REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowe e-faktury w KSeF: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć problemów w 2026 roku?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
KSeF: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć problemów w 2026 roku?
KSeF: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć problemów w 2026 roku?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Obowiązkowe e-faktury w KSeF to rewolucja w polskiej księgowości, która wejdzie w życie w 2026 roku. Co zrobić, aby przygotować się na nowe zasady już w 2025 roku? Kluczowe decyzje, technologia i szkolenia – dowiedz się, jak uniknąć chaosu i zyskać przewagę dzięki wcześniejszemu wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur.
rozwiń >

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już w 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, co oznacza duże zmiany w polskiej księgowości. Przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować się na nadchodzące obowiązki. W 2025 roku muszą przede wszystkim dostosować swoje systemy księgowe do wymogów KSeF, przeszkolić pracowników i przetestować nowe rozwiązania. Warto również monitorować zmiany w przepisach, aby uniknąć problemów po wdrożeniu obowiązkowego systemu. Opinie na temat KSeF są podzielone – niektórzy obawiają się trudności, inni dostrzegają szanse na uproszczenie i automatyzację rozliczeń. Kluczowe jest wczesne przygotowanie, by uniknąć chaosu w 2026 roku.

REKLAMA

Autopromocja

KSeF: Co warto wiedzieć już teraz, by uniknąć problemów?

Krajowy System e-Faktur to centralny system, który wprowadza nowe standardy w wystawianiu, odbieraniu i archiwizacji faktur. W praktyce oznacza to, że zamiast przesyłać dokumenty w formacie PDF czy papierowym, przedsiębiorcy będą musieli korzystać z ustrukturyzowanego formatu XML, który będzie przesyłany bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów. Tam faktury będą przechowywane przez 10 lat, co eliminuje konieczność tworzenia własnych archiwów.

- Wielu osobom takie zmiany wydają się skomplikowane, ale warto spojrzeć na nie z innej perspektywy. KSeF może przynieść szereg korzyści, takich jak automatyzacja procesów księgowych, szybszy obieg dokumentów czy większa przejrzystość w relacjach z kontrahentami – tłumaczy Zyta Rabka, Product Marketing Manager w SaldeoSMART.

Harmonogram wdrożenia KSeF: Kluczowe daty, które warto znać

Droga do pełnego wdrożenia KSeF nie była prosta. Pierwsze prace nad systemem rozpoczęły się kilka lat temu, kiedy to Ministerstwo Finansów zainicjowało projekt w ramach działań na rzecz cyfryzacji. W styczniu 2022 roku KSeF stał się dostępny dla firm na zasadzie dobrowolności, co umożliwiło przedsiębiorcom przetestowanie nowych rozwiązań.

Te terminy uległy jednak zmianie. Według najnowszych ustaleń korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (którzy przekroczyli 200 mln zł obrotu w 2025 r.), 
  • 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników,
  • oraz 1 października 2026 r. dla mikroprzedsiębiorców, którzy będą mieli okres przejściowy trwający od kwietnia do września 2026 r.

Ta zmiana oznacza, że każda faktura wystawiona po tej dacie będzie musiała przejść przez system. Natomiast przedsiębiorcy będą zobowiązani dostosować swoje procesy do nowych wymogów.

Codzienność z KSeF: Jak e-faktury zmienią Twoją firmę?

Wprowadzenie KSeF zmieni sposób, w jaki przedsiębiorcy będą pracować z fakturami. Wystawianie faktur w nowym systemie oznacza konieczność przestrzegania ściśle określonych zasad. Każdy dokument musi być zgodny z oficjalnym schematem i zawierać wszystkie wymagane dane. Nie będzie już możliwości edytowania czy usuwania faktur – wszelkie błędy trzeba będzie korygować, wystawiając odpowiednie dokumenty.

Dla wielu firm ważną zmianą będzie również rezygnacja z tradycyjnych archiwów. Dzięki centralnemu przechowywaniu dokumentów w KSeF nie trzeba będzie martwić się o utratę danych czy ich nieuprawnione udostępnienie. Jednocześnie łatwiejszy dostęp do faktur może ułatwić współpracę z kontrahentami i organami podatkowymi.

Dlaczego warto przygotować się wcześniej do KSeF? Klucz do płynnego przejścia na e-faktury

Choć obowiązkowe korzystanie z KSeF zostało przesunięte na 2026 rok, nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Wdrożenie nowego systemu wymaga czasu – zarówno na poznanie nowych zasad, jak i na dostosowanie używanych w firmie programów księgowych. To także dobry moment, by przeanalizować dotychczasowe procesy i zastanowić się, czy nie warto ich uprościć.

- Firmy, które zaczną korzystać z KSeF już teraz, mogą uniknąć nerwowego wprowadzania zmian tuż przed upływem terminu. Zyskają również czas na sprawdzenie nowych rozwiązań i oswojenie się z systemem. Wczesne przygotowanie to mniejszy stres i większa szansa na płynne przejście do nowej rzeczywistości – dodaje Zyta Rabka.

Jak przygotować się na KSeF? Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to ważny krok w digitalizacji obiegu dokumentów w polskim systemie podatkowym. Przygotowanie do jego implementacji wymaga zarówno działań technicznych, jak i organizacyjnych. Jak powinniśmy się przygotować na nadchodzące zmiany?

Inwestycja w odpowiednie oprogramowanie

Pierwszym krokiem w przygotowaniach do wdrożenia KSeF jest zainwestowanie w odpowiednie oprogramowanie, które będzie kompatybilne z systemem e-Faktur. Najlepiej wybrać aplikację, która nie tylko spełnia wymogi techniczne, ale również może być łatwo zintegrowana z obecnie wykorzystywanymi systemami księgowymi, ERP (Enterprise Resource Planning). Dzięki takiej integracji przedsiębiorcy będą mogli bezproblemowo przesyłać faktury do KSeF, a system automatycznie odbierze i przekaże je do odpowiednich instytucji skarbowych.

Szkolenie zespołu

Kolejnym krokiem jest odpowiednie przeszkolenie zespołu odpowiedzialnego za księgowość, wystawianie faktur oraz zarządzanie systemem IT. Wiedza na temat funkcjonowania KSeF, zasad ewidencjonowania faktur w systemie oraz zasadności wprowadzania ewentualnych poprawek, będzie potrzebna w codziennym funkcjonowaniu firmy. 

Dostosowanie procedur

Korzystanie z KSeF wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi technologicznych, ale i nowych procedur dotyczących obiegu dokumentów. Zwłaszcza jeśli firma korzysta z zewnętrznego biura rachunkowego. Konieczne będzie ustalenie odpowiedzialności i przyznanie odpowiednich uprawnień, jeśli księgowa czy księgowy ma mieć również możliwość wysyłania faktur do KSeF i ich odbierania w imieniu przedsiębiorcy. Takie procedury należy wcześniej przemyśleć, przedyskutować, spisać i wdrożyć, aby praca z KSeF-em przebiegała od samego początku bez zakłóceń.

Unikanie opóźnień i zaniedbań przy wdrożeniu KSeF – ważne kroki

Ważne jest, aby nie odkładać działań na ostatnią chwilę. Zbyt późne przygotowanie do pracy z KSeF może skutkować wieloma problemami, takimi jak błędy w fakturowaniu, niezgodności z przepisami czy opóźnienia w przesyłaniu faktur do administracji podatkowej. Takie zaniedbania mogą prowadzić do kar administracyjnych, a także wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa.

- Problemy z wystawianiem faktur w odpowiedniej formie mogą skutkować opóźnieniami w płatnościach, co w dłuższym czasie może prowadzić do problemów z zarządzaniem przepływami finansowymi. Dlatego też wdrożenie systemu e-Faktur w odpowiednim czasie jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także krokiem w stronę poprawy efektywności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów – dodaje ekspertka.

Czy KSeF to jest rewolucja, na którą warto czekać?

Wprowadzenie KSeF nie jest jedynie kolejnym obowiązkiem nałożonym na przedsiębiorców. To także szansa na unowocześnienie procesów księgowych i dostosowanie się do cyfrowych standardów, które powoli stają się normą na całym świecie. Choć początkowo zmiany mogą wydawać się skomplikowane, z czasem ich korzyści mogą przewyższyć trudności związane z wdrożeniem.

- Każda zmiana wymaga czasu i wysiłku, ale w przypadku KSeF warto zacząć już dziś. Praca z KSeF to nie tylko obowiązek, ale też okazja, by zaprojektować efektywny obieg dokumentów i lepiej przygotować firmę na przyszłość. Rok 2026 zbliża się szybciej, niż nam się wydaje, dlatego nie warto czekać – podsumowuje Zyta Rabka.

Choć KSeF będzie wymagał zastosowania nowych narzędzi i zmiany procedur księgowych, w rezultacie przyspieszy cyfryzację firm, uprości procesy, pomoże zminimalizować zużycie papieru i pozwoli lepiej kontrolować finanse. Im szybciej przedsiębiorcy odkryją jego możliwości, tym lepiej.

Polecamy: Komplet podatki 2025

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Będą kary za niezapłacony podatek od sprzedaży ubrań i zabawek w internecie? Fiskus analizuje informacje o 300 tys. osób i podmiotów handlujących na platformach internetowych w 2023 r. i 2024 r.

Operatorzy platform, za pośrednictwem których dokonywane są transakcje w internecie, przekazali MF dane ponad 177 tys. osób fizycznych i 115 tys. podmiotów – poinformowała PAP rzeczniczka szefa KAS Justyna Pasieczyńska. Dane te są teraz analizowane.

Czy będzie katastrofa fakturowa w 2026 roku? Kto odważy się wdrożyć obowiązek stosowania KSeF i faktur ustrukturyzowanych?

Niedawno opublikowano kolejną wersję projektu „nowelizacji nowelizacji” ustaw na temat faktur ustrukturyzowanych i KSeF, które mają być niezwłocznie uchwalone. Ich jakość woła o pomstę do nieba. Co prawda zaproponowane zmiany świadczą o tym, że twórcy przepisów chcą pozostawić tym, którzy połapią się w tych zawiłościach, jakieś możliwości unikania tej katastrofy, zachowując fakturowanie w dotychczasowej formie przynajmniej do końca 2026 r. Pytanie, tylko po co to całe zamieszanie i dezorganizacja obrotu gospodarczego – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Jak nie zbankrutować na IT: inteligentne monitorowanie i optymalizacja kosztowa środowiska informatycznego. Praktyczny przewodnik po narzędziach i strategiach monitorowania

W dzisiejszej erze cyfrowej, środowisko IT stało się krwiobiegiem każdej nowoczesnej organizacji. Od prostych sieci biurowych po rozbudowane infrastruktury chmurowe, złożoność systemów informatycznych stale rośnie. Zarządzanie tak rozległym i dynamicznym ekosystemem to nie lada wyzwanie, wymagające nie tylko dogłębnej wiedzy technicznej, ale przede wszystkim strategicznego podejścia i dostępu do odpowiednich narzędzi. Wyobraźcie sobie ciągłą potrzebę monitorowania wydajności kluczowych aplikacji, dbałości o bezpieczeństwo wrażliwych danych, sprawnego rozwiązywania problemów zgłaszanych przez użytkowników, a jednocześnie planowania przyszłych inwestycji i optymalizacji kosztów. To tylko wierzchołek góry lodowej codziennych obowiązków zespołów IT i kadry managerskiej. W obliczu tej złożoności, poleganie wyłącznie na intuicji czy reaktywnym podejściu do problemów staje się niewystarczające. Kluczem do sukcesu jest proaktywne zarządzanie, oparte na solidnych danych i inteligentnych systemach, które nie tylko informują o bieżącym stanie, ale również pomagają przewidywać przyszłe wyzwania i podejmować mądre decyzje.

Wojna celna USA - Chiny. Jak może się bronić Państwo Środka: 2 scenariusze. Świat (też Stany Zjednoczone) nie może się obejść bez chińskiej produkcji

Chiny mogą przekierować towary nadal objęte nowymi, wysokimi cłami USA przez gospodarki i porty azjatyckie lub (a raczej równolegle) przekierować sprzedaż dotychczas kierowaną do USA na inne rynki - prognozują eksperci Allianz Trade. Bardziej prawdopodobna jest przewaga drugiego scenariusza – tak było podczas pierwszej wojny handlowej prezydenta Trumpa, co obecnie oznaczać będzie m.in. 6% rokroczny wzrost importu z Chin do UE (ale też do innych krajów) w ciągu trzech najbliższych lat. Branża, która nie korzysta z żadnych wyłączeń w wojnie celnej – odzież i tekstylia może odczuć ją w największym stopniu na swoich marżach.

REKLAMA

Ostatnie dni na rozliczenie PIT-a i odliczenie ulg podatkowych. Czego nie uwzględnia Twój e-PIT? Co zrobić, gdy nie masz PIT-11?

Dzień 30 kwietnia robi na podatnikach coraz mniejsze wrażenie, zwłaszcza na tych rozliczających się na formularzu PIT-37. Teoretycznie nie muszą już pamiętać o wysłaniu dokumentu, bo na koniec miesiąca automatycznie zrobi to za nich e-Urząd Skarbowy (usługa Twój e-PIT). W praktyce jednak – jeśli naprawdę zależy nam na najkorzystniejszym rozliczeniu 2024 roku (w tym np. o rozliczeniu ulg podatkowych), nie możemy odpuścić samodzielnej weryfikacji przygotowanego przez fiskusa rozliczenia. Co warto zrobić na krótko przed upływem terminu?

Rozliczenie roczne składki zdrowotnej do 20 maja 2025 r. Wypełnij ZUS DRA albo ZUS RCA i sprawdź czy masz nadpłatę, czy niedopłatę

ZUS przypomina, że każdy, kto w 2024 r. prowadził pozarolniczą działalność i podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz był opodatkowany podatkiem liniowym, skalą podatkową lub ryczałtem ewidencjonowanym - musi rozliczyć w skali roku składki na ubezpieczenie zdrowotne. Należy to zrobić w dokumencie ZUS DRA lub ZUS RCA za kwiecień 2025 r., a termin minie 20 maja. Do tego dnia trzeba uiścić ewentualną niedopłatę.

KSeF. Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie nt. KSeF. [WAŻNE TERMINY]

Krajowy System e-Faktur (KSeF). Do 25 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy mogą zgłaszać dodatkowe uwagi i opinie nt. KSeF. Resort finansów potwierdził wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników. Poinformował, że uwzględnił wszystkie kluczowe postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców w zakresie wystawiania e-faktur w KSeF.

System ICS-2 w transporcie drogowym i kolejowym – na to muszą uważać przewoźnicy. Od kwietnia 2025 r. ostatni etap wdrażania

Import Control System 2 (ICS2) ma służyć do przekazywania informacji o ładunkach między Unią Europejską a krajami trzecimi, a jego zadaniem jest uszczelnienie handlu z państwami spoza UE. Od kwietnia 2025 r. rozpoczął się ostatni etap wdrażania systemu ICS-2 dla sektora transportu drogowego i kolejowego.

REKLAMA

Rząd źle oszacował dochody z VAT-u - największego źródła dochodów budżetowych. Eksperci: ogromna pomyłka i wzrost deficytu

Jak wynika ze wstępnych danych Ministerstwa Finansów, w 2024 roku wpływy netto z tytułu podatku VAT wyniosły 287,7 mld zł, zaś brutto – 475,3 mld zł. To więcej niż w 2023 roku. Natomiast zgodnie z założeniami ustawy budżetowej na rok 2024, dochody z tytułu podatku VAT określono w wysokości 316,4 mld zł. Po nowelizacji zostały one obniżone do 293,5 mld zł. Za to o 14,6% spadły rok do roku zwroty z tytułu ww. podatku, tj. do wartości 187,6 mld zł. Eksperci komentujący te dane zauważają, że wyniki resortu rozminęły się z prognozami. Jednocześnie podkreślają, że zmniejszyła się tzw. luka VAT.

Firmy niegotowe na KSeF. Tylko 5230 przedsiębiorstw korzysta z systemu – czas ucieka. [DANE MF]

Z danych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów wynika, że do 5 marca 2025 roku z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) skorzystało zaledwie 5230 firm. To oznacza, że w ciągu ponad trzech lat działania systemu zdecydowało się na niego jedynie kilka tysięcy przedsiębiorców. Tymczasem za 9 miesięcy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – a to oznacza prawdziwą rewolucję dla księgowości w Polsce.

REKLAMA