REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Obowiązkowe e-faktury w KSeF: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć problemów w 2026 roku?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
SaldeoSMART - zaufany partner w księgowości
KSeF: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć problemów w 2026 roku?
KSeF: Co musisz wiedzieć, aby uniknąć problemów w 2026 roku?
shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Obowiązkowe e-faktury w KSeF to rewolucja w polskiej księgowości, która wejdzie w życie w 2026 roku. Co zrobić, aby przygotować się na nowe zasady już w 2025 roku? Kluczowe decyzje, technologia i szkolenia – dowiedz się, jak uniknąć chaosu i zyskać przewagę dzięki wcześniejszemu wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur.
rozwiń >

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już w 2026 roku stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, co oznacza duże zmiany w polskiej księgowości. Przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować się na nadchodzące obowiązki. W 2025 roku muszą przede wszystkim dostosować swoje systemy księgowe do wymogów KSeF, przeszkolić pracowników i przetestować nowe rozwiązania. Warto również monitorować zmiany w przepisach, aby uniknąć problemów po wdrożeniu obowiązkowego systemu. Opinie na temat KSeF są podzielone – niektórzy obawiają się trudności, inni dostrzegają szanse na uproszczenie i automatyzację rozliczeń. Kluczowe jest wczesne przygotowanie, by uniknąć chaosu w 2026 roku.

REKLAMA

Autopromocja

KSeF: Co warto wiedzieć już teraz, by uniknąć problemów?

Krajowy System e-Faktur to centralny system, który wprowadza nowe standardy w wystawianiu, odbieraniu i archiwizacji faktur. W praktyce oznacza to, że zamiast przesyłać dokumenty w formacie PDF czy papierowym, przedsiębiorcy będą musieli korzystać z ustrukturyzowanego formatu XML, który będzie przesyłany bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów. Tam faktury będą przechowywane przez 10 lat, co eliminuje konieczność tworzenia własnych archiwów.

- Wielu osobom takie zmiany wydają się skomplikowane, ale warto spojrzeć na nie z innej perspektywy. KSeF może przynieść szereg korzyści, takich jak automatyzacja procesów księgowych, szybszy obieg dokumentów czy większa przejrzystość w relacjach z kontrahentami – tłumaczy Zyta Rabka, Product Marketing Manager w SaldeoSMART.

Harmonogram wdrożenia KSeF: Kluczowe daty, które warto znać

Droga do pełnego wdrożenia KSeF nie była prosta. Pierwsze prace nad systemem rozpoczęły się kilka lat temu, kiedy to Ministerstwo Finansów zainicjowało projekt w ramach działań na rzecz cyfryzacji. W styczniu 2022 roku KSeF stał się dostępny dla firm na zasadzie dobrowolności, co umożliwiło przedsiębiorcom przetestowanie nowych rozwiązań.

Te terminy uległy jednak zmianie. Według najnowszych ustaleń korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (którzy przekroczyli 200 mln zł obrotu w 2025 r.), 
  • 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników,
  • oraz 1 października 2026 r. dla mikroprzedsiębiorców, którzy będą mieli okres przejściowy trwający od kwietnia do września 2026 r.

Ta zmiana oznacza, że każda faktura wystawiona po tej dacie będzie musiała przejść przez system. Natomiast przedsiębiorcy będą zobowiązani dostosować swoje procesy do nowych wymogów.

Codzienność z KSeF: Jak e-faktury zmienią Twoją firmę?

Wprowadzenie KSeF zmieni sposób, w jaki przedsiębiorcy będą pracować z fakturami. Wystawianie faktur w nowym systemie oznacza konieczność przestrzegania ściśle określonych zasad. Każdy dokument musi być zgodny z oficjalnym schematem i zawierać wszystkie wymagane dane. Nie będzie już możliwości edytowania czy usuwania faktur – wszelkie błędy trzeba będzie korygować, wystawiając odpowiednie dokumenty.

Dla wielu firm ważną zmianą będzie również rezygnacja z tradycyjnych archiwów. Dzięki centralnemu przechowywaniu dokumentów w KSeF nie trzeba będzie martwić się o utratę danych czy ich nieuprawnione udostępnienie. Jednocześnie łatwiejszy dostęp do faktur może ułatwić współpracę z kontrahentami i organami podatkowymi.

Dlaczego warto przygotować się wcześniej do KSeF? Klucz do płynnego przejścia na e-faktury

Choć obowiązkowe korzystanie z KSeF zostało przesunięte na 2026 rok, nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Wdrożenie nowego systemu wymaga czasu – zarówno na poznanie nowych zasad, jak i na dostosowanie używanych w firmie programów księgowych. To także dobry moment, by przeanalizować dotychczasowe procesy i zastanowić się, czy nie warto ich uprościć.

- Firmy, które zaczną korzystać z KSeF już teraz, mogą uniknąć nerwowego wprowadzania zmian tuż przed upływem terminu. Zyskają również czas na sprawdzenie nowych rozwiązań i oswojenie się z systemem. Wczesne przygotowanie to mniejszy stres i większa szansa na płynne przejście do nowej rzeczywistości – dodaje Zyta Rabka.

Jak przygotować się na KSeF? Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to ważny krok w digitalizacji obiegu dokumentów w polskim systemie podatkowym. Przygotowanie do jego implementacji wymaga zarówno działań technicznych, jak i organizacyjnych. Jak powinniśmy się przygotować na nadchodzące zmiany?

Inwestycja w odpowiednie oprogramowanie

Pierwszym krokiem w przygotowaniach do wdrożenia KSeF jest zainwestowanie w odpowiednie oprogramowanie, które będzie kompatybilne z systemem e-Faktur. Najlepiej wybrać aplikację, która nie tylko spełnia wymogi techniczne, ale również może być łatwo zintegrowana z obecnie wykorzystywanymi systemami księgowymi, ERP (Enterprise Resource Planning). Dzięki takiej integracji przedsiębiorcy będą mogli bezproblemowo przesyłać faktury do KSeF, a system automatycznie odbierze i przekaże je do odpowiednich instytucji skarbowych.

Szkolenie zespołu

Kolejnym krokiem jest odpowiednie przeszkolenie zespołu odpowiedzialnego za księgowość, wystawianie faktur oraz zarządzanie systemem IT. Wiedza na temat funkcjonowania KSeF, zasad ewidencjonowania faktur w systemie oraz zasadności wprowadzania ewentualnych poprawek, będzie potrzebna w codziennym funkcjonowaniu firmy. 

Dostosowanie procedur

Korzystanie z KSeF wymaga nie tylko odpowiednich narzędzi technologicznych, ale i nowych procedur dotyczących obiegu dokumentów. Zwłaszcza jeśli firma korzysta z zewnętrznego biura rachunkowego. Konieczne będzie ustalenie odpowiedzialności i przyznanie odpowiednich uprawnień, jeśli księgowa czy księgowy ma mieć również możliwość wysyłania faktur do KSeF i ich odbierania w imieniu przedsiębiorcy. Takie procedury należy wcześniej przemyśleć, przedyskutować, spisać i wdrożyć, aby praca z KSeF-em przebiegała od samego początku bez zakłóceń.

Unikanie opóźnień i zaniedbań przy wdrożeniu KSeF – ważne kroki

Ważne jest, aby nie odkładać działań na ostatnią chwilę. Zbyt późne przygotowanie do pracy z KSeF może skutkować wieloma problemami, takimi jak błędy w fakturowaniu, niezgodności z przepisami czy opóźnienia w przesyłaniu faktur do administracji podatkowej. Takie zaniedbania mogą prowadzić do kar administracyjnych, a także wpłynąć na płynność finansową przedsiębiorstwa.

- Problemy z wystawianiem faktur w odpowiedniej formie mogą skutkować opóźnieniami w płatnościach, co w dłuższym czasie może prowadzić do problemów z zarządzaniem przepływami finansowymi. Dlatego też wdrożenie systemu e-Faktur w odpowiednim czasie jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także krokiem w stronę poprawy efektywności i bezpieczeństwa obiegu dokumentów – dodaje ekspertka.

Czy KSeF to jest rewolucja, na którą warto czekać?

Wprowadzenie KSeF nie jest jedynie kolejnym obowiązkiem nałożonym na przedsiębiorców. To także szansa na unowocześnienie procesów księgowych i dostosowanie się do cyfrowych standardów, które powoli stają się normą na całym świecie. Choć początkowo zmiany mogą wydawać się skomplikowane, z czasem ich korzyści mogą przewyższyć trudności związane z wdrożeniem.

- Każda zmiana wymaga czasu i wysiłku, ale w przypadku KSeF warto zacząć już dziś. Praca z KSeF to nie tylko obowiązek, ale też okazja, by zaprojektować efektywny obieg dokumentów i lepiej przygotować firmę na przyszłość. Rok 2026 zbliża się szybciej, niż nam się wydaje, dlatego nie warto czekać – podsumowuje Zyta Rabka.

Choć KSeF będzie wymagał zastosowania nowych narzędzi i zmiany procedur księgowych, w rezultacie przyspieszy cyfryzację firm, uprości procesy, pomoże zminimalizować zużycie papieru i pozwoli lepiej kontrolować finanse. Im szybciej przedsiębiorcy odkryją jego możliwości, tym lepiej.

Polecamy: Komplet podatki 2025

Zapisz się na newsletter
Chcesz uniknąć błędów? Być na czasie z najnowszymi zmianami w podatkach? Zapisz się na nasz newsletter i otrzymuj rzetelne informacje prosto na swoją skrzynkę.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

REKLAMA

Księgowość
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Dobroczynność, dzięki której zapłacisz niższy podatek. Sprawdź, jak to zrobić!

Angażujesz się w działania filantropijne? Wspierasz darowiznami fundacje i stowarzyszenia? Choć robisz to bezinteresownie, możesz na tym zyskać nie tylko w wymiarze społeczno-emocjonalnym. Darowiznę możesz odliczyć od dochodu przed opodatkowaniem podatku. Pamiętaj jednak, że to nie jest to samo co przekazanie 1,5% podatku.

Rozliczenie VAT przy uznanej reklamacji, gdy kupujący zatrzymuje część wadliwego towaru

Zgłosiliśmy reklamację w związku z wadliwym towarem. Kontrahent uznał reklamację, ale zamiast wystawić fakturę korygującą, wystawił notę uznaniową. Zwrócił nam zapłatę za część towaru, który został u nas i który sami zutylizujemy. Część towaru została wymieniona na towar wolny od wad. Czy korygujemy odliczony VAT? Czy dokonując utylizacji we własnym zakresie świadczymy usługę na rzecz sprzedawcy? Czy ta wymiana towaru powinna być rozliczona w VAT?

Odstąpienie od umowy: kiedy trzeba skorygować VAT z faktury zaliczkowej

Otrzymanie zaliczki na poczet dostawy towarów lub świadczenia usług wiąże się zasadniczo z powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług. Rezygnacja z transakcji, skutkująca zwrotem zaliczki i wystawieniem faktury korygującej, umożliwia sprzedawcy obniżenie kwoty podatku należnego. Nabywca jest z kolei obowiązany do odpowiedniej korekty odliczonego wcześniej podatku naliczonego. Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy kontrahenci odstępują wprawdzie od zawartej umowy, lecz zaliczka zostaje zwrócona znacznie później lub jej zwrot w ogóle nie następuje. Transakcja nie dochodzi ostatecznie do skutku. Nie ma jednak również zwrotu zaliczki, a to jej wpłata generowała powstanie obowiązku podatkowego.

Ulga na ekspansję

Ulga na ekspansję to jedno z rozwiązań podatkowych, które miało na celu wsparcie przedsiębiorców w pozyskiwaniu nowych rynków poprzez możliwość zaliczenia do kosztów wydatków na reklamę nowych produktów oraz udział w targach. Przepisy w tym zakresie budzą jednak liczne wątpliwości interpretacyjne, zwłaszcza w odniesieniu do podmiotów, które nie wytwarzają fizycznie produktów, lecz jedynie sprzedają je pod własną marką.

REKLAMA

Czy można sprzedać środek trwały w czasie zawieszenia działalności gospodarczej.? Jak rozliczyć podatki od tej sprzedaży?

Wielu przedsiębiorców, którzy decydują się na zawieszenie działalności gospodarczej, zastanawia się, jak prawidłowo rozliczyć sprzedaż środków trwałych. Często pojawiają się pytania, czy w trakcie zawieszenia można sprzedać firmowy majątek i czy od takiej transakcji należy odprowadzić podatek. Wbrew pozorom, sprawa nie jest skomplikowana.

CFO w firmie – dlaczego warto go docenić, zwłaszcza w sytuacji kryzysowej

O roli dyrektorów finansowych w zarządzaniu kryzysowym na przykładzie sytuacji, w jakiej znalazły się międzynarodowe organizacje pozarządowe – pisze Jarosław Czubacki, Head of Finance w Fundacji Save the Children Polska.

KSeF tuż za rogiem! Księgowi mówią jasno: za zgodność e-faktur odpowiadać będą przedsiębiorcy

KSeF już jest na horyzoncie. Przedsiębiorcy wciąż jednak zwlekają z przygotowaniami do e-faktur, licząc na pomoc księgowych z biur rachunkowych. Tymczasem to oni sami będą odpowiadać za zgodność z nowymi przepisami. Jak dobrze przygotować firmę i uniknąć kosztownych potknięć? Sprawdź, co zrobić już teraz.

Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Wielką Brytanią – kompendium wiedzy dla polskich rezydentów podatkowych

W erze globalnej mobilności zawodowej i kapitałowej coraz więcej Polaków uzyskuje dochody z zagranicy. Najczęściej chodzi o Wielką Brytanię – kraj, który od lat przyciąga naszych obywateli do pracy, prowadzenia działalności gospodarczej czy inwestowania. W takim kontekście kluczowa staje się znajomość zasad opodatkowania dochodów uzyskiwanych w UK przez osoby będące polskimi rezydentami podatkowymi.

REKLAMA

Prof. W. Modzelewski: VAT unijny to największe zagrożenie dla uczciwych podatników. Trzeba zrezygnować z pozornych działań uszczelniających i napisać od nowa ustawę o VAT

Powoli ale skutecznie przebija się do świadomości podatników diagnoza, że VAT unijny, wprowadzony w Polsce w 2004 r., był od początku nieznaną w historii pułapką zastawioną nie tylko na nasze państwo, lecz również na dziesiątki tysięcy naiwnych i uczciwych podatników, którzy mieli być (i są nadal) ofiarami tego eksperymentu – pisze prof. dr hab. Witold Modzelewski.

Ordynacja podatkowa - MF szykuje liczne zmiany od 2026 r. Przedawnienie, zapłata podatku, zwrot nadpłaty, MDR i wiele innych nowości w projekcie nowelizacji

W dniu 28 marca 2025 r. opublikowany został projekt bardzo obszernej nowelizacji Ordynacji podatkowej i kilkunastu innych ustaw. Zmiany są bardzo liczne i mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów informuje, że celem tej nowelizacji jest poprawa relacji między podatnikami i organami podatkowymi, zwiększenie efektywności działania organów podatkowych oraz doprecyzowanie przepisów, których stosowanie budzi wątpliwości. Zobaczmy jakie zmiany czekają podatników od początku przyszłego roku.

REKLAMA