

Ulga prorodzinna (zwana też ulgą na dziecko) w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) to jedna z najpopularniejszych ulg wśród podatników. Jest to preferencja podatkowa, która pozwala rodzicom podreperować domowe budżety poprzez odliczenie od podatku kwot wskazanych w ustawie. Nie każdy jednak spełnia warunki, które pozwalają na skorzystanie z ulgi.

Windykacja należności na koszt dłużnika. Jak to zrobić?

W aktualnym stanie gospodarki niemal każda branża boryka się z problemem opóźnionych płatności. Tym problemem szczególnie dotknięta jest branża transportu, spedycji i logistyki. W sektorze TSL nieterminowe regulowanie zobowiązań stało się niestety powszechną praktyką, często traktowaną jako standard rynkowy. Dlatego windykacja należności jest aktualnie kluczowym elementem zarządzania finansami przedsiębiorstw z tego sektora. W jaki sposób przeprowadzić ją na koszt dłużnika?

REKLAMA

Otrzymałeś tokeny za darmo? Skarbówka może uznać, że jest tutaj potencjalny podatek

Nowe tokeny w ramach genesis allocation – prezent czy potencjalny podatek? Czy ich przydział oznacza natychmiastowy dochód, czy dopiero przy sprzedaży trzeba podzielić się z fiskusem? Sprawdź, dlaczego organy skarbowe i sądy mają w tej sprawie odmienne stanowiska!

W Polsce ok. 43 proc. przełożonych to kobiety, choć rzadziej od mężczyzn aspirują do najwyższych stanowisk. W branży finansowo-księgowej tylko 28% kobiet w zarządach

Z okazji zbliżającego się Międzynarodowego Dnia Kobiet, AICPA & CIMA przypominają o potrzebie dalszych działań na rzecz wyrównywania szans kobiet i mężczyzn. Prezentują analizę sytuacji kobiet w branży finansowo-księgowej na podstawie badania Hays Poland.

Skarbówka żąda podatku od krzywdy: 147 tysięcy złotych! To jest obiektywna niesprawiedliwość – orzekł NSA

Pijany i naćpany kierowca zabił mu rodziców i brata. On sam przeżył, ale do dziś zmaga się z ciężką niepełnosprawnością. Gdy po latach sąd przyznał mu odszkodowanie, skarbówka uznała, że odsetki od tej kwoty to „przychód” i zażądała 147 tys. zł podatku! Hubert i jego dziadkowie, którzy opiekują się nim od tragedii, walczą o sprawiedliwość od lat. NSA stanął po ich stronie, uznając decyzję fiskusa za rażąco niesprawiedliwą. Ale urzędnicy nie odpuszczają – sprawa znów trafia do sądu. Jak długo państwo będzie bezduszne wobec ofiary tragicznego wypadku?

Bezpłatny webinar: Podatkowe rozliczenie kryptowalut. Poradnik dla księgowych

Ekspert odpowie na 8 najważniejszych pytań, które powinien sobie zadać każdy księgowy rozliczający swoich klientów w zakresie kryptowalut, aby nie popełniać błędów.

REKLAMA

Webinar: Wyroki i interpretacje VAT istotne w praktyce 2025 + certyfikat gwarantowany

Praktyczny webinar „Wyroki i interpretacje VAT istotne w praktyce 2025” poprowadzi Mirosław Siwiński, doradca podatkowy i radca prawny, partner w Advicero Nexia, ekspert INFORAKADEMII. Ekspert przedstawi bieżące orzeczenia, wyroki i interpretacje w zakresie VAT niezbędne do sprawnego i prawidłowego rozliczania podatków w 2025 roku. Każdy z uczestników będzie miał możliwość zadania pytań, a po webinarze otrzyma imienny certyfikat i dostęp do retransmisji wraz z materiałami dodatkowymi.

Polska gospodarka w pułapce przepisów. Przedsiębiorcy alarmują: Deregulacja to być albo nie być!

Zbyt skomplikowane przepisy, nieustanne zmiany w prawie i rosnące koszty prowadzenia biznesu – polscy przedsiębiorcy tracą czas i pieniądze w biurokratycznym chaosie. Polska ma jeden z najbardziej skomplikowanych systemów podatkowych w Europie, a liczba nowych regulacji rośnie w zastraszającym tempie. Czy deregulacja to jedyna szansa na poprawę sytuacji? Eksperci BCC biją na alarm: bez uproszczenia prawa polska gospodarka może stracić swoją konkurencyjność.

REKLAMA